toiminnan suunnittelu, johtaminen ja kehittäminen

Transkriptio

1 Jyväskylä Keskustelua vapaaehtoistoiminnasta ja yleishyödyllisyydestä YTT Juha Heikkala Yhdistyksen / järjestön toiminnan suunnittelu, johtaminen ja kehittäminen

2 STRATEGINEN SUUNNITTELU Strategia: (1) on kuvaus suunnitelmasta, joka (2) sisältää joukon tavoitteita, jotka (3) ovat arvovalintoja sen suhteen, (4) mihin toimintoihin ja asioihin yhdistys / järjestö keskittyy ja (5) miten se käyttää resurssejaan tavoitteiden toteuttamiseksi (6) pitkällä aikavälillä Visio: Missio: Valintoja: Taskulampun valokeila Olemassaolon perustelu Suodatin arkisessa päätöksenteossa

3 Strateginen suunnittelu Miksi? Ennakoiminen - Tulevaisuuden tekeminen Milloin? Ennakointi elinkaarella Kenelle? Hallitukselle, jäsenille, sidosryhmille, toimialalle Strategian tarve Ei strategiaa näön vuoksi! Strategian tarve ja tekemisen motiivi Prosessiin uskominen Dokumentti merkkinä, prosessi oppimisena Osallistujajoukon suppeus/laajuus ja "sitoutuminen" Jälkihoito Dokumentin hautautuminen - Strategian vaaliminen Johdon (johtamisen) rooli!

4 STRATEGIAPROSESSI - MITEN? Analyysit Historia, mandaatti, SWOT, sidosryhmät Strategiset aiheet Valinnat Strategiset valinnat, tavoitteet ja toimenpiteet Missio ja visio Toimeenpano Toteutettavuus: tavoitteet / resurssit Kuka, mitä, milloin, millä resursseilla Seuranta / Päivittäminen Tavoite palaute sykli Lyhyt tai pitkä kaava

5 STRATEGIAN TOIMEENPANO Strategian jalkauttaminen on: Prosessissa oppimista ( sitoutumista ) Toimenpiteiden suunnittelua (kuka, miten, millä resursseilla, milloin, kenen kanssa) Johtamista (leadership iä ja management ia) Tavoitteiden toteutumisen seurantaa (strategian päivitystä) Onnistunut strategia on läsnä yhdistyksen / järjestön arjessa, sen havainnoissa, päätöksissä ja valinnoissa Strategia on tapa toimia!

6 STRATEGISIA AIHEITA Vapaaehtoisten määrä Lisääntynyt Vähentynyt? Toimivia yksiköitä (yhdistyksiä) lisää Vapaaehtoisten absoluuttinen määrä / suhteellinen osuus yksikköä kohden vähentynyt Vapaaehtoisuuden laatu ja muodot Kohdennettuun ja vastikkeelliseen panostukseen Harrastelemisesta harrastamiseen (vakavuuden aste) Erityisesti nuoret: toiminta, ei hallinto Läpivirtaus lisääntynyt: kuluttajuus, ajankäyttö Löyhäsidonnaisuus, projektimaisuus, yhdistyskulttuurien heikkeneminen

7 JÄRJESTÖJEN ERITYISPIIRTEET Voiko vapaaehtoisia johtaa vai onko se kannustamista Jäsenkunnan moninaisuus, moniäänisyys, epämääräisyys, kohina Ammattilaiset ja vapaaehtoiset yhdessä Tunteet, intohimot, henkilökohtaisuus Omistautuminen, voimakkaat motiivit, aate, sitoutuminen Demokratia, yhdessäsovittu päätöksenteko, jäsenen ääni ja osallistaminen Päätösvaltasuhteiden epämääräisyys, moniportaisuus, epäselvät roolit Epämuodollisuus, keittiön pöytä, harrastus, ammatillisuuden puute, Yhtä perhettä, identiteetti, yhteisöllisyys Puuttuu omistajan ääni, palkkakannustin, tulosvastuu (yksityinen sektori) Puuttuu virkavastuut, virka-aseman tuoma valta (julkinen sektori) JÄRJESTÖJEN JOHTAMINEN?

8 POSITIIVINEN KIERRE RAKENNE Organisoituminen, hallinnointi SUUNTA Strateginen johtaminen TOIMIJAT Aktiivit, jäsenet, sidosryhmät RESURSSIT Osallistuminen, raha, aika, osaaminen, olosuhteet

9 Yhdistyksen / järjestön johtamisen perusulottuvuuksia: Strateginen johtaminen: suunnan antamista Kerro missä tarinassa kukin on mukana! Kulttuurin johtaminen: vuorovaikutuksen johtamista Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi! Ihmisten johtaminen: tahtojen / motiivien yhteensovittamista Hallitse tulkintoja, johda odotuksia! Rakenteiden johtaminen: onnistumisen tilaisuuksien luominen Dekkarit: motiivi ja tilaisuus!

10 Hallitustyöskentelyn A-B-C: Pelisäännöt selväksi Avaa ja varmista! Strategia johdattaa Motiivit ja roolit, valta- ja vastuusuhteet Puheenjohtajan ja johtokunnan jäsenen Valiokunnan puheenjohtajan ja jäsenen Päätoimisen työntekijän, vapaaehtoisen, jäsenen Tehtävät ja edustukset ( ministerivastuut ) Mitä kukin jäsen edustaa Mitä operatiivista tehtävää kukin hoitaa Järjestön säännöt, päätöksenteko ja hallituksen vastuut Kokousten kulku ja päätösten toimeenpano Hallituksen koko, vaihtuminen, jatkuvuus Perehdyttäminen, koulutus, osaamisen varmistaminen (toimiala, järjestörakenne ja järjestön tehtävät)

11 Rekrytoimisen psykologiaa: Mielikuva toiminnasta ja samaistuminen mielikuvaan Mielikuva ratkaisee - Jos olet mediassa, olet olemassa Sisäpiiriläisyys ja kynnykset osallistua Vaatii rohkeutta tunkea mukaan Henkilökohtaistaminen Sinun osaltasi tämä tarkoittaa Tehtävien paketointi ja ajankäytön suunnittelu Kauhukuva hommien kasautumisesta Osaaminen ja kouluttaminen tehtäviin Pelkään etten osaa Kiittäminen, kannustaminen, jaksamisen tukeminen Kun kukaan ei huomioi