Ohjausryhmän six-pack Ohjausryhmän rooli ja vastuu projektien seurannassa? Mitä ohjausryhmän tulisi tehdä ja mitä sen ei tulisi tehdä? Ohjausryhmän merkitys projektin onnistumiseen? Projektipäivät 2016 2.11.2016 Paula Aaltonen
Rooli ja vastuu Ohjausryhmän kokoonpano Ohjausryhmän jäsenyys on enemmän vastuuta kuin valtaa. Se on oikeus tietää, velvollisuus ymmärtää ja vastuu päätöksistä. Ohjausryhmän tehtävä on ohjata projektin suuntaa seuraamalla etenemistä, tekemällä päätöksiä ja hyväksymällä tehtyjä asioita ja valintoja: Projektin ongelmatilanteet Tuotokseen liittyvät linjaukset Riskienhallinta Ohjausryhmällä tulee olla yhteinen, sama tavoite ja päämäärä. Ohjausryhmän tulee estää projektija linjaorganisaatioiden väliset kilpailuasetelmat ja taata työrauha.
Rutiinit Turha, aikaa vievä byrokratia pois. Perusasiat kohdalleen, ja sen jälkeen keskitytään tekemään oikeita asioita, ei asioita muodollisesti oikein. Projektin rakenne Hallintamalli Organisaatio Kalenteri Ohjausryhmän kokoukset Agenda Materiaalit Dokumentaatio
Päätöksenteko Hallintamalli määrittää päätöksentekotasot ja foorumit. Mitkä asiat tuodaan ohjausryhmään ja mitkä ratkaistaan alemmilla tasoilla? Päätöksentekoon on usein vaillinaiset tiedot, päätöksentekoa ei silti voi lykätä, ei ikävienkään päätösten muuten projekti ei etene. Tehdyt päätökset tulee ymmärtää. Pätee läpi projektiorganisaation. Kysy kunnes ymmärrät. Yhdessä tehtyjen päätösten takana seisotaan yhdessä. Yhdessä tehtyjä päätöksiä muutetaan yhdessä. Selkeät yhteiset päätökset viestinnästä. Mitä ja minne viestii ohjausryhmä, mitä ja minne viestii projektipäällikkö? Hallittua, yhdenmukaista, tehokasta.
Projektipäällikkö Ohjausryhmän tärkeimpiä päätöksiä on projektipäällikön valinta. Projektipäällikkö on ohjausryhmän tärkein yhteistyökumppani. Ohjausryhmällä ja projektipäälliköllä tulee olla yhteinen tavoite ja päämäärä. Onnistuneen projektin edellytys on ohjausryhmän ja projektipäällikön keskinäinen luottamus, avoin keskustelu ja rehellinen yhteistyö. Oikeus ja velvollisuus edellyttää tukea ja tarvittavaa panostusta puolin ja toisin. Ohjausryhmä on parhaimmillaan tavoitteellinen ja luottamuksellinen yhteistyöfoorumi, pahimmillaan piinapenkki tai käsikirjoitettu kulissi.
Yhteistyö ja luottamus Ohjausryhmän dilemma: Asiat ovat monimutkaisia ja moniulotteisia. Päätökset on tehtävä nopeasti. Aikaa keskittyä on kuitenkin hyvin rajallisesti. Muutos on ohjausryhmälle yleensä yhtä tuntematon kuin linjaorganisaatiolle. Muutoksen ja projektin haasteiden sisäistäminen ei tapahdu hetkessä, mutta ohjausryhmältä johdolta kaikki kuitenkin odottavat enemmän. Ohjausryhmän tulee ohjata projektia, mutta sen tulee olla myös valmis olemaan ohjattavana. Luottaa projektiin, ottaa neuvoja vastaan, olla valmis itse toimimaan. Yhteistyö on kaksisuuntaista. Linjaorganisaatiossa valmistaudutaan muutokseen mm. kouluttamalla. Kun organisaation toiminta muuttuu, tuleeko johtamisen muuttua? Miten tähän tulee ja voi valmistautua?
Asenne ja esimerkki Esimerkin voimaa ei pidä aliarvioida. Pienetkin asiat huomataan ja toimivat esimerkkinä, niin hyvässä kuin pahassa. Ohjausryhmän näkyvyys - jalkautuminen projektiin ja linjaorganisaatioon. Kiinnostus, kuuntelu, resurssien varmistaminen, muutoksen tukeminen. Kun ohjausryhmä tukee projektia, projekti tukee ohjausryhmää. Kyky on se mitä pystyt tekemään. Motivaatio määrää sen mitä teet. Asenne ratkaise, kuinka hyvin teet sen. valmentaja Lou Holtz -
Rooli ja vastuu Projektipäällikkö Rutiinit Yhteistyö ja luottamus Päätöksenteko Asenne ja esimerkki
Ohjausryhmän työskentelyn mittaaminen? Miten mitata ohjausryhmän työskentelyä? Mikä on hyvän ohjausryhmätyön tulos? Voiko projekti onnistua ilman hyvää ohjausryhmää? Voiko hyvän ohjausryhmän projekti epäonnistua?
Kiitos! Paula Aaltonen paula.aaltonen@midagon.com https://www.midagon.com/ https://www.facebook.com/midagon https://twitter.com/midagon