Tuloksia perkele! Ohjausryhmä projektipäällikön tukena Projektipäivät 2017 Paula Aaltonen

Transkriptio

1 Tuloksia perkele! Ohjausryhmä projektipäällikön tukena Projektipäivät 2017 Paula Aaltonen

2

3

4 Roolit Viestintä Vastuut Henkilöt Tarkoitus Ilmapiiri Tavoite Käytännöt Seuranta Päätökset Haaste Ongelma Riski Konflikti

5 #1 Kokous alkaa Tämäkö on ohjausryhmä? Miksi olemme tässä? Vastuut ja velvollisuudet Hankkeen laajuus, vaikutus ja riskit Projektipäällikön kokeneisuus? Ohjausryhmän kokeneisuus? Tarkoitus Tavoite Vastuut Olemmeko oikeasti samassa veneessä? Projektin vs. siitä päättävien henkilöiden tavoitteet, prioriteetit, insentiivit

6 #2 Kokouksen läsnäolijat Tämäkö on ohjausryhmä? Miksi juuri me olemme tässä? Asianomistajuus vs asiantuntijuus Ohjausryhmän koko Ryhmädynamiikki Henkilöt Roolit Asenne Ilmapiiri Mikä on fiilis? Mistä tuulee? Asenteet Käytös Kulttuuri Ilmapiiri

7 #3 Edellisen kokouksen pöytäkirja Seuranta Edellisen kokouksen pöytäkirja Välttämätön protokolla? Lisäarvoa vai ei? Edellisen kokouksen action pointit Muodon vuoksi vai aidosti tarpeen? Miten tehtävien toteutumista seurataan? Vakioagendakin joustaa Ohjausryhmän rajallinen aika käytettävä olellisiin asioihin Jos asia esiteltynä ei toteuta kokouksen tavoitetta eikä vie projektia eteenpäin, se ei kuulu agendalle ( pre-read, liitteet) Asiat, jotka etenevät suunnitellusti, eivät tarvitse ohjausryhmältä aikaa vaan kiitokset ja kannustuksen.

8 #4 Asialista Käytännöt Valmistelu Mitä kokouksesta oikeasti tulee saada irti? Ymmärryksen ja tietoisuuden lisääminen? Päätöksiä johonkin asioihin? Ideoita ja ratkaisuvaihtoehtoja? Tukea, vahvistusta tekemisen suunnalle? Miten varmistaa kokouksen tavoite? Valmistelu alkaa kokouksen tavoitteesta - mitä tarvitaan jotta tavoitteeseen päästään Projektipäällikön ja ohjausryhmän jäsenten kommunikaatio ohjausryhmän kokousten ulkopuolella Onko kukaan ehtinyt tutustua materiaaliin...?

9 #5 Vihdoin itse asiaan... Päätöksenteko Haasteiden taklaaminen, ongelmien ratkaisu, riskien minimointi Onko ongelma projektissa vain projektin ongelma? Haaste Riski Ongelma Päätökset Päätöksenteon vääristyminen HS 3.9. artikkeli Suostuttelustrategia (positiivisten puolien markkinointi) Ylivertaisuusvinouma (vähiten tietoa, eníten äänessä) Paine yksimielisyyteen (halu olla samaa mieltä) Ankkurointivaikutus (ensimmäiseen arvioon liimautuminen) Uponneiden kustannusten harha,... uhkapelaajan harha,... Päätöksenteon tukeminen

10 #6 Lopuksi vielä yksi asia... Konflikti Kriisi Miten tuoda esille ne hankalimmat asiat? Kenties jo konfliktin partaalla olevat tilanteet umpikuja, katastrofi...? Hankalin asian agenda loppuun vai heti pöytään? Joku vetää mattoa jalkojen alta tai sooloilee? Ohryn ajatukset muualla? Onko vaikeneminen kultaa? Luottamus koetuksella? Kaikesta pitää voida puhua; harkitse miten ja missä Keskusteluyhteys kokousten ulkopuolella

11 #7 Kokous päättyy Toimenpiteet Viestintä Mitä tapahtuu, kun ohry poistuu neukkarista? Onnistuneen ohry kokouksen merkit ja mittarit? Millaisella fiiliksellä ohryn kokous päättyy? Missä ja milloin voi päästää höyryt pihalle? Mitä ja miten ohry viestii? Mitä, miten, milloin ja kenen toimesta? Mikään ei täyty nopeammin kuin informaatiotyhjiö Mitä teemme, miten toimimme on myös viestintää Kenen kasvot ja ääni muutoksella on? Ikävätkin päätökset on kerrottava Uutisten sulattelu alkaa heti, kun ne kerrotaan Parempi kertarutina kuin ainainen kitinä

12 Tuen tulee olla molemminpuolista. Yksipuolinen tuki vääristää roolit ja vastuut. Varmista yhteiset tavoitteet hankkeen suhteen. Luottamuksen perusta paikallaan, muiden aikeita ei tarvitse epäillä. Toimi ja käyttäydy luotettavasti. Luotettavuus kunnossa, kommunikaatio on rakentavaa ja yhteistyö tuottavaa. Käsittele asiat asioina, ja hankalat asiat avoimesti ja välittömästi. Välttely, piilottelu ja syyttely tekevät hankaloittavat asioita vain lisää. Tiedosta ohjausryhmän dilemma. Paljon asiaa, vähän aikaa, päätöksiä nopeasti. Valmius ohjata ja olla ohjattavana. Keskusteluyhteyttä tarvitaan myös kokousten ulkopuolella.

13 Kiitos! Paula Aaltonen