TARJOUSPYYNTÖ TERVAHALLIN VALVONNASTA 2.1.-18.6.2015 Kemin kaupungin liikuntapalvelut
KEMIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 6.11.2014 1 (4) Liikuntapalvelut 1. TERVAHALLIN VALVONTA AJALLE 2.1.-18.6.2015 Kemin kaupungin liikuntatoimi pyytää tarjouksia Tervahallin valvontapalveluista ajalle 2.1.-18.6.2015. Tervahallissa on oltava paikalla aina vähintään yksi valvoja, jonka on oltava täysi-ikäinen. Palveluntuottajalta odotetaan valvontaan valmistavien toimenpiteiden, tapahtuma-aikaisen valvonnan ja tapahtuman loppumisen jälkeisten palvelujen hyvien asiakaspalvelutapojen mukaisesti. Palveluntuottajan ja paikalla olevan valvojan tulee osata kertoa perustiedot Tervahallista ja sen toiminnoista, valvojan on osattava kertoa ja neuvoa vuorojen jakamisen periaatteista, vuorovarausten tekemisestä, vuorovarausten muutoksista ja valvojan on kyettävä toimimaan muutoin hyvän asiakaspalvelun edellyttämällä tavalla. Tarkemmat valvontaan liittyvät tehtäväkuvaukset on määritelty liitteessä 1. 1.1. VALVONTAPALVELUIDEN AJANKOHDAT Ostettavien valvontapalvelujen pääsääntöinen aika on: - maanantai-perjantai klo 14.30-22.00 - lauantai-sunnuntai klo 09.00-18.00 Lauantaisin ja sunnuntaisin voi olla varauksia/tapahtumia myös klo 18.00-21.00 välisenä aikana, joihin palveluntuottajan tulee järjestää valvontapalvelu. Kyseisistä ajoista ilmoitetaan palveluntuottajalle erikseen viimeistään 5 vrk ennen kyseistä tapahtumaa ja valvontapalvelun tarvetta. Kyseiset palvelut laskutetaan tilaajalta keskiarvotuntihinnan mukaisesti. Keskiarvotuntihinta lasketaan jakamalla tarjouksen kokonaishinta tarjouspyynnön mukaisen ajanjakson: 2.1.-18.6.2015 (ma-pe klo 14.30-22.00 ja la-su klo 09.00-18.00), pois lukien alla mainitut ajankohdat: loppiainen, pääsiäinen, vapunaatto ja -päivä sekä helatorstai, tuntimäärällä. Tervahalli on suljettu sopimuskauden aikana seuraavina ajankohtina, jolloin valvontapalvelua ei tarvita: - Loppiaisena 6.1.2015 - Pääsiäisenä 3.-6.4.2015 - Vappuaattona ja -päivänä 30.4.-1.5.2015 - Helatorstaina 14.5.2015 1.2. VALVONTAPALVELUUN JA SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET 1. Otteluiden, turnausten ja muiden myönnettyjen tilaisuuksien mahdollinen valvonta-aika voi poiketa edellä mainituista. Valvottava aika määräytyy liikuntapalvelujen myöntämien
Tervahallin käyttövuorojen mukaisesti. Tilaaja ilmoittaa palveluntuottajille mahdollisista muutoksista heti tiedon saatuaan. Korvaus valvontapalveluiden suorittamisesta maksetaan toteutuneiden valvontatuntien mukaisesti. 2. Edellytämme palveluntuottajalta valmiutta ja joustavuutta mukautua tilaajan mahdollisesti esittämiin muutoksiin. Mikäli Tervahallin kiinteistössä tapahtuu toiminnallisia muutoksia tai toiminta muuttuu ao. kiinteistössä sopimuskauden aikana, tilaajalla on oikeus muuttaa sopimusta tältä osin. 2. 3. Tilaajalla on oikeus taloudelliseen hyvitykseen, mikäli palveluntuottaja ei noudata solmittua valvontapalvelusopimusta. Taloudellinen hyvitys määräytyy sopimuksen noudattamatta jättämisestä ko. ajankohtien mukaisesti, niistä aiheutuvista välittömistä ja välillisistä kuluista sekä muista mahdollisista lisäkuluista, mitä sopimuksen noudattamatta jättäminen tilaajalle aiheuttaa. Mikäli sopimusrikkeet ovat toistuvia tai yksittäinen sopimusrike on tilaajan näkökulmasta niin vakava, että se edellyttää sopimuksen purkamista ja uuden palveluntuottajan järjestämistä sopimusajaksi, palveluntuottaja vastaa kyseisistä tilaajalle aiheutuvista kustannuksista. Palveluntuottajalla on oltava voimassaoleva riittävän kattava toiminnan vastuuvakuutus, joka kattaa tässä työssä tilaajalle, kolmannelle osapuolelle tai tämän omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Vakuutuksia otettaessa tulee erityisesti ottaa huomioon valvontatehtävän palveluluonne. Vakuutuksesta on toimitettava kopio tilaajalle ennen valvontatehtävän aloittamista. 4. Palveluntuottaja vastaa palvelun tuottamisesta vastaavista henkilöistä ja riittävästä henkilöstömäärästä sekä heidän osaamisestaan, jotta Tervahallin valvonta voidaan hoitaa tehokkaasti ja turvallisesti. Kyseiset henkilöt ja heidän yhteystietonsa liitetään varsinaiseen sopimukseen, joka tehdään erikseen palveluntuottajan kanssa. 5. Mikäli tarjoaja aikoo antaa osan sopimuksesta alihankintana kolmannelle osapuolelle, on siitä ilmoitettava tarjouksessa sekä ehdotetut alihankkijat. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Kemin kaupungin liikuntapalvelut voi perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä alihankkijoita. 6. Palveluntuottaja nimeää tarjoukseen vastuullisen esimiehen ja yhteyshenkilön, joka vastaa Tervahallin valvonnassa työskentelevistä henkilöistä ja toimii yhteyshenkilönä tilaajalle. Kyseinen henkilö ja hänen yhteystietonsa on mainittava tarjouksessa. 7. Kemin kaupungin liikuntapalvelut maksaa laskua vastaan ostamansa Tervahallin valvontapalvelun. Maksun edellytyksenä on, että osallistujalistat on palautettu tilaajalle (kävijämäärät on laskettu yhteen). Maksu maksetaan toteutuneiden valvontatuntien mukaisesti, joista on osoitettava laskun yhteydessä kirjallinen raportti. Laskutusosoitetiedot annetaan sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä. Laskusta on käytävä ilmi laskutuksen perusteet ja lasku tulee kohdistaa palvelun tilanneeseen hallintokuntaan. Laskutus- tmv. lisiä ei hyväksytä. Maksut maksetaan laskun perusteella. Lasku erääntyy maksettavaksi kolmenkymmenen (30) päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on enintään kulloinkin voimassa olevan korkolain 4 :n 1 mom. mukainen. 8. Tervahallin valvonnassa noudatetaan tämän tarjouspyynnön sekä tämän tarjouspyynnön liitteessä 1 mainittujen "Tehtävät Tervahallin valvonnassa" ehtoja sekä seuraavia turvallisuuteen liittyvien suunnitelmien ohjeita, jotka annetaan palveluntuottajalle sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä:
- Tervahallin yleisötapahtumien pelastussuunnitelma - Tervahallin turvallisuussuunnitelma - Tervahallin poistumissuunnitelma 3. 9. Palveluntuottajan on perehdytettävä ja opastettava Tervahallin valvontaa suorittavat henkilöt tehtäviinsä sekä edellä mainittuihin suunnitelmiin. Palveluntuottajan nimeämä esimies vastaa perehdytyksestä ja opastuksesta. 10. Palveluntuottajan tulee toimittaa liikuntatoimistoon jokaisen kuukauden 2. päivään mennessä seuraavat tiedot edellisen kuukauden suoritetiedoista: - Toteutuneiden harjoitusvuorojen määrä - Käyttötuntien määrä - Käyntien määrä - Kilpailujen/otteluiden/tapahtumien määrä 11. Kemin kaupungin liikuntapalvelut voi irtisanoa sopimuksen, mikäli palveluntuottaja ei jostain syystä pysty tarjoamaan sopimuksessa sovittuja palveluja tai ei hoida niitä sopimuksen edellyttämällä tavalla. Sopimuksen irtisanomisaika on Kemin kaupungin puolelta yksi (1) kuukausi. Palveluntuottajan osalta sopimuksen irtisanomisaika on kaksi (2) kuukautta. 2. HANKINTAMENETTELY Hankinta on kansalliset kynnysarvot alittava, jossa hankintamenettelynä on avoin menettely. Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tilaaja ei vastaa tarjouksen jättämisestä aiheutuvista kustannuksista tarjoajalle. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. 3. TARJOUKSEN HINTA Tarjouksen hinta ilmoitetaan kokonaishintana kahden desimaalin tarkkuudella tarjouspyynnössä mainitulle ajanjaksolle: 2.1.-18.6.2015 (lukuun ottamatta loppiaista, pääsiäistä, vapunaattoa ja -päivää ja helatorstaita) ja viikoittainen valvonta-aika huomioiden: ma-pe klo 14.30-22.00 ja la-su klo 09.00-18.00. Hinta on kiinteä ja se on voimassa solmittavan sopimuskauden ajan. 4. SOPIMUSKAUSI JA SOPIMUSEHDOT Sopimuskausi alkaa varsinaisessa sopimuksessa mainitun ajankohdan mukaisesti ja kun sopimukset on allekirjoitettu sopijaosapuolten välillä. Sopimuskauden arvioitu aloitusajankohta on 2.1.2015. Sopimuksessa tullaan noudattamaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut), ellei tarjouspyynnössä, varsinaisessa sopimuksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa ole toisin mainittu. 5. HANKINTAAN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee lähettää viimeistään 10.11.2014 osoitteeseen matti.molander@kemi.fi.kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja otsikko: Tervahallin lisätieto tarjouspyyntöön. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään 13.11.2014 sähköisesti osoitteessa: http://www.kemi.fi/palvelut/elinkeinopalvelut/julkiset-hankinnat/.
4. Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös muista mahdollisista tarkentavista muutoksista tarjouspyyntöön liittyen. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. 6. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN JA YHTEYSTIEDOT Sitova tarjous liitteineen on oltava perillä viimeistään 20.11.2014 klo 12.00 mennessä osoitteessa: Kemin kaupunki, liikuntapalvelut Valtakatu 22 94100 Kemi Suljetussa kirjekuoressa on oltava tarjouksen jättäjän osoitetiedot sekä merkintä "Tarjous: Tervahallin valvonta. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomina lähettäjille. Tarjouksessa on mainittava yhteystiedoissa sähköpostiosoite, johon lähetetään ilmoitus hankintapäätöksestä. 7. TARJOUSTEN VERTAILU Tarjousten vertailuperusteena on tarjouksen kokonaishinta kahden desimaalin tarkkuudella. Tarjouskilpailun voittaa se tarjoaja, jonka tarjous on hinnaltaan halvin. Mikäli tilaaja saa kaksi, tai useampia, samanhintaista tarjousta, tarjouskilpailun voittaja ratkaistaan arvalla. 8. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Kemissä 6.11.2014 Nuoriso- ja liikuntajohtaja Matti Molander Liite: Tehtävät Tervahallin hoidossa