UUDEN NETTIJÄSENREKISTERIN OHJEET. Kirjaudu sisään antamalla käyttäjätunnus ja salasana

Transkriptio

1 UUDEN NETTIJÄSENREKISTERIN OHJEET Kirjaudu sisään antamalla käyttäjätunnus ja salasana Aloitussivu näyttää seuraavalta. Sen kautta voi siirtyä haluttuihin toimintoihin.

2 JÄSENREKISTERIN SELAUS/MUOKKAAMINEN Painamalla Jäsenrekisteri- painiketta, aukeaa sivu jonka kautta voi hakea jäseniä sekä luoda ja muokata jäsentietoja. Jäsenrekisterisivun alalaidassa sijaitsee haku- toiminto. Haussa annetaan hakuehdot jonka perusteella haku suoritetaan. Kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää vaan haku suoritetaan nimenomaan annetuin hakuehdoin. Hakutekijä- kenttä: Annetaan varsinaiset hakusanat. Hakutiedon tyyppi: Valitaan haetaanko nimen vai osoitteen mukaan. Jos hakutekijä kentässä on henkilön nimi, mutta hakutiedon tyypiksi on valittu osoite, oikean henkilön tietoja ei löydy. Linkki: Kenttä jäsennumerohaulle. Osajoukko: Annetaan osajoukon tunnusluku. Osajoukko kuvaa mihin ryhmiin henkilö kuuluu. Rekisterissä olevien henkilöiden selaus näyttää ne henkilöt joiden tiedot vastaavat hakuehtoja. Kun jäsenrekisterisivulle tullaan, oletuksena henkilöiden selausalueella on listattuna kaikki rekisterissä olevat henkilöt. (Seuran yhteyshenkilö näkee vain oman seuran jäsenet)

3 Henkilön lisäys/muokkaus Lisää henkilö- painike sijaitsee rekisterissä olevien henkilöiden listauskentän ja hakutoimintojen välissä. Painamalla kyseistä painiketta aukeaa uuden jäsenen lisäämiseen tarvittava sivu. Sivulla annetaan halutut tiedot ja lopuksi henkilön lisäys hyväksytään lisää uusi henkilö- painikkeella. Kaikki punasella tähdellä merkityt perustiedot ovat pakollisia. Mikäli jonkun jäsenen tiedot ovat puutteelliset tai kyseinen henkilö löytyy järjestelmästä jo entuudestaan, järjestelmä ilmoittaa siitä henkilöä lisättäessä. Mahdollisia kirjoitusvirheitä järjestelmä ei tunnista eli tietoja syöttäessä kannattaa olla tarkkana. Postitoimipaikka kenttään tarvitsee lisätä ainoastaan postinumero. Järjestelmä hakee postitoimipaikan tällöin automaattisesti. Järjestelmä luo henkilölle jäsennumeron (linkki) automaattisesti. Henkilön luomiseen tarkoitetun sivun jäsentieto- alueeseen lisätään seuran jäsenyys ja lopuksi jäsenyys hyväksytään tallenna- painikkeella. Yhdistys- kenttä: Annetaan seuratunnus tai valitaan seura painamalla nuolipainiketta syöttökentän oikealta puolelta. Nuolipainike avaa uuden sivun jossa seurat ovat listattuna ja seura voidaan hakea. Jäsenlaji - kenttä: Kyseinen tieto on pakollinen. Lehti- kenttä: Valitaan saako kyseinen henkilö seuran kautta lehden vai ei. Osajoukkokiinnitykset- painikkeella lisätään mm. henkilön ansiomerkit ja luottamustoimet. Luodun osajoukon oikealla puolella olevan nuolinapin avulla tietoja voidaan muokata myöhemmin (esimerkiksi ansiomerkki voidaan merkitä poistetuksi) Lisätiedot kenttä: Voi lisätä haluamiaan lisätietoja henkilöstä.

4 Valitse- painikkeella (kunkin jäsenen oikealla puolella hakutuloksessa) saadaan halutun henkilön jäsentietojen muokkaamiseen tarvittava työkalu auki. Sivu on samanlainen kuin henkilön luonnissa. Tietojen päivittämisen jälkeen tiedot tallennetaan tallenna- painikkeella. POIMINNAT JA TULOSTEET Poimintoihin päästään alkuvalikon kautta (dokumentin toinen kuva). Poimintojen ideana on että seura voi hakea haluamiensa jäsenien tietoja ja luoda niistä excel- taulukon tai osoitetarrat. Kuvaus- kenttä: Annetaan halutut hakusanat. Kenttään on merkittävä jotain. Poimintaehdot annetaan valitsemalla haluttu ehto (laatikkoon ruksi) ja antamalla kyseiselle ehdolle tarvittavat tiedot. Kun halutut poimintakriteerit on annettu painetaan keruu- painiketta. Tämän jälkeen poiminta siirtyy tulosteisiin (päävalikko, katso dokumentin kakkoskuvaa). Siirry tulosteisiin päävalikossa olevan tulostusjono- painikkeen kautta. Tulostusjono- sivu näyttää kaikki ne poiminnat joita on tehty. Käyttäjän täytyy valita poiminnan oikealta puolelta halutaanko luoda excel taulukko vai osoitetarrat. Tulosteen luonti hyväksytään tulosta- painikkeella.

5 Kun tyypiksi valitaan excel ja painetaan tulosta- painiketta, järjestelmä siirtyy seuraavaan näkymään jossa kysytään tiedostoon tulostettavia tietoja. Kun halutut ehdot on valittu (ruksattu) painetaan tulosta tiedostopainiketta.

6 Niin kauan kun tulosteiden selaus sivulla tulosteen kohdalla tila- kentässä lukee keskeneräinen, järjestelmä luo tiedostoa. Tilanteen voi päivittää virkistä- painikkeella. Kun tila- kentässä lukee valmis, tiedoston voi tallentaa tai avata CSV/PDF linkin kautta. Turhat tulosteet kannattaa poistaa listasta mikäli niitä ei myöhemmin tarvita, koska muuten lista paisuu ja oikean poiminnan löydettävyys kärsii.