Kemin kaupungin Esimiespolku Matka erinomaiseksi esimieheksi

Kemin kaupungin Esimiespolku Matka erinomaiseksi esimieheksi Henkilöstöpalvelut 29.12.2016

1 Johdanto Kunnat ovat keskellä suurta muutosta, minkä vuoksi toimintatavat ja eteenkin johtaminen ovat muuttumassa. Muutoksissa tarvitaan uudistavaa johtamista ja vuorovaikutusta niin organisaation sisällä kuin toimintaympäristön kanssa. Kuntakenttä toimii jatkuvan ja yhä kiihtyvän muutoksen keskellä. Muutoksiin on pystyttävä johdonmukaisesti varautumaan ja hallitsemaan kokonaisuuksia. Kuntajohtamisen painopiste on yhä enemmän siirtymässä sisältä ulos, kunnan virasto-organisaatiosta ja henkilöstöjohtamisesta erilaisten ulkoisten organisaatioiden ja sidosryhmien sekä kuntalaisten suuntaan. Kuntajohtamisen muutossuunta on rutiiniluonteisten tehtävien vähentyminen suhteessa haastaviin ja monimutkaisiin johtamisen ongelmiin. Keskeisenä osana uutta julkisjohtamista on ammattimaisen johtamisen merkityksen korostaminen ja sopimuksellisuus eri toimijoiden kesken. Uuden julkisjohtamisen tavoitteena on korvata perinteinen julkisen hallinnon hierarkiaan perustuva kontrolli ja byrokratian toimintahäiriöt tuomalla hallintoon lisää joustavuutta ja koordinaatiota. Älykäs julkinen johtaminen viitekehys sopii tulevaisuuden ennalta arvaamattomaankin toimintaympäristöön. Kuva 1. Älykäs julkinen johtaminen - viitekehys Lähde: FT Pentti Sydänmaanlakka Tulevaisuudessa perusjohtamisen tavoitteena osaamisen tulisi olla uudistavan johtamisen ja vahvistaminen. Johtamisen näkökulmia

muuttuvassa kuntakentässä ovat: johtajuus, omistajuus, koordinaatio ja seuranta, innovaatio, kokeileva kulttuuri ja kyvykkyyksien rakentaminen. 2 Esimiespolku Toimintaympäristön monimutkaistuessa esimiestyö ja johtaminen ovat uudenlaisten haasteiden edessä. Käytännön uudistustyötä tekevät esimiehet oman yksikkönsä henkilöstön kanssa. Esimiestyö on yhä haastavampaa jatkuvissa työelämän muutostilanteissa, jossa muutosten johtaminen on käytännössä ihmisten johtamista valmentavalla otteella. Yhtenä tärkeänä pitkän tähtäimen työhyvinvoinnin ja työurien jatkamisen edistäjänä voidaan pitää jatkuvaa työn ja työssä kehittymistä sekä koulutusmahdollisuuksia. Tämä pätee myös osaamisen kehittämisen mahdollisuuksiin esimiestyössä. Esimiestyöhön kuluva aika voidaan jakaa kahteen osaan: aikaan, jonka esimies käyttää ihmisten johtamiseen sekä aikaan, jonka esimies käyttää esimiestyön tuomien tehtävien hoitamiseen. Esimiestyö on itsensä johtamista, viestintä- ja vuorovaikutustaitoja sekä suoritusten johtamista. Esimiestyössä kyvykkyyksien rakentamisen näkökulmasta Kemin kaupungissa on kehitetty esimiehille suunnattu esimiespolku esimiestaitojen vahvistamiseen ja esimiestoiminnan valmennukseen. Kuva 2. Kemin kaupungin esimiespolku - Matka erinomaiseksi esimieheksi

Esimiespolku on kattava läpileikkaus johtamisen ja esimiestehtävien olennaisiin aihealueisiin. Esimies voi kulkea koko polun tai poimia sieltä itselleen tarpeelliset osa-alueet. Keskitetyn koulutuksen puitteissa Kemin kaupunki tarjoaa lyhyt kursseja eri teemoista esimiestaitojen vahvistamiseksi. 3 Johtamistasot ja osaamisen kriteerit Tavoitteena on määritellä selkeät johtamisen tasot, jotka on kuvattu kuvassa 3. Kaupunginjohtajan alapuolella on kolme johtamisen tasoa. Ne ovat ylin johto, keskijohto ja lähiesimies. Ylimmän johdon, johon kuuluvat tulosalue- ja palvelualuejohtajat, sekä päällikkötason keskijohdon työn painopisteet ovat strategisessa ja taktisessa johtamisessa. Lähiesimiehet taas työskentelevät enemmän henkilöstö- ja substanssiasioiden parissa. Esimiestaitoja tulisi vahvistaa johtamistasojen painopisteiden mukaisesti. Kuva 3. Johtamistasojen avaintehtävät

3.1 Strateginen johtaminen Strateginen johtaminen on kokonaisuus, joka käsittää organisaation vision ja tavoitteiden luomisen, kokonaisuuksien hahmottamista ja edellytysten luomista suorituskykyiselle toiminnalle organisaation ulkoisen ja sisäisen ympäristön asettamassa viitekehyksessä. Strategisen ajattelun ja johtamisen tavoitteena on tulevaisuuden tekeminen ja laajojen kokonaisuuksien hallinta, jossa pyrkimys on ennakoivaan toimintaan. Strateginen suunnittelu vastaa ennen kaikkea organisaation tarkoituksesta sekä arvolupauksesta eli siitä mitä arvoa organisaatio tuottaa asiakkaalleen ja mikä on organisaation tulevaisuuden suunta. Organisaation strategista johtamista voidaan yleisellä tasolla tarkastella kolmelta eri näkökulmalta: strategian luominen, strategian toteuttaminen sekä strategian ohjaus. Tällä tarkoitetaan organisaation tulevaisuuden vision ja strategisten painopisteiden määrittelyä sekä tehokasta johtoryhmätyöskentelyä. Strateginen päätöksenteko ja päätöksentekokyky tulisi olla ylimmällä johdolla. Strateginen päätöksenteko on koko organisaatiota koskevia valintoja strategisten painopisteiden ja vaikutusten välillä, jolla on pitkän aikavälin vaikutus organisaation kykyyn tavoitteiden saavuttamisesta organisaation käytössä olevien käytänteiden ja menetelmien kautta. Strategisessa päätöksenteossa johdon tulisi arvioida mitä vaikutuksia toimintaympäristön muutoksilla, jotka osittain ovat epävarmojakin ja dynaamisia, on organisaation tulevaisuuden suuntaan ja mitä haasteita ne voivat organisaation toiminnassa aiheuttaa. Strateginen ajattelu, suunnittelu ja toiminnan painopisteiden tulisi pohjautua: Organisaation kyvystä ymmärtää toimintaympäristöä Tunnistaa kunta-alan sekä kunta-alaan liittyvien toimialojen kehitys ja trendit Ennakoida toimintaympäristön muutoksia ja suunniteltujen toimenpiteiden tulosennusteita sekä miten ennakoidut tulokset vaikuttavat organisaation suuntaan Riskianalyysiin, joka vähennetään virhearvioiden mahdollisuutta strategisten tavoitteiden asetannassa Strategisessa johtamisessa toimitaan jatkuvassa epävarmuuden tilassa, jolloin kaikkea organisaation toimintaa ei ole mahdollista hallita tai tietää järjestelmienkään avulla. Sen vuoksi strategiaa ja sen perususkomuksia on syytä arvioida säännöllisesti muun muassa erilaisissa keskusteluissa organisaation eri toimijoiden välillä esim. johtoryhmätyöskentelyn avulla. Strategisessa johtamisessa työkalut ovat mm. kaupunkistrategia ja sen toimenpideohjelma, missio, visio, arvot, hallintosääntö, konserniohjeet, kasvuohjelmat ja yhteistoiminnan, hyvän johtamisen ja hallinnon toimintamallit.

3.1.1 Osaamiskriteerit - Ylin johto, strateginen johtaminen Strateginen osaaminen: osaa asettaa koko kaupungin edun ensisijaiseksi ja kykenee hahmottamaan kokonaisuuksia kykenee asettamaan ja saavuttamaan tavoitteita, jotka on johdettu strategiasta ja edesauttavat kaupungin vision toteutumista kykenee hahmottamaan palvelutuotantoon ja palveluiden järjestämiseen liittyvät haasteet ja niiden ratkaisumahdollisuudet tunnistaa miten toimintaympäristön muutokset vaikuttavat ja miten olisi uudistuttava toiminnan kehittämisessä hallitsee resurssien käytön suunnittelun ja jakamisen Johtaminen: johtamisen arvojen (avoimmuus, luovuus, suvaitsevuus) syvällistä ymmärtämistä ja esimerkillistä toteuttamista työssä kyky johtaa kokonaisuuksia ja delegoida edesauttaa johtamisellaan vastuualueensa esimiehiä ja työyhteisöjä palvelutuotannon ja palveluiden järjestämisen tavoitteiden toteuttamisessa kyky tunnistaa henkilöstöjohtamisen olennaisuus palvelutuotannon ja palveluiden järjestämisen kokonaistaloudellisuudessa ja henkilöstön työhyvinvoinnissa henkilöstötuottavuuden (esimiestoiminta, prosessit, toimintakulttuuri ja työelämän laatu) ja talouden johtamisen osaaminen kyky johtaa toimintaa ja prosesseja asiakaslähtöisesti sekä tukea laatujohtamisen toteuttamista koko kaupungissa kyky käyttää ja hyödyntää uusinta tutkittua tietoa toiminnan johtamisessa Organisaation ja henkilöstön kehittäminen: ymmärtää organisaation oppimiseen, osaamiseen ja tehokkuuteen liittyvät tekijät mahdollistaa oman henkilöstönsä osaamisen kehittämisen strategian toteuttamisen mahdollistamiseksi ja kehittää omalta osaltaan vastuualueensa esimiesten ja työyhteisöjen osaamista edistää ja kehittää yhteistoimintamuotoja sekä koko kaupungin tasolla että vastuualueella Innovatiivisuus ja kehittäminen: tukee omalta osaltaan organisaation innovatiivisuutta ja mahdollistaa innovaatioiden toteutumisen johtamallaan vastuualueellaan omaa vahvan uudistumiskapasiteetin kehittää ja toimii aktiivisesti kuntayhteistyössä ja muissa verkostoissa ylläpitää tiivistä vuorovaikutusta ja yhteistyötä luottamuselinten kanssa

3.2 Taktinen johtaminen Taktinen johtaminen osoittaa miten keskijohdon esimiehet aikovat toteuttaa strategian ja asetetut strategiset toimenpiteet, jotta ennalta asetetut strategiset tavoitteet saavutetaan. Johtaminen ottaa huomioon resurssit (aika, raha, materiaalit, ihmiset), tiedostaa riskit ja haasteet tavoitteiden saavuttamiseksi sekä määrittelee mahdollisimman tehokkaan tavan käyttää resursseja. Taktinen suunnittelu keskittyy tekemään oikeita asioita oikealla tavalla oikeilla resursseilla oikeaan aikaan. Taktisessa johtamisessa päätöksenteko jalkauttaa strategiset päätökset mitattavaksi toiminnaksi. Taktinen päätöksenteko sisältää työyksiköiden toiminnalliset suunnitelmat, ohjatut työprosessit ja resurssien tehokkaan käytön. Nämä sisältävät mitä tehdään, missä työjärjestyksessä, millä menetelmillä tai työkaluilla ja millä henkilökunnalla. Toiminnalliset määritellyt ja tarkoituksenmukaiset mittarit seuraavat tavoitteiden saavuttamisen kehitystä. Nykyään myös merkittävä osa työtehtävistä tehdään joko kokonaan projektissa tai erillisissä osaprojekteissa. Taktisen johtamisen haasteena onkin miten edetään sujuvasti projekti-ideasta onnistuneeseen lopputulokseen saakka, jotta strategisesti valitut toiminnalliset kehittämisideat ovat tuloksellisia ja jalkautuvat käytännön tekemiseksi. Taktisessa johtamisessa toiminta on asioiden johtamista organisaation näkökulmasta: Johtamisjärjestelmät (mm. vuosikello, talousseuranta, mittarit) Päätöksentekojärjestelmät (hyvä hallinnointitapa, hyväksymismenettelyt) Resursointi (henkilöstö, palvelutuotanto, sisäinen toiminta ja budjetointi) Riskienhallintamenettelyt Prosessijohtaminen ja laadunvalvonta Verkostoituminen ja kumppaneiden hallinta Kehittämisen suunnittelu Taktisen johtamissa työkalut ovat mm. osaamisen johtaminen, hyvät käytännöt, suunnitelmat ja prosessit. 3.2.1 Osaamiskriteerit - Keskijohto, taktinen johtaminen Taktinen osaaminen: kaupunkistrategian toimeenpano vastuualueella sekä ymmärtää strategian vaikutukset vastuualueella, osaa laatia työyksikkökohtaisia tavoitteita sekä viedä ne käytäntöön osaa tehdä valintoja ja kohdentaa annetut resurssit oikein strategian toteuttamiseksi osaa tehdä tarvittavat toiminnalliset muutokset toimintaympäristön, palvelujen järjestämisen, taloudellisuuden ja toimivuuden näkökulmista kykenee hahmottamaan palvelutuotantoon ja palveluiden järjestämiseen liittyvät ongelmat ja niiden ratkaisumahdollisuudet

ymmärtää johtamansa vastuualueen merkityksen kaupungin palvelutuotannon ja palvelujen järjestämisen kokonaisuudessa sekä järjestää vastuullaan olevat palvelut yhteen sovittaen ne kaupungin muihin palveluihin tunnistaa ja ennakoi toimintaympäristön ja asiakasryhmiensä muutostarpeet sekä niihin varautuminen kykenee tekemään tarvittavat muutokset toiminnassa ja toimeenpanemaan tehdyt päätökset Johtaminen: johtamisen arvojen (avoimmuus, luovuus, suvaitsevuus) syvällistä ymmärtämistä ja esimerkillistä toteuttamista työssä ymmärtää johtamansa vastuualueen toiminnan keskeisimmät sisällölliset piirteet sekä tuntee toiminnan sisällöt siten, että kykenee arvioimaan muutosten vaikutuksia osaa johtaa muutosta ja ymmärtää muutoksen eri vaiheet omaa henkilöstön, toiminnan, talouden ja prosessien johtamisen osaamista kyky johtaa, arvioida ja kehittää asiakaslähtöisiä palveluprosesseja varmistaa, että vastuualueella toiminta ja prosessit ovat asiakaslähtöisiä sekä arvioi ja kehittää yhdessä henkilöstön kanssa vastuualueensa toiminnan laatua, sitoutumista ja jatkuvaa parantamista järjestää palvelut asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti yhdessä henkilöstön kanssa sekä arvioi eri tuotantotapojen tarkoituksenmukaisuutta palveluiden järjestämisessä (ostopalvelut, kumppanuudet, oma tuotanto) huomioi eri palvelualueiden ja eri prosessien väliset keskinäiset vaikutukset erityisesti asiakasnäkökulmasta kyky tunnistaa henkilöstöjohtamisen olennaisuuden palvelutuotannon kokonaistaloudellisuudessa ja henkilöstön työhyvinvoinnissa Organisaation ja henkilöstön kehittäminen: ymmärtää organisaation oppimiseen, osaamiseen ja tehokkuuteen liittyvät tekijät mahdollistaa oman henkilöstönsä osaamisen kehittämisen strategian toteutumisen suuntaisesti edistää ja kehittää yhteistoimintamuotoja vastuualueellaan ja työskentelee edistäen yhteistoimintaa henkilöstön ja henkilöstön edustajien suuntaan ymmärtää kunnallisen päätöksenteon rakenteen Innovatiivisuus ja kehittäminen: tukee omalta osaltaan organisaation innovatiivisuutta ja mahdollistaa innovaatioiden toteutumisen johtamallaan vastuualueella omaa vahvan toiminnan jatkuvan parantamisen halun ja kyvyn kehittää ja toimii aktiivisesti kuntayhteistyössä ja muissa verkostoissa

3.3 Operatiivinen - ja substanssijohtaminen Operatiivinen johtaminen on organisaation päivittäisen toiminnan johtamisesta, jossa vastataan siihen millä tavoin asetetut tavoitteet saavutetaan. Operatiivisen toiminnan suunnittelu on synkronoitu strategisen suunnittelun kanssa yhteen, jotta työyksikkö kykenee varmistamaan strategisten tavoitteiden toteuttamisen operatiivisessa toiminnassaan. Substanssijohtamisella tarkoitetaan huomion kiinnittämistä toimialan erityispiirteiden vaikutuksiin palvelutuotannon organisoimisen kannalta. Ammattialan tiedollinen osaaminen ja asiantuntijuus sekä muuttuva alakohtainen substanssitieto liittyy oman työyksikön toiminnan tuntemiseen sekä koordinointiin, jotta asetetut tavoitteet saavutettaisiin. Lähiesimiestyö on jatkuvaa ihmisten, ongelmien ja vaihtelevien tilanteiden kohtaamista. Tämän suorittaminen edellyttää esimieheltä läsnäoloa sekä aikaa ja mahdollisuuksia esimiestyön hoitamiseen. Henkilöstötyöllä tarkoitetaan työyhteisön ja siihen kuuluvien ihmisten asioiden hoitamista. Ihmisiä johtamalla asioita viedään eteenpäin kohti organisaation lopullisia tavoitteita. Lähiesimiestyön painopisteet tulisi olla: Tiimityö ja sen johtaminen Päivittäinen työskentely Perehdyttäminen Henkilöstötyö Henkilöstön ammattiosaamisen kehittäminen Asiakassuhteiden hoitaminen Toiminnan tuloksellisuus ja kannattavuus Operatiivisessa johtamisessa työkalut ovat mm. kehityskeskustelut, osaamisen johtaminen, tiimityö, viestintä ja vuorovaikutus. 3.2.1 Osaamiskriteerit - Lähiesimies, operatiivinen johtaminen Operatiivinen osaaminen: ymmärtää strategian merkityksen johtamallaan vastuualueella ja osaa laatia työyksikkökohtaisia tavoitteita osaa organisoida työtä ja jakaa resursseja kyky toimia johtamansa alueen/substanssin asiantuntijana ja toimintaalueen/ palveluprosessin vaatima erityinen toiminnan tuntemus vastuullaan olevien työprosessien kehittäminen asiakaslähtöisiksi yhdessä henkilöstön kanssa sekä kykenee näkemään työprosessien toimintaan liittyvät haasteet ja kykenee tekemään tarvittavat muutokset toiminnan ja resurssien johtaminen alueellaan kokonaistaloudellisuus huomioon ottaen kyky toimia lähiesimiehenä ja johtaa alaisiaan

Johtaminen: edellyttää johtamisen arvojen (avoimmuus, luovuus, suvaitsevaisuus) syvällistä ymmärtämistä ja esimerkillistä toteuttamista työssä kykenee toimimaan asiantuntija-apuna henkilöstölleen henkilöstön, toiminnan ja talouden johtamisen osaaminen kykenee johtamaan ja ohjaamaan työnteon tulokselliseen toimintaan ymmärtää ja tuntee johtamansa alueen toiminnan sisällöt sekä tuntee toiminnan sisällöt siten, että kykenee arvioimaan muutosten vaikutuksia asiakkaiden ja henkilöstön näkökulmasta kykyä johtaa, arvioida ja kehittää asiakaslähtöisiä työprosesseja tunnistaa henkilöstöjohtamisen olennaisuuden palvelutuotannon kokonaistaloudellisuudessa ja henkilöstön työhyvinvoinnissa kykenee alaistensa kanssa vuorovaikutteiseen yhteistyöhön ja viestintään luo ja ylläpitää yhteistoimintaa työyksikössä Organisaation ja henkilöstön kehittäminen: ymmärtää organisaation oppimiseen ja osaamiseen liittyvät tekijät sekä tukee ja kannustaa alaistensa osaamisen kehittämistä osaa rekrytoida ymmärtää henkilöstön työhyvinvointiin vaikuttavat tekijät ja edistää niitä tuntee alueensa virka- ja työehtosopimukset sekä kaupungin ohjeistuksen riittävän tarkasti edistää ja kehittää yhteistoimintamuotoja työyksikössä ja työskentelee edistäen yhteistoimintaa ymmärtää kunnallisen päätöksenteon rakenteen Innovatiivisuus ja kehittäminen tukee henkilöstönsä innovatiivisuutta ja mahdollistaa innovaatioiden toteutumista työyksikössään kykenee kehittämään työprosessien ja henkilöstön toimintaa ennakkoluulottomasti kehittää ja toimii alansa verkostoissa

Johtamisen arvot pohjautuvat Kemin kaupungin voimassaoleviin arvoihin ja toimintaperiaatteisiin. Kuva 4. Kemin kaupungin arvot ja toimintaperiaatteet. Kaupunginvaltuusto 25.11.2013 148.