TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 1 (9) HENKILÖKOHTAISTEN SUOJAVARUSTEIDEN HANKINTA PELASTUSLAITOSKÄYTTÖÖN SOPIJAOSAPUOLET Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus ja Espoon kaupunki jäljempänä Asiakas (tai JYSE 2009 Tavarat ja Palvelut ehdoissa Tilaaja) Osoite Y 0101263-6 1. Sopimuksen yhteyshenkilöt 2. Sovellettavat yleiset sopimusehdot Toimittajan ja Asiakkaan yhteyshenkilötiedot on sopimuksen liitteessä X. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Siltä osin kuin tässä sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, sopimukseen sovelletaan valtionvarainministeriön 21.10.2010 päivittämiä Julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (jäljempänä JYSE 2009 Tavarat ja JYSE 2009 Palvelut ehtoja). 3. Sopimuksen kohde ja tavoitteet Pelastuslaitoksen käyttöön tulevat henkilökohtaiset suojavarusteet, joita ovat palopuvut, kypärät, jalkineet, käsineet, vesipelastuspuvut sekä varustekassi. Hankinnan tarkempi yksilöinti on kuvattu sopimuksen liitteellä X 4. Sopimuskausi Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 2 (9) Sopimus on määräaikainen ja sen arvioitu alkamisajankohta on 1.8.2013. Sopimus päättyy kahden (2) vuoden kuluttua allekirjoituksesta. Asiakkaalla on oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella (2) optiovuodella, jotka voidaan ottaa käyttöön yksi (1) vuosi kerrallaan. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupungilla on oikeus olla käyttämättä optio-oikeutta yhden tai useamman sopimustoimittajan kanssa. 5. Tavaran ominaisuudet ja laatu 6. Sopijaosapuolten vastuut 7. Alihankkijoiden käyttö Tavaran on oltava tämän sopimuksen ja sen liitteiden mukaisia, sovelluttava sovittuun käyttötarkoitukseen ja toimittava sovitulla tavalla. Tavaran on toimitushetkellä täytettävä sellaiset lainsäädännössä ja viranomaismääräyksissä asetetut vaatimukset, jotka ovat voimassa sopimuksen tekohetkellä tai jotka on sopimuksen tekohetkellä säädetty tulemaan voimaan sopimuskauden aikana. Mikäli tavaran virheet ovat olennaisia tai toistuvia, Asiakkaalla on oikeus päättää Sopimus JYSE kohdan 15 mukaisesti. Asiakas vastaa siitä, että se suorittaa tämän sopimuksen mukaisen vastikkeen sovitun maksuehdon mukaisesti. Asiakas vastaa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Toimittaja vastaa siitä, että Tavara täyttää tässä sopimuksessa tai sen liitteissä yksilöidyt vaatimukset ja määritykset. JYSE kohdan 4.1 ensimmäisen virkkeen sijasta todetaan, että Toimittaja voi teettää Sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijoilla, jotka Asiakas on hyväksynyt tarjouskilpailun yhteydessä tai erikseen alihankkijoiksi. Muilta osin Toimittajalla ei ole oikeutta teettää Sopimukseen kuuluvia tehtäviä alihankkijalla ilman Asiakkaan etukäteen antamaa nimenomaista kirjallista lupaa. Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. 8. Tilaaminen Asiakas tilaa tavaraa tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilaus tehdään Asiakkaan ERP -järjestelmän kautta.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 3 (9) Toimittajan tulee ilmoittaa koko sopimuskauden ajan tuotteistetut tuotteet ja niihin tulevat muutokset Asiakkaan vahvistamassa muodossa (Exceltaulukko). Asiakkaan ERP -järjestelmän kautta tehtäviä tilauksia varten toimittajan tulee ilmoittaa Asiakkaalle sähköpostiosoite johon tilaukset lähetetään. Sähköpostiosoite ei saa olla henkilökohtainen. ERP -järjestelmästä tilaus lähtee PDF - muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Tilaustavasta sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. 9. Hinnat ja hintojen tarkistaminen 10. Toimitusehto 11. Toimitusaika Sopimuksen hinnat ovat ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. Hinnat on esitetty Hintaliitteellä. Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0%) tulee olla kiinteät vähintään 31.12.2014 saakka. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Asiakkaalle osoitteeseen Hankintapalvelut, PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Toimittaja sitoutuu siihen että tämän sopimuksen hinnat pysyvät kilpailukykyisinä koko sopimuskauden ajan. Varmistaakseen kilpailukykynsä Toimittaja pyrkii kehittämään jatkuvasti toimintansa tuottavuutta vähintään oman toimialansa tuottavuuskehityksen mukaisesti. Osapuolet seuraavat edellä mainittuja tuottavuus- ja hintakehitystietoja säännöllisesti. Ostajalla on oikeus käynnistää hinnantarkistusneuvottelut mikäli edellä mainitut tuottavuus- ja hintakehitysseurannat antavat siihen aihetta. Hintojen alennuksista sovitaan kirjallisesti. Toimitusehto TOP Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen toimialueelle, purettuna Asiakkaan osoittamaan paikkaan, kuljetus vakuutettuna Toimittajan luuun, pakkausjätteet poiskuljetettuina (Finnterms 2001). Toimitusaika on Toimittajan tarjouksessaan antama aika tilauksesta toimitukseen. Tämä kohta täydentyy sopimuksen teon yhteydessä.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 4 (9) 12. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko 13. Vakuutukset Maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun tavara on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 30 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Asiakkaan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Asiakkaan sisäinen laskun kierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: ERP -järjestelmän kautta tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa tilausnumeroa. Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Taloushallintokeskus PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Asiakas vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Asiakkaan OVT-tunnus on 003701012636. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 5 (9) 14. Huolto ja varaosat Toimittajan on toimitettava Asiakkaalle tarvittavat tavaran käyttö- ja huoltoohjeet. Näiden tietojen ja asiakirjojen on oltava suomenkielisiä. Tämä kohta täydentyy sopimusneuvotteluissa. 15. Sopimusseuranta Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Tämä kohta täydentyy sopimusneuvotteluissaa. 16. Vahingonkorvaus JYSE-ehtojen kohdan 16 lisäksi sovelletaan seuraavaa: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 :ssä säädetyllä tavalla. 17. Kestävä kehitys Sopijaosapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti. 18. Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. 19. Ylivoimainen este Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 6 (9) 20. Sopimuksen muutokset Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Sopimuksen kohdetta voidaan muuttaa sopimuskauden aikana yhteisissä neuvotteluissa, mikäli muutokset palvelevat Asiakkaan palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetilan 2020 saavuttamisessa. Tässä yhteydessä Asiakas sitoutuu neuvottelemaan sopimushinnoista ja erilaisten kannustimien käyttöönotosta. 21. Sopimuksen irtisanominen 22. Sopimuksen purkaminen Jos Asiakas haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Selvyyden vuoksi todetaan, että Asiakaalla on irtisanomisoikeus myös yksittäisten oppilaiden / kohteitten / koulujen osalta, mikäli toiminta ei vastaa palvelukuvauksessa vaadittavaa palvelua. Yksittäisiä kohteita / kouluja irtisanoessa käydään sopimusosapuolten välillä neuvottelut irtisanomisprosessista. Yksittäisten kohteitten / koulujen irtisanomisten edellytys Asiakkaan osalta on laatuun perustuva, merkitykseltään merkittävä tai toistuva laatupoikkeama. Kumpikin sopijaosapuoli saa purkaa sopimuksen, mikäli sopimuksen täyttäminen viivästyy yli 6 kuukautta. Asiakas saa aina purkaa sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on hänelle olennainen merkitys ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää. Sopimuksen purkautuessa Asiakkaalla on muissa kuin edellä mainituissa vapauttamisperusteesta johtuvissa purkamistilanteissa oikeus saada Toimittajalta JYSE kohdan 12.2 mukaisen viivästyssakon lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei kuitenkaan saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa tavaran hintaa. Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu myyjän törkeästä tuottamuksesta.
23. Sopimuksen päättyminen TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 7 (9) Jos Asiakas on maksanut ennakkoa tai maksueriä tai antanut Toimittajan käytettäväksi raaka- tai tarveaineita, Toimittaja suorittaa sopimuksen purkautuessa Asiakkaalle takaisin saamansa ennakon ja maksuerät sekä niille vuotuista korkoa 16 prosentilla laskettuna ennakon ja maksuerän suorituspäivästä takaisinmaksupäivään, sekä palauttaa saamansa raaka- ja tarveaineet tai suorittaa niiden käyvän arvon mukaisen korvauksen ja korkoa kuten edellä on mainittu. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan Toimittajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen sopimuksen voimassaolon päättymistä tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. 24. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Asiakas noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 8 (9) Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Sen lisäksi mitä JYSE 20 luvussa sovitaan, todetaan, että salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. 25. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 26. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä: 27. Allekirjoitukset ja sopimuskappaleet Sopimus Toimituksen kuvaus Hintaliite Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT JA PAL- VELUT) Tämä sopimus on tehty kahtena samansisältöisenä kappaleena, yksi kummallekin Osapuolelle. Espoossa pp.kk.vvvv
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 9 (9) ESPOON KAUPUNKI Toimittaja LIITTEET: Liite 1: