TEKNISEN LAUTAKUNNAN TOIMENPIDE-EHDOTUS TUOTTAVUUDEN JA TEHOKKUUDEN PARANTAMISEKSI Tilapalveluiden osio
1 Sisällys 1. Johdanto... 2 1.1. Ateriapalvelut... 2 1.2. Siivouspalvelut... 4 1.3. Tilalaitos... 5 2. Yhteenveto... 7
2 TOIMENPIDE-EHDOTUS TUOTTAVUUDEN JA TEHOKKUUDEN PARANTA- MISEKSI/TEKNINEN LAUTAKUNTA 1. Johdanto Kaupunginhallitus on 3.11.2015 395 talousarvion käsittelyn yhteydessä tehnyt seuraavan pöytäkirjamerkinnän: Teknisen lautakunnan alaisten tehtäväalueiden tuottavuuden ja tehokkuuden parantamisesta tehdään toimenpide-ehdotus kevään 2016 aikana. Tavoitteena on saada määrärahoilla aikaan enemmän palveluja kuntalaisille sekä muille hallintokunnille. Toimenpide-ehdotuksessa tulee esittää suoritteet, joilla tuottavuuden kehitystä voidaan arvioida. Investointihankkeiden budjetointia ja hankkeiden suunnitelmien mukaista toteuttamista on parannettava. 1.1. Ateriapalvelut 1.1.1. Tehtäväalueen kuvaus ja nykytila Tehtäväalue tuottaa ateriapalveluja eri-ikäisille asiakkaille päiväkodeissa, kouluissa, hoivalaitoksissa ja työpaikkaruokailussa sekä erilaisia tilaustarjoiluja kokouksiin ja edustustilaisuuksiin. 1.1.2. Toimenpide-ehdotus tuottavuuden ja tehokkuuden parantamiseksi Ateriapalveluiden tuottavuutta ja tehokkuutta ehdotetaan parannettavaksi suunnitelmakaudella 2017 2019 seuraavilla toimenpiteillä: Valmistuskeittiöiden määrän vähentäminen. Ratkaisun toteutusvaihtoehtoja voivat olla seuraavat, joiden valintapäätös on riippuvainen muista tehostamisratkaisuista:
3 o Saaristoalueen ateriavalmistuspisteiden keskittäminen kahteen keittiöön Rymättylään ja Merimaskuun o Valittavan kouluverkkoratkaisun mukaan tehtävä kouluverkon aterianvalmistuspisteiden keskittäminen kantakaupungissa. Ratkaisuna voisi tulla kyseeseen esimerkiksi valmistuksen osittainen keskittäminen Maijamäkeen ja Kalevanniemeen. Maijamäkeen keskitettäisiin yläkoulujen ja lukion ateriavalmistus. Kalevanniemeen keskitettäisiin kolmen alakoulun ja kahdeksan päiväkodin ateriavalmistus. Koulu- ja päiväkotiverkoston tiivistämisen johdosta toteutettava palvelukohteiden karsiminen. Toiminta sopeutetaan tehtävän koulu- ja päiväkotiverkkoratkaisun mukaiselle tasolle. Ateriapalvelun osaulkoistusratkaisun toteuttaminen. Osaulkoistusratkaisuna voisi tulla kyseeseen esimerkiksi saaristoalueen ateriapalvelun, siivouspalvelun ja kiinteistönhoidon ulkoistaminen. Kotipalveluateriatuotanto ulkoistetaan. Henkilöstön työssäjaksamista ja sen tukemista tehostetaan. Yhteistyötä tiivistetään työterveyshuollon kanssa niin työterveysneuvottelujen kuin työkyvyn arviointien osalta. 1.1.3. Mittarit Tehtäväalueen tuottavuuden kehitystä voidaan arvioida suoritteen hinta mittarilla (yksikkönä /suorite) TP2014 TP2015 TA2016 TS2017 TS2018 TS2019 menot 4 506 246 4 534 312 4 424 519 4 231 519 4 131 519 4 101 519 suoritteet 1 297 202 1 284 982 1 277 600 1 277 600 1 277 600 1 277 600 e/suorite 3,47 3,53 3,46 3,31 3,23 3,21 1.1.4. Tuottavuuden ja tehokkuuden kehittämisen parantamismahdollisuudet Ateriapalveluissa ehdotetaan toteutettavaksi edellä esitettyjä toimenpiteitä siten, että vuotuista toimintamenojen tasoa voidaan reaalisesti alentaa vuoden 2019 loppuun mennessä yhteensä 323 000 eurolla verrattuna vuoden 2016 talousarviolukuihin. 1.1.5. Tuottavuuden ja tehokkuuden kehittämisen lisäparantamismahdollisuudet Ateriapalveluissa ehdotetaan toteutettavaksi edellä esitettyjen toimenpiteiden lisäksi pienten ateriavalmistuspisteiden keskittäminen keskustaan laajennettavaan valmistuskeittiöön. Tämä lisäkeskitys tulisi tehdä suunnitelmakauden lopulla vasta, kun Soteratkaisu on täysin selvinnyt. Tämän lisäkeskittämisen säästöpotentiaalin arvioidaan olevan 170 000 euroa.
4 1.2. Siivouspalvelut 1.2.1. Tehtäväalueen kuvaus ja nykytila Siivouspalvelut vastaa kaupungin kiinteistöjen sisätilojen puhtaanapidosta siivousmitoitusten mukaisesti 1.2.2. Toimenpide-ehdotus tuottavuuden ja tehokkuuden parantamiseksi Siivouspalveluiden tuottavuutta ja tehokkuutta ehdotetaan parannettavaksi seuraavilla toimenpiteillä: Koulu- ja päiväkotiverkoston tiivistämisen johdosta toteutettava palvelukohteiden karsiminen. Toiminta sopeutetaan tehtävän koulu- ja päiväkotiratkaisun mukaiselle tasolle. Siivouspalvelun osaulkoistusratkaisun toteuttaminen. Osaulkoistusratkaisuna voisi tulla kyseeseen esimerkiksi saaristoalueen ateriapalvelun, siivouspalvelun ja kiinteistönhoidon ulkoistaminen. Henkilöstön työssäjaksamista ja sen tukemista tehostetaan. Yhteistyötä tiivistetään työterveyshuollon kanssa niin työterveysneuvottelujen kuin työkyvyn arviointien osalta. Tiimityömallin käyttöä lisätään. Tiimien sisäisen sijaistamisen mallia kehitetään entisestään. Työsuunnittelua, menetelmiä ja laitevalikoimaa sekä vaiheistusta kehitetään edelleen ja päällekkäisiä työvaiheita karsitaan tilojen käyttötarkoitukset ja - muutokset huomioon ottaen. 2.10.3. Mittarit Tehtäväalueen tuottavuuden kehitystä voidaan arvioida siivoustunnin hinta mittarilla [yksikkönä /h]: TP2014 TP2015 TA2016 TS2017 TS2018 TS2019 menot 2 239 388 2 249 486 2 190 417 2 014 417 1 974 417 1 965 417 siivoustunnit 103 773 103 745 99 268 99 268 99 268 99 268 e/tunti 21,58 21,68 22,07 20,29 20,12 19,80
5 2.10.4. Tuottavuuden ja tehokkuuden kehittämisen parantamismahdollisuudet Siivouspalveluissa ehdotetaan toteutettavaksi edellä esitettyjä toimenpiteitä siten, että vuotuista toimintamenojen tasoa voidaan reaalisesti alentaa vuoden 2019 loppuun mennessä yhteensä 225 000 eurolla verrattuna vuoden 2016 talousarviolukuihin. 1.3. Tilalaitos 1.3.1. Tehtäväalueen kuvaus ja nykytila Tilalaitos vastaa kaupungin rakennetuista kiinteistöistä. Tilalaitoksen tehtäviin kuuluu rakennettujen kiinteistöjen ylläpito, vuosikorjaaminen, peruskorjaaminen ja rakennuttaminen. Tilalaitos huolehtii rakennuskannan omistajaohjauksesta. Taulukko: Henkilötyövuosien muutos toiminnoittain Taulukko: Palvelurakennusten toimintamenot toiminnoittain, yksikkönä eur/m²/kk Taulukko: Vuokratulojen vertailu Taulukko: Kaikkien tilojen toimintamenot keskimäärin, yksikkönä eur/m²/kk
6 1.3.2. Toimenpide-ehdotus tuottavuuden ja tehokkuuden parantamiseksi Tilalaitoksen tuottavuutta ja tehokkuutta ehdotetaan parannettavaksi seuraavilla toimenpiteillä: Panostetaan tilakannan tehokkaampaan käyttöön. Tilojen käytön tehokkuuden parantamiseen vaikutetaan hankkeiden tarveselvitys-, hankesuunnitelma- ja peruskorjausprosessien yhteydessä. Tilalaitos valmistelee lisäksi esityksiä rakennusten käyttöasteista, tehottomimmista rakennuksista luopumisesta tai rakennusten käytön mahdollisista tehostamistavoista. Panostetaan elinkaaritaloudelliseen kunnossapitoon. Tilalaitos tekee pitkän tähtäimen suunnitelmia rakennusten kunnossapidosta. Suunnitelmat laaditaan tavoitteena minimoida rakennusten kunnossapidon kokonaiskustannusten määrä säilyttäen rakennusten kunto hyvänä. Kiinteistönhoidon ja piha-aluehoidon palvelujen laatutaso optimoidaan kiinteistöjen käytölle asetettujen tärkeimpien vaatimusten edellyttämälle tasolle. Koulu- ja päiväkotiverkoston tiivistämisen johdosta toteutettava palvelukohteiden karsiminen. Toiminta sopeutetaan tehtävän koulu- ja päiväkotiratkaisun mukaiselle tasolle. Kiinteistönhoidon osaulkoistusratkaisun toteuttaminen Osaulkoistusratkaisuna voi tulla kyseeseen esimerkiksi saaristoalueen ateriapalvelun, siivouspalvelun ja kiinteistönhoidon ulkoistaminen. 2.11.3 Mittarit Tehtäväalueen tuottavuuden kehitystä voidaan arvioida toimintameno mittarilla. [Yksikkönä /m2/kk] 2014 2015 2016 TS2017 TS2018 TS2019 menot 6 537 000 6 509 000 6 442 000 6 402 000 6 352 000 6 352 000 h-m2 110 745 112 551 110 233 110 233 110 233 110 233 /m2/kk 4,92 4,82 4,87 4,84 4,80 4,80 2.11.4 Tuottavuuden ja tehokkuuden kehittämisen parantamismahdollisuudet Tilalaitoksen toiminnassa ehdotetaan toteutettavaksi edellä esitettyjä toimenpiteitä siten, että vuotuista toimintamenojen tasoa voidaan reaalisesti alentaa vuoden 2019 loppuun mennessä yhteensä 90 000 eurolla verrattuna vuoden 2016 talousarviolukuihin.
7 2. Yhteenveto Ateria- ja siivouspalvelut ja tilalaitos ovat tehneet mittavat selvitykset oman työn hinnan ja kustannusrakenteen, laadun ja toiminnan kuvaamiseksi ja laatinut kilpailutusasiakirjat ja selvittänyt sen yhteydessä monelta kannalta erilaisia ulkoistamisvaihtoehtoja. Näiden selvitysten ohessa on haettu ne mahdollisuudet, joita voidaan ottaa käyttöön kustannussäästöjen saavuttamiseksi, jos toimintaa jatketaan omajohtoisesti. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto siitä kokonaissäästöstä, joita voisi saada aikaan, jos raportissa kerrotut tehostamistoimenpiteet otetaan täysimääräisesti käyttöön: Tehostamisen kustannusvaikutus vuoteen 2019 mennessä Tehtäväalue euroa Ateriapalvelu 323 000 Siivouspalvelu 225 000 Tilalaitos 90 000 YHTEENSÄ 638 000