Meeting Plannerin käyttöohje

Transkriptio

1 Meeting Plannerin käyttöohje Näytteilleasettaja & Yhteistyökumppani Sisällysluettelo Näytteilleasettajat ja yhteistyökumppanit... 2 Sisään kirjautuminen... 2 Järjestelmän etusivu... 2 Peruskäyttäjien näkymät... 2 Pääkäyttäjän näkymät... 2 Yrityksen tiedot... 3 Käyttäjät... 3 Käyttäjätietojen muokkaus... 4 Käyttäjän salasanan uudistaminen... 4 Käyttäjän poisto... 4 Uuden käyttäjän lisäys... 4 Pääkäyttäjän vaihto... 4 Tapaamistenhallinta... 5 Kalenterin asetukset... 5 Tapaamiset... 5 Tapaamisajan tallennus ulkoiseen kalenteriin... 6

2 Näytteilleasettajat ja yhteistyökumppanit Näytteilleasettajilla ja yhteistyökumppaneilla (jatkossa näytteilleasettaja) voi olla kahden tyyppisiä käyttäjiä, peruskäyttäjät ja pääkäyttäjä. Pääkäyttäjiä voi olla ainoastaan yksi per näytteilleasettaja. Pääkäyttäjä voi luoda uusia peruskäyttäjiä, muokata käyttäjien tietoja, poistaa käyttäjiä, muokata yrityksen tietoja sekä hallita kaikkien oman yrityksensä käyttäjien tapaamiskalentereita. Pääkäyttäjän on mahdollista myös vaihtaa pääkäyttäjäksi jokin toinen käyttäjä. Peruskäyttäjällä on oikeudet ainoastaan omien käyttäjätietojensa muokkaukseen sekä oman tapaamiskalenterin hallintaan. Sisään kirjautuminen Sisään kirjautumisnäkymään pääsee messusivujen oikeassa ylälaidassa olevasta kirjautumispainikkeesta. Klikattuaan painiketta käyttäjä valitsee, onko hän messuvieras vai näytteilleasettaja. Näytteilleasettajan sisään kirjautuminen tapahtuu syöttämällä sisään kirjautumisnäkymässä käyttäjätunnus sekä salasana niille varattuihin kenttiin ja klikkaamalla tämän jälkeen Kirjaudu-painiketta. Mikäli kyseessä on ensimmäinen sisään kirjautumiskerta, pyydetään käyttäjää hyväksymään järjestelmän käyttöehdot, mikäli käyttöehtoja ei hyväksytä, järjestelmään ei pääse sisälle. Käyttöehtojen hyväksymisen jälkeen käyttäjälle näytetään vielä aloitussivu, joka näytetään ainoastaan ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Aloitussivulta käyttäjä voi siirtyä järjestelmän etusivulle. Halutessaan käyttäjä pääsee katsomaan sekä käyttöehtosopimusta että aloitussivua valikon kautta myös jälkikäteen. Järjestelmän etusivu Järjestelmän etusivulla kirjautunut käyttäjä näkee oikeassa laidassa omat vahvistamattomat tapaamisensa. Klikkaamalla tapaamista, käyttäjä voi siirtyä vahvistamaan tai hylkäämään tapaamispyynnön. Mikäli vahvistamattomia tapaamispyyntöjä on useita, listauksessa ei välttämättä näytetä kaikkia, vaan vain tuoreimmat. Klikkaamalla listauksen alaosassa olevaa linkkiä käyttäjä siirtyy näkymään, jossa hän näkee kaikki vahvistamattomat tapaamispyynnöt. Mikäli käyttäjä haluaa vahvistaa tai perua tapaamisen heti, hän voi klikata kyseistä tapaamista ja vahvistaa tai perua tapaamisen. Vahvistuksen tai peruutuksen yhteydessä käyttäjällä on mahdollisuus syöttää lisätietona viesti varauksen tehneelle messuvieraalle. Tämä viesti lähetetään sähköpostitse yhdessä vahvistus- tai peruutustiedon kanssa varauksen tehneelle messukävijälle. Peruskäyttäjien näkymät Peruskäyttäjä näkee järjestelmässä ainoastaan omat tapaamisensa. Hänellä ei ole oikeuksia nähdä yrityksen tai muiden käyttäjien tietoja. Pääkäyttäjän näkymät Pääkäyttäjä pääsee järjestelmässä katsomaan sekä hallinnoimaan oman/yrityksen kalenterin lisäksi myös muiden käyttäjien kalentereita. Pääkäyttäjälle näytetään lisäksi päävalikossa myös linkit yrityksen tietojen hallintaan sekä käyttäjähallintaan.

3 Yrityksen tiedot Klikkaamalla päävalikosta Yrityksen tiedot -linkkiä pääkäyttäjä pääsee katsomaan ja muokkaamaan yrityksensä tietoja (Kuva 1). Osasto ja Tuoteryhmä ovat tietoja, joiden muokkaukseen on oikeudet ainoastaan järjestelmänvalvojalla, näitä ei siis pääkäyttäjäkään voi muokata. Kuva 1, oman yrityksen muokkaustila Pääkäyttäjä voi tarvittaessa muuttaa yrityksen perustietoja ja lisäksi hänellä on mahdollisuus lisätä lyhyt kuvausteksti yrityksestään sekä yrityksen logo. Kuvaustekstin kirjoituksessa käyttäjä voi käyttää tekstieditorin tarjoamia perusmuotoilu työkaluja, kuten tekstin lihavointia tai kursivointia. Logon täytyy olla.jpg -muotoinen kuva. Mitoiltaan kuva saa maksimissaan 300x300 pikseliä ja sen tiedosto koko ei saa olla yli 500 kilotavua. Käyttäjän valitsemaa logoa käytetään yrityksen logona kaikilla Meeting Plannerin julkisilla yrityksen tietoja esittävillä sivuilla. Käyttäjät Klikkaamalla päävalikosta Käyttäjät -linkkiä yrityksen pääkäyttäjä näkee listauksen yrityksen käyttäjistä (2). Toiminnot kohdan alta pääkäyttäjä voi muokata tai poistaa kyseisellä rivillä olevan käyttäjän. Lisäksi hän voi uudistaa käyttäjän salasanan. Pääkäyttäjä voi muokata myös omia tietojaan, muttei voi poistaa itseään järjestelmästä. Kuva 2, oman yrityksen käyttäjät

4 Käyttäjätietojen muokkaus Käyttäjätietojen muokkaus tapahtuu klikkaamalla halutun käyttäjän riviltä Toiminnot -kohdassa Muokkaa - linkkiä. Muokkaussivulla pääkäyttäjä voi muuttaa käyttäjän tietoja sekä aktivoida tai deaktivoida käyttäjän kalenterin (Kuva ). Kuva 3, käyttäjän muokkaus / uuden käyttäjän lisäys Käyttäjän salasanan uudistaminen Käyttäjän salasanan voi uusia klikkaamalla Uudista salasana -linkkiä käyttäjälistauksessa halutun käyttäjän riviltä. Salasanaa uudistettaessa voi järjestelmään pyytää lähettämään salasanan suoraan muokattavalle käyttäjälle valitsemalla kohdan Lähetä salasana käyttäjälle?. Mikäli pääkäyttäjä haluaa nähdä luotavan salasanan, hän voi ruksia kohdan Näytä salasana?, jolloin salasana näytetään pääkäyttäjälle salasanan uudistuksen yhteydessä. Käyttäjän poisto Käyttäjän voi tarvittaessa poistaa klikkaamalla Poista -linkkiä halutun käyttäjän riviltä. Pääkäyttäjä ei kuitenkaan voi poistaa itseään. Ennen lopullista poistoa pääkäyttäjää pyydetään vielä varmistamaan, että hän haluaa varmasti poistaa tämän käyttäjän. Käyttäjää, jonka kalenterissa on jo tapaamisia, ei ole mahdollista poistaa. Uuden käyttäjän lisäys Klikkaamalla Lisää uusi käyttäjä -painiketta pääkäyttäjä voi luoda yritykselle uuden käyttäjän. Uusi käyttäjä luodaan syöttämällä käyttäjän tiedot, eli etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero (Kuva ). Lisäksi pääkäyttäjä voi aktivoida käyttäjälle tapaamistenhallinta kalenterin jo luodessaan käyttäjää. Käyttäjälle ei luoda vielä tässä vaiheessa salasanaa, vaan salasana on luotava erikseen salasanan uudistaminen toiminnolla. Pääkäyttäjän vaihto Pääkäyttäjä voi halutessaan vaihtaa yrityksen pääkäyttäjäksi jonkin muun käyttäjän. Pääkäyttäjiä voi olla vain yksi per yritys, joten sen hetkinen pääkäyttäjä menettää omat pääkäyttäjän oikeutensa vaihtaessaan jonkin muun käyttäjän pääkäyttäjäksi. Pääkäyttäjän vaihto tapahtuu Käyttäjät -näkymässä valitsemalla kohdassa Valitse pääkäyttäjä haluttu käyttäjä listalta (pääkäyttäjä ei voi valita itseään) ja klikkaamalla valinnan jälkeen Vaihda pääkäyttäjä - 4

5 painiketta. Vaihdon jälkeen pääkäyttäjä ohjataan takaisin etusivulla ja hän menettää pääkäyttäjän oikeutensa. Tapaamistenhallinta Mikäli käyttäjällä on aktivoitu tapaamiskalenteri, hänen tulee määritellä kalenterin asetukset, jotta messuvierailla olisi mahdollisuus varata tapaamisaikoja hänen kalenteristaan. Kalenterin asetuksiin käyttäjä pääsee kirjauduttuaan järjestelmään klikkaamalla päävalikosta Kalenterin asetukset -linkkiä. Kalenterin voi aktivoida ainoastaan pääkäyttäjä. Kalenterin aktivointi tapahtuu avaamalla halutun käyttäjän tiedot muokkaustilaan ja valitsemalla Aktivoi kalenteri. Kalenterin asetukset Kuva 4, käyttäjän kalenterin asetukset Käyttäjä voi määritellä kalenterissaan aihealueen tapaamisilleen sekä tapaamispaikan. Kun perusasetukset on määritelty, käyttäjä voi siirtyä määrittelemään varattavissa olevat ajankohdat kalenteristaan. Varattavat ajat määritellään päivä kerrallaan. Viikkonäkymästä käyttäjä voi valita ensiksi haluamansa päivän valittavissa olevista päivistä (messujen aukiolopäivät). Avattuaan yksittäisen päivän, käyttäjä määrittelee varattaviksi haluamansa ajat valitsemalla listalta sopivat ajankohdat ja tallentamalla tämän jälkeen asetukset. Aikoja voi valita varattaviksi viidentoista minuutin välein. Jos haluat valita kaikki yhden tunnin ajalta, voit tehdä sen nopeasti painamalla vasemmalta puolelta kalenteria esim Tapaamiset Käyttäjä, jonka kalenteri on aktivoitu, voi selata omia tapaamisiaan avaamalla Tapaamiset -näkymän klikkaamalla Tapaamiset -linkkiä päävalikosta. Tapaamiset näkymässä käyttäjä näkee ensiksi viikkokalenterin, jossa on merkattuna oranssilla ne päivät, joissa on vahvistamattomia varauksia. Klikkaamalla haluttua päivää, käyttäjä näkee päiväkalenterin, josta hän voi avata haluamansa tapaamisen tiedot. Vahvistamattoman tapaamisen voi joko perua tai vahvistaa. Vahvistettu tapaaminen on mahdollista perua jälkikäteen avaamalla tapaamisen muokkaustila ja valitsemalla peruuta tapaaminen. Sekä tapaamisen vahvistuksesta että perumisesta lähetetään tieto sähköpostitse myös varauksen tehneelle messuvieraalle. Sähköpostin mukana lähetetään myös mahdollisesti annettu lisäviesti. 5

6 Tapaamisajan tallennus ulkoiseen kalenteriin Käyttäjä voi halutessaan ladata tapaamisajan icalendar -muotoisena tiedostona tuodakseen sen johonkin ulkoiseen kalenteriohjelmaan, kuten Outlook sähköpostiohjelman kalenteriin. Lähes kaikki yleisimmät kalenteriohjelmistot tukevat icalendar -muotoisia tiedostoja. Tapaamisajan voi ladata avaamalla halutun tapaamisen muokkausnäkymän ja valitsemalla oikeasta laidasta Tallenna kalenteriin icalendar-muodossa. Päiväkohtaiset tapaamiset voi myös tulostaa avaamalla päivänäkymän ja valitsemalla oikeasta laidasta Tulosta päivän tapaamiset.