Kuukausiraportti 2/2016 1 (8) Tunnusluvut *Luvut on laskettu vertailukelpoisin tuottein, jotta erot vuosien 2015 ja 2016 tuotteistuksessa tulisi huomioitua mahdollisimman oikein. Laskutusosuudella painotetussa volyymimuutoksessa painoina on käytetty tuotetason laskutusosuutta, eli laskenta on tehty mahdollisimman tarkalla tasolla. Poikkeamavertailu talousarvioon nähden ei kuitenkaan tuota kovin relevantteja tuloksia talousarvion laadintatavasta johtuen. ** Johtuen tuotteistuksen rakenteesta ja muutoksista 2015 ja 2016 välillä, hinta-määräeroanalyysi ei anna relevantteja tuloksia. Tästä johtuen analyysia ei ole esitetty. *** Hinnanmuutos on laskettu tuotetasolla ottaen huomioon kaikki vertailukelpoiset tuotteet. **** Tuottavuuden laskenta noudattaa seuraavaa periaatetta: Tuottavuuden kehitys = [tuotannon arvo HUS asiakkaalle 2016 laskettuna 2015 hinnoin /oikaistut tuotannon kulut 2016] / [tuotannon arvo HUS asiakkaalle 2015/oikaistut tuotannon kulut 2015] 1. Mallin ajatuksena on siis se, että tarkastellaan, miten tehokkaasti Servis pystyy HUS asiakkaalle tuottamaan palveluita. Tuottavuutta voi parantaa paitsi lisäämällä tuotannon määrää (kuluja kasvattamatta), myös lisäämällä kannattavaa myyntiä ulkopuolisille. Kuluja oikaistaan: a) vähentämällä läpilaskutettavien tuotteiden myynti, b) vähentämällä laskutus pääluottamusmiesten ja työsuojeluvaltuutettujen palveluista sekä deflatoimalla 2015 kulut talousarviossa käytetyllä kustannustasonmuutosprosentilla.
Kuukausiraportti 2/2016 2 (8) Tuloslaskelma ja toimintatuottojen erittely
Kuukausiraportti 2/2016 3 (8) Laskutus asiakkaittain Asiakaskohtaisen laskutuksen olennaisimmat muutokset edellisvuoteen ja talousarvioon nähden Tammi-maaliskuun palvelulaskutus kasvoi edellisestä vuodesta noin 294 000 euroa ja vastasi talousarvion tasoa. HYKS-sairaanhoitoalueen toteuma ylittää talousarvion noin 96 000 euroa ja edellisen vuoden toteuman noin 194 000 euroa. Palvelulaskutuksen kasvu on seurausta luentosalien vuokraveloituksista, jotka siirtyivät HUS-Tilakeskuskelta HUS-Servisin ylläpidettäviksi. Hyvinkään sairaanhoitoalueen toteuma on talousarvion mukainen, mutta 51 000 euroa alle edellisen vuoden toteuman. Lohjan sairaanhoitoalueen palvelulaskutus kasvoi edellisestä vuodesta noin 32 000 euroa uusien päivystystoimintojen myötä, mutta tästä huolimatta palvelulaskutus jäi 38 000 euroa alle talousarvion. Lohjan sairaanhoitoalueen talousarvio tehtiin suuremmilla volyymimuutosodotuksilla kuin mitä toteuma on ollut. Päivystystoimintojen laajentuminen ei näkynyt vielä tekstinkäsittelyn saneluiden ja talouspalveluiden potilaslaskujen määrän kasvussa odotetussa määrin. Henkilöstöpalveluissa palvelussuhdeasioiden volyymit ovat olleet hieman odotettua matalammat. Muiden yksiköiden kohdalla ei laskutusvolyymeissä ja palvelutilauksissa ollut merkittäviä poikkeamia. Tukipalveluyksiköiden osalta palvelulaskutus kasvoi edellisestä vuodesta noin 52 000 euroa ja vastasi talousarvion tasoa.
Kuukausiraportti 2/2016 4 (8) Toimintatuottojen ja kulujen sekä poistojen poikkeamat ja niihin johtaneiden toiminnallisten syiden analysointi Merkittävimmät toiminnalliset ja taloudelliset poikkeamat sekä kehitystoimenpiteet Maaliskuun kumulatiivinen palvelulaskutus kasvoi edellisestä vuodesta noin 294 000 euroa, mutta vastasi talousarvion tasoa. Henkilöstöpalveluissa laskutus putosi hieman edellisestä vuodesta, mikä oli seurausta koulutus- ja rekrytointipalveluiden odotettua matalammasta palvelulaskutuksesta. Myös palvelussuhdeprosessien suoritemäärät laskivat hieman alkuvuonna Seure-yhteistyön, jaksojen yhdistelyn sekä vertailuvuoden poikkeuksellisten suurien suoritemäärien vuoksi. Sen sijaan palkanlaskennan suoritemäärät kasvoivat hieman maaliskuussa tammi-helmikuun suoritetasoihin nähden. Talouspalveluissa suoritevolyymit eivät kasvaneet odotetusti uusien päivystystoimintojen volyymien mukaisesti, mikä oli seurausta potilaslaskutuksen viiveestä ja tämän vaikutus tasaantuu tulevien kuukausien aikana. Asiointipalveluiden palvelulaskutus oli noin 200 000 sekä edellistä vuotta että talousarviota suurempi. Asiointipalveluiden volyymin kasvu oli seurausta aulapalveluiden volyymien kasvusta sekä luentosalien ylläpidon siirtymisestä HUS-Tilakeskuksesta HUS- Servisiin. Potilasasiakirjojen laskutus putosi viime vuodesta noin 100 000 euroa sähköisen XDS-potilasarkistoratkaisun ja arkistojen keskittämisen myötä.
Kuukausiraportti 2/2016 5 (8) Toimintakulut ja poistot alittivat talousarvion noin 475 000 ja tämä kustannustason alitus selittyy odotettua matalammilla henkilöstökuluilla ja palveluostoilla. Edelliseen vuoteen nähden kustannukset nousivat noin 569 000 euroa. Henkilöstökustannukset kuitenkin laskivat noin 180 000 euroa edellisestä vuodesta erityisesti tekstinkäsittelyn ja henkilöstöpalveluiden henkilömäärän vähennysten myötä. Myös asiointipalveluissa nettomääräisesti henkilöstökustannukset laskivat arkistojen sopeutuksen myötä, mutta uusien tilausten- ja asiakkuuksien myötä nämä sopeutustoimenpiteet eivät näy asiointipalveluiden henkilöstökulukehityksessä. Palveluostot nousivat edellisestä vuodesta noin 470 000 euroa ja tämä oli valtaosin seurausta HUS-Tietohallinnon perimien järjestelmäveloitusten kasvusta. Servisin maaliskuun tulos oli 462 000 euroa ylijäämäinen, mikä on noin 479 000 budjetoitua tulosta suurempi. Maaliskuun tulos heikkeni edellisen vuoden tuloksesta noin 462 000 euroa. Edelliseen vuoteen nähden tuloksen supistumista selittää kustannustason nousu. Erityisesti tietojärjestelmäkustannusten voimakas kasvu edelliseen vuoteen nähden selittää tuloksen supistumista. Palvelualueittain tarkasteltuna parhaimpaan tulokseen maaliskuussa ylsi asiointipalvelut, jossa noin 347 000 euron kumulatiivisen tuloksen ylijäämä oli seurausta aula-, potilaskuljetus- ja puhelinpalveluiden ylijäämästä. Tekstinkäsittelyn kumulatiivinen tulos oli noin 174 000 euroa ja noin 150 000 euron tulosparannuksen taustalla oli henkilöstöresurssien käytön tehostuminen. Talouspalveluiden kumulatiivinen tulos jäi noin 200 000 euroa tappiolle, mikä oli seurausta potilaslaskujen odotettua matalammasta laskutusmäärästä ja Harppi-hankkeen aiheuttamista kustannuksista. Henkilöstöpalveluiden alkuvuoden kumulatiivinen tappio kääntyi 52 000 euron ylijäämäksi maaliskuussa. Vaikka kumulatiivinen tulos jäikin osassa palvelualeista negatiiviseksi, oli maaliskuu ensimmäinen kuukausi, jolloin jokaisen palvelualueen kuukausikohtainen tulos kääntyi haasteellisen alkuvuoden jälkeen positiiviseksi. HUS-Servisin henkilötyöntuottavuuden kehitys oli maaliskuussa +3,4 % ja kokonaistuottavuus eli tuotannon arvo suhteessa kaikkiin kuluihin oli +1,1 %. Kokonaistuottavuus kääntyi maaliskuussa positiiviseksi tekstinkäsittely- ja asiointipalveluiden hyvän tuottavuuskehityksen ansiosta. Asiointipalveluiden alkuvuoden puutteelliset suoritetiedot saatiin maaliskuussa valtaosin oikaistua, mikä näkyy tuottavuuskehityksessä, mutta edelleen sekä puhelin- että potilasarkistotoiminnoissa raportointitiedoissa on puutteita, mitkä pyritään ratkaisemaan kevään aikana. Henkilötyöntuottavuuden ja kokonaistuottavuuden välinen ero selittyy tietojärjestelmäveloitusten kasvulla. Lisäksi henkilötyöntuottavuus on noussut erityisesti tekstinkäsittelypalveluissa ja tämän palvelualueen osuus on henkilötyöntuottavuuslaskennassa huomattavan suuri suuren henkilömäärän vuoksi. Tammimaaliskuussa talous- ja henkilöstöpalveluiden heikossa tuottavuudessa näkyy Harppi-projektin käyttöönottovaihe, joka on aiheuttanut huomattavan paljon ylimääräistä työtä ja kustannuksia viimeisten kuukausien aikana. Kuitenkin henkilöstöpalvelun palkanlaskentaprosessien tuottavuus kehittyi maaliskuussa merkittävästi haasteelliseen alkuvuoteen verrattuna. Hinnanmuutos on tällä hetkellä +0,45 %, mikä on hieman budjetoitua matalampi.
Kuukausiraportti 2/2016 6 (8) Henkilöstö Henkilötyövuosien muutokset ja tulevaisuuden toimenpiteet HUS-Servisin henkilötyövuodet olivat alle prosentin budjetoitua suuremmat, mutta laskivat edelliseen vuoteen nähden. Talousarvioon nähden henkilötyövuodet tulevat todennäköisesti ylittymään lähikuukausien aikana uusien tilausten ja Harppi-projektin vaatiman lisäresursoinnin vuoksi. Henkilöstön sairauspoissaolojen määrä suhteessa henkilömäärään pysyi edellisen vuoden tasolla. Henkilötyövuosien käyttö laski koko liikelaitoksessa noin 4 HTV edellisestä vuodesta erityisesti tekstinkäsittelyn ja henkilöstöpalveluiden henkilömäärän vähennysten myötä. Myös asiointipalveluissa nettomääräisesti henkilöstöresurssien käyttö laski arkistojen sopeutuksen myötä, mutta uusien tilausten- ja asiakkuuksien myötä nämä sopeutustoimenpiteet eivät näy asiointipalveluiden kokonaishenkilöstökehityksessä. Kokonaisuudessaan henkilöstökustannukset ovat laskeneet edelliseen vuoteen nähden noin -2,2 %. Henkilötyövuodet laskivat edelliseen vuoteen nähden noin -2,1 %, joten henkilötyövuoden hinta pysyi edellisen vuoden tasolla. Henkilötyövuoden hinnan maltillista kehitystä voidaan pitää erityisen merkittävänä, koska Servisiin kohdistui toimistotyöntekijöiden KV-TES:n mukainen 2000 euron minimipalkkakorotus ja jaksotyön tasoittumisjaksojen muuttuminen kuudesta viikosta kolmeen viikkoon.
Kuukausiraportti 2/2016 7 (8) Merkittävät tapahtumat toiminnassa raportointijaksolla ja tulevaisuuden näkymät / kommentit ja oletukset vuosiennusteen osalta Palvelutuotanto ja palvelulaskutus Maaliskuun kumulatiivinen palvelulaskutus kasvoi edellisestä vuodesta noin 294 000 euroa, mutta vastasi talousarvion tasoa. Henkilöstöpalveluissa laskutus putosi hieman edellisestä vuodesta, mikä oli seurausta koulutus- ja rekrytointipalveluiden odotettua matalammasta palvelulaskutuksesta. Talouspalveluissa suoritevolyymit eivät kasvaneet odotetusti uusien päivystystoimintojen volyymien mukaisesti. Asiointipalveluiden palvelulaskutus oli noin 200 000 sekä edellistä vuotta että talousarviota suurempi. Asiointipalveluiden volyymin kasvu oli seurausta aulapalveluiden volyymien kasvusta sekä luentosalien ylläpidon siirtymisestä HUS-Tilakeskuksesta HUS-Servisiin. Palvelulupaus pystyttiin toteuttamaan jokaisella palvelualueella. Toimintakulut Toimintakulut ja poistot alittivat talousarvion noin 475 000 ja tämä kustannustason alitus selittyy odotettua matalammilla henkilöstökuluilla ja palveluostoilla. Edelliseen vuoteen nähden kustannukset nousivat noin 569 000 euroa. Kuitenkin henkilöstökustannukset laskivat noin 180 000 euroa edellisestä vuodesta erityisesti tekstinkäsittelyn ja henkilöstöpalveluiden henkilömäärän vähennysten myötä. Palveluostot nousivat edellisestä vuodesta noin 470 000 euroa ja tämä oli valtaosin seurausta HUS-Tietohallinnon perimien järjestelmäveloitusten kasvusta. Tulos ja ennuste Servisin maaliskuun tulos oli 462 000 euroa ylijäämäinen, mikä on noin 479 000 budjetoitua tulosta suurempi. Maaliskuun tulos heikkeni edellisen vuoden tuloksesta noin 462 000 euroa. Erityisesti tietojärjestelmäkustannusten voimakas kasvu edelliseen vuoteen nähden selittää tuloksen supistumista. Koko vuoden tuloksen odotetaan olevan ylijäämäinen, mutta huomattavasti edellistä vuotta matalampi. Tuottavuus HUS-Servisin henkilötyöntuottavuuden kehitys oli maaliskuussa +3,4 % ja kokonaistuottavuus eli tuotannon arvo suhteessa kaikkiin kuluihin oli +1,1 %. Kokonaistuottavuus kääntyi maaliskuussa positiiviseksi tekstinkäsittely- ja asiointipalveluiden hyvän tuottavuuskehityksen ansiosta. Tammi-maaliskuussa talous- ja henkilöstöpalveluiden heikossa tuottavuudessa näkyy Harppi-projektin käyttöönottovaihe, joka on aiheuttanut huomattavan paljon ylimääräistä työtä ja kustannuksia viimeisten kuukausien aikana. Hinnanmuutos on tällä hetkellä +0,45 %, mikä on hieman budjetoitua matalampi.
Kuukausiraportti 2/2016 8 (8) Johtamistoimenpiteet toiminnan ja talouden poikkeamiin Tekstinkäsittelyssä valmistaudutaan puheentunnistuksen hankintaan ja ensimmäisen vaiheen käyttöönottoon vuoden 2016 syksystä alkaen. Puheentunnistus on lähivuosien kärkihanke HUS-Servisissä. Lisäksi tekstinkäsittelyprosessien laatua ja kustannustehokkuutta edelleen kehitetään kevään lean-projektien aikana. Asiointipalveluissa arkistopalveluiden toimintoja sopeutetaan paperittoman potilashoidon ja sähköisen arkistoinnin käyttöönoton myötä. Tavoitteena on jatkaa XDS-käyttöönottoa ja toimintojen keskittämistä läpi vuoden. Vanhojen paperiarkistojen sulkeminen jatkuu ja muutot uusiin toimitiloihin aloitetaan vuoden 2016 aikana. Potilasarkistojen muutot uuteen keskitettyyn arkistotilaan alkaa heinäkuun alussa ja jatkuu vuoden loppuun asti. Muuttoprojekti tulee aiheuttamaan merkittävän kustannuspaineen loppuvuodelle, mutta keskitetty arkistoratkaisu tulee mahdollistamaan arkiston tuottavuuden kehittämisen useiksi vuosiksi eteenpäin sähköisen arkistoinnin lisääntyessä. Talous- ja henkilöstöpalveluiden Harppi-järjestelmän käyttöönotto tapahtui vaiheittain maalis-huhtikuun vaihteessa. Käyttöönotto onnistui ennakko-odotuksia paremmin, mutta kaikkia suunniteltuja toiminnallisuuksia ei saatu välittömästi käyttöön ja käyttöönotto tapahtui soveltuvin osin. Näiden toiminnallisuuksien kehittämistä tullaan jatkamaan Harppi-projektin päättymisen jälkeen. Palvelutuotannon jatkuvuuden varmistamiseksi sekä palveluhäiriöiden minimoimiseksi manuaalisen käsittelytyön osuutta joudutaan lisäämään lähikuukausien aikana ja henkilöstöresursseja jopa lisäämään kevään aikana. Tämän seurauksena kustannuskehitys tulee olemaan epäedullinen verrattuna edelliseen vuoteen ja tuottavuuskehitys tulee todennäköisesti jäämään vaatimattomaksi koko vuonna.