1 Virkailijan käyttöohje kohdeyliopistoon Versio 3.0
2 Sisällysluettelo SISÄLLYSLUETTELO 2 1. YLEISTÄ KÄYTTÖOHJEESTA 3 2. KIRJAUTUMINEN JA ALKUTOIMET 3 2.1. Kirjautuminen sisään järjestelmään 3 2.2. Virkailijan tietojen asettaminen 4 3. HAKEMUKSEN KÄSITTELY KOHDEYLIOPISTOSSA 5 3.1. Kotiyliopistosta saapuneen uuden hakemuksen valinta ja avaaminen 5 3.2. Opiskelijan henkilötietojen tarkastaminen 6 3.3. Opiskelijan opintosuoritusotteen ja HOPS-otteen tarkastaminen 6 3.4. Hakemuksen siirtäminen toiselle käsittelijälle 7 3.5. Hakemuksen irrottaminen käsittelijältä 7 3.6. Tarkastele opiskelijan muita hakemuksia 8 4. LAUSUNTO- JA LISÄTIETOPYYNNÖT 8 4.1. Tee lisätietopyyntö opiskelijalle tai kotiyliopistoon 8 4.2. Tee lausuntopyyntö 9 4.3. Hakemuksen käsittelyn jatkaminen lisätieto- tai lausuntopyynnön tekemisen jälkeen 10 4.4. Lausunnon kirjaaminen lisätietopyynnöt-välilehdellä 11 4.5. Lisätietojen ja liitteiden muokkaaminen tai poistaminen 12 5. HAKEMUKSEN MYÖNTÖPÄÄTÖKSEN TEKEMINEN 13 5.1. Kirjaa myöntölausunto 13 5.2. Opinto-oikeuspäätöksen tekeminen 14 5.3. Päätöksen peruminen 15 6. MUUT TOIMINNOT 16 6.1. Käsittelyhistoria 16 6.2. Yhteenveto hakemuksesta 17 6.3. Hakemuksen tulostaminen 17 6.4. Lausuntopyyntöjen massalähetys 18 6.5. Käsiteltyjen opinto-oikeushakemuksien ja päätöksien tarkastelu 19 6.6. Opiskelijatietojen siirto 20 6.7. Käynnistettyjen siirtoajojen selausnäyttö 20 6.8. Siirtoajon käynnistysnäyttö 21 6.9. Siirtoajon rajaustietojen tarkastelunäyttö 21 6.10. Opiskelijatunnuksien päivitys 22 6.11. Hakuehtojen syöttönäytön käyttöohje 23 6.12. Uloskirjautuminen 25
3 1. Yleistä käyttöohjeesta Tämän käyttöohjeen avulla kohdeyliopiston opintoasianhallinnon käyttäjällä on mahdollista käsitellä kotiyliopistojen puoltamia joustavan opinto-oikeuden hakemuksia kohdeyliopistossa, tarkastella hakemuksia, liitteitä ja lisätietoja, siirtää hakemus toiselle käsittelijälle ja pyytää kotiyliopistolta tai toiselta käsittelijältä lisätietoja (lausuntoa) koskien hakemusta. Painikkeiden valitseminen tapahtuu painamalla hiiren vasemmanpuoleista painiketta painikkeen päällä. Selaimen Back (Takaisin) -painikkeen käyttöä tulee välttää (vanhalla näytöllä on yleensä vanhentuneet tiedot, jos painetaan Back ). Tähdellä (*) merkityt kentät ovat hakemuksessa pakollisia, eli niitä ei saa jättää tyhjäksi. Edellytyksenä on että opintoasiainhallinnon käyttäjän kohdeyliopisto on mukana järjestelmässä ja käyttäjällä on käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään kirjautumista varten sekä käyttöoikeudet toimia järjestelmän virkailijakäyttäjänä. Kohdeyliopiston pääkäyttäjä huolehtii opintoasiainhallinnonkäyttäjien rekisteröinnistä ja profiilien luonnista virkailijoille. 2. Kirjautuminen ja alkutoimet 2.1. Kirjautuminen sisään järjestelmään Käyttäjä kirjautuu sisään järjestelmään omalla käyttäjätunnuksella ja salasanallaan. Edellytykset: Käyttäjällä on tunnus ja salasana järjestelmään tai tunnistautumisessa käytettävän yliopiston sisäiset tunnukset (jos käytetään varmennettua tunnistautumisjärjestelmää). Tärkeää: Selaimen ei saa antaa tallentaa käyttäjätunnusta ja salasanaa! Varmista selaimen asetuksista, että salasanan tallennus on pois päältä ennen kirjautumista. Selain voi kysyä lupaa tallentamiselle, mutta lupaa ei tule antaa. Tämä koskee erityisesti julkisissa tiloissa olevia päätteitä. Virkailijoiden ei ole suositeltavaa käyttää palvelua julkiselta päätteeltä. 1. Valitse yliopistosi kirjautumissivulla sivulla olevasta listasta. 2. Selaimesi ohjautuu oman yliopistosi kirjautumissivulle, jossa käytät kotiyliopistosi atk-tunnuksia. Käyttäjätunnus ja salasana ovat siis samoja, joita käytät oman kotiyliopistosi atk-järjestelmissä. Huom! Älä tallenna salasanaa etenkään yhteiskäyttöisissä työasemissa! Alla on kaksi esimerkkiä kirjautumissivusta (Helsingin ja Tampereen yliopisto):
4 2.2. Virkailijan tietojen asettaminen On tärkeää, että virkailijan tiedot järjestelmässä ovat ajan tasalla. Edellytykset: Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään käyttäjätunnuksellaan. 1. Järjestelmä ohjautuu suoraan Omat tiedot -sivulle. Tarvittaessa pääset sinne myös painamalla omaa nimeäsi oikeassa alanurkassa.
5 2. Valitse Virkailijan tiedot Omat tiedot -sivun ylälaidasta 3. Varmista oikeaksi tai kirjoita sähköpostiosoitteesi kenttään. 4. Vahvista tiedot valitsemalla Tallenna muutokset. 3. Hakemuksen käsittely kohdeyliopistossa 3.1. Kotiyliopistosta saapuneen uuden hakemuksen valinta ja avaaminen Käsittelijä on kirjautunut järjestelmään ja näkee, että hänellä on käsiteltävänä uusia käsittelemättömiä hakemuksia. Käsittelijä valitsee saapuneista opintooikeushakemuksista yhden ja avaa sen. Järjestelmä avaa näytölle opiskelijan jättämän hakemuksen, josta käyvät ilmi opiskelijan lisäämät liitteet ja tiedot. Käsittelijä ottaa hakemuksen käsittelyyn valitsemalla Ota hakemus käsittelyyn Hakemuksen käsittelyyn ottaminen siirtää hakemuksen Saapuvat opiskelijat -> Saapuneet hakemukset -kansiosta Saapuvat opiskelijat -> Käsittelyssä olevat -kansioon, josta hakemuksen käsittelyä voi seuraavalla kerralla jatkaa. Edellytykset: Opiskelijan opinto-oikeushakemusta on puollettu kotiyliopistossa ja se on lähetetty (siirtynyt) kohdeyliopiston käsittelyyn. Opinto-oikeushakemusta ei ole vielä otettu käsittelyyn, hyväksytty tai hylätty, eikä myöskään siirretty takaisin kotiyliopistoon lisätietojen täydentämistä varten. Saapuneissa hakemuksissa esitetään virkailijan omaan tiedekuntaan/osastoon saapuneet hakemukset, jos virkailijan tietoihin on määritelty tiedekunta/osasto. Jos tiedekunta/osastorajausta ei ole, ovat näkyvissä kaikki saapuneet hakemukset. (kts. Virkailijan tietojen asettaminen/omat tiedot). 1. Tarkastele saapuneita hakemuksia valitsemalla Saapuvat opiskelijat -> Saapuneet hakemukset -kansio 2. Valitse Avaa sen hakemuksen kohdalta jota haluat tarkastella. Voit selata hakemuksen tietoja valitsemalla välilehtien painikkeita. Tai Valitse Hakuehtojen syöttö jos haluat tarkentaa hakua (eli rajata
6 luettelossa esitettyjen hakemuksien määrää. Hakuehtojen syöttönäytön käyttöohjeet löytyvät luvusta XX). 3. Voit ottaaa hakemuksen itsellesi käsittelyyn valitsemalla Ota hakemus käsittelyyn. 4. Jos sinulla on yliopistosi tai tiedekuntasi esikäsittelijän oikeudet, voit myös siirtää hakemuksen toiselle henkilölle käsittelyyn valitsemalla Siirrä hakemus toiselle käsittelijälle. Valitse seuraavalla sivulla henkilö tai ryhmä, jolle siirrät hakemuksen. 5. Takaisin hakemusluetteloon pääset toiminnolla Palaa hakemusluetteloon. 3.2. Opiskelijan henkilötietojen tarkastaminen Käyttäjä voi tarkastaa hakemuksesta opiskelijaa koskevat tiedot. Mikäli käsittelijä tarvitsee lisätietoja hakijasta, hän voi avata sivun (välilehden), jolla näytetään opiskelijan (hakijan) henkilötiedot. Jos hakemuksen tiedoissa on puutteita tai epäselvyyksiä, käsittelijä voi pyytää lisätietoja kotiyliopistolta. Edellytykset: Käsittelijä on avannut kotiyliopistosta kohdeyliopistoon saapuneen uuden opinto-oikeushakemuksen ja ottanut sen käsiteltäväksi. 1. Valitse hakemuksesta Hakijan tiedot -välilehti. 2. Tarkasta hakijan tiedot. 3. Takaisin hakemusluetteloon pääset painamalla Palaa hakemusluetteloon. 3.3. Opiskelijan opintosuoritusotteen ja HOPS-otteen tarkastaminen Käyttäjä avaa hakemukseen liitetyn HOPS-otteen tai opintosuoritusotteen tarkastellakseen sen tietoja. Edellytykset: Käsittelijä on avannut kotiyliopistosta kohdeyliopistoon saapuneen uuden opinto-oikeushakemuksen ja ottanut sen käsiteltäväksi. 1. Pääset tarkastelemaan hakemuksen liitteitä valitsemalla välilehden Liitteet ja avaamalla hakemukseen liitettyjen liitteiden tunnistetiedot. Välilehdellä esitetään luettelo kaikista hakemukseen liitetyistä liitteistä. 2. Valitse Avaa halutun liitteen kohdalta. Liitteen tyyppi näkyy liitteen tiedoissa.
7 3. Nyt voit tarkastella valitsemasi liitetiedoston tietoja. 4. Jos liitetiedosto on voimassa ja se on läpäissyt virustarkistuksen, voit avata tai ladata liitteen omalle koneellesi valitsemalla Lataa tiedosto (linkki on esitetty liitetiedoston nimen perässä, jos lataus on mahdollista). 5. Takaisin liitteisiin pääset valitsemalla Palaa liitteiden selaukseen. 3.4. Hakemuksen siirtäminen toiselle käsittelijälle Käsittelijä siirtää hakemuksen toiselle käsittelijälle tai käsittelijäryhmälle. Edellytykset: Opiskelijan opinto-oikeushakemus on saapunut kohdeyliopiston järjestelmään käsiteltäväksi. Käyttäjällä on järjestelmässä esikäsittelijän oikeudet tai hän on ottanut hakemuksen itselleen käsittelyyn. Esikäsittelijät-ryhmään kuluvalla käsittelijällä on oikeus siirtää hakemus suoraan Saapuneet -kansiosta, muilla käsittelijöillä siirto toiminnallisuus löytyy Hakemuksen käsittely -välilehdeltä. 1. Siirrä hakemus toiselle käsittelijälle valitsemalla Siirrä hakemus toiselle käsittelijälle. 2. Valitse vastuukäsittelijä ja/tai käsittelijäryhmä jolle hakemus siirtyy. 3. Täytä perustelut. 4. Vahvista siirto valitsemalla Vahvista hakemuksen siirto. 5. Takaisin pääset valitsemalla Peruuta. 3.5. Hakemuksen irrottaminen käsittelijältä Käsittelijä irrottaa hakemuksen itseltään. Hakemus palautuu alkutilaan odottamaan käsittelyä kohdeyliopistossa. Edellytykset: Opiskelijan opinto-oikeushakemus on saapunut kohdeyliopiston järjestelmään käsiteltäväksi. Käyttäjä on ottanut hakemuksen käsittelyyn. 1. Aloita valitsemalla Irrota hakemus käsittelystä. 2. Perustele irrotus Perustelut-kenttään 3. Irrota hakemus valitsemalla Vahvista hakemuksen irrotus käsittelijältä.
8 4. Takaisin hakeuksen tietoihin pääset valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn. 3.6. Tarkastele opiskelijan muita hakemuksia Käsittelijä hakee tarkasteluun nykyisen käsittelyssä olevan hakemuksen lähettäneen opiskelijan muut hakemukset ja päätökset. Edellytykset: Käsittelijä on ottanut hakemuksen käsittelyyn. Opiskelijalla on aikaisempia hakemuksia, jotka ovat saapuneet kohdeyliopistoon. 1. Aloita valitsemalla Katso hakijan muut hakemukset. 2. Valitse Avaa haluamasi hakemuksen kohdalta. 3. Tarkastele valitsemasi hakemuksen tietoja. 4. Pääset takaisin valitsemalla Palaa hakemusluetteloon. 4. Lausunto- ja lisätietopyynnöt 4.1. Tee lisätietopyyntö opiskelijalle tai kotiyliopistoon Käsittelijä lisää hakemukseen lisätietokyselyn ja siirtää samalla hakemuksen takaisin hakijan kotiyliopistoon tai väliaikaisesti jopa suoraan hakijalle. Lisätietopyyntö lähetetään joko hakemuksen kotiyliopiston vastuukäsittelijälle tai hakemuksen täyttäneelle opiskelijalle. Lisätietopyynnön kohde valitaan pyyntöä lähetettäessä. Jos hakemus on täytetty virkailijan toimesta (kotiyliopistossa), lisätietopyyntö voidaan tehdä ainoastaan kotiyliopiston vastuukäsittelijälle (ei hakijalle). Edellytykset: Käsittelijä on ottanut hakemuksen käsittelyyn ja on päättänyt ottaa kantaa hakemuksen sisältöön tai jatkokäsittelyyn. 1. Aloita valitsemalla Tee lisätietopyyntö opiskelijalle tai kotiyliopistoon. 2. Valitse ensin lisätietopyynnön kohde (eli kenelle lisätietopyyntö lähetetään). Kohteena voi olla hakija tai kotiyliopiston virkailija. 3. Täydennä lisätietopyyntöön myös vastauksen määräpäivä.
9 4. Perustele lisätietopyyntö. 5. Lähetä pyyntö Valitsemalla Tallenna ja lähetä lisätietopyyntö. 6. Pääset takaisin valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn. 4.2. Tee lausuntopyyntö Käsittelijä pyytää lausuntoa toiselta virkailijalta (opettajalta) koskien hakemusta. Edellytykset: Opiskelijan opinto-oikeushakemus on saapunut kohdeyliopiston järjestelmään käsiteltäväksi. Käsittelijä on ottanut hakemuksen käsittelyyn. 1. Aloita valitsemalla Tee lausuntopyyntö. 2. Valitse pyynnön saaja valikosta Pyyntö käsittelijälle. 3. Valitse käsittelijä luettelosta 1. Perustele pyyntö tekstikenttään (sisältö ja perustelut). 2. Voit lähettää pyynnön myös tietylle käsittelijäryhmälle (erittelemättä käsittelijää). Valitse silloin käsittelijäryhmä alasvetovalikosta. 3. Lähetä lausuntopyyntö valitsemalla Tallenna ja lähetä lausuntopyyntö. 4. Pääset takaisin valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn.
10 4.3. Hakemuksen käsittelyn jatkaminen lisätieto- tai lausuntopyynnön tekemisen jälkeen Käsittelijä jatkaa hakemuksen käsittelyä, kun hän on saanut pyytämänsä lisätiedot tai puoltolausunnon tai peruuttaa lähettämänsä lisätieto- tai lausuntopyynnöt. Edellytykset: Käsittelijä on kirjautunut järjestelmään ja hän on avannut hakemusluettelon Saapuvat opiskelijat -> Käsittelyssä olevat. Kierroksella olevan hakemuksen tunnistaa turkoosista taustaväristä hakemuksen tilassa: Jos kaikkiin lisätietopyyntöihin on vastattu, hakemuksen tila on sama, mutta turkoosi väri poistuu. 1. Aloita valitsemalla Avaa hakemuksen kohdalla. 2. Valitse Jatka hakemuksen käsittelyä. 3. Kirjoita tarvittaessa perustelut. 4. Valitse Vahvista hakemuksen käsittelyn jatkaminen. 5. Jos hakemus on kierroksella, eli sille on voimassa olevia lisätieto- tai lausuntopyyntöjä, järjestelmä tekee varmistuskyselyn käyttäjälle: Perutaanko voimassaolevat lisätieto- ja puoltolausuntopyynnöt? 6. Käyttäjä voi valita kolmesta eri vaihtoehdosta: Vaihtoehto Perutaan ja jatketaan peruu pyynnöt ja kuittaa hakemuksen takaisin käsittelijälle. Vaihtoehto Ei peruta palauttaa hakemuksen käsittelijälle (esim. käsittelijän vaihto), mutta ei peru pyyntöjä. Vaihtoehto Keskeytä palaa takaisin kuittausnäytölle tekemättä mitään. Pyyntöjen perumisen jälkeen kukaan muu kuin vastuukäsittelijä ei voi lisätä hakemukseen lisätietoja tai antaa lausuntoja (ellei vastuukäsittelijä tee uutta pyyntökierrosta). 7. Hakemuksen käsittelyn jatkaminen ei onnistu -tilanne: Viesti: Hakemuksella on vielä keskeneräisiä käsittelytietoja tai liitteitä, hakemuksen käsittelyn jatkaminen ei onnistu! Tämä tarkoittaa sitä, että opiskelija on käsitellyt lisätietopyyntöä, mutta ei ole lähettänyt hakemustaan takaisin. Hakemuksen käsittely ei voi jatkua kohdeyliopistossa, ennen kuin opiskelija lähettää hakemuksen takaisin tai vaihtoehtoisesti hakemuksen (vastuu-) käsittelijä käy ensin poistamassa keskeneräiset lisätiedot ja/tai
11 liitteet ja jatkaa hakemuksen käsittelyä lisätietojen poistamisen jälkeen (jatketaan uudestaan kohdasta 2.). Eli, jos hakemukseen on liitetty lisätietoja tai liitteitä, joita opiskelija ei ole vielä vahvistanut (keskeneräisiä), hakemuksen ottaminen käsittelyyn takaisin kohdeyliopistoon ei onnistu, ennen kuin keskeneräiset lisätiedot/liitteet on poistettu. Käyttäjä saa ilmoituksen asiasta kun hän on jatkamassa hakemuksen käsittelyä ja hänen tulee poistaa keskeneräiset lisätiedot ja liitteet hakemuksesta TAI lisätä vastaavat tiedot uudestaan vahvistettuina tietoina hakemukseen. Katso tarkemmat tiedot poistosta lisätietojen ja liitteiden käsittelyyn liittyvistä toimintokohtaisista ohjeista ( lisätietojen ja liitteiden muokkaaminen tai poistaminen ). 4.4. Lausunnon kirjaaminen lisätietopyynnöt-välilehdellä Käsittelijä antaa lausunnon hakemuksen vastuukäsittelijälle koskien hakemusta. Edellytykset: Käsittelijä on kirjautunut järjestelmään ja hän on avannut hakemusluettelon Saapuvat opiskelijat -> Käsittelyssä olevat. Käsittelijä on saanut lausuntopyynnön hakemuksen vastuukäsittelijältä. Käsittelijä voi antaa kullekin haetulle opintojaksolle lausunnon kirjaamalla asiasta opintojaksokohtaiset myönnöt ja/tai kommentin hakemukseen. Käsittelijä ei muuta hakemusta, ainoastaan lisää lausunnon/kommentin hakemukseen. 1. Aloita hakemuksen käsittely valitsemalla Avaa. 2. Valitse hakemuksen välilehti Lisätietopyynnöt ja aloita lausunnon kirjaaminen valitsemalla luettelosta Avaa lausuntopyyntöriviltä. 3. Hakemuksen tietoihin pohjaten myönnä tai ole myöntämättä opintooikeutta kotiyliopiston puoltamiin opintojaksoihin. Myönnöt merkitään kunkin opintojakson kohdalle Tila-kenttään. 4. Kirjaa lausunto lausunto/perustelut tekstikenttään (pakollinen jos opintojaksojen opiskeluoikeutta ei myönnetä). 5. Tallenna lausunto valitsemalla Tallenna ja vahvista lausunto.
12 6. Palaa takaisin valitsemalla Palaa lisätietopyyntöjen selaukseen. 4.5. Lisätietojen ja liitteiden muokkaaminen tai poistaminen Hakemuksen vastuukäsittelijä voi poistaa hakemukseen liitettyjä keskeneräisiä lisätietoja tai liitteitä (opiskelijan vastaus lisätietopyyntöön), sekä muokata itse lisäämiään lisätietoja ja liitteitä. Edellytykset: Käsittelijä on kirjautunut järjestelmään ja hän on avannut hakemusluettelon Saapuvat opiskelijat -> Käsittelyssä olevat. Vielä lisätieto- tai lausuntopyyntökierroksella olevan hakemuksen tunnistaa turkoosista taustaväristä hakemuksen tilassa: Jos kaikkiin lisätietopyyntöihin on vastattu, hakemuksen tila on sama, mutta turkoosi väri poistuu. 1. Aloita valitsemalla Avaa hakemuksen kohdalla. 2. Valitse hakemuksen välilehti Lisätiedot tai Liitteet ja siirry yksittäisen lisätiedon muokkaamiseen valitsemalla luettelosta Avaa lisätietoriviltä. 3. Jos kyseessä on käyttäjän itse lisäämä lisätieto, hän voi muokata tietoja ja tallentaa tehdyt muutokset Tallenna lisätieto. Muutoin käyttäjä voi ainoastaan poistaa lisätiedon Poista lisätieto -toiminnolla. Jos lisätieto (tai liite) ei ole voimassa eli tilassa Kesken (ei vahvistettu), pitää se poistaa ennen kuin hakemuksen vastuukäsittelijä voi jatkaa hakemuksen käsittelyä. Tällöin kyseessä on opiskelijan lisäämä lisätieto, jota hän ei ole vielä vahvistanut osaksi hakemusta (eli lähettänyt hakemusta takaisin kohdeyliopistoon).
13 4. Valitse Poista lisätieto. 5. Jos poisto onnistuu, järjestelmä antaa ilmoituksen lisätiedon poistamisesta Tiedot poistettu ja siirtyy takaisin lisätietojen selausnäytölle. Poistettu lisätieto jää edelleen talteen (tietokantaan), mutta sitä ei enää jatkossa esitetä missään hakemuksen käsittelynäytöillä (ei voimassa). 5. Hakemuksen myöntöpäätöksen tekeminen 5.1. Kirjaa myöntölausunto Käsittelijä antaa lausunnon hakemuksen vastuukäsittelijälle koskien hakemusta. Edellytykset: Käsittelijä on kirjautunut järjestelmään ja hän on avannut hakemusluettelon Saapuvat opiskelijat -> Käsittelyssä olevat. Käsittelijä on saanut lausuntopyynnön hakemuksen vastuukäsittelijältä tai käsittelijä on itse hakemuksen vastuukäsittelijä (jolloin hän voi kirjata lausunnon suoraan hakemukseen). Käsittelijä voi antaa kullekin haetulle opintojaksolle lausunnon kirjaamalla asiasta opintojaksokohtaiset myönnöt ja/tai kommentin hakemukseen. Käsittelijä ei muuta hakemusta vaan pelkästään lisää lausunnon/kommentin hakemukseen. 1. Aloita hakemuksen käsittely valitsemalla Avaa.
14 2. Valitse hakemuksen välilehdellä Hakemuksen käsittely toiminto Kirjaa myöntölausunto. 3. Hakemuksen tietoihin pohjaten myönnä tai ole myöntämättä opintooikeutta kotiyliopiston puoltamiin opintojaksoihin. Myönnöt merkitään kunkin opintojakson kohdalle Tila-kenttään. 4. Kirjaa lausunto lausunto/perustelut tekstikenttään (pakollinen jos opintojaksojen opiskeluoikeutta ei myönnetä). 5. Tallenna lausunto valitsemalla Tallenna ja vahvista lausunto. 7. Palaa takaisin valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn. 8. Hakemuksen vastuukäsittelijä voi siirtyä suoraan tältä näytöltä (lausunnon antamisen jälkeen) kirjaamaan myöntöpäätöstä valitsemalla toiminnon Siirry tekemään opinto-oikeuspäätös. 5.2. Opinto-oikeuspäätöksen tekeminen Käsittelijä tekee päätöksen hyväksyä tai hylätä hakemus. Päätökseen kirjataan myös hyväksynnän tarkemmat tiedot (esim. opinto-oikeusaika). Kun hakemus hyväksytään tai hylätään, esitetään hakemuksen ja päätöksen kaikki tiedot myös kotiyliopistolle. Myös hakija (opiskelija) saa tiedot päätöksestä haku-järjestelmän kautta ja/tai lisäksi sähköpostin siitä että päätös on tehty. Hakemus siirtyy sekä kohdeyliopistossa (että kotiyliopistossa) Käsitellyt hakemukset -osioon. Edellytykset: Käsittelijä on ottanut hakemuksen käsittelyyn. Hakemus on tarkistettu ja se on sisältönsä sekä kohdeyliopiston resurssien pohjalta käsiteltävissä (opiskelun edellytykset on todettu). Kaikki hakemuksen sisältämät opintojaksot on merkitty tilaan Myönnetty tai Ei myönnetty ja myönteisessä päätöksessä ainakin yksi niistä on myönnetty.
15 1. Aloita valitsemalla Tee opinto-oikeuspäätös. 2. Tee päätös valitsemalla haluamasi kohta vetovalikosta. 3. Täytä perustelut-kenttä, tai lataa siihen pohjatiedot käyttämällä toimintoa Hae myöntölausunnot. Tämä hakutoiminto palauttaa kenttään kaikkien annettujen myöntölausuntojen tekstit, jotka koskevat tätä hakemusta (esitetään peräkkäin). Käsittelijä muokkaa näistä lopulliset perustelut poistamalla tarpeettomaksi katsomansa tekstit. 4. Päätä JOO-laskutuksen piiriin kuulumisesta valitsemalla vetovalikosta oikea kohta. 5. Perustele kenttään syy, jos laskua ei lähetetä. 6. Valitse päätöksentekijä. 7. Vahvista päätös valitsemalla Vahvista hakemusta koskeva päätös. 8. Takaisin pääset valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn. Päätöstä ei tallenneta. Päätöstä ei voi tehdä jos osa opintojaksoista on tilassa Puollettu, eli jokaisen kurssin kohdalle on tehtävä ennen päätöstä myöntömerkintä. Huomioi, että et voi enää palauttaa hakemusta kohdeyliopiston käsittelyyn päätöksen vahvistamisen jälkeen, ellet sitten peru tekemääsi päätöstä! 5.3. Päätöksen peruminen Käsittelijällä on tarve perua itsensä tai toisen virkailijan tekemä myöntöpäätös ja tehdä uusi myöntöpäätös. Jos päätös perutaan, siirtyy hakemus takaisin
16 kohdeyliopiston käsittelyyn (käsittelyssä oleviin hakemuksiin). Lisäksi päätöksen perumisesta tehdään merkintä käsittelyhistoriaan. Peruttua päätöstä ei esitetä opiskelijalle (päätös asetetaan ei voimassaolevaksi). Perumisen yhteydessä hakemuksen käsittelijä vaihtuu eli päätöksen perujasta tulee hakemuksen vastuukäsittelijä. Jos hakemus halutaan palauttaa jopa takaisin kotiyliopiston käsittelyyn, on se päätöksen perumisen lisäksi irrotettava käsittelijältä. Edellytykset: Hakemus esitetään käyttäjälle käsitellyissä hakemuksissa (käyttäjällä oikeudet nähdä hakemus), ja hakemusta koskien on tehty kohdeyliopiston päätös. Hakemus on siis tilassa Kohdeyliopisto ei myönnä opinto-oikeutta tai Hyväksytty kohdeyliopistossa. 1. Aloita valitsemalla ensin hakemus, jota peruminen koskee, Käsitellyt hakemukset -hakemusluettelosta. 2. Käynnistä perumistoiminto valitsemalla hakemuksen käsittelynäytöltä toiminto Päätöksen peruminen. Tällöin pääset hakemuksen käsittelyhistoriaan tarkastelemaan nykyistä päätöstä. 3. Jos haluat perua näytöllä esitetyn päätöksen, syötä/täytä näytön alareunassa olevaan kenttään Perustelut päätöksen perumiselle, joka on pakollinen tieto. 4. Valitse lopuksi toiminto Peru päätös ja palauta hakemus käsittelyyn. 5. Tai palaa takaisin vahvistamatta (päätöstä ei peruta) valitsemalla Palaa hakemuksen käsittelyyn. 6. Huomioi, että peruttaessa saat viestiriville (näytön yläreunaan), tiedon päätöksen perumisen onnistumisesta. Huomioi, että hakemusta koskien on tämän jälkeen tehtävä uusi päätös hakemuksen käsittelyn loppuunsaattamiseksi. 6. Muut toiminnot 6.1. Käsittelyhistoria Virkailija voi tarkastella hakemuksen käsittelyhistoriaa. Käsittelijähistoria-näyttöjen tiedot eivät ole käyttäjän muokattavissa. Edellytykset: Käyttäjällä on käsiteltävänä saapuneen opiskelijan hakemus. 1. Valitse Saapuvat opiskelijat -> Saapuneet hakemukset -kansio, tai Valitse Saapuvat opiskelijat -> Käsittelyssä olevat -kansio, tai Valitse Saapuvat opiskelijat -> Käsitellyt hakemukset -kansio
17 Näyttöön tulee oletusarvoisesti käsittelijän omat hakemukset (voi olla useita sivuja). 2. Valitse Avaa sen hakemuksen kohdalta, jonka käsittelyhistoriaa haluat katsella. 3. Valitse Käsittelyhistoria-välilehden painike. Näyttöön tulee lista kaikista valitun hakemuksen käsittelyhistoriatiedoista (voi olla useita sivuja). 4. Valitse haluamasi käsittelyhistoriarivi painamalla Avaa valitsemasi rivin kohdalla. Näyttöön avautuvat valitun käsittelyhistoriarivin tiedot. 5. Voit palata takaisin hakemuksen käsittelyhistorian selaukseen painamalla Palaa käsittelyhistorian selaukseen -painiketta. Käsittelyhistoria-näytöiltä voidaan poistua valitsemalla jokin muu hakemuksen välilehdistä, palaamalla hakemusluetteloon, tai valitsemalla jokin muu päävalikon toiminto. 6.2. Yhteenveto hakemuksesta Käsittelijä voi tarkastella yhteenvetoa hakemuksen tiedoista, valitsemalla ensin toiminnon Yhteenveto hakemuksesta, joka löytyy Hakemuksen käsittely välilehdeltä. 1. Aloita valitsemalla Katso yhteenveto hakemuksesta. 2. Siirryt näytölle johon on koottu kaikki perustiedot hakemuksestasi. Tarvittaessa voit tulostaa hakemuksen tiedot käyttäen selaimesi Tulosta toimintoa: 3. Valitse selaimen valikosta (File tai Tiedosto) toiminto Print tai Tulosta. 6.3. Hakemuksen tulostaminen Hakemuksen tulostaminen tapahtuu valitsemalla Tulosta hakemus lomakkeena ja odotellaan sen valmistuminen. Valmistunut tuloste ladataan omalle koneelle ja avataan ja tulostetaan esimerkiksi Adobe Reader -ohjelmalla. Hakemus tulostuu pdflomakkeena, ei listauksena kuten edellisessä kohdassa. 1. Aloita valitsemalla Tulosta hakemus lomakkeena, joka löytyy Hakemuksen käsittely -välilehdeltä.
18 2. Siirryt tulosteen käynnistysnäytölle, jossa voit valita hakemukseen tulostettavat tiedot: 3. Valitse Käynnistä raportin tulostus. 4. Lataa valmistunut hakemuksen pdf-tuloste Raportointi -> Valmiit raportit -sivulta painamalla vihreää Hakemus-linkkiä: 5. Avaa ladattu raportti esimerkiksi Adobe Reader -ohjelmalla ja käytä sen tulostus-toimintoa. 6.4. Lausuntopyyntöjen massalähetys Käsittelijä pyytää lausuntoja toiselta virkailijalta (opettajalta) koskien yhtä tai useampaa hakemusta. Edellytykset: Opiskelijan opinto-oikeushakemus on saapunut kohdeyliopiston järjestelmään käsiteltäväksi. Käsittelijä on ottanut hakemuksen käsittelyyn. Toiminto on esillä Saapuvat opiskelijat -> Käsittelyssä olevat -kansiossa, jossa on luettelona kaikki käsittelijän omat keskeneräiset hakemukset.
19 1. Aloita valitsemalla Lausuntopyyntöjen massalähetys. Näytön alaosassa olevassa luettelossa, ovat kaikki hakemukset, joita koskien käsittelijä voi lausuntopyyntöjä lähettää (katso kuva kohdasta 5). 2. Valitse pyynnön kohde. Pyynnön voi lähettää joko yksittäiselle käsittelijälle tai käsittelijäryhmälle. Jos kohdistat pyynnön yksittäiselle käsittelijälle, valitse käsittelijä Pyyntö käsittelijälle -valikosta. Jos pyyntö on tarkoitettu koko ryhmälle, valitse haluttu käsittelijäryhmä valikosta Pyyntö käsittelijäryhmälle. 3. Perustele pyyntö/pyynnöt tekstikenttään (Perustelut*) 4. Lähetä hakemusta koskeva lausuntopyyntö painamalla Lähetä lausuntopyyntö -painiketta hakemus luettelon riviltä (viimeinen sarake). Lausuntopyynnön lähettämisen jälkeen Lähetetty-kentän arvoksi tulee Kyllä. Lausuntopyyntöjen lähettämisen määrää ei ole rajoitettu hakemuskohtaisesti. 5. Pääset takaisin valitsemalla Palaa hakemusluetteloon. 6.5. Käsiteltyjen opinto-oikeushakemuksien ja päätöksien tarkastelu Käsittelijä siirtyy käsiteltyjen hakemuksien käsittelyyn. Oletusarvoisesti käsittelijälle haetaan kaikki hänen itsensä järjestelmässä aikaisemmin käsittelemät hakemukset. Jos aikaisempia hakemuksia on useita, käsittelijä voi valita hakemuksista yhden, jota haluaa tarkastella tarkemmin. Käsittelijälle näytetään valitun hakemuksen tiedot ja hakemukseen liittyvät päätökset. Edellytykset: Kohdeyliopistossa on olemassa käsiteltyjä hakemuksia. Käsittelijällä on oikeus selata ja tarkastella oman organisaationsa käsiteltyjä hakemuksia. 1. Aloita valitsemalla Saapuvat opiskelijat -> Käsitellyt hakemukset. 2. Voit valita luettelosta haluamasi hakemuksen, jota haluat tarkastella, valitsemalla Avaa. 3. Voit tarkastella hakemuksen tietoja sekä sen käsittelyhistoriaa ja suorituksia.
20 4. Takaisin hakemusluetteloon pääset valitsemalla Palaa hakemusluetteloon. 6.6. Opiskelijatietojen siirto Opiskelijatietojen siirrossa kohdeyliopiston pääkäyttäjä tai käsittelijä voi muodostaa opiskelijatietoja sisältävän siirtotiedoston. Toiminnolla käynnistetään virallinen tai epävirallinen opiskelijatietoja sisältävän csv-siirtotiedoston muodostus. Edellytykset: Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään. Kohdeyliopistossa on olemassa hakemuksia, joita koskien on tehty myönteisiä opinto-oikeuspäätöksiä (vain näiden hakijat voidaan siirtää). 1. Aloita opiskelijatietojen siirtäminen valitsemalla Raportin luominen: Saapuvat opiskelijat -valikosta Opiskelijatietojen siirto. Sivulle avautuu käynnistettyjen siirtoajojen selausnäyttö. 6.7. Käynnistettyjen siirtoajojen selausnäyttö Selausnäyttö sisältää seuraavat kentät (kohdeyliopisto kiinnittyy automaattisesti käyttäjän kotiyliopiston mukaan): Kenttä Selite Tiedosto Ajon tila Kohdetiedekunta/osasto/laitos Seuranta-aika Kotiyliopisto Siirtotiedoston nimi. Siirtoajon tila. Vaihtoehdot ovat "Aloittamatta", "Käynnissä", "Keskeytyi virheeseen" ja "Valmis". Tiedekunnan, osaston tai laitoksen nimi, johon liittyviä opiskelijatietoja siirtoajo koskee. Päivämääräväli. Siirtoajo kohdistuu niihin opinto-oikeuspäätöksiin, joiden osalta on tehty myönteinen päätös (päätöksen tekoajankohta) näiden päiväysten välisellä ajalla. Yliopiston nimilyhenne. Siirtoajossa käsitellään tässä mainitun yliopiston opiskelijoiden tietoja.
21 Virallinen Tieto siirron virallisuudesta. Vaihtoehdot ovat "Ei" ja "Kyllä". Aloita uusi siirtoajo painamalla Lisää uusi siirtoajo painiketta: Järjestelmä siirtyy uuden siirtoajon muodostusnäytölle. 6.8. Siirtoajon käynnistysnäyttö Syötä siirtoajon muodostamisessa tarvittavat rajausehdot niille varattuihin kenttiin. Rajausehtojen avulla järjestelmä määrittää siirtoajossa käsiteltävät hakemukset ja (välillisesti) opiskelijat. Rajausehdot ovat: Kohdetiedekunta, osasto tai laitos. Valitse haluamasi arvo. Seuranta-aika. Aikaväli, jona aikana myönnettyjä hakemuksia siirrossa käsitellään. Siirtoon sisältyvät hakemukset rajataan opinto-oikeus päätöksen tekoajan perusteella. Myös siirrossa käsiteltävät opiskelijat rajautuvat välillisesti opinto-oikeuksien perusteella (hakemuksen kautta). Siirtoajo kohdistuu vain niihin opinto-oikeuspäätöksiin, joiden osalta on tehty myönteinen päätös (päätöksen tekoajankohta) näiden päiväysten välisellä ajalla. Kotiyliopisto. Yksilöidään (rajataan) yliopisto, jonka opiskelijoiden tietoja eräajo käsittelee. Jos kotiyliopistoa ei rajata, haetaan kaikista yliopistoista saapuneet opiskelijat (lisäksi huomioidaan muut rajausehdot). Virallinen. Valitse, onko suoritettava siirto virallinen vai ei. Virallisessa ajossa hakemus merkitään siirretyksi, jolloin hakemuksen käsittelyhistoriasta nähdään, että hakemusta koskevien opiskelijatiedot on siirretty kohdeyliopistoon. Selite. Käynnistettävälle siirtoajolle annettava vapaamuotoinen kuvaus. Siirretäänkö aiemmin haetut? Valitaan, sisällytetäänkö siirtoajoon jo aiemmin virallisesti siirretyt opiskelijatiedot vai ei. Käynnistä uusi siirtoajo painamalla Käynnistä opiskelijatietojen siirto. Käynnistettyä siirtoajoa ei voi perua. Voit perua uuden siirtoajon käynnistämisen palaamalla siirtoajojen selausnäytölle painamalla Palaa selausnäytölle käynnistämättä siirtoa -painiketta. 6.9. Siirtoajon rajaustietojen tarkastelunäyttö Yksittäisen siirtoajon rajaustietojen tarkastelunäytölle siirrytään siirtoajojen selausnäytöltä painamalla halutun siirtoajon Avaa-painiketta.
22 Siirtoajojen tietoja voi katsella tarkastelunäytöllä, mutta tietojen muokkaaminen on estetty. Valmisuneen CSV-tiedoston voi ladata omalle koneelle ylimmällä rivillä olevasta Tiedosto-rivin linkistä. 6.10. Opiskelijatunnuksien päivitys Opiskelijatunnuksien päivitysnäytöillä kohdeyliopiston pääkäyttäjä tai käsittelijä voi selata ja muokata hyväksyttyihin hakemuksiin liittyviä kohdeyliopiston (siis pääkäyttäjän oman kotiyliopiston) opiskelijanumeroita. Suorituksia voi hakea hakunäytön avulla. Ainoastaan sellaisten hakemusten tiedot ovat käytettävissä, jotka ovat hyväksytty kohdeyliopistossa. Edellytykset: Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään ja hänellä on oikeudet toimia oman yliopistonsa pääkäyttäjänä. Käsiteltävä hakemus on hyväksytty kohdeyliopistossa. Avaa opiskelijatunnuksien päivitys hyväksyttyihin hakemuksiin valitsemalla valikosta Opiskelijatunnuksien päivitys: Sivulle avautuu hyväksyttyjen hakemusten ja hakijoiden selausnäyttö. Opiskelijatunnuksien päivitys: Selausnäyttö Kohdeyliopistossa hyväksyttyjen hakemusten hakijoiden selausnäytön sarakkeet: Kenttä Selite Hakemus Hakijan nimi Kohdetiedokunta/osasto/laitos Hakupvm Kohdeopiskelijanro Hakemuksen yksilöivä tunniste. Hakijan etu- ja sukunimet. Sen tiedekunnan, osaston tai laitoksen nimi, johon hakija on hyväksytty. Päivämäärä, jona hakemus on jätetty. Opiskelijan opiskelijanumero kohdeyliopistossa.
23 Selausnäytön rivit on lajiteltu kohdetiedekunnan mukaisesti. Opiskelijatunnuksien päivitys: Hakunäyttö Voit hakea hakunäytöllä vain sellaisia hakemuksia, jotka on hyväksytty kohdeyliopistossa. Kohdeyliopistossa hyväksyttyjen hakemusten hakijoiden haku tapahtuu samoin kun on kuvattu tämän dokumentin luvussa 2: Perusylläpitonäytöt ja toiminnot, kohdassa 2.2. Opiskelijatunnuksien päivitys: Muokkausnäyttö Tällä näytöllä voit katsella kohdeyliopistossa hyväksytyn hakemuksen ja hakijan tietoja, mutta ainoastaan kohdeyliopiston opiskelijanumeron muokkaaminen on mahdollista. Voit syöttää kenttään Kohdeyliopiston opiskelijanumero haluamasi opiskelijanumeron. Uusi opiskelijanumero tallentuu järjestelmään, kun painat Tallenna-painiketta. Mikäli haluat poistua näytöltä tallentamatta uutta opiskelijanumeroa, paina Palaa-painiketta. Muokkausnäyttö ei sisällä Poista-painiketta. Kaikki muut toiminnot näytöllä ovat perustoimintoja, jotka on kuvattu tämän dokumentin luvussa XX Muokkausnäyttö. 6.11. Hakuehtojen syöttönäytön käyttöohje Hakunäyttö (kts. kuva 1) mahdollistaa hakuehtojen syötön ja tietueiden haun käynnistämisen. Hakunäytöillä voi esiintyä alasvetovalikoita ja erilaisia poimintoja, joita käyttämällä asetat hakukriteerit. Näytöllä haetaan tietokannasta tietoja syötettyjen kriteerien mukaan ja järjestetään ne haluttuun järjestykseen (Järj ja Suunta). Kuva: Hakunäyttö
24 Näytön työtila koostuu seuraavista käyttöliittymäelementeistä: Kenttä. Kentän nimi kertoo mihin tietoon syöttämäsi hakuehto kohdistuu. Ehto. Hakuehdolla määritellään, miten tietoja haetaan. Jos jätät ehdon tyhjäksi, mutta syötät hakuarvon, niin hakuehtona käytetään oletusarvoisesti yhtäsuuruutta '=', eli haetaan täsmälleen syöttämääsi arvoa (eli = ). Mahdolliset arvot valintalistassa ovat: '=' haetaan täsmälleen samaa arvoa '<' haetaan pienempää kuin '>' haetaan suurempaa kuin '<=' haetaan pienempää tai yhtäsuurta kuin '>=' haetaan suurempaa tai yhtäsuurta kuin '!=' haetaan erisuurta kuin 'arvo puuttuu' haetaan tietueita, joista tämä tieto puuttuu 'arvo löytyy' haetaan tietueita, joista tämä tieto löytyy 'sisältää' haetaan tietueita, joissa antamasi merkkijono esiintyy 'ei sisällä' haetaan tietueita, joissa antamasi merkkijono ei esiinny. Sisältää - ja ei sisällä -hakuehtojen yhteydessä hakuarvossa pitää käyttää seuraavia erikoismerkkejä: Prosentti '%' tai tähti '*' tarkoittavat mitä tahansa merkkijonoa. Kysymysmerkki '?' tarkoittaa mitä tahansa yhtä merkkiä. Esim. Jos haluat etsiä kaikki tietueet, joiden nimi on 'nen'-loppuinen, anna hakuarvoksi '%nen' (tai '*nen'). Hakuehdon valintalista sisältää vain hakukentän tyypille soveltuvat ehdot, eikä näin ollen aina välttämättä sisällä tässä dokumentissa esitettyjä kaikkia vaihtoehtoja. Arvo. Haussa käytettävä hakuarvo, joka syötetään syöttökentän määräämällä tavalla (esim. valitset valintalistasta haluamasi arvon). Järjestys. Lajittelujärjestyksellä määrätään, millä tiedolla lajitellaan ensisijaisesti (1.), millä toissijaisesti (2.), jne. Kenttään syötetään siis lukuarvo ykkösestä ylöspäin. Suunta. Järjestyssuunta kertoo, lajitellaanko hakutulokset kentän arvojen mukaan nousevaan vai laskevaan järjestykseen. Jos jätät järjestyssuunnan tyhjäksi mutta lajittelujärjestys kentässä on jokin arvo, niin kyseinen sarake lajitellaan nousevaan järjestykseen. Toimintopainikkeet. Hakunäytöllä on oletuksellisesti seuraavat painikkeet: Suorita haku -painikkeella käynnistät syöttämiesi hakuehtojen mukaisen haun tietokannasta. Edelliset hakuehdot -painikkeella tuot edellisellä kerralla syöttämäsi hakuehdot näytölle, eli voit täydentää edellisessä haussa käyttämiäsi ehtoja. Valitettavasti vanhat hakuehdot katoavat muistista, mikäli käyt haun
25 jälkeen muilla näytöillä, eli tätä ominaisuutta voit hyödyntää vain jos teet useita hakuja peräkkäin. Palaa suorittamatta hakua -painikkeella siirrytään selausnäytölle suorittamatta hakua. 6.12. Uloskirjautuminen 1. Valitse oikealta hakemistosta Kirjaudu ulos. 2. Jos käytit yhteiskäytössä olevaa selainta ja varmista, ettei tunnuksesi tai salasanasi jäänyt koneen muistiin. Tyhjennä lopuksi selaimen välimuisti ja sulje selain.