Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

Transkriptio

1 Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet

2 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta käsitteinä Kuntalain säännökset kuntayhtymän sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta ovat tulleet voimaan vuoden 2014 alusta. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kuntayhtymän sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joilla pyritään varmistamaan toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus. Se on osa kuntayhtymän johtamisjärjestelmää sekä kuntayhtymän johdon ja hallinnon työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on edistää organisaation tehokasta johtamista, riskienhallintaa ja toiminnan tuloksellisuuden arviointia. Lisäksi toimivan ja tehokkaan sisäisen valvonnan avulla mm. tunnistetaan ja vältetään vaarallisia työyhdistelmiä sekä ehkäistään ja havaitaan mahdollisia väärinkäytöksiä ja virheitä. Sisäisen valvonnan tavoitteet Sisäisen valvonnan tavoitteena on osaltaan tuottaa kohtuullinen varmuus siitä, että toiminnalle asetetut tavoitteet saavutetaan toiminta on tehokasta ja tuloksellista toimintaa ja taloutta koskeva informaatio on luotettavaa ja oikeaa säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan varat turvataan Sisäisen valvonnan tehtävät ja vastuut Kuntayhtymän hallintosäännössä on määritelty Luvussa 11 Taloudenhoito Sisäistä valvontaa ja Riskienhallintaa koskevat vastuut ja periaatteet. Hallintosäännön 108 edellyttää, että organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta. Valtuusto Kuntayhtymän valtuuston tulee päättää kuntayhtymäkonsernin sisäisen valvonnan perusteista (kuntalaki 14 Valtuuston tehtävät ja 59 Yhtymävaltuusto). Valtuusto hyväksyy vuosittain talousarvion, jossa kuntayhtymälle asetetaan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yhtenä tehtävänä on varmistaa asetettujen tavoitteiden toteutumista. Hallitus, toimielimet ja toimiva johto Hallituksen ja kuntayhtymän toimitusjohtajan vastuulla on sisäisen valvonnan järjestäminen ja operatiivinen toiminta. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa kuntalain hallitukselle säädettyä kuntayhtymän Sivu 2/6

3 hallinnon ja taloudenhoidon johtotehtävää. Hallituksen tulee huolehtia sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä (Kuntalaki 39 Hallituksen tehtävät). Kuntayhtymän toimitusjohtaja, johtajaylilääkäri, hallintoylihoitaja, talousjohtaja, henkilöstöjohtaja, tulosalueen johtaja, sairaalainsinööri sekä tietohallintopäällikkö vastaavat omalla tehtäväalueellaan sisäisen valvonnan toimeenpanosta ja toteuttamisesta. Kullakin toimielimellä ja jokaisella esimiesasemassa olevalla on vastuu sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on osa sisäistä valvontaa. Sisäinen tarkastus tukee johtoa kuntayhtymän tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuuden arviointiin ja kehittämiseen. Riskit ja riskien hallinta Riskillä tarkoitetaan tapahtumaa tai olosuhdetta, joka voi estää kuntayhtymää saavuttamasta päätettyjä tavoitteita. Hyödyntämättä jäävä mahdollisuus on myös riski. Riskin yhtenä tunnusmerkkinä on sattumanvaraisuus, jolloin on ennalta tietämätöntä, toteutuuko riski ja kuinka suurena se toteutuu. Kokonaisvaltainen riskienhallinta on olennainen osa kuntayhtymän johtamista sekä työtä kuntayhtymän toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi. Riskienhallinnalla tähdätään riskeiltä suojautumiseen ennalta ehkäisevin toimenpitein, selkeillä vastuiden määrityksillä ja oikein kohdistetuilla resursseilla. Riskienhallinta on prosessi, jota sovelletaan strategiaa asetettaessa ja organisaation koko toiminnassa. Siinä tunnistetaan organisaation toimintaan mahdollisesti vaikuttavat tapahtumat ja saatetaan tapahtumien riskit organisaation hyväksymälle tasolle. Riskienhallintapolitiikka Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan tarkoitus on varmistaa häiriötön palvelutuotanto ja asetettujen tavoitteiden saavuttaminen. Kokonaisvaltainen riskienhallinta tukee vision, strategian sekä toiminta- ja taloussuunnitelman toteuttamista. Kokonaisvaltaisessa riskienhallinnassa arvioidaan hoito- ja palveluketjuihin liittyviä riskejä. Sivu 3/6

4 Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymässä riski koetaan asiaksi, joka estää tavoitteiden saavuttamisen tai mahdollisuuksien hyödyntämisen. Perusteet Kokonaisvaltainen riskienhallinta on osa sairaanhoitopiirin hyvää hallintotapaa sekä johtamisja laatujärjestelmää. Riskit jaetaan neljään riskialueeseen: Strategiset riskit, jotka liittyvät usein ulkoisten tapahtumien muutoksiin, pitkän aikavälin suunnitelmiin, strategisiin tavoitteisiin tai sidosryhmäyhteistyöhön. Toiminnalliset riskit, jotka liittyvät päivittäiseen toimintaan. Taloudelliset riskit, jotka liittyvät taloudellisiin ja rahoituksellisiin tekijöihin. Vahinkoriskit, jotka aiheutuvat odottamattomista ja äkillisistä tapahtumista. Riskialueisiin voi kuulua sisäisiä ja ulkoisia riskejä. Yhteys toimintaan ja tavoitteisiin Kokonaisvaltaista riskienhallintaa käsitellään: Yhtymähallinnon tasolla. Tukee johdon päätöksentekoa, taloussuunnittelua sekä kokonaisuuden hallintaa. Yhtymähallinnon riskikartoitukset Tulosalueiden tasolla Tukee laadukkaan ja keskeytymättömän potilaiden hoidon sekä asetettujen tavoitteiden ja kehitystoiminnan tavoitteiden saavuttamista. Tulosalueiden toiminnan, talouden ja palveluiden laatu Potilas- ja asiakasturvallisuus sekä lääketurvallisuus Toimitilat ja työympäristö Henkilöstö ja työhyvinvointi Tietoturvallisuus Vastuut ja velvollisuudet Kuntayhtymän valtuusto päättää kokonaisvaltaisen riskienhallinnan perusteista. Valtuusto hyväksyy riskienhallintapolitiikan osana sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteita. Kuntayhtymän hallitus seuraa riskienhallintaprosessin toteuttamista ja tavoitteenmukaisuutta. Sivu 4/6

5 Hallitus ja kuntayhtymän toimitusjohtaja vastaavat riskienhallinnan järjestämisestä. Toimitusjohtaja yhdessä toimivan johdon kanssa vastaa riskienhallinnan täytäntöön panosta. Riskienhallinnassa noudatetaan voimassa olevaa hallintosääntöä ja muita ohjeistuksia. Johtoryhmä vastaa riskienhallinnan ohjeistuksesta, yhdenmukaistamisesta, tiedottamisesta ja kehittämisestä. Kuntayhtymän yhtymähallinnon sekä yhteistoimintaelinten henkilöstö osallistuu riskienhallintaprosessin toteuttamiseen, kehittämiseen ja yhteensovittamiseen omien toimenkuvien mukaisesti. Tulosalueiden johtajat vastaavat omien tulosalueiden riskienhallintaprosessin toteuttamisesta ja riskien asianmukaisesta käsittelystä. Esimiehet vastaavat omalla alueellaan riskienhallinnan toteuttamisesta olemassa olevien ohjeistusten mukaisesti. Jokainen kuntayhtymän työntekijä vastaa omalta osaltaan riskienhallintaan ja turvallisuuteen liittyvien ohjeiden noudattamisesta sekä poikkeamien tai riskien asianmukaisesta ilmoittamisesta. Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan raportointi Hallitus on velvollinen vuosittain toimintakertomuksessa raportoimaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä (kuntalaki 115 ). Selonteosta tulee ilmetä miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty, siinä havaitut puutteet sekä keskeiset toimenpiteet niiden korjaamiseksi. Kuntayhtymän toimitusjohtaja raportoi hallitukselle säännönmukaisesti toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Lisäksi toimitusjohtaja raportoi hallitukselle sisäisen valvonnan tavoitteiden saavuttamisen kannalta merkityksellisistä asioista. Tulosalueen johtaja raportoi tehtäväalueensa osalta sisäisen valvonnan toteutumisesta kuntayhtymän toimitusjohtajalle. Kuntayhtymän työntekijät raportoivat sisäisen valvonnan toimivuudesta esimiehelleen. Sisäinen tarkastus raportoi tarkastuksen perusteella tekemistä sisäisen valvonnan havainnoista sairaanhoitopiirin johtajalle. Sivu 5/6

6 Sisäisen valvonnan raportoinnin menettelytavoista päättää esimies. Tilivelvollisuus Tilintarkastajan on kuntalain mukaan tarkastettava, onko kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Kuntalain 123 ja 125 :n mukaan tilintarkastuskertomuksessa annetaan mm. lausunto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä esitys vastuuvapauden myöntämisestä sekä mahdollisesta tilivelvolliseen kohdistuvasta muistutuksesta. Tilivelvollisella on vastuu johtamansa toiminnan riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämisestä ja niiden jatkuvasta ylläpidosta. Tilivelvollisuus merkitsee sitä, että tilivelvollisen toiminta tulee valtuuston arvioitavaksi, häneen voidaan kohdistaa tilintarkastuskertomuksessa muistutus ja häneltä voidaan evätä vastuuvapaus sekä omasta että alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä. Tilivelvollisuusaseman puuttuminen ei vapauta esimiestä alaisensa toiminnan valvontavastuusta. Sivu 6/6