TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 1 (9) Espoon kaupunki ja Kirkkonummen kunta tekevät omat saman sisältöiset sopimukset. Haavanhoito-, ensiapu-/ensihoitotarvikkeiden hankinta Espoon kaupungille Sopijaosapuolet Espoon kaupunki jäljempänä Asiakas PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI Puh. vaihde (09) 81621 Espoon internet-sivut: www.espoo.fi Y - tunnus: 0101263-6 Sopimuksen yhteyshenkilöt: Sopimuksen kohde ja tavoitteet ja Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Puh. Internet -sivut: Y-tunnus: Asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot Toimittajan yhteyshenkilön yhteystiedot Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Tämä sopimus koskee haavanhoito- ja ensiapu- /ensihoitotarvikkeiden hankintoja Espoon kaupungille. Sopimustuotteet on mainittu tämän sopimuksen liitteellä 1. Liite 1, tehdään sopimuksen teon yhteydessä. Tuotteiden laadun on täytettävä terveydenhuoltolain edellyttämät vaatimukset ja tuotteet tulee olla CE merkityt. Haavanhoito-, ensiapu- ja ensihoitotuotteiden tulee olla kestäviä ka laadukkaita ja niiden on sovelluttava siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on tarkoitettu.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 2 (9) Jos tuote ei sovellu siihen tarkoitukseen, johon sen tulee soveltua, on tilaajalla oikeus palauttaa tuote (ilman korvausvelvollisuutta) ja saada tuotteen hinta takaisin. Tilaajan tulee aina kuitenkin noudattaa tuotteen käyttöohjeita ja tuotteen mahdollisia käyttörajoituksia, edellyttäen, että Toimittaja on ilmoittanut tuotteen käyttöohjeet ja tuotteen mahdolliset käyttörajoitukset yksiselitteisesti ennen tuotteen käyttöönottoa. Sopimuksen käyttö Asiakas on solminut haavanhoito-, ensiapu- ja ensihoitotarvikkeiden hankintaa koskevan sopimuksen useamman toimittajan kanssa. Tuotteet tullaan tilaamaan toimittajalta, jolla on käyttäjän tarpeeseen sopivammat tuotteet. Asiakas ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimus on määräaikainen ajalle 1.1.2013-31.12.2015. Sopimuksen jälkeen sopimusta voidaan jatkaa yhdellä optiovuodella ajalle 1.1.2016-31.12.2016. Option käyttöönotosta sovitaan sopimuspuolien kesken erikseen neljä kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Asiakas varaa itselleen oikeuden perustellusta syystä jatkaa sopimusta optiovuoden ajalle vain osan toimittajista kanssa. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että valtuusto osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on asiakkaalla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Asiakkaan oikeus on voimassa, tulee Asiakkaan ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava asiakkaalla
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 3 (9) käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tilaaminen Asiakas voi tilata tuotteita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Sopimuskaudella haavanhoito-, ensiapu-/ensihoitotarvikkeita tilaa Espoon kaupungin logistiikkapalvelut / varasto (Luomannotko 3, 02200 Espoo). Tilaukset tehdään osoitteeseen: - Käyttökoulutus Hinnat ja hintojen tarkistaminen Toimittaja järjestää tuotteiden käyttökoulutusta ja opastusta Espoon eri toimipisteiden hoitohenkilökunnalle. Tämä ei aiheuta kustannuksia Asiakkaalle Haavanhoito- ja ensiapu-/ensihoitotarvikkeiden ovat toimittajan xxxxx päivätyn tarjouksen mukaiset. Hinnat ovat kiinteät ja niihin sisältyy kaikki kulut, kuljetus-, pientoimitus-, laskutus- ja toimistokulut sekä tuote- ja käyttökoulutuskulut. Sopimuksen kaikkien hintojen tulee olla kiinteät 31.12.2015 asti. Option käyttöönoton yhteydessä hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoitus kuukausi. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Hinnoissa voidaan huomioida kustannusten lasku. Mikäli jonkin tuotteen tuotanto lopetetaan ja Toimittaja tarjoaa tilalle vaihtoehtoisen tuotteen, ei korvaavan tuotteen hinta voi ylittää alkuperäisen tuotteen hintaa.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 4 (9) Toimitusaika Tuotteiden toimitusaika on xx arkipäivää tilauksen vastaanottamisesta. Toimitusehto Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Vakuutukset TOP, Espoo FIN01 (vapaasti perille purettuna tilaajan osoittamaan paikkaa, kuljetus vakuutettuna toimittajan lukuun). Espoon kaupungin logistiikkapalvelut / varasto (Luomannotko 3, 02200 Espoo) vastaan ottaa toimituksen. Lasku voidaan maksaa, kun tavara on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Espoon kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Laskut lähetetään osoitteella: Logistiikkapalvelut / varasto (Luomannotko 3) PL 620 02070 ESPOON KAUPUNKI Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 5 (9) Reklamaatiot Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa tilaajan / vastaanottajan tulee olla kohtuullisessa ajassa yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä reklamaation antaneelle tilaajalle ja hankintapalvelulle (helli.eskola@espoo.fi) kirjallisesti. Vahingonkorvaus Asiakkaalla on oikeus saada Toimittajan sopimusrikkomuksesta korvaus kaikista välittömistä kuluista ja vahingosta sekä virheellisen tuotteen aiheuttamasta vahingosta. Korvausvaatimukset tulee osoittaa kirjallisesti. Kestävä kehitys Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti. Sopimusseuranta Sopimuksen siirtäminen Sopijapuolet sitoutuvat seuraamaan sopimuksen toteutumista ja kokoontuvat tarvittaessa neuvottelemaan tulleesta asiakaspalautteesta. Toimittaja varautuu ja sitoutuu sopimuskauden aikana Asiakkaan kanssa pidettäviin seurantakokouksiin. Seurantakokouksissa käsitellään Toimittajan tuottaman palvelun ja tuotteiden laatua, virhetilanteita sekä tilausprosessia. Toimittaja esittelee yhteenvedon keräämästään oman toimintansa palautteesta ja palvelujen laadusta. Asiakas esittelee yhteenvedon asiakaspalautteesta sekä sisäisten toimijoiden palautteesta. Seurantakokouksissa sovitaan ja vedetään yhteen toimittajan palvelutoiminnassa esiintyneiden virheiden korjaavat toimenpiteet sekä mahdolliset kehittämiskohteet. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 6 (9) Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 3 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Ylivoimainen este Sopimuksen muutokset Sopimuksen purkaminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa.
Sopimuksen päättyminen Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 7 (9) Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (4 viikkoa) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Asiakas osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut asiakkaan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Asiakkaalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Asiakas noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa
Noudatettavat sopimusehdot Sopimuskappaleet TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 8 (9) asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT). Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 9 (9) Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus Tarjouspyyntö pvm Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT). Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Espoossa xx.xx.2012 Espoon kaupunki nimi ja titteli Toimittaja nimi ja titteli LIITTEET: Liite 1, Sopimustuotteet ja hinnat