Projektin ohjausryhmä, onnistumisen luojana strategisille tavoitteille

Transkriptio

1 Projektinhallintapäivä TTY Tampere Projektin ohjausryhmä, onnistumisen luojana strategisille tavoitteille Jyrki Mäntynen / Management Institute of Finland

2 Projektin ohjausryhmä, onnistumisen luojana strategisille tavoitteille Sisältöä Edellytyksiä onnistumiseen - Usein koettu ja nähty tilanne - Hyvän ohjausryhmätyöskentelyn ominaispiirteitä - Ohjausryhmätyö projektikulttuurin kehittämisen peruskivi ESITYKSEN NIMI / TEKIJÄ 2

3 Onko tämä jo niin tuttua? Siellä on taas panikoitu päätöksenteossa Meillä on henkilöstöä liian vähän Tässä on taas liian tiukat toimitusajat ESITYKSEN NIMI / TEKIJÄ 3

4 Onnistumisen edellytysten luominen Hyvän ohjausryhmätyöskentelyn ominaispiirteitä Pitää aina muistaa, että ohjausryhmän keskeisin tehtävä on muutosjohtaminen Onnistuminen tässä perustuu luottamukselle, joten avoimuus ja rehellisyys ovat ratkaisevan tärkeitä Ja toiseksi ohjausryhmän: - tulee tunnistaa ja raivata pois niitä esteitä, rajoitteita ja hidasteita, jotka estävät projektin tavoitteiden toteutumista - usein jo olemassa olevat politiikat, rajoitteet ja säännöt estävät uuden luomisen - tiedostaa ja ymmärtää projektien käytännön vaikutukset organisaatiossa - tiedostaa ja ymmärtää kaikki sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät - arvioida resurssien kuormitusvaikutukset projektitasolla ja olla rohkeutta tehdä myös NO GO- päätöksiä ESITYKSEN NIMI / TEKIJÄ 4

5 Onnistumisen edellytysten luominen Hyvän ohjausryhmätyöskentelyn ominaispiirteitä Ohjausryhmän jäsenien sitoutuminen projektin suunnitelmiin ilman, että ymmärretään jo tehtyjä päätöksiä on mahdotonta Päätöksenteko on prosessi, ei irrallinen tapahtuma 1. Päätöksentekoon kuuluu aina valmistelu, itse päättäminen ja päätöksenteon toteuttaminen 2. Ohjausryhmä vastaa päätöksenteosta ja myös päätöksen toteuttamisesta 3. Päätöksenteossa tärkeintä on mitä, miksi tehdään ja toiseksi tärkeintä on miten tehdään Muutoksen tasapaino Sillä ihmisten johtaminen johonkin suuntaan ilman, että kerrotaan miksi ja mitä, ei oikein onnistu Päätöksenteon on onnistuttava kaikkein merkittävimmissä asioissa, sillä onnistumisten määrällä tai onnistumisprosenteilla ei ole väliä, jos suurimmat päätökset epäonnistuvat Sitoutuminen Ihmisten johtaminen ja kommunikaatio Päätöksenteko Suunnitelmallisuus ESITYKSEN NIMI / TEKIJÄ 5

6 Entä millä tiedolla ohjausryhmä johtaa ja ohjaa projekteja? Perinteisesti ns. kovalla tiedolla: numerotietoa, trendejä, tilastoja Vähemmän ns. pehmeällä tiedolla: vuoropuhelu, dialogia => pehmeä tieto syntyy luovasti Yleensä johtamista ja kommunikointia tehdään ylhäältä alaspäin, vaikka johtamisessa pitäisi ehdottomasti tietää mitä tapahtuu lattiatasolla Onnistuminen vuorovaikutuksessa perustuu luottamukseen Organisaation sisällä kaikilla tasoilla: yksilöt, johto, esimiehet, asiantuntijat Organisaation ulkopuolella: asiakkaat, alihankkijat, palvelun toimittajat Henkilöstöllä on paljon annettavaa organisaation toiminnan kehittämiseksi, jos se vain osataan dialogissa hyödyntää Kaikki tietämys ja viisaus ei läheskään aina ole johdolla Jos luottamus menetetään, lakkaa myös hiljaisen tiedon siirtyminen

7 Omistava Jory Visio Strategiat Ohjelmat Projektit Priorisointi Päätökset Seuranta Projektisalkku G0 G1 G2 G5 G6 G7 Projektin omistaja/ ohjausryhmä Projektipäällikkö Ohjausryhmätoiminta G1 G2 G5 G6 V. S. T. P. Projektin hallinta G1 G2 G5 G6 Projektiryhmä(t) toteutustyö Toteutustyön prosessit Toteutustyön prosessit Copyright 2014 Tieturi Oy 7

8 Projektiportfolio ohjausryhmän työkaluna BT Valu es Projektien strateginen suuntaaminen Tasapainoinen portfolio Yhtenäinen riskien hallintamalli Kyvykkyydet vastaavat tarpeita Kapasiteettia muutoksia varten Varmistaa sen, että projektit etenevät samaan suuntaan ja kohti yhteisiä strategisia tavoitteita Tästä: Vähentää altistumista epärealistisiin toteutuksiin, esim. lyhyellä / pitkällä tähtäimellä, uudet tuotteet / olemassa olevien tuotteiden tulovirta jne. Voimme ottaa tietoisia riskejä, jos emme ota riskejä kaikkialla. Tunnistamalla tarvittavat kyvykkyydet ja resurssit liiketoimintasuunnitelmien täytäntöön viemisessä Tästä: Tuntemalla oma henkilöstömme, asiakkaamme ja toimittajamme, resurssien kapasiteetti muutoksien toteuttamisessa Tähän: Tähän:, KPL

9 Ohjausryhmän Lessons Learned Jatkuvan parantamisen menetelmät mahdollistavat onnistumisen myös ohjausryhmätyössä Joka kerta projektin päätyttyä voidaan vastata kysymykseen, missä voisimme olla parempia ensi kerralla??? Pitämällä rekisteriä koko projektin ajalta esim. ID Project Phase (select from drop down list) Problem/ Issue Description Lesson Category (select from drop down list) Lesson Learned Description Action Taken Date Raised Raised By

10 Ohjausryhmä on projektikulttuurin kehittämisen ytimessä Yritys- ja projektikulttuuri on merkittävä asia Sanonta Yrityskulttuuri syö muutoksia aamiaiseksi ei ole syntynyt tyhjästä Ei ole olemassa historiattomia yrityksiä tai ihmisiä Jokainen yritys ja organisaatio on ainutlaatuinen Kaikki kantavat mukanaan sitä hyvää ja vähemmän hyvää, jotka ovat matkansa aikana oppineet Ohjausryhmätyöskentelyssä historian, yritys- ja projektikulttuurin tai toimintatavan ymmärtäminen auttaa merkittävästi Kun tiedetään mikä on tärkeää ja miten asioita tulkitaan, voidaan keskittyä parempaan projektinjohtamiseen ja kommunikaatioon. Projektikulttuurin kehittäminen on koko organisaation yhteispeliä

11 Jyrki Mäntynen MIF Trainer People do what they believe and believe only what they can adopt Erikoisosaamisalueet Projektinhallinta ja johtaminen, Projektiportfolio, Projektitoimisto IT palvelunhallinta ja johtaminen Tietohallinnon johtaminen Muutoksen hallinta & pedagogiikka Prosessien mallintaminen, kehittäminen ja mittaaminen Valmennuskielet Alan kokemus Kouluttaja, asiantuntija => +8 vuotta Projektijohtaminen => + 15 vuotta IT asiantuntija => + 20 vuotta Koulutus IT- Tradenomi, Ammatillinen opettaja Akkreditoitu ITIL kouluttaja Asiakaspalaute ja asiakkaiden kertomaa/ referenssit Selkeä, opettavainen, mielenkiintoinen kokonaisuus ja missään vaiheessa ei pitkästyttänyt Hän on kyvykäs kouluttaja, jolla on valmiutta havainnollistaa asioita ajankohtaisilla esimerkeillä SOME yhteystiedot Valmentaja

12 KIITOS. Kysymyksiä???