RATKI 1.0 Talousraportin käyttäjän ohje

Transkriptio

1 RATKI RATKI 1.0 Talousraportin käyttäjän ohje Ohje Vastuuhenkilö Petri Ahola

2 Sisällysluettelo 1. Yleistä Kuvaus Esitiedot RATKIn käyttöoikeuksien hankinta Sisäänkirjautuminen RATKI:in Yleiskatsaus sovelluksen rakenteeseen Sovelluksen tekninen toteutus Käyttöliittymä Käyttöliittymä: Linkit muihin sovelluksiin Käyttöliittymä: Haku-välilehti Alijärjestelmä-pudotusvalikko Raporttityyppi-pudotusvalikko Raporttin tunnus-tekstikenttä Raporttin nimi-tekstikenttä Ajopäivä-pudotusvalikot Yritys- ja toimipaikka-pudotusvalikot Hae- ja Tyhjennä painikkeet Raportit-välilehti Raportin esikatselu ja tulostus Raportin tallennus Zip-paketin purku Huomioitavaa RATKI:n käytössä Internet-selaimen asetukset Microsoft Excelin käyttö samaan aikaan RATKI:n kanssa (12)

3 1. Yleistä 1.1. Kuvaus 1.2. Esitiedot Tämä materiaali on laadittu tukemaan AKEn RATKI-sovelluksen käytön oppimista. Materiaali on laadittu RATKIn version 1.0 pohjalta ja se käsittelee sovelluksen käyttöä talousraportin osalta. Sovelluksen käyttäjällä tulee olla perustiedot Internet-selaimen käytöstä ja AKEn ATJ-ympäristöstä RATKIn käyttöoikeuksien hankinta Akelaiset hankkivat käyttöoikeutensa AKEn käyttöoikeusmenettelyn mukaisesti. Sopimuskumppanit hankkivat käyttöoikeutensa omien käyttöoikeusyhteyshenkilöiden kautta. Talousraportin käyttöä varten tulee käyttäjällä olla Raporttiarkiston kyselykäyttäjä työtehtävä. Myös joihinkin muihin työtehtäviin kuuluvat tämän raportin selailuun oikeuttavat oikeudet. Mikäli asiasta on epäselvyyttä pyydä käyttöoikeusyhteyshenkilöäsi varmistamaan että työtehtäviisi kuuluvat ratki_raportoija_tuottesti ja ratki_talli_sk_2_tuottesti roolit Sisäänkirjautuminen RATKI:in Sisäänkirjautuminen RATKI:in tapahtuu Internet-selaimella osoitteesta Sisäänkirjautumissivulla syötetään ATJ-käyttäjätunnus sekä salasana, jonka jälkeen ALKU-sivu avautuu. ALKU-sivulla valitaan Järjestelmä-alasvetovalikosta RATKI ja Ympäristöalasvetovalikosta Tuotanto. 3(12)

4 2. Yleiskatsaus sovelluksen rakenteeseen 2.1. Sovelluksen tekninen toteutus RATKIn tarkoituksena on luoda yhtenäinen ja tehokas toimintatapa ATJ:n alijärjestelmien tuottamien raporttien arkistoinnille. Järjestelmän hakupalvelut ovat käytettävissä ATJ:n käyttöliittymän kautta sekä viraston henkilöstölle että sopimuskumppaneille. Ratki-järjestelmässä ei ole omaa tietokantaa, vaan käyttäjä hakee käyttöliittymään katseltavaksi VDR-arkistointijärjestelmän tietokantaan tallennettuja raportteja. VDR-järjestelmään talletetaan arkistoitavista raporteista myös metatiedot, joiden avulla raportteja haetaan ja hallitaan. Metatiedoissa määritellään mm. kunkin raportin säilytysaika. 4(12)

5 3. Käyttöliittymä RATKI on ulkopuolisilta käyttäjiltä suojattu verkkosovellus, joka on toteutettu käytettäväksi Internet Explorer 6 -selaimella. Sovelluksen avaaminen vaatii voimassa olevan käyttäjätunnuksen ja salasanan. Onnistuneen sisäänkirjautumisen jälkeen näytölle avautuu RATKI:n hakuvälilehti(kuva 1). Kuva1. RATKI:n hakuvälilehti. RATKIn käyttöliittymä jakautuu kolmeen osaan. Näytön ylälaidassa on ATJteksti, josta on linkit niihin ATJ-sovelluksiin, joihin käyttäjällä on käyttöoikeudet. Lisäksi on Haku- ja Raportit-välilehdet, joilla raportteja haetaan ja esikatsellaan raporttiarkistosta. RATKI aukeaa aina siten, että Haku-välilehden valikoissa näkyvät sisäänkirjautuneen henkilön tehtäviin kuuluvat vaihtoehdot Käyttöliittymä: Linkit muihin sovelluksiin Mikäli käyttäjällä on oikeuksia muihin ATJ järjestelmiin saadaan ATJ - tekstistä aukeamaan linkit niihin ATJ-sovelluksiin, joihin käyttäjällä on käyttöoikeudet(kuva 2). 5(12)

6 Kuva 2. Linkit muihin ATJ-järjestelmiin. Linkkilistasta järjestelmän nimeä napsauttamalla saadaan auki kyseinen järjestelmä uudessa ikkunassa Käyttöliittymä: Haku-välilehti Haku-välilehdellä annetaan hakuehdot raporttien löytymiseksi. Hakuehtoja voi antaa yhden tai useampia Alijärjestelmä-pudotusvalikko Alijärjestelmä-pudotusvalikossa näkyy sen järjestelmän nimi, jonka raportteihin käyttäjällä on oikeudet(kuva 3). Jos käyttäjällä on oikeudet useampaan kuin yhden järjestelmän raportteihin, näkyvät järjestelmät pudotusvalikossa allekkain. Haluttu järjestelmä valitaan napsauttamalla järjestelmän nimeä. Kuva 3. Alijärjestelmä-pudotusvalikko. Tuotetilastoa haettaessa valitaan Alijärjestelmä kohtaan TALLI Raporttityyppi-pudotusvalikko Raporttityyppi-pudotusvalikosta valitaan raportin tyyppi, jota haulla halutaan löytyvän(kuva 4). Haulla voidaan hakea joku yhtä tai kaikkia raporttityyppejä. Haluttu raporttityyppi valitaan napsauttamalla raporttityypin nimeä. 6(12)

7 Kuva 4. Raporttityyppi-pudotusvalikko. Tuotetilastoa haettaessa voidaan raporttityyppi kenttään jättää oletusarvo kaikki tai vaihtoehtoisesti siihen voidaan valita tilasto teksti Raporttin tunnus-tekstikenttä Raportin tunnuksella voidaan rajata haku yhteen tai useampaan raporttiin. Rajaus ei ole pakollinen. Tuotetilastoa haettaessa jätetään tähän kohtaan oletusarvo TA Raporttin nimi-tekstikenttä Raportin nimellä voidaan rajata haku yhteen tai useampaan raporttiin. Rajaus ei ole pakollinen. Haku toimii samalla periaatteella kuin Raportin tunnus -kentällä haku. Tuotetilastoa haettaessa Raportin nimi kenttä jätetään tyhjäksi Ajopäivä-pudotusvalikot Ajopäivä-pudotusvalikolla rajataan haku raporttien ajopäivän mukaan. Ylemmäksi päivämääräksi valitaan päiväys, jolloin raportti on aikaisintaan ajettu RATKI:in(kuva 5) ja vastaavasti alemmaksi viimeisin mahdollinen ajopäivä. Oletusarvona päivämäärävälille on kuukausi kuluvasta päivästä taaksepäin. Haussa ei ole hyvä käyttää liian pitkää aikaväliä haun nopeuttamisen vuoksi. Kuva 5. Ensimmäinen ajopäivä. Tuotetilasto muodostetaan jokaisen kuukauden ensimmäisenä päivänä aina edellisen kuukauden materiaalista. Mikäli halutaan esimerkiksi hakea 7(12)

8 Tammikuun tilasto kannattaa valita ajopäiviksi esimerkiksi Yritys- ja toimipaikka-pudotusvalikot Yritys-pudotusvalikossa on sen yrityksen nimi, jonka raportteihin käyttäjällä on oikeus(kuva 6). Jos käyttäjällä on oikeus useampaan kuin yhden yrityksen raportteihin, näkyvät kyseiset yritykset pudotusvalikossa allekkain valikkoa napsautettaessa. Toimipaikka-pudotusvalikossa näkyy joko Yritystason raportit tai Toimipaikkatason raportit riippuen käyttäjän oikeuksista. Kuva 6. Yritys ja toimipaikkavalinnat Tuotetilastoa haettaessa kannattaa valita tähän kaikki Hae- ja Tyhjennä painikkeet Hae-painike käynnistää haun. Tyhjennä painike joko poistaa hakukriteerin tai palauttaa takaisin oletusarvoon Raportit-välilehti Raportit-välilehdellä esikatsellaan haun perusteella löytyneitä raportteja sekä tallennetaan raportit omalle työasemalle. Kaikki muut kuin Excel raportit on mahdollista tulostaa käyttöliittymästä Raportin esikatselu ja tulostus Hakuehdoilla löytyneet raportit näkyvät ikkunan vasemmassa reunassa(kuva 7). Raporttien tarkastelu onnistuu napsauttamalla keltaista kansion kuvaketta ja napsauttamalla kuvakkeen alapuolelta valkoista raportin kuvaketta. Raportin kuvakkeiden vieressä on päivämäärä, joka kertoo raportin ajopäivän. Raportteja voi esikatsella yksi kerrallaan ja ne avautuvat esikatseluruutuun ikkunan oikealle puolelle(kuva 8). Esikatseluikkunassa ovat käytettävissä raportin tiedostomuodon mukaiset toimintonäppäimet. Poikkeuksena on Excel, jonka toimintonäppäimet eivät olet näkyvissä Internet Explorer selaimen versiossa (12)

9 Kuva 7. Lista hakuehdoilla löytyneistä raporteista. PDF-raportit on mahdollista tulostaa käyttöliittymästä. Tulostus tapahtuu napsauttamalla tulostuskuvaketta. Internet Explorer selaimen versiossa 6.0 ei ole mahdollista tulostaa Excelraportteja suoraan käyttöliittymästä. Excel-raportin voi tulostaa niin, että sen tallettaa omalle koneelle ja avaa Exceliin. Tallennus on kuvattu kohdassa Kuva 8. Raportin esikatselu Raportin tallennus Raportti tallennetaan omalle työasemalla painamalla Download- painiketta(kuva 9). Kuva 9. Download-painike. 9(12)

10 Ponnahdusikkuna avautuu(kuva 10). Ikkunassa napsautetaan Allvalintapainiketta, jonka jälkeen napsautetaan Create-painiketta(kuva 10). Kuva 10. Ponnahdusikkuna. Tietoturva-asetuksista riippuen selain saattaa kysyä, halutaanko raportti avata tai tallentaa. Napsautetaan tallenna (kuva 11). Kuva 11. Tiedostojen laaminen. Tämän jälkeen raportti tallennetaan haluttuun paikkaan zip-tiedostona. Huom! Mikäli raportin tallennuksessa esiintyy ongelmia, siirry kohtaan 5.1 Internet-selaimen asetukset. 10(12)

11 4. Zip-paketin purku Raportit on tilan säästämiseksi pakattu zip-tiedostoiksi. Tiedoston purku koneelle tapahtuu seuraavasti: 1. Napsauta hiiren oikeaa paiketta zip-tiedoston päällä, joka on tallennettu omalle työasemallesi. 2. Valitse Pura kaikki. 3. Valitse avautuvasta ikkunasta Seuraava >. 4. Syötä valittuna olevan tekstin kohdalle paikka, johon haluat purkaa tiedoston. 5. Valitse Seuraava >. 6. Valitse Valmis. 11(12)

12 5. Huomioitavaa RATKI:n käytössä 5.1. Internet-selaimen asetukset Raporttia tallennettaessa ikkunan ylälaitaan voi ilmestyä teksti Tietoturvan edistämiseksi Internet Explorer on estänyt tätä sivustoa lataamasta tiedostoja tietokoneellesi. Saat lisätietoja napsauttamalla tätä Etene napsauttamalla tekstiä ja valitsemalla Lataa (kuva 12). Selain palaa Haku-välilehdelle ja haku sekä tallennus on tehtävä uudestaan, jolloin tallennus onnistuu normaalisti. Kyseisen ominaisuuden saa selaimesta pois valitsemalla : Työkalut ->Internet-asetukset ->Suojaus->Mukautettu taso->salli automaattinen tiedostojen lataamisen kysely: Ota käyttöön. Kuva 12. Tietoturvailmoitus Microsoft Excelin käyttö samaan aikaan RATKI:n kanssa Jos Microsoft Excelissä on avoinna Excel-tiedosto ja samaan aikaan RAT- KI:nssa on esikatselussa Excel-raportti, ei Microsoft Excelia voida tällöin käyttää, ennen kuin RATKI:ssa on siirrytty Haku-välilehdelle. Excel vapautuu käyttöön myös silloin, kun raportin sulkee esikatseluikkunasta (painike, jossa on punainen kruksi). 12(12)