liite 5 ALUSTAVA SOPIMUS SIIVOUSPALVELUISTA

liite 5 ALUSTAVA SOPIMUS SIIVOUSPALVELUISTA

2 1. SOPIJAOSAPUOLET... 3 2. MÄÄRITELMÄT... 3 3. KOHTEET... 3 4. SOPIMUKSEN TARKOITUS JA TAVOITE... 3 5. TILAAJAVASTUU... 4 6. ALIHANKINTA... 4 7. MOLEMMINPUOLISET VASTUUT JA OIKEUDET... 4 8. TUOTETTAVAT PALVELUT, TUOTTEET JA HINNASTOT... 6 9. MAHDOLLISET MUUTOKSET... 6 10. YHTEYSHENKILÖT... 6 11. YHTEISTYÖ... 7 12. PALVELUPOIKKEAMAT... 7 13. LASKUTUS... 8 14. YLIVOIMAINEN ESTE... 8 15. VAHINKOJEN KORVAAMINEN... 8 16. ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN... 9 17. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO, SIIRTÄMINEN JA IRTISANOMINEN... 9 18. ASIAKIRJAT... 9 19. LIITTEET... 10 ALLEKIRJOITUKSET... 10

3 1. SOPIJAOSAPUOLET Tilaaja Kirkkonummen kunta Palvelutuotanto PL 20 02401 Kirkkonummi Tuottaja xxx Y tunnus xxxx Tilaajasta ja Tuottajasta käytetään jäljempänä tässä sopimuksessa yhteisesti nimitystä Osapuolet. 2. MÄÄRITELMÄT Tilaaja Tuottaja Asiakas Kirkkonummen kunta xxx tiloja käyttävä asiakas 3. KOHTEET Kohdeluettelo löytyy tämän sopimuksen hintaliitteistä. Sopimusaikana voi tulla muutoksia siivottaviin neliömääriin, siivoustaajuuksiin kunnan palvelutarjonnan ja toimipaikkojen muutosten vuoksi. Muutoksista neuvotellaan palvelutuottajan kanssa, ja merkittävät volyymimuutokset voidaan huomioida perustellusti palveluiden hinnoittelussa seuraava budjettikautta koskien, ei kuitenkaan kesken vuoden tai taannehtivasti. 4. SOPIMUKSEN TARKOITUS JA TAVOITE Osapuolten yhteisenä tavoitteena ovat hyvässä yhteisymmärryksessä ja kummankin osapuolen intressit huomioon ottaen tehdä yhteistyötä tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi osapuolet pyrkivät kaikin tavoin toimimaan avoimesti ja näin rakentamaan toimintaa keskinäiselle luottamukselle sekä ottamaan päätöksenteossaan huomioon myös toisen osapuolen edut. Tarkoituksenmukaisesti ja kilpailukykyisesti tuotetut tukipalvelut ovat tämän sopimusyhteistyön keskeisin päämäärä Tilaajan näkökulmasta.

4 Tilaaja edellyttää Tuottajalta asiakaslähtöistä suunnittelua, joustavia palveluratkaisuja, kehityshakuisuutta ja innovatiivisuutta sekä vastuullisuutta liiketoiminnassa tukipalveluprosessien kaikissa eri vaiheissa. Siivouksen tulee ylläpitää kiinteistöjen kuntoa ja osaltaan vaikuttaa siihen, että tilat ovat käyttäjilleen turvalliset ja miellyttävät. 5. TILAAJAVASTUU Tuottaja toimittaa Tilaajalle Tilaajavastuulain edellyttämät todistukset tai Tilaajavastuuraportin puolivuosittain ilman erillispyyntöä. Tuottaja vastaa alihankkijoistaan ja heidän ko. todistusten tarkastamisesta. 6. ALIHANKINTA Alihankinta sallitaan ainoastaan perussiivousten ja ikkunanpesujen osalta. Sijaisten käytöstä alihankintayrityksen kautta sovitaan erikseen. 7. MOLEMMINPUOLISET VASTUUT JA OIKEUDET Tilaaja luovuttavat siivouksen huoltotilat Tuottajan käyttöön vastaa siitä, että tilat ja laitteet täyttävät lakien, asetusten sekä viranomaisten antamien määräysten vaatimukset huolehtii tilojen kunnossapidosta, lukittavuudesta ja vartioinnista vakuuttavat omistamansa tilat ja laitteet järjestää tiloissa tarvittavan veden, valon, lämmön, sähkön ja voimavirran sekä vastaa jätehuoltokustannuksista antaa Tuottajan henkilökunnan käyttöön avaimet, joilla pääsee toiminnan kannalta tarpeellisiin tiloihin antaa Tuottajalle käyttöoikeuden Tilaajan kopiokoneeseen tiedottamistarkoituksia varten ylläpitää kiinteistöjen yleistä turvallisuus ja pelastussuunnitelmaa tiedottaa Tuottajalle omassa toiminnassaan tapahtuvista palveluihin oleellisesti vaikuttavista muutoksista hyvissä ajoin tilaa tarvitsemansa tuotteet ja palvelut hyvissä ajoin vastaa siitä, että tilat ovat siivottavassa kunnossa ja vapaana sovittuun siivousaikaan Tuottaja vastaa siivouspalveluista omana liiketoimintanaan vastaa mahdollisten alihankkijoidensa työstä kuin omastaan vastaa siitä, että toiminnassa huomioidaan olemassa olevat lait ja asetukset, työsuojelu- ja työergonomia huomioidaan ja alan työehtosopimuksia noudatetaan palkkaa riittävän henkilöstön toimintaa varten

5 sitoutuu ottamaan toiminnalleen tarvittavat vakuutusmäärältään 1 000 000,00? suuruiset vastuuvakuutukset ja muut toiminnan edellyttämät vakuutukset hoitaa käyttöönsä saamaa omaisuutta huolellisesti ja vastaa oman henkilökuntansa toimitiloille, kalustolle tai koneille aiheuttamista välittömistä vahingoista, elleivät ne johdu raaka-aine- tai rakennevioista tai luonnollisesta kulumisesta hankkivat siivousvälineet ja -laitteet vastaa henkilökuntansa puolesta avainten hukkumisesta mahdollisesti aiheutuvat sarjoitus- ym. kulut sitoutuu siihen, että tuottajan henkilöstö osallistuu ilman erillistä korvausta tilaajan velvoittamiin turvallisuuskoulutuksiin tai tilaisuuksiin hankkii erilliset tehtäviin soveltuvat työasut henkilöstölleen hankkii henkilöstölleen kuvalliset tunnisteet, joista ilmenee henkilön nimi, yritys ja veronumero hankki henkilöstölleen työturvallisuuslain edellyttämät suojaimet voi käyttää omaa logoaan ja liiketunnuksiaan työvaatteissa vastaa puhelimen ja it -laitteiden ja yhteyksien hankinnasta ja käytöstä aiheutuvista kustannuksista vastaa tuotannonohjaus-, asiakastilaus- ja laskutusohjelmiensa hankinnasta, toimivuudesta ja kaikista kustannuksista antaa Tilaajalle pyydettäessä tietoja toimintansa ympäristövaikutuksista ja toimii Tilaajan kanssa yhteistyössä siten, että tukipalvelutoiminnan ympäristölle aiheutuva rasitus on mahdollisimman pieni esittää Tilaajalle laskelmia siitä, miten toimintojen muuttamisella voidaan vaikuttaa investointi-, vesi-, jätevesi ja energiakustannuksiin kokonaiskustannuksia karsivalla tavalla Tuottajalla on oikeus käyttää tätä sopimusta referenssinään Kumpikin sopimusosapuoli perehdyttää yhdessä ja erikseen oman henkilökuntansa tämän sopimuksen sisältöön tarvittavilta osin, jotta molemmilla osapuolilla on yhtenevä käsitys sovitusta palvelusta ja sen laadusta. Tuottaja noudattaa asiakirjojen arkistoinnissa, säilyttämisessä ja hävittämisessä vastaavaa kunnallista toimintaa koskevia säännöksiä ja ohjeita. Tuottajan palvelun tuottamista varten tilaajalta saamat asiakirjat ovat luottamuksellisia ja tilaajan omaisuutta. Sopimuksen päättyessä tuottaja luovuttaa tilaajalle hallinnassaan olevat asiakirjat sekä muut sopimusaikaiseen yhteistyöhön liittyvät tekijät esim. koulumaitotukeen liittyvät asiakirjat. Kumpikin osapuoli sitoutuu pitämään salassa kaikki tietoonsa tulleet toista osapuolta koskevat liike- ja ammattisalaisuudet. Salassapitovelvollisuus pysyy voimassa myös tämän sopimuksen päätyttyä.

6 Vastuut Tilaaja Tuottaja Kiinteistöjen ja laitteiden vakuuttaminen Omaisuus-, vastuu-, keskeytys- ja oikeusturvavakuutus Sähkö, vesi ja jätevesi Jätemaksut Asiakaskyselyt Puhelimet ja puhelinlaskut Toimintaan tarvittavat it ohjelmat ja lisenssit Työvaatteiden hankinta ja huolto Siivousvälineiden ja koneiden hankinta ja huoltokustannukset Pyykinpesukoneen hankinta Pyykinpesukoneen huolto Yleisien tilojen viherkasvien huolto Saniteetti-, hygieniatarvikkeet ja annostelijoiden hankinta, kustannus ja asennus annostelijoiden puhdistus ja täyttäminen Ruokailutilan tuolien nostaminen pöydille lattioiden puhdistamisen ajaksi Siivoustarvikkeet, puhdistusaineet, jätesäkit ja pussit Sisääntulo mattojen hankinta Laatukierrokset 8. TUOTETTAVAT PALVELUT, TUOTTEET JA HINNASTOT Sopimuksen liitteessä siivouspalvelun palvelukuvaus on sopimuksen liitteenä kolme (liite 3) ja siivoushinnastot kahdelle ensimmäiselle sopimusvuodelle ovat sopimuksen liitteenä yksi (liite 1). Hinnastoissa on sekä arvonlisäveroton että arvonlisäverollinen hinta, jos palvelu on arvonlisäverollista. Mahdollisen hinnanmuutosehdotuksen tulee sisältää tarkat tuoteryhmäkohtaiset laskelmat todistettavien kustannusmuutosten hintavaikutuksista kuhunkin tuote/palveluryhmään kuitenkin niin, että mahdollinen hinnankorotus on linjassa alan yleiseen hintakehitykseen. Tuottajan tulee esittää myös hinnankorotustarpeen eliminoivia tai minimoivia vaihtoehtoisia tuote- ja palveluratkaisuja. Laskutuksessa käytetään tilaushetken hinnoittelua. 9. MAHDOLLISET MUUTOKSET Mahdolliset muutokset tähän sopimukseen tehdään aina kirjallisesti. Muutokset astuvat voimaan aikaisintaan kummankin Osapuolen hyväksyttyä muutokset ja allekirjoitettua kirjallisen muutoskuvauksen. 10. YHTEYSHENKILÖT Tilaaja ja Tuottaja nimeävät sopimusyhteistyötä koskevien asioiden ja operatiivisten asioiden hoitamiseksi yhteyshenkilöt ja heille varahenkilöt. Sopimuksen alkaessa ko. vastuuhenkilöt ovat:

7 Tilaaja: Tuottaja: Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle osapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on ilmoitettava heti toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. 11. YHTEISTYÖ Ennen sopimuskauden alkamista pidetään Tilaajan ja Tuottajan kesken aloituskokous. Aloituskokouksella varmistetaan, että Tilaajan asettamat toiminnalliset ja laadulliset tavoitteet toteutuvat ja yhteistyö käynnistyy jouhevasti. Tilaajan ja Tuottajan yhteyshenkilöiden välillä käydään vähintään kaksi kertaa vuodessa ja tarvittaessa palautekeskustelu palvelun sisällöstä ja laadusta. Tuottaja huolehtii tapaamisten organisoinnista ja kokoon kutsumisesta. Palautekeskustelua varten Tuottaja kerää ja tilastoi tietoa. Käytännön yhteistyötä ja kehittämistä varten Tuottaja huolehtii tapaamisten kokoon kutsumisesta. Sopimuskauden päättyessä pidetään loppukatselmus viimeistään kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Katselmuksessa kirjataan mahdolliset laadulliset ja määrälliset poikkeamat sekä sovitaan niiden korjaamisesta/korvaamisesta aikatauluineen. Tilaaja maksaa Tuottajalle viimeisen laskun vasta, kun kaikki loppukatselmuksessa korjattavaksi päätetyt toimenpiteet on tehty. 12. PALVELUPOIKKEAMAT Tuottaja kerää jatkuvasti asiakaspalautetta sekä kirjallisesti että suullisesti. Tuottajan tulee laatia palautekoonnit merkittävistä asiakaspalautteista ja kertoa tilaajalle, miten asiakaspalautteisiin reagoidaan. Asiakaspalautteiden edellyttämät korjaavat toimenpiteet tulee tehdä välittömästi. Tilaajan tietoon suoraan asiakkailta tulleet reklamaatiot ja epäkohdat annetaan Tuottajalle välittömästi kirjallisesti tiedoksi. Tuottaja reagoi palautteeseen välittömästi ja tiedottaa reagoinnistaan Tilaajaa. Tilaaja on velvollinen heti virheen havaittuaan huomauttamaan Tuottajaa. Tuottaja on velvollinen heti huomautuksen saatuaan korjaamaan virheen. Palvelukuvauksiin on kirjoitettu ne palvelupoikkeamat, joista Tilaaja on oikeutettu saamaan hyvitystä.

8 Asiakastyytyväisyyskysely tehdään asiakkaille kerran vuodessa. Tilaaja vastaa kyselyiden toteutuksesta ja kustannuksista. Tilaaja ilmoittaa Tuottajalle samanaikaisesti kuin henkilöstölleen tilojen käyttöön ja muihin Tuottajan palveluiden käyttöön vaikuttavista muutoksista. 13. LASKUTUS Tuottaja laskuttaa ylläpitosiivouksen kiinteistökohtaisesti kuukausittain (vain toimintakuukausilta) ja määräaikais- ja perussiivoukset sen jälkeen, kun työt on todistetusti tehty ja hyväksytty. Laskutus tapahtuu sähköisesti Tilaajan esittämällä jaotuksella. Maksuehto on 21 päivää netto oikeellisen laskun päiväyksestä lukien. Viivästyneen maksun osalta Tuottajalla on oikeus periä Tilaajalta kulloinkin voimassa olevan korkolain mukaista viivästyskorkoa. 14. YLIVOIMAINEN ESTE Jos jokin tämän sopimuksen ehdon täyttämättä jättäminen johtuu sodasta, kapinasta, kauppasaarrosta, työselkkauksesta, viranomaisten toimista tai muista vastaavista ennalta arvaamattomista ylivoimaisista esteistä, joihin osapuolet eivät omalla toiminnallaan voi vaikuttaa, ylivoimaisen esteen kohteeksi joutunut osapuoli on vapautettu sopimuksen täyttämisestä ylivoimaisen esteen keston ajaksi ilman korvausvelvollisuutta toiselle osapuolelle. Osapuolella, joka tahtoo vedota edellä tarkoitettuun ylivoimaiseen esteeseen, on velvollisuus kirjallisesti ilmoittaa esteestä ja sen lakkaamisesta toiselle osapuolelle välittömästi siitä tiedon saatuaan. Mikäli ylivoimainen este on kestänyt vähintään 30 vuorokautta, molemmilla osapuolilla on oikeus irtisanoa tämä sopimus päättymään välittömästi ilman korvausvelvollisuutta. 15. VAHINKOJEN KORVAAMINEN Osapuolet ovat velvollisia korvaamaan toisilleen tämän sopimuksen rikkomisesta aiheutuneen välittömän vahingon, mahdolliset selvittely- ja muut vastaavat kustannukset täysimääräisenä. Välillisiä vahinkoja ei korvata paitsi jos vahinko on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella. Osapuolet ovat velvollisia korvaamaan tuottamuksellaan kolmannelle taholle aiheuttamansa välittömän vahingon, josta osapuoli on voimassaolevan oikeuden mukaan korvausvelvollinen.

9 16. ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Kaikki tästä sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät erimielisyydet pyritään ratkaisemaan Osapuolten keskinäisin neuvotteluin. Ellei neuvotteluissa päästä yhteisymmärrykseen, ratkaistaan erimielisyydet Espoon käräjäoikeudessa. 17. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO, SIIRTÄMINEN JA IRTISANOMINEN Sopimuskausi on 1.11.2015-31.12.2017. Sopimusta on mahdollista jatkaa yhdellä plus yhdellä optiovuodella, jonka käyttämisestä sovitaan yhteisesti viimeistään kuusi kuukautta ennen optiokauden alkamista. Mikäli hinnankorotuksia koskevissa hintaneuvotteluissa ei päästä yhteisymmärrykseen, ja kolmannen ulkopuolisen puolueettoman tahon mielestä hinnat ovat nousseet nopeammin kuin alalle ominaista, voidaan sopimus irtisanoa. Irtisanomisajan voimassa ovat ne hinnat, jotka Tilaaja on ennen hinnanmuutosneuvotteluja hyväksynyt. Tilaajan irtisanoessa sopimuksen ehdotetun hinnannousun perusteella Tilaaja ei ole velvollinen maksamaan Toimittajalle mitään korvausta kyseisen sopimussuhteen päättymisestä. Mikäli puhtaus- ja/tai palvelunlaatu poikkeaa/poikkeavat tässä sovitusta, eikä Tuottaja pysty korjaamaan toimintaansa kirjallisista huomautuksista huolimatta, Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus ennen määräajan päättymistä. Irtisanomisaika on em. tapauksissa kuusi kuukautta. Kummallakin osapuolella on oikeus purkaa tämä sopimus päättymään välittömästi, jos toinen osapuoli on olennaisella tavalla rikkonut sopimuksen mukaisia velvollisuuksiaan, eikä ole korjannut menettelyään 30 päivän kuluessa kirjallisen varoituksen saamisesta. Sopimuksen päättyessä Tuottaja on ilman eri veloitusta velvollinen antamaan uudelle toimijalle ne tiedot, mitkä palvelutoiminnan hoitamiseksi ovat välttämättömiä. Siirtymävaiheesta laaditaan aina erillinen erikseen allekirjoitettava suunnitelma, jonka aikatauluja ja sisältöä Tuottaja on velvollinen noudattamaan häiriöttömän palvelun takaamiseksi myös muutostilanteessa. Osapuolilla ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta kokonaan tai osaksi kolmannelle osapuolelle ilman toisen Osapuolen kirjallista hyväksymistä. 18. ASIAKIRJAT Tämä sopimus liitteineen muodostaa kaiken asiasta sovitun ja kumoaa kaikki aikaisemmat välipuheet. Mikäli sopimuksen ja sen liitteiden välillä ilmenee ristiriitaisuuksia, ratkaisee ensi sijassa sopimus ja toissijaisesti se liite, jossa kyseistä

10 asiaa käsitellään. Mikäli liitteet sisältävät toisiinsa nähden ristiriitaista tietoa, katsotaan järjestysnumeroltaan pienempi sitovammaksi. Soveltamisjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liite 3. Tarjouspyyntö 4. JYSE 2014 5. Tarjous 19. LIITTEET 1) Palvelukuvaus siivouspalvelu 2) Siivoushinnasto ALLEKIRJOITUKSET Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Kirkkonummella x.x.2015 xxx yyy aaa bbb