Apply-palvelu: maisterivalinnan koulutus laitoksille Mari Riihiaho

Transkriptio

1 Apply-palvelu: maisterivalinnan koulutus laitoksille Mari Riihiaho

2 Kirjautuminen ja käyttöoikeudet Järjestelmään kirjaudutaan Aalto tunnuksella (käyttäjätunnus ja salasana) Käyttöoikeudet muodostuvat pääkäyttäjän (opintotoimisto) lisäämien roolien perusteella (Akateemisen arvioijan rooli). Kohteen pääkäyttäjä roolilla pääsee päivittämään Valintaesitys lomaketta. 2

3 Hakijoiden tunnistaminen Hakijoilla on järjestelmässä yksilöivä tunniste, joka on järjestelmän luoma ID (Tunniste). Hakijoiden käyttäjätunnuksena järjestelmässä toimii sähköpostiosoite. Hakijalla voi olla vain yksi hakemus järjestelmässä, viimeisin hakemus on voimassa oleva. 3

4 Odottavat näyttö (käsittelyä odottavat hakemukset) Hakijat löytyvät Odottavat näytöltä vasta sitten, kun hallinnollinen tarkastus on tehty ja lomake on lähetetty akateemiseen arviointiin. Odottavat näytöltä löytyvät kaikki hakukohteeseen hakeneet kelpoiset hakijat. Odottavat näytöllä voi järjestää hakijoita otsikkotietojen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen. 4

5 Valintakokeen 2. osa: haastatteluun valittujen merkitseminen 1/6 Kirjaudu palveluun Valitse hakija esim. valitsemalla vasemmasta valikosta Pikahaku ja syöttämällä hakijan ID avautuvaan laatikkoon. Lukitse hakemus itsellesi sivun yläosasta painamalla Lukitse asia itsellesi painiketta Mene hakijan tiedoissa Valintaesitys lomakkeelle Merkitse lomakkeelle kohtaan Kutsutaan haastatteluun -> Kyllä Lopuksi paina sinun alaosasta Tallenna lomake 5

6 Valintakokeen 2. osa: Hakemuksen haku, Pikahaku 2/6 6

7 Valintakokeen 2. osa: Asian lukitus 3/6 Jos haluat käsitellä hakijaan liittyviä tietoja, asia tulee ensin lukita itselleen painamalla Lukitse asia itsellesi. Tietoja pääsee katselemaan myös ilman lukitusta. 7

8 Valintakokeen 2. osa: Valintaesitys lomakkeen täyttö 4/6 Kun olet lukinnut hakemuksen itsellesi, näkyy Valintaesitys lomake punaisella. 8

9 Valintakokeen 2. osa: Haastattelukutsun merkitseminen 5/6 Merkitse kohtaan Kutsutaan haastatteluun = Kyllä 9

10 Valintakokeen 2. osa: Tallennus 6/6 Paina lopuksi sivun alaosasta Tallenna lomake painiketta. 10

11 Sähköpostin lähettäminen hakijalle Voit lähettää sähköpostia hakijalle etsimällä hakijat ja valitsemalla hakijan Asian tiedot välilehdeltä lähetä sähköpostia hakijalle. 11

12 Sähköpostin lähettäminen hakijalle Sähköpostin lähettämiseen avautuu ikkuna, johon viesti voidaan kirjoittaa. Muista valita viestin lähettäjäksi ikkunan alaosasta itsesi. Valmiita sähköpostipohjia on tallennettu valikkoon Tallennetut sähköpostipohjat. Voit valita sieltä Kutsu haastatteluun pohjan ja muokata sitä itsellesi sopivaksi. Lähetetyt sähköpostit tallentuvat Asian tiedot välilehdelle. Lähetetyt sähköpostit tallentuvat Asian tiedot välilehdelle. Kun sähköpostin kieli on englanti, tulee viestin tekstit englanniksi. 12

13 Asian lukitus toiselta käsittelijältä Jos hakemus on käsittelyssä jollakin henkilöllä, on hakemuksen edessä lukittu merkki. Lukituksen voi purkaa toiselta valitsemalla hakemuksen ja painamalta sivun yläosasta Lukitse itsellesi painiketta. 13

14 Raportin ottaminen 1/4 Kun kaikki haastatteluun kutsutut on merkitty palveluun, voit tarkistaa lopputuloksen vielä raportin kautta seuraavasti: Valitse vasemmasta valikosta Raportit 14

15 Raportin ottaminen 2/4 Valitse asian taik_2012 ( Maistervaiheen valintojen hakulomake 2012 (taideteollinen ala) ) kohdalta raporttipohja Valintaesitykset / Selection proposal 15

16 Raportin ottaminen 3/4 Rajaa haettavia tietoja omaan hakukohteeseesi: lisää suodatin painamalla vihreää + painiketta, valitse ja [Hakulomake] Hakukohde = (oma hakukohteesi) Paina Lisää suodatin 16

17 Raportin ottaminen 4/4 Valitse sivun yläosasta tiedoston muoto (esim. excel) ja paina Luo raportti 17

18 Lopullinen valinta: Valintaesityksen merkitseminen Valintaesitys merkitään hakijan Valintaesitys lomakkeelle joko Esitetään valittavaksi, Esitetään hylättäväksi tai Esitetään varasijalle. 18

19 Lopullinen valinta: Valintaesityksen merkitseminen Jos hakija esitetään hylättäväksi, niin tulee merkitä myös hylkäyksen syy. (Vihreät otsikot näkyvät hakijalle tuloksien julkaisun jälkeen) 19

20 Lopullinen valinta: Valintaesityksen merkitseminen Paina lopuksi sivun alaosasta Tallenna lomake painiketta. 20

21 Laitoksella tehtävät toimet 1/2 Laitoksen tulisi minimissään tehdä seuraavaa: 1. Valita hakijat valintakokeen 2. osaan > haastatteluun kutsuttavat hakijat 2. Merkitä valintaesitys lomakkeelle haastatteluun kutsutuille Kutsutaan haastatteluun > Kyllä 3. Lähettää haastattelukutsut hakijoille 21

22 Laitoksella tehtävät toimet 2/3 Vapaaehtoinen valintaesityksen merkitseminen: 1. Valita lopullisessa valinnassa hyväksyttävät hakijat 2. Merkitä valintaesitys lomakkeelle valintaesitys (mikäli hylkäävä merkittävä myös hylkäyksen syy, mikäli varasijalle merkittävä myös varasijanumero) 3. Tarkistaa Raportit toiminnon kautta, että kaikille hakukohteen hakijoille on valintaesitys merkitty 22

23 Laitoksella tehtävät toimet 3/3 Laitoksen ei tarvitse lähettää asioita enää eteenpäin järjestelmässä, vaan se tehdään Hakijapalveluiden toimesta valinta ajon yhteydessä. Hyväksyttyjen ja hylättyjen hakijoiden hakupaperit arkistoidaan Hakijapalveluissa. Portfoliot tulee palauttaa valintojen jälkeen Hakijapalveluihin. 23

24 Yhteystiedot Mari Riihiaho, p tai Wiki sivut: Sisältöön liittyvät kysymykset: Hakijapalvelut 24