Hankinnasta maksuun prosessi tehostamisesta tuotantoon

Samankaltaiset tiedostot
HANKINNASTA MAKSUUN -PROSESSI SUJUVOITUU Välitulokset ja haasteet. Keijo Kettunen, maksuliikepäällikkö Valtiokonttori

Tehokkaat ja yhtenäiset prosessit Hankinnasta maksuun. Valtion taloushallintopäivä Keijo Kettunen

Hankinnasta maksuun missä mennään? Taloushallintoasiantuntijat Heidi Jortama ja Joona Huovinen Valtio Expo 2016

VALTION TALOUSHALLINNON PROSESSIEN KEHITTÄMINEN

Kieku-hankkeen loppusuora häämöttää miltä näyttää tuottavuuskehitys

Tuottavuuskehityksen tilanne. Mikko Kangaspunta Kieku-käyttäjäfoorumi

Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämishanke (hama)

HAMA Hankinnasta maksuun tilannekatsaus

Hankinnasta maksuun -prosessin kehittäminen kirjanpitoyksiköissä

HTV- ja tuottavuuskyselyn tulokset, matkustus

Verkkolaskun lähetys valtiolla

Hankinnat hallintaan Tilhaa hyödyntäen. Mia Räikkönen

Valtiontalouden suunnittelun ja talousohjauksen suuntaviivat - Valtion taloushallinnon strategia 2020

Basware Käyttäjäpäivät

Valtion verkkolaskutilastot

Taustaa kirjanpitoyksiköiden tuottavuuden tarkastelulle

Tilauksesta perintään - ajankohtaista

Hankinnasta maksuun prosessitilannekatsaus. etenemiselle

Handi-palvelu: Valtion sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn uudistus Verkkolaskufoorumi Kati Siikonen

Virastojen tuottavuuskehitys ja tuottavuuskyselyn tulokset

Ajankohtaisia asioita Valtiokonttorin Hallinnon ohjauksesta. Maileena Tervaportti Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus

Handi-palvelu. Toimittajainfo Kati Siikonen, Palkeet

Verkkolaskutilastot 2016

Verkkolaskun vastaanotto valtiolla

Kieku-hankkeen katsaus

Haman parhaat käytännöt - Case Vero

Kieku-hanke osana valtion talousja henkilöstöhallinnon uudistamista. Tomi Hytönen Valtiovarainministeriö

Finland first valtionhankinnat digitaalisesti

Valtorin asiakasyhteistyö

Valtiokonttorin hankkeiden esittely - erityisesti KIEKU-ohjelma. ValtIT:n tilaisuus

Senaatti-kiinteistöjen taloushallinnon tarjoamat palvelut ja niiden vaikutus toiminnan tehostamiseen

Kieku-tietojärjestelmähankkeen tilannekatsaus. Kiekun infotilaisuus Valtiokonttori Lasse Skog

Ajankohtaista Virtu-palvelussa

Senaatti-kiinteistöjen taloushallinnon tarjoamat palvelut ja niiden vaikutus toiminnan tehostamiseen

Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialueen kehittäminen ja työnjakojen selkiyttäminen

Kieku-tietojärjestelmähanke Tilannekatsaus. Kieku-info Martti Kallavuo

Viitta talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökalu. Esittelymateriaali

haluaa verkkolaskuja

Handi/ Tuote- ja palveluvalikoima projekti. Projektipäällikkö Birgitt Karhusaari-Pusa

Valtion hankintatoimen digitalisointi tavoitteet ja toteutus

Valtion taloushallinto strategia

Nimike Määrä YksH/EI-ALV Ale% ALV Summa

V ltionhallinnon siirtyminen ee--laskutukseen laskutukseen Suomen Suomen Pankki

Kieku-info Hankekatsaus Seija Friman. Tilaisuus, Esittäjä

Hankinnasta maksuun kehittämishankkeen päätöstilaisuus

Lpr kaupunkikonserni haluaa vastaanottaa verkkolaskuja. Saimaan talous ja tieto Oy Sirpa Ojansuu Palvelupäällikkö, ostolaskut

Yhteenvetotietoja valtion toiminnan ja ICT:n kehittämisen hankesalkusta

Valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuuri

Selkeät vastuut ja työnjako Palkeet

Handi-ohjelman tilannekatsaus työpaja ohjelmapäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori

Valtion lupa- ja valvontavirasto (Luova) Perustetaan

Tulosohjauksen ajankohtaiskatsaus

Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessikartta. Päivitetty:

Kieku-hanke päättyy kauan eläköön Kieku!

Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialueen kehittäminen ja työnjakojen selkiyttäminen. Valtio Expo Maileena Tervaportti

Kieku-hankekatsaus. Kieku-info Seija Friman

Kieku-henkilöstöhallinto. Jaana Mannonen

Sisäasiainministeriön toimenpiteet taloushallinnon yhtenäistämiseksi. Kati Korpi

Kehittäminen Valtion talous- ja henkilöstöhallinto Yhteenveto Lopullinen versio 12/2017

Kiekun hankekatsaus

Kieku- henkilöstöhallinnon toimintamallin tarkentaminen palvelussuhteen hallinnassa

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Kieku-palvelujen tuottajana

Tiedolla johtaminen. Kieku-käyttäjäfoorumi, toukokuu Olli Ahonen Valtiokonttori

Kieku-hanke päättyy. Mitä saimme aikaan?

Viitta talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökalu

Valtion raportoinnin ajankohtaiskatsaus

Miten Kieku tukee tiedolla johtamista? Affecton julkishallinnon foorum Seija Friman Hanketoimiston päällikkö, Kieku-hanke

Talous- ja henkilöstöhallinnon htvja tuottavuuskyselyn tulokset

Toimeenpano vuonna 2011 Loppuraportointi

Taloushallinnon prosessit. Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit

Pyyntö OKM Nimeämispyyntö Kieku-tietojärjestelmähankkeen organisointi OKM:n hallinnonalalla

Kieku-info: Konserniraportoinnin suunnitelmat

Robotit osaksi palveluryhmää - Palkeet työn ja tuottavuuden muutoksen kynnyksellä

Valtion IT-palvelukeskuksen (VIP) palvelut. JulkIT Anna-Maija Karjalainen

KIEKU ja valtionhallinnon kokonaisuus - KIEKU-info Helena Tarkka, budjettineuvos, valtiovarainministeriö

Mitä talous- ja henkilöstöhallintostrategiat 2020 edellyttävät asiantuntijoiden osaamiselta? asiantuntijan ammattiroolin muutos

Muutosjohtamisen tuki virastojen projektien käynnistyessä Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelma

HANKO-hanke Tilannekatsaus Neuvotteleva virkamies Hannu Koivurinta, valtiovarainministeriö ValtioExpo

Kertakirjautumisella irti salasanojen ryteiköstä

KIEKUN TUKI KUSTANNUSLASKENNALLE. Juho Ajo, ratkaisupäällikkö Valtiokonttori, Kieku

YHTEINEN SÄVEL DIGIVALTION HR-JOHTAMISEEN JA OSAAMISEN KEHITTÄMISEEN

Uusia tuulia henkilöstöjohtamisen tueksi haasteita ja mahdollisuuksia. Valtio Expo klo Markku Kivioja, Valtiokonttori

Toimeenpano vuonna 2011 Loppuraportointi

PALVO I: Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen suunnittelu

Tilauksesta perintään prosessi Suoritusten käsittely

Uudistettu tulosohjaus: kohti yhteisiä tavoitteita Tulosohjauksen verkostotapaaminen Markus Siltanen

Hankintatoimeen liittyvä seurantarakenne ja sen kehittämistarpeet. Handi-työpaja

Suomi.fi-tunnistus

Valtion seurantakohdemallin yhteisten toimintojen kehittäminen

Näin paransimme tuottavuutta. Hyvät käytännöt ja vakiinnuttamisen keinot Kieku-käyttäjäfoorumi

Kieku-hanke

Valtion taloushallinto 2020

Kieku tuki ja ylläpito

Kuntasektorin yhteinen KA Talous- ja henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri

Taloushallinnon kevätseminaari

Valtion hankintojen digitalisointi (Handi) Hallinnonalatapaaminen

Kieku-raportoinnin kehittäminen. Ratkaisupäällikkö Kimmo Järvinen, Valtiokonttori Kieku-käyttäjäfoorumi

TAHE-projekti Kymenlaaksossa

Kiekun pienkehittäminen. Juha Koljonen, Helena Lappalainen Kieku-käyttäjäpäivät

Kokemuksia Valtiokonttorin Kieku-käyttöönotosta

Transkriptio:

Hankinnasta maksuun prosessi tehostamisesta tuotantoon Taloushallinnon kev ätseminaari 3. 4.6.2014 Valtiokonttori, Talous ja henkilöstö HAMA hankkeen tausta ja tavoitteet Tausta Taha 2020 strategiaty ö Menojen pääprosessiin sitoutuu eniten resursseja v altion taloushallinnossa (Htv- ja tuottav uuskysely 2012) Tilhan käy ttöaste (3-5 %) ja laskujen automaattinen täsmäy tyminen (1 %) eiv ät ole tav oitetasolla Sähköistämistä ja automatisointia v oidaan kehittää edelleen (mm. tiliöinnit) Tiedostetut tarpeet Tilhan käy tön laajentaminen kirjanpitoy ksiköissä, edelly ttäen muun muassa: Tilattav at tuotteet määritetty Automaattinen täsmäy tys toimii Tuoteluettelot ja raportointi toimii Maksuaikakorttihankintojen y htenäistäminen Rondon sopimuskohdistustoiminnallisuus toiminnassa Rondon tiliöintikoodi toiminnassa Perustietojen y lläpidon, maksuunpanon ja menotiliotteiden n sujuv oittaminen Tavoitteet Prosessien sujuv oittaminen > v aikuttav uus (, htv) Toimintamallin muutoksen määrittely ja toteutus Kirjanpitoy ksiköt toteuttav at hankinnasta maksuun prosessialuetta y hteistä prosessia, palv elukeskusta ja v älineitä hy ödy ntäen Tulosten perusteella esity s Tilhaa ja Rondoa koskev ista kehitystarpeista ja jatkotoimista 2 1

Kehittämishankkeen viitekehys ja organisointi Strateginen ohjausryhmä Hankintatoimen neuv ottelukunta Strategiakehitysryhmä Operatiivinen ohjausryhmä Tilha asiakasty ö- ry hmä Tilha ITpalv elut Hankinnasta maksuun tilannepalav erit Hankintojen Vaiheet tekeminen Perustietojen Menotositteiden Menotiliotteiden Kirjanpitoyksikkökohtaiset kehittämistoimet Hanke tuki KPY 1 KPY 2 KPY 3 KPY 4 KPY 5 KPY 6 KPY 7 KPY 8 Palkeet palv elutuotanto Rondo ITpalv elut Kieku -hanke 3 HAMA hankkeeseen osallistuvien kirjanpitoyksiköiden ja konsernitoimijoiden jäsenet hankkeen strategisessa ohjausryhmässä Etelä-Savon Ely- keskus Ilmatieteenlaitos Maanmittauslaitos Puolustushallinnon rakennuslaitos Rikosseuraamuslaitos Tullihallitus Ulkoasiainministeriö Valtiokonttori Valtiovarainministeriö Verohallinto Hansel Palkeet Tuija Rantanen Eija Pursiainen Matti Hyytinen Jaana Koivurinne Eija-Riitta Nelin Pekka Pylkkänen Risto Hakoila Maritta Fromholtz Juha Halonen, Jukka Nummikoski Mia Räikkönen Susanna Närvänen Helena Lappalainen 4 2

HAMA hankkeen tiekartta 2014 Hankinnasta maksuun -kehittämisohjelma 2014 Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi Strateginen ohjausryhmä Operatiivinen ohjausryhmä Hankintojen tekeminen Perustietojen Menotositteiden Menotiliotteiden Väliraportti Loppuraportti 5 Hankinnasta maksuun -prosessi Hankinnasta maksuun -prosessi Hankintojen suunnittelu - pääprosessi Hankintojen tekeminen - pääprosessi Menojen - pääprosessi Hankintakohtainen suunnittelu Kilpailutus ja sopimuksenhallinta Tuotetietojen y lläpito Tilaaminen Ostolaskun ja tilauksen täsmääminen Perustietojen y lläpito Menotositteiden Hankintojen seuranta ja kehittäminen Menotiliotteiden Menojen n kaudenv aihde 6 3

kpl % 2.6.2014 Hankintojen tekeminen -pääprosessi 7 Tilauksellisten laskujen määrissä ja automaattisen täsmäytymisen asteissa vaihtelua hallinnonaloittain Tilauksellisten laskuj en määrä hallinnonaloittain sekä tilauksellisten laskujen automaattisen täsmäytyksen osuus (2013 tilanne) 90000 80000 70000 84823 56% 60% 50% 44% 60000 50000 40000 30000 22% 29% 36% 28% 24% 29% 40% 30% 20% 20000 10000 0 12% 5928 0 0 25 1547 231 3% 953 2297 2026 3127 827 9 0% VM EK VNK UM OM SM PLM OKM MMM LVM TEM STM YM Tilaukselliset laskut, kpl Automaattisesti kohdistuneet tilaukselliset laskut, % 10% 0% Tiedot perustuvat Palkeiden tilastoon eli ne kattavan vain PK asiakkaana olevat kirjanpitoyksiköt. Tilaukselliseksi laskuksi on tilastossa määritetty ne laskut, joilta löytyy Tilha-tilausnumero. PLM hallinnonalalla Puolustusvoimilla käytössä oma tilaustenhallintasovellus, ei siis Tilha. 8 4

Hankintojen tekeminen -pääprosessin haasteita Hankintojen tekeminen -pääprosessi Tuotetietojen Tilaaminen Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen Hankintojen seuranta ja kehittäminen Hankintojen tekemisen menettelyt ja organisointi vaihtelevat virastoittain ei yhtä yhtenäistä toimintatapaa vaikuttaa yhteiseen kehittämiseen Keskeisinä haasteina lisäksi: - Vaihtoehtoisten tilausmenettely iden käy tön pelisäännöt määrittelemättä (Tilha v s. maksuaikakorttihankinnat) - Tilaustenhallintasov elluksen (Tilha) käy tettävyys ny kyinen käy ttöaste ei riittäv ä Tuotetietojen, tuotekatalogit, punch outit, vapaatekstitilaukset Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen (sis. ostolaskun sisältämät tiedot) Raportoinnin kehittäminen huomioiden sekä konserni että virastotason tietotarpeet 9 Hankintojen tekeminen haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 1/4 Hankintojen tekeminen -pääprosessi Tuotetietojen Tilaaminen Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen Hankintojen seuranta ja kehittäminen Tavoite: toimivat ja helppokäyttöiset tuoteluettelot käyttöohjeineen Onnistumisen edellytyksiä: Toimittaja py styy tuottamaan teknisesti toimivan katalogienhallintaratkaisun (uusi katalogienhallintaty ökalu Buy er Catalog Manager Kirjanpitoy ksiköille) Saadaan pilotoitua uusi katalogienhallintaratkaisun Kirjanpitoy ksiköille ja v oidaan my öhemmin ottaa se käy ttöön kaikille Kirjanpitoy ksiköille Selkeät käy ttöohjeet uuden katalogienhallintaratkaisun käy ttöön ja uuden tuoteluettelon tuottamiseen Toimittajien aktiv ointi ja inf ormointi uuden ratkaisun osalta (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin) 10 5

Hankintojen tekeminen haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 2/4 Hankintojen tekeminen -pääprosessi Tuotetietojen Tilaaminen Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen Hankintojen seuranta ja kehittäminen Tavoite: Tunnistettu ja ohjeistettu, mitä tuotteita ja paleluita hankitaan Tilhan avulla ja mitä maksuaikakorttia hyödyntäen. Prosessit on kuvattu. Onnistumisen edellytyksiä Maksuaikakortilla hankittav ien tuotteiden, palv eluiden ja kertahankintojen määrittäminen riittäv än y htenäisellä tav alla sekä selkeän ohjeistuksen laadinta. Maksuaikakorttilaskujen automaattisen n kehittäminen. Tilhalla hankittav ien tuotteiden ja palv eluiden määrittäminen riittäv än y htenäisellä tav alla sekä selkeän ohjeistuksen laadinta. Kirjanpitoy ksiköt osallistuv at palv eluiden/tuotteiden määrittely työhön ja ottav at käyttöön uudet menettely t palv elujen/tuotteiden hankinnassa Toimittajien inf ormointi (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin) 11 Hankintojen tekeminen haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 3/4 Hankintojen tekeminen -pääprosessi Tuotetietojen Tilaaminen Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen Hankintojen seuranta ja kehittäminen Tavoite: Automaattisen täsmäytyksen tekniset esteet tunnistettu ja poistettu Rondon ja Tilhan osalta. Toimittajille ja kirjanpitoyksiköille on laadittu tarvittava ohjeistus. Onnistumisen edellytyksiä: Merkittäv immät täsmäy tyksen esteet tunnistetaan ja niiden poistamiseen löy detään ratkaisut Tarv ittav ien sov ellusten teknisiin toiminnallisuuksiin tehtäv ien muutosten toimivuus Kirjanpitoy ksiköt ja toimittajat saav at selkeät ohjeet ja toimiv at niiden mukaan Toimittajien inf ormointi (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin) Automaattisen täsmäy tymisen kehityksen seuranta poikkeuksiin reagointi 12 6

Hankintojen tekeminen haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 4/4 Hankintojen tekeminen -pääprosessi Tuotetietojen Tilaaminen Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen Hankintojen seuranta ja kehittäminen Tavoite: Toimiva raportointi, joka antaa selkeät tiedot sekä kirjanpitoyksikkö- että konsernitasolla hankintojen tehokasta ohjaamista ja seurantaa varten Onnistumisen edellytyksiä: Yhtenäisen raportointimenettely n määrittäminen sekä kirjanpitoy ksikkö että konsernitasolla Tarv ittav ien uusien teknisten ominaisuuksien testaus ja sujuv a käy ttöönotto Selkeä ohjeistus raportoinnin hy ödy ntämisen tueksi Kirjanpitoy ksiköt ja ministeriöt ottav at käy ttöön tarv itsemansa raportit 13 Menojen -pääprosessi 14 7

kpl/htv 2.6.2014 Menojen -pääprosessin painoarvo osana valtion taloushallintoa Valtionhallinnon skaalattu taha htv -määrät pääprosesseittain 1000 976 990 932 800 600 400 501 337 327 477 448 360 370 368 372 431 319 316 200 0 17 Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen 2002 2008 2010/2011 Menojen sitoo yhä 40 % taloushallinnon resursseista vuonna 2010/2011. Vuosien 2008 ja 2010/2011 välillä htv-määrät ovat laskeneet menojen ssä (6 %, 58 htv) Htv-muutoksia on menojen ssä hyvä verrata myös tapahtumamäärien muutoksiin; vuosina 2008-2010/2011 on menojen n tuottavuus kasvanut 6 %. Tietolähde: Taloushallintoselvitys 2003, Htv-kysely 2008 ja Htv- ja tuottavuuskysely 2010/20211. Käytetty htvkäsite: tehollinen henkilötyövuosi (n. 220 työpäivää) 15 Menojen n tuottavuus valtionhallinnossa ja kehityspotentiaali suhteessa vertailuaineistoon 2 500 2 000 Hallinnonalat yhteensä: Menojen n tuottavuus 2 136 2 264 18 000 16 000 14 000 12 000 Menojen n tuottavuuden bench mark 16 000 1 500 10 000 8 000 8 000 1 000 500 6 000 4 000 2 000 5 000 3 791 0 2008 2010/2011 0 BM - 25% BM - Mediaani BM - 75% Valtio Valtiohallinnon menojen n tuottavuus kasvanut 6 % vuosina 2008-2010/2011 (htv-määrä vähentynyt 5,6 % ja tapahtumamäärät säilyneet entisellä tasolla) Tuottavuuden laskennassa on huomioitu sekä palvelukeskuksessa että kirjanpitoyksiköissä tehtävä työ. Kuntien ja yritysten muodostamaan vertailuaineistoon verrattaessa valtionhallinnon prosessille kohdennetusta työstä on huomioitu vain keskitetyn työn osuus (palvelukeskus, taloushallintoyksiköt). Tämän vuoksi vertailussa käytetty valtionhallinn on tuottavuusluku on eri. Vertailuaineistoon nähden valtiohallinnon tuottavuus jää jopa vertailuaineiston alakvartaalin alapuolelle. 16 8

kpl/htv 2.6.2014 Lähtötilanne: Menojen n tuottavuudessa kehityspotentiaalia, verkkolaskujen hyödyntäminen kehittynyt 18 000 16 000 14 000 Menojen n tuottavuuden bench mark 16 000 2% 10% 18% 12 000 10 000 8 000 8 000 6 000 5 000 70% 4 000 3 791 2 000 0 BM - 25% BM - Mediaani BM - 75% Valtio Muut maksutositteet tai paperilaskut Itellan skannauspalvelu Verkkolaskut Muu kanava (esim. subs. järj) Lähde: Htv- ja tuottavuuskysely (vuosi 2010/2011) Lähde: Palkeiden seuranta (vuosi 2013) tilasto kattaa vain palvelukeskuksen asiakkaana olevat kpy:t 17 Verkkolaskujen osuus ostolaskuista vuonna 2013 hallinnonaloittain Verkkolaskujen osuus % 100% 90% 80% 70% 60% 70% 63% 88% 63% 70% 68% 82% 60% 76% 79% 62% 72% 61% 50% 40% 30% 20% 10% 0% EK VM VNK UM OM SM PLM OKM MMM LVM TEM STM YM Verkkolaskujen %-osuus = aidot verkkolaskut kaikista laskuista Keskimäärin verkkolaskujen %-osuus oli 70 % vuonna 2013, kun laskennassa huomioidaan kaikki menotositteet eli myös laskujenvälityspal velun ohi kulkeneet volyymit Tiedot perustuvat Palkeiden tilastoon eli ne kattavat PK-asiakkaina olevat kirjanpitoyksiköt (ei koko valtionhallinto). 18 9

Menojen -pääprosessin haasteita Menojen -pääprosessi Perustietojen Menotositteiden Menotiliotteiden Menojen ssä työn organisoinnin tavat vaihtelevat virastoittain (esim. PK hyödyntäminen, tehtävien keskitys virastossa) ei yhtä yhtenäistä toimintatapaa vaikuttaa yhteiseen kehittämiseen Keskeisinä haasteina lisäksi: - Menojen (ostolaskujen ) sitoo työpanosta paljon, erity isesti kirjanpitoy ksiköissä - Automaation hy ödy ntämisen lisääminen (v erkkolaskut, sopimuskohdistus, tiliöinnin automaatio) - Ostolaskujen sisältötietojen y htenäistäminen (y htey s myös pk-hyödyntämiseen) 19 Menojen haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 1/6 Menojen -pääprosessi Perustietojen Menotositteiden Menotiliotteiden Menojenn parhaat käytännöt Tavoite: Kertatoimittajien perustamiseen on tunnistettu, kuvattu ja ohjeistettu uusi toimintamalli. Ennakkoperintärekisteriotteeseen liittyviin toimintatapoihin tarvittavat päivitykset tietojen ajantasaisuuden varmistamisen näkökulmasta. Onnistumisen edellytyksiä: Teknisesti toteutettav issa olev ien ratkaisujen tunnistaminen ja uuden y hteisen toimintamallin kuv aaminen ja ohjeistaminen Uudet toimintamallit otetaan käy ttöön palv elukeskuksessa (ja kirjanpitoy ksiköissä) 20 10

Menojen haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 2/6 Menojen -pääprosessi Perustietojen Menotositteiden Menotiliotteiden Menojenn parhaat käytännöt Tavoite 1: Sopimuskohdistuksen piiriin kuuluvat hankinnat on määritetty ja toiminnallisuuden käyttöönotto on aikataulutettu. Sopimuskohdistustoiminnallisuuden toimivuus on varmistettu ja tarvittavat ohjeet laadittu. Onnistumisen edellytyksiä: Sopimuskohdistustoiminnallisuus on käy tössä Kieku- ja Raindance-instansseissa Sopimuskohdistuksen piiriin kuuluv at hankinnat on määritelty ja sopimuskohdistuksen käy ttöönotto on aikataulutettu kirjanpitoy ksiköittäin Sopimuskohdistustoiminnallisuus on käy tössä ELY:ssä v ähintään sähkönsiirtosopimusten osalta sekä Ev irassa ja Verohallinnossa Senaatin v uokralaskujen osalta Toimittajien aktiv ointi; kirjanpitoy ksiköt ja Hansel (puitesopimustoimittajat) 21 Menojen haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 3/6 Menojen -pääprosessi Perustietojen Menotositteiden Menotiliotteiden Menojenn parhaat käytännöt Tavoite 2: Tiliöinnin automaation käyttöperiaatteiden määrittely sekä toiminnallisuuden käyttöönotto Rondossa. Laskujen sisältövaatimusten määrittely valtionhallinnon merkittävimmille toimittajille Onnistumisen edellytykset: Tekniikan käy ttöönotto onnistuu Toimittajat sitoutuv at toimittamaan sov itun viitetiedon laskuilla 22 11

Menojen haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 4/6 Menojen -pääprosessi Perustietojen Menotositteiden Menotiliotteiden Menojenn parhaat käytännöt Tav oite: Maksatusaineisto lähetetään suoraan substanssireskontrista pankkiin mukaan lukien palkka-aineistot ja muut toistuv aissuoritukset. Onnistumisen edelly ty kset: Selv ity s ja suunnitelma erillisen maksulupakäy tännön poistamisesta (muutosehdotukset säädöksiin, prosessiin, ohjeisiin, järjestelmiin). Osapuolet (VM, VK, Palkeet, VTV, pankit) saav uttav at yhteisen käsityksen muutosten tarpeellisuudesta ja tarv ittavat tekniset muutokset ov at toteutettavissa Pääv älittäjäpankki osallistuu suunnitteluun ja hy v äksyy menettelyn 23 Menojen haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 5/6 Menojen -pääprosessi Perustietojen Menotositteiden Menotiliotteiden Menojenn parhaat käytännöt Tav oite: Menotiliotteen tapahtumien 95 prosenttinen automaattinen tiliöinti Onnistumisen edelly ty ksiä: Ny ky tilan kuv aaminen ja tav oitetilan määrittely onnistuu siten, että parhaat käy tännöt tunnistetaan, ja että järjestelmiin (maksuliikesov ellukset) v oidaan tehdä tarv ittavat muutokset y hdessä järjestelmätoimittajien kanssa Sidosry hmät osallistuv at suunnitteluun 24 12

Menojen haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 6/6 Menojen -pääprosessi Perustietojen Menotositteiden Menotiliotteiden Menojenn parhaat käytännöt Keskity tään ostolaskujen yn Hy ödy nnetään HAMA-hankkeen muista v aiheista saatav ia määrity ksiä Tilhan parhaat käy tännöt & Tilhan kautta tilattav at tuotteet/palvelut Maksuaikakorttihankintojen piiriin kuuluv at hankinnat, näiden kuittien ja laskujen Sopimuskohdistustoiminnallisuus (mm. v uokrat, sähkönsiirto) Tiliöintikoodi (koodi/v iite, joka laukaisee automaattisesti tiliöinnin) Otetaan huomioon edellisten lisäksi muita näkökulmia Vuoden lopulla kuv attuna (ja ohjeistettuna) parhaat käy tännöt 25 Tuottavuusmittarit 26 13

Yleistä Hankkeen tavoitteena on, että prosessi voidaan toteuttaa nykyistä vähemmillä resursseilla Lähtötilanteen arvioiminen haasteellista hankintojen osalta - Hyödyt puitesopimusten käytöstä, hankintojen keskittämisestä, tiliöinnin nopeutumisesta Muiden prosessin vaiheiden mittaaminen helpompaa 27 Vaiheiden tilannekatsaukset 28 14

Hankintojen tekeminen Tuotetietojen Nykytila saatu kuvattua Saatu uusi työkalu tuoteluetteloidenhallintaan (Buyer Catalog Manager) Pilotoitava työkalu HAMA-hankkeen Kirjanpitoyksiköissä ja Hanselissa, ennen kun otetaan käyttöön kaikille. Kuvattava katalogienhallintaratkaisun muuttunut prosessi Kirjanpitoyksiköiden ja Toimittajaportaalin toimittajien osalta. Pilotoidaan ja otetaan käyttöön uusi työkalu hankkeeseen kuuluvissa kirjanpitoyksiköissä (1.6.-30.11.2014) 29 Hankintojen tekeminen Tilaaminen, maksuaikakortti Maksuaikakortilla tehtävät hankinnat pääosin määritelty - Lisäksi maksuaikakorteilla tehdään kertaluonteisia hankintoja, joita ei voida etukäteen määritellä Tiliöintiä helpottavat menettelyt kartoituksessa Ohjeistus valmistuu kesän 2014 aikana Tuontantoonsiirrot syksyllä 1.9.2014 alkaen 30 15

Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha Hankinnat määritelty hankintaluokittain ja parhaillaan kartoitetaan nykytilannetta hankinnasta maksuun prosessien osalta Parhaillaan kuvataan hankinnasta maksuun malliprosessit Prosessien käyttöönotot hankintaluokittain 1.9.2014 alkaen 31 Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha: Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen Täsmäytymisprosentti noin 35 Syitä täsmäytymättömyyteen selvitetty, ei merkittäviä esteitä jäljellä Tiedossa olevat tekniset esteet poistettu 31.5.2014 mennessä Tämän jälkeen tavataan hankkeeseen osallistuvat kirjanpitoyksiköt ja kartoitetaan heidän osaltaan mahdolliset muut tilha-käytön haasteet. 32 16

Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha: Hankintojen seuranta ja kehittäminen Hankintojen tueksi tarvittavat raportit on määritelty sekä kirjanpitoyksikkö että konsernitasolla Uuden raportointivälineen pilotointi on alkamassa Uuden raportoinnin käyttöönotto 1.9.2014 alkaen 33 Menojen Perustietojen Kertatoimittajien perustaminen Kiekuun on luonnosteltu, toimintamallia ollaan kuvaamassa sekä sen jälkeen ohjeistus tulossa. Ennakkoperintärekisteriotteeseen liittyviin toimintatapoihin tarvittavat päivitykset tietojen ajantasaisuuden varmistamisen näkökulmasta on kuvattu ja viety tuotantoon. 34 17

Menojen Menotositteiden Sopimuskohdistus pilotoitavana EVIRAlla sekä Verolla Tiliöinnin automaatio pilotoitavana Valtiokonttorissa, RISEllä ja Verolla Kokemukset tähän saakka positiivisia Sopimuskohdistus käyttöön syksyllä 2014 HAMA- virastoissa joidenkin sopimusten osalta. 35 Menojen Prosessi kuvattu Muutostarpeet kartoitettu, teknisten muutosten selvitys tekeillä Normistomuutosehdotukset tekeillä Käyttöönotot menevät vuoden 2015 puolelle 36 18

Menojen Menotiliotteiden Parhaillaan selvitetään joidenkin hankkeessa olevien virastojen tiliotteiden automaattitiliöinnin aste Tämän jälkeen laaditaan ehdotus automaattitiliöintiasteen nostamiseksi Ehdotusten käyttöönotto menee vuodelle 2015 37 Hankinnasta maksuun -prosessialue tavoitetilassa Hankintapäätöksen jälkeen täysin automatisoitu prosessi Toimittaja VALTIO Tilausvahvistus MARKKINAPAIKKA Hankinta -Katalogi Punch Out- liitty mä Tilaus Tilauksen tekeminen tilaustenhallintasov elluksella Hy väksyntä Sis, tiliöinnin Toimitus Lasku/ sähköinen Operaattorit Koneellinen tarkistus Laskujen Reskontra Vastaanottotarkastus Automaattinen siirto Tilaustietojen siirtyminen Rondoon Pankki Palaute 38 19

Kiitos! HAMA-hankkeen kirjanpitoyksiköt Palkeet Anna-Liisa Anu Arja Heidi Irene Jenni Katja Kristiina Kysymyksiä? 39 Lisätietoja maksuliike@valtiokonttori.fi paperiton@valtiokonttori.fi verkkolaskutus@valtiokonttori.fi 40 20