1 JYVÄSKYLÄN KAUPUNGIN TUOTTAVUUSOHJELMA KAUPUNGIN TALOUDEN TASAPAINOTTAMISEKSI SIVISTYSPALVELUT 1. Tuottavuuden parantamisen rajat ja mahdollisuudet Pääministeri Vanhasen johtaman hallituksen politiikkariihessä on edellytetty 20 suurimman kaupungin laativan tuottavuusohjelman kuluvan vuoden aikana. Kaupunginvaltuustolle ohjelmaluonnos esitellään 11.5.2009 valtuustoseminaarissa. Palvelualueiden edellytetään antavan esityksensä 9.4.2009 mennessä. Ohjelmalla pyritään konkretisoimaan keinot, joilla kyetään saavuttamaan hallinnon ja palvelujen järjestämissopimuksen mukainen talouden tasapaino valtuustokauden aikana. Tuottavuuden parantamisella tarkoitetaan resurssien käytön tehostamista suhteessa tuotoksiin. Tuottavuuskäsitteestä on muodostunut eräänlainen yleistermi, josta puhutaan paljon ja kaikki ovat yhtä mieltä siitä, että tuottavuutta on kohotettava. Tuottavuuden pääkäsite on kokonaistuottavuus, joka lasketaan kaavalla tuotos/panos. Lisäksi voidaan mitata osatuottavuuksia kuten työn tuottavuus, pääoman tuottavuus. Kokonaistuottavuuden panostekijöitä ovat henkilöstömenot, materiaalikustannukset, pääomakustannukset ja erikoispanokset ( esim. energia tms.). Yksityisellä sektorilla tuotosta voidaan kuvata fyysisin mittayksiköin (tonnia, kappaletta jne). Koko kuntaa kuvaavan yhteisen tuotoksen löytäminen ei ole helppoa. Helppoja asioita ovat esim. ruokapalvelut, jossa tuotoksena voi olla tuotetut ateriat. Koko kaupungin osalta tällaisena lukuna voisi olla esim. henkilöstön todellisten läsnäolopäivien määrä. Tuottavuustarkastelu on ajattelua ohjaava ja kysymyksiä herättävä. Oleellista on myös huomata, että tuottavuus on suhdetekijä. Yhden vuoden tuottavuusluku ei kerro juuri mitään. Vain muutokset ovat mielenkiintoisia eli miten tuottavuus on muuttunut. Tuottavuuslaskenta edellyttääkin yleensä indeksointia ja deflatointia vertailukelpoisten tunnuslukujen aikaansaamiseksi, jolloin voidaan tehdä joko pitkittäisvertailua (tuottavuuden taso on nyt parempi tai huonompi kuin aikaisemmin) tai poikittaisvertailua (verrataan keskenään eri kaupunkien tuottavuutta) tai vertailua optimitilaan. Kun siis pyrimme vaikuttamaan tuottavuuteen parantavasti, tulee meillä olla oikeat tuotteet, resurssien käyttö on tehokasta, tuotantomenetelmät hallinnassa, osaava, motivoitunut sekä yhteistyökykyinen ja haluinen henkilöstö sekä tehokkaat ohjausjärjestelmät. Myös johtaminen, yhteistoimintajärjestelmät, työnmuotoilu, teknologia ja työmenetelmät ovat niitä keinoja, joilla panospuolella voidaan vaikuttaa tuottavuuteen parantavasti. Lisäksi tärkeää on löytää oikeat mittarit ja hälytysjärjestelmät tehokkaan ohjauksen mahdollistamiseksi. Korkea tuottavuus ei ole sama kuin työtahdin kiristyminen. Uupumuksesta 75 % johtuu puutteista työjärjestelyissä ja työtavoissa.
2 Tässä muistossa näkökulma on pyydetyn mukainen eli sivistyspalvelualueen mahdollisuuksiin pitäytyvä tuottavuuden parantaminen. Korostamme sitä, että palvelualuekohtaisen tuottavuustarkastelun suurena vaarana on osaoptimointi, jolloin tuottavuuden parantaminen voi muuttua toisella palvelualueella kustannusten kasvuksi tai vähintään palvelun laadun heikennykseksi. Tuottavuuden kehittämistoimenpiteitä tulisikin ideoida koko kaupungin näkökulmasta, jossa ensimmäinen edellytys olisi oman väen, kaupunkilaisten ja yhteistyökumppaneiden omaksuma kirkas ja fokusoitu strategia. Toiseksi tästä strategiasta johdettu rakenne (organisaatio, säännöt ja ohjeet, sekä suunnitteluja johtamisjärjestelmä) sekä kolmanneksi tuottavuutta, kustannustehokkuutta ja vaikuttavuutta edesauttavat prosessit ja tuotteet. Palvelualuekohtainen tuottavuustarkastelu johtaa helposti samaan kuin toimintamenojen supistuskohteiden etsintä: tiukka pitäytyminen olemassa olevassa sekä palvelujen tarjonnan että rakenteiden osalta. Viime vuosina Kuntalain hyvinvoinnin edistämisvelvoitteesta poiketen kuntien menoista yhä suurempi osa menee pahoinvointiyhteiskunnan seurausten hoitamiseen, kuten elintapasairastavuus (päihteet, liikalihavuus, tupakka, liikkumattomuus, lasten huostaanotot, syrjäytyminen, ylivelkaantuminen, avioliittojen kestämättömyys jne.) Tässä yhteydessä, kun strategiatyö on käynnissä, tulisikin pysähtyä ja kysyä, mitä on hyvinvointi ja mikä on hyvinvoinnin keskeinen tavoite. Onko se sitä, että kuntalainen pääsee mahdollisimman helpolla elämässään ja vastuu on pääosin kunnalla vai onko kunnan tehtävä kenties vahvistaa ihmisten kykyä itsenäisyyteen ja täysipainoiseen elämään? Hallinnon ja palvelujen järjestämissopimuksessa korostetaan kuntalaisten elinikäistä toimintakykyä ja omatoimisuutta. Nykyisenkaltaisella perinteiseen ajatteluun nojaavalla sektorikohtaisella henkilöstö- ja luottamushenkilöorganisaatiolla omatoimisuutta edistäviä vahvistamisen kohteita koskevia prosesseja hoidetaan korkeintaan määräaikaisilla projekteilla, jotka eivät onnistu määräaikaisuutensa takia jättämään pysyviä positiivisia jälkiä palveluihin ja tuotteisiin. Motto: Strategisia virheitä ei voi korjata operatiivisella tehokkuudella! 2. Palveluverkon ja palveluiden mitoituksen optimointi Tavoite: Tarkoituksenmukainen palveluverkko ja tehokas tilojen moninaiskäyttö Nykytila: Hallinnon ja palvelujen järjestämissopimuksessa linjataan, että kuntalaisille taataan lähipalvelujen saatavuus sekä kattava ja toimiva palveluverkosto. Kuntajakoselvityksen mukaan investointeja on supistettava valtuustokauden 2009-2012 aikana n. 10 milj. /v. Palveluverkon optimoinnin avulla voidaan saavuttaa kustannussäästöjä niin käyttökustannuksissa kuin investoinneissakin. Tämä edellyttää palveluverkon ja palveluiden
3 järjestämistavan uudelleen arviointia mm. siitä näkökulmasta mitkä palvelut järjestetään lähipalveluina, alueellisina palveluina ja keskitettyinä palveluina. A: Palveluihin ja kuntalaisiin kohdistuvat hankkeet: Palveluverkkoa koskevat toimenpiteet: 1. Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen tutkimuksen mukaan koulun ihannekoko kustannusten kannalta on 690 oppilasta. Kun huomioidaan erityisopetusta saavien, muiden kuin suomenkielisten sekä kuljetettavien ja majoitettavien oppilaiden osuus, ihannekoko asettuu 500-600 haarukkaan. Lukioissa on päädytty samaan ihannekokoon kustannusten kannalta tarkastellen. Oppilasennusteet perusopetuksessa näyttävät alenevaa suuntaa. Mm. vuonna 2010 alenemaennuste on yhteensä 115 oppilasta. Tähän yhtälöön sopii huonosti opetukseen tarkoitettujen tilojen kasvattaminen. Palautetaan kouluverkkoselvitys uudelleen tarkasteluun alkuperäisen konsulttiselvityksen VE-1 pohjalta, jossa lähtökohtana oli 21,2 milj euron kokonaissupistukset investointimenoihin, jolloin samalla voidaan vähentää käyttötalousmenoja pysyvästi. Vaihtoehto 1 huomioi myös opetusalan asiantuntijoiden mukaan pedagogiset ja didaktiset näkökohdat riittävästi. 2. Pienille kyläkouluille laaditaan vuoden 2009 aikana erilliset oppilasmääräkriteerit, kuten järjestämissopimuksessa edellytetään. Kriteereillä tarkoitetaan oppilasmäärää, jonka alapuolelle meno varmistaa koulun sulkemisen. (vastuu: opetuspalvelut) 3. Suunnitellaan oppilaskuljetukset osana koko kaupungin logistista uudelleenarviointi projektia sekä valmistellaan siihen läheisesti kytkeytyvän turvallista liikkumista edesauttavan kevyen liikenteen väylästö. Oppilaskuljetuksen perusteet on hyväksytty sivistyslautakunnassa 28.4.2009. Kuljetusperusteiden yhdenmukaistamisen laskennallinen menojen supistus on vuositasolla 115 000 euroa. Kuljetussopimusten kilpailutus toteutetaan vuoden 2010 aikana (vastuu: tukipalvelut ja kaupunkirakennepalvelut) 4. Liikunnan palveluverkkoselvityksessä tarkastellaan Jyväskylän kaupungin tarjoamia liikuntapalveluita kokonaisvaltaisesti. Tarkastelussa otetaan huomioon myös alueen yksityisten palvelutuottajien tarjonta sekä kolmannen sektorin tuomat mahdollisuudet ja arvioidaan, mitkä liikuntapalvelut ovat jatkossa kaupungin tuottamia palveluita. Selvitys tehdään vuoden 2010 aikana ja siinä tarkastellaan analyyttisesti myös henkilöstötarvetta. Henkilöstötarvetta tarkastellaan kriittisesti jatkuvasti ja esimerkiksi kuluvan valtuustokauden aikana tavoitteena on, että 4-5 eläköitymisen kautta avautuvaa vakanssia jätetään liikuntapalveluissa täyttämättä. (vastuu: liikuntapalvelut) 5. Kirjaston palveluverkkoselvityksen tavoitteena on optimaalisen kirjastoverkon määrittäminen. Selvityksessä tarkastellaan kriittisesti toimipisteiden määrää erityisesti ydinkaupungin alueella, aukioloaikojen tarkoituksenmukaisuutta, toiminnan taloudellisuutta (kustannukset/lainaus) aineiston kuljetustarpeita ja
4 kustannuksia sekä aineiston laajuuden ja kysynnän välistä suhdetta. Selvitys valmistuu vuoden 2010 toukokuun loppuun mennessä. Minimitavoitteeksi tilojen vähentämisen osalta voidaan tilastovertailujen perusteella asettaa 10 % eli 1600 m2, josta aiheutuva menojen vähentävä vaikutus on 160 000 euroa/vuosi. Henkilöstömenojen osalta tavoitteeksi voidaan asettaa 5 %, jolloin menovähennys olisi 200 000 euroa/vuosi(vastuu: kirjastopalvelut) 6. Tehtyjen päätösten mukaan Palokan ja Vaajakosken lukio yhdistetään hallinnollisesti yhdeksi yhteiseksi yksiköksi 1.8.2009 lukien. Yksikkö sijoittuu Harjulle Jyväskylän ammattiopiston tiloihin kokonaisuudessaan marraskuun 2009 aikana. Rationalisointihyöty realisoituu tuottavuuden paranemisena vuodesta 2010 alkaen. (vastuu:opetuspalvelut) B: Tilojen käyttö- ja täyttöasteiden optimointi 7. Selvitetään vuoden 2010 joulukuun loppuun mennessä mahdollisuudet tehostaa koulutilojen käyttö- ja täyttöastetta kouluajan ulkopuolella ja kouluaikoja uudelleen rytmittämällä sekä vaikutukset koululaisten aamu- ja iltapäivätoimintaan. (vastuu:opetuspalvelut) 8. Kaupungin omistamien kiinteistöjen (JAMK ja JAO) liikuntatiloja hyödynnetään liikuntapalvelujen tarjonnassa. Tarkistetaan rakennettavien liikuntasalien mitoitus ja hyötysuhde koulujen ja kansalaisopiston toiminnassa ja vapaa-ajan käytössä. (vastuu: opetuspalvelut ja liikuntapalvelut) 3. Palvelujen tuotantotapojen uudelleenarviointi sekä työnjako kaupungin, yksityisten palvelujentuottajien ja kolmannen sektorin kesken Tavoite: Kun palvelujen tuotanto vaikuttaa ainoastaan kustannuksiin ja jos sama laatu voidaan tuottaa alhaisemmilla yksikkökustannuksilla palvelutuotannon rationalisoinnin avulla, on selvää, että henkilöstö voi tarjota tämän laadun yhtä hyvin kuin aikaisemminkin. Nykytila: Palvelujärjestelmän ja valikoiman kriittistä tarkastelua ja tuotantotapojen uudelleenarviointia uuden kunnan näkökulmasta ei ole tehty. On tarpeen määritellä, mitkä toiminnot ovat ns. ydintoimintoja, mitkä sivistyspalvelujen tehtävät kuuluvat kunnan itse tuotettaviksi tai rahoitettaviksi ja mitkä palvelut ovat kaupunkilaisten omalla vastuulla. Kehittämisen painopisteet: 1. Erityisopetuksen palvelurakenteen tehostaminen osana opetusministeriön strategian linjausten toteuttamista (koulujen palveluverkkoratkaisuihin liittyen on arvioitava erityisopetuksen palvelurakenne sekä palvelu- ja toimintalinjaukset ja laadittava kokonaissuunnitelma. Kaupungin järjestämien palveluiden suhde ostopalveluihin mm. valtion erityiskouluihin ja koulukoteihin liittyy tähän).
5 2. Palvelujen kehittämisen painopiste asetetaan ennaltaehkäisevän toiminnan, itsensä kehittämisen, hyvinvoinnin sekä terveyden edistämisen suuntaisesti. Työnjaon ja tavoitteiden asettaminen yhdessä opetuspalvelujen, sosiaali- ja terveyspalvelujen, kaupunkirakennepalvelujen sekä kolmannen ja yksityisen sektorin kesken. (vastuu: kulttuuri-,nuoriso- ja liikuntapalvelut, opetuspalvelut) 3. Työnjaon kokonaisvaltainen arviointi kolmannen sekä yksityisen sektorin toimijoiden kanssa ja sen pohjalta tehtävät yhteistoimintasopimukset mm. kulttuuri- ja nuorisopalveluissa. (vastuu: kulttuuri-,nuoriso- ja liikuntapalvelut) 4. Matalan kynnyksen palvelujen kehittämistyön jatkaminen (mm. kulttuuriluotsit, vertaisohjatut terveysliikuntaryhmät, kirjastoautotoiminta ja verkkopalvelut) ja merkityksen vahvistaminen palvelukokonaisuudessa (vastuu: kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntapalvelut, opetuspalvelut) Palveluihin ja kuntalaisiin kohdistuvat hankkeet: 5 Hallinnon ja palvelujen järjestämissopimuksen mukaisesti lukiokoulutuksen hallintomallista tehdään päätös valtuustossa kuluvan vuoden elokuussa. Rakenteellinen uudistus, joka on luonteeltaan ennen muuta koulutus-, työllisyys- ja elinkeinopoliittinen, luo edellytykset myös parantaa oppilaitosten tuottavuutta ja kustannustehokkuutta. (vastuu: opetuspalvelut) 6 Selvitetään palvelujen järjestämissopimuksen mukaisesti varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan kytkennät ja linjaukset sekä asema hallinnossa vuoden 2009 aikana. ( vastuu: varhaiskasvatusjaosto) 7 Selvitetään taiteen perusopetuksen palvelurakenne, rahoitusmuotojen nykytila ja tilojen käytön tehostaminen sekä ennen kaikkea mahdollisuudet uudenlaiseen taiteen perusopetuksen organisoitumiseen, jossa hyödynnetään taiteen perusopetukselle osoitetut rahalliset valtionosuudet maksimaalisella tavalla. Selvityksen toteuttaa innovaatiopalvelujen vastuualue. Selvitys valmistuu syksyn 2009 aikana. 8 Selvitetään juniorien liikuntatilojen maksuttomuuden vaikuttavuus vuoden 2011 alussa. Tarkoituksena on tarkastella vaikutuksia kokonaisvaltaisesti, jotta päätöksestä aiheutuneita hyötyjä ja toisaalta tulojen menetystä voidaan tarkastella analyyttisesti peilaten niitä erityisesti siihen, kuinka panostus on vaikuttanut liikkumattomien lasten ja nuorten liikuntaharrastusta aktivoivasti. Liikuntapalvelujen tulojen menetys on vuoden 2008 hintatasolla arvioiden noin 200.000 euroa. Uusia avauksia maksuttomuuden suuntaa ei enää tehdä ennen kuin vaikuttavuutta koskevat selvitykset ovat valmistuneet. 4. Työtehtävien ja työnjakojen uudistaminen henkilöstön ja ammattiryhmien välillä Tavoite: Kokonaisvaltainen palvelujen kehittäminen ja sektorirajojen madaltaminen tai jopa häivyttäminen palvelujen tuottamisessa
6 Nykytila: Tällä hetkellä kaupungin organisaatiossa on meneillään paljon erilaisia prosesseja (strategiatyö, hallinto, talous, muutos, kehittäminen, tuottavuus, uuden sukupolven organisaation luominen), joiden koordinointivastuu edellyttää selkiyttämistä. Palvelualueille tarvitaan henkilöstöä tuottamaan palveluja keskushallinnolle kun sen sijaan hallinnon tulee tukea palvelualueita ja niiden palvelutuotantoa. Palvelujen tarjonta on sektoroitunutta ja asiakkaan näkökulmasta sirpaloitunutta. Sisäiset kehittämistoimenpiteet: 1. Uuden sukupolven organisaatiota muodostettaessa analysoidaan ydintehtävät ja keskeiset palveluprosessit/-kokonaisuudet asiakkaan näkökulmasta vastaamaan käyttäjien muuttuvia tarpeita, tehdään hallintorakenteen kriittinen tarkastelu ja virtaviivaistaminen johtamisvastuiden näkökulmasta ja selvitetään hallinto- ja tukitoimille tehokkain tuotantotapa ja työnjako. (vastuu: muutosryhmä) 2. Palveluorganisaation organisaatiomuodoksi on todettu soveltuvan mahdollisimman matalan organisaation, jossa vallitsee selvä ja selkeä vallan ja vastuun jako. Nykyinen sivistyspalvelualueen lautakuntarakenne ei tue em. tavoitetta, tuottavuuden parantamista, hallinnon keventymistä eikä asiakaslähtöistä prosessijohtamista. Hallinto-oikeuden päätökseen tyytyen päätöksenteko-organisaatiota (mm. lautakuntarakenteen). Välitön säästövaikutus 75 000 euroa/v + välillinen säästövaikutus hallintotyössä 1½ henkilötyövuotta 3. Kuvataidekoulun osa-aikaisen toimistosihteerin (60%) työpanos voidaan siirtää muihin hallintotehtäviin kulttuuri/sivistystoimessa. Kustannusvaikutus kuvataidekoululle - 16 000 euroa/v. 4. Kaupunkirakennepalveluiden, Tilapalvelun ja sivistyspalveluiden (Keski- Suomen museo ) välisen tilaaja-tuottaja mallin tapaisen käytännön (rakennusinventoinnit ja rakennushistoriaselvitykset) vakiinnuttaminen palvelualueiden rajat ylittävänä toimintana. 5. Lisätään palveluyksiköiden esimiesten ammatillisia asia- ja henkilöstöjohtamisen valmiuksia. 5. Palveluprosessit, tuotteistus ja niiden hinnoittelu sekä tuottavuuden mittaamismahdollisuudet sivistyspalveluissa Tavoite: Prosessit ovat parantuneet yksinkertaistamalla niitä, poistamalla turhia, asiakkaan kannalta yhdentekeviä töitä, lyhentämällä läpimenoaikoja, tekemällä työ mahdollisimman virheettömäksi ja luomalla kokonaan uusia asiakkaalle lisäarvoa tuovia prosesseja. Nykytila: Sivistyspalveluissa tunnistettiin työvaliokunta vaiheessa perustehtävästä nousevat ydinprossessit (= hyvä oppiminen, sivistynyt ja
7 toimintakykyinen kaupunkilainen, vetovoimaiset taidelaitokset) sekä useita eri tasoilla tapahtuvia suunnittelu- ja toimeenpanoprosesseja sekä niiden kehittämisja tukiprosesseja, mutta kaupunginhallitus ei nähnyt tarpeelliseksi ottaa niitä käyttöön. Esimerkiksi hyvää oppimista voidaan jossakin määrin arvioida oppimistulosten ja jatko-opintoihin sijoittumisen perusteella. Pelkät määrämittarit eivät kuitenkaan kuvaa toiminnan laatua. Kun koulussa esimerkiksi joudutaan kasvavien oppimisvaikeuksien takia lisäämään kouluavustajia, tehty työmäärä kasvaa, mutta suoritteet eli oppitunnit pysyvät entisellään. Prosessiajattelua tukee erityisesti monet tutkimustulokset, joiden mukaan koulutus on yhteydessä työllistyvyyden lisäksi yksilön talouteen, mutta myös terveyteen, sosiaalisten suhteiden moninaisuuteen ja jopa poliittiseen pääomaan. Äänestysinto korreloi voimakkaasti koulutustason kanssa. A. Sisäiset kehittämistoimenpiteet 1. Kuvataan keskeiset prosessit ja kehitetään prosessien laadullista ja määrällistä arviointia. Sivistyspalveluille määritellään vuosien 2009 ja 2010 aikana laatua (mm. perusopetuksen laatukriteerit), tuottavuutta ja taloudellisuutta kuvaavia tavoitteita ja mittareita ydin- ja tukiprosessien seurantaan osana arviointijärjestelmän kehittämistä. (vastuu: tukipalvelut, opetuspalvelut ja kulttuuri- nuoriso ja liikuntapalvelut) B. Palveluihin ja kuntalaisiin kohdistuva hanke: 2. Laaditaan vuoden 2009 elokuun loppuun mennessä selvitys nuorisopalvelujen vaikuttavuuden parantamisen edellytyksistä ja mahdollisuuksista sekä siinä tarvittavista resurssi- ja organisaatiotarpeista. (vastuu: nuorisopalvelut) 6. Sähköisten palvelujen ja itsepalvelujen lisääminen sekä yritysten ja yhteisöjen kanssa, yhteispalvelujen organisointi sekä teknologian hyödyntäminen ja käytön lisääminen tuotannossa, suunnittelussa ja hallinnossa Sähköisillä palveluilla vaikutetaan entistä paremmin palvelujen saatavuuteen, joustavuuteen, kustannustehokkuuteen ja tiedon saantiin. Varsinkin ne palvelut, joissa henkilökohtainen asiakaskontakti ei ole välttämätön, rakennetaan sähköisiä itsepalvelukanavia. Tavoite: Sähköisen asiankäsittelyn ja asioinnin kehittäminen asteittainen paperittomuuteen siirtymisenä. Hyödyntämällä hallinnossa tekniikan ja järjestelmien luomat mahdollisuudet tehostetaan työskentelyä sekä säästetään mm. prosessi-, matka- ja painatuskuluissa Nykytila: Sähköinen toiminnanohjausjärjestelmä ei kykene palvelemaan hallintoa johtamista ja käytännön toimintaa riittävän tehokkaasti
8 A Sisäiset kehittämistoimenpiteet: 1. Kehitetään alueellista johtamisjärjestelmää ja sähköistä kokouskäytäntöä, joilla pyritään vähentämään kokousmatkoja. (vastuu: opetuspalvelut, tietohallinto) 2. Siirrytään asteittain sähköiseen kokouskäytäntöön. Lisätään sähköisten työympäristöjen ja välineiden käyttöä päätöksenteossa. (vastuu: tukipalvelut) 3. Verkko- ja itsepalvelukanavien kehittäminen jatkuvana prosessina (tukipalvelut, opetuspalvelut, kulttuuri-, nuoriso ja liikuntapalvelut) B Palveluihin ja kuntalaisiin kohdistuva hankkeet: 1.Tehostetaan sähköisten oppimisympäristöjen käyttöönottoa ja virtuaaliopetusta, selvitetään mm. lukion etäopetuksen (Korpilahti, Tikkakoski) hyödyt, haitat ja mahdollisuudet palvelujen myyntiin. (vastuu: opetuspalvelut, tukipalvelut). 2.Sähköisen, yhtenäisen palvelujärjestelmän kehittäminen palvelualueelle, esim. sähköisen tilanvarauksen, laskutuksen, kassapalvelun sekä avustusjärjestelmän yhteensovittaminen. Selvitetään toimenpiteiden vaikutukset hallintotyöhön. Myös päätösten (esim. oppilaaksi ottaminen) sähköinen tiedoksianto (vastuu: kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntapalvelut, opetuspalvelut, tukipalvelut) 3.Kirjastopalvelujen lainaus- sekä palautusautomaattien määrää lisätään. Pääkirjaston palautusautomaatin käyttöönotto vuonna 2009 säästää yhden kirjastovirkailijan henkilötyövuoden.. 7. Tuki- ja hallintopalveluihin liittyvät rationalisointimahdollisuudet, keskittämisen ja hajauttamisen edut ja haitat Tavoite: Tarkoituksenmukainen hallinto- ja johtamisjärjestelmä. Järjestämissopimuksen mukaan tavoitteena on hallinnon keventäminen ja organisaation madaltaminen Nykytila: Jos kaupungin hallintoa ja toimintoja halutaan kehittää siten, että inhimillinen kasvu, tyytyväisyys ja tuottavuus lisääntyvät, niin erityisesti koko organisaation johtamisen prosessia on muutettava. Miten muutetaan, mitä säilytetään, mikä johtamisessa on olennaista, kenen tyytyväisyyttä tavoitellaan (Henkilöstö/asiakkaat)? A Sisäiset kehittämistoimenpiteet:
9 1. Analysoidaan tuki- ja hallintoprosessit (yksiköt, vastuualueet, tukipalvelut, konsernihallinto) ja poistetaan päällekkäisyydet (esim. koulusihteereiden työ) niin, että työpanos saadaan täysimääräisesti hyödynnettyä. Kehitetään johtamisjärjestelmää (mm. aluerehtorimalli) ja selkiytetään vastuita. (Vastuu: tukipalvelut, opetuspalvelut, kulttuuri-nuoriso- ja liikuntapalvelut) 2. Osana hallinnon keventämistä koskevaa hanketta kootaan erityisosaaminen koko konsernia ja palvelualuetta palveleviksi kokonaisuuksiksi ja kehitetään siihen liittyvää työnjakoa. Tähän liittyen yhdenmukaistetaan talousarviorakenne ja sitovuustaso valtuustoon nähden yhdenmukaiseksi muiden palvelualueiden kanssa, jolloin lautakunnalla on joustavampi mahdollisuus hakea tarvittaessa menojen vähentämiskohteita palvelualueen sisällä, jos jossain toisessa menokohdassa on vastaavasti syntymässä säästöä. (vastuu: muutosryhmä). 3. Hyödynnetään ja kehitetään edelleen yhteissuunnittelua mm. koulunkäyntiavustajien työajan käytössä yhteistyössä palvelualueiden kanssa. 8. Ostopalvelutoiminnan laajuus ja sisältö Tavoite: Kokonaistaloudellisten toimintatapojen kehittäminen hankintatoiminta, hallinnon palvelukokonaisuudet Sisäiset kehittämistoimenpiteet: 1. Laaditaan palvelualueen hankintaohjelma osana talousarviota, hankinnat kilpailutetaan ja hankintaprosesseja systematisoidaan, hankintaosaamista lisätään (vastuu:tukipalvelut) 2. Sopimushallintaa tehostetaan: sopimusten ajanmukaisuus ja taso tarkistetaan (vastuu: tukipalvelut) 3. Analysoidaan kulttuuri-, nuoriso ja liikuntapalvelujen vastuualueen ostopalvelusopimukset kehittämistyön perustaksi. (esim. liikuntapaikkojen kunnossapito, nuorisotyön järjestäminen, konservointitarpeet ja kirjastojen aineistokuljetukset) (vastuu: kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntapalvelut) 4. Selvitetään kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopalvelujen muille palvelu- ja vastuualueille tuottamien palvelujen kustannukset/tuotto. 5. Tilojen sisäisen vuokraamisen pelisääntöjen kirkastaminen ja yhdenmukaistaminen 9. Henkilöstön eläköitymisen suunnitelmallinen hyödyntäminen, osaamisen ylläpito ja kehittäminen Tavoite: Ennakoiva henkilöstösuunnittelu, jossa henkilöstömitoitus ja osaaminen ovat suhteessa tavoitteisiin ja tehtäviin. Hyvinvoiva, osaava, aikaansaava ja työhönsä motivoitunut henkilöstö
10 Nykytila: Koko kaupungin eläköitymisvolyymi on n. 250-300 henkilöä/vuosi. Sivistyspalveluiden osuus siitä on noin 50 henkilöä/vuosi. Nykytila: Sivistyspalveluissa henkilöstökulut muodostavat n. 2/3 kaikista kustannuksista Tästä syystä työntekijä ja hänen laadukas työnsä on tärkein tuloksellisuutta edistävä panos., Sisäiset kehittämistoimenpiteet: 1. Tehdään palvelualuekohtainen selvitys ennakoitavista henkilöstöjärjestelyistä palveluyksiköissä. (vastuu: henkilöstöpalvelut ja vastuualueet). 2. Henkilöstöresurssien joustava käyttö eri vastuualueiden välillä. 3. Vakanssien vapautuessa arvioidaan, voidaanko tehtävä hoitaa olemassa olevalla henkilöstöllä tai tehtäviä uudelleen järjestelemällä. Valtionosuuden säilyminen on kyettävä turvaamaan niissä toiminnoissa, joissa se on sidottu henkilötyövuosiin, kuten museot, teatteri ja orkesteri. (vastuu: henkilöstöpalvelut ja vastuualueet) 4. Henkilöstön osaamisen tavoitteellinen ja järjestelmällinen kehittäminen (aikaansaannoskyvyn lisääminen). Huolehditaan mahdollisuuksista mm. sisäiseen ja ulkoiseen koulutuksen, työkiertoon, vertaisoppimiseen ja kehittämiseen sekä hiljaisen tiedon siirtämiseen. Varmistetaan osaavaan ja koulutetun henkilöstön saaminen huolellisella ja suunnitelmallisella rekrytoinnilla. (vastuu: henkilöstöpalvelut ja vastuualueet) 5. Henkilöstön työhyvinvoinnin ja työkyvyn edistämisessä kiinnitetään ennen kaikkea huomiota töiden rikastuttamiseen, vaikutusmahdollisuuksien parantamiseen oman työn kehittämisessä, osallistumismahdollisuuksien parantamiseen omaa työtä koskevassa päätöksenteossa, mahdollisuuksien tarjoamiseen työaikojen joustamisessa, työilmapiiriä parantavien toimenpiteiden hakemiseen, aktiivisen liikunnan merkityksen korostamiseen (vastuu: henkilöstöpalvelut ja vastuualueet) 10. Toiminnan ja talouden seurannan tehostaminen Tavoite: Päämäärätietoinen jatkuva toiminnan ja palvelujen kehittäminen arviointi-, ennakointi-ja tutkimustiedon systemaattinen hyödyntäminen. Taloudellisten resurssien tarkoituksenmukainen hyödyntäminen. Päätöksentekoa siirretään lähemmäksi toimintaa, mikä mahdollistaa taloudellisten resurssien tarkoituksenmukaisen hyödyntämisen ja jatkuvan seurannan. Parannetaan kustannustietoisuutta kaikilla toiminnan tasoilla.
11 Nykytila: Nykyinen arviointijärjestelmä perustuu BSC tuloskorttiin ja sen määrällisiin mittareihin. Ongelmana sivistyspalveluissa on laadullisen arvioinnin systemaattisuuden ja kattavuuden puute. Sisäiset kehittämistoimenpiteet: 1. Kehitetään laadullista ja määrällistä arviointia. Sivistyspalveluille määritellään laatua (mm. perusopetuksen laatukriteerit), tuottavuutta ja taloudellisuutta kuvaavia tavoitteita ja mittareita vuosien 2009-2010 aikana. (vastuu: tukipalvelut, opetuspalvelu, kulttuuri-nuoriso ja liikuntapalvelut) 2. Kehitetään talous- ja henkilöstömenojen reaaliaikaista seurantaa ja raportointia (mm. kuukausi- ja osavuosiraportointi, yksikkökustannukset, henkilöstökustannukset) vuosien 2009-2010 aikana. Seurantaan ja talouden hallintaan sitoutetaan vastuualueiden ja yksiköiden esimiehet. (vastuu: tukipalvelut ja talouspalvelukeskus) 3. Analysoidaan keskeiset prosessit sekä niiden tehokkuus suhteessa valtakunnallisiin indikaattoreihin ja vertailutietoihin. (vastuu: tukipalvelut) 4. Luodaan vertaisverkostot ja haetaan parhaat käytännöt (benchmarking). (vastuu: vastuualuejohtajat) 6. Matalan ja oppilaan tarpeet tunnistavan perusopetuksen resursointijärjestelmän (opetustunnit, erityisopetuksen resurssit, avustajat, kehittämispanokset jne.) resurssiohjauksen ja seurannan kehittäminen so. Uuden mallin luominen. Sivistyspalvelualueen johtoryhmä: Arto Lepistö Apulaiskaupunginjohtaja Laila Landen sivistysjohtaja Ari Karimäki Vastuualuejohtaja Harri Rönnholm hallintojohtaja Antti Laukkarinen Viestintäpäällikkö Petri Kääriäinen henkilöstön edustaja