TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) Lajitteleva palautusautomaatti Espoon kaupunginkirjastoon Espoon kaupunki pyytää tarjousta yhdestä lajittelevasta palautusautomaatista Espoon kaupunginkirjaston Tapiolan aluekirjastoon. Laitteen tulee soveltua sijoitettavaksi tarjouspyynnössä kuvattuihin tiloihin ja kalusteisiin. Laitteen tulee sijoittua tilaan siten, että kirjastohenkilökunta pystyy vaivattomasti toimimaan tilassa ja siirtämään palautusautomaattiin kuuluvia kirjalaatikoita ja kärryjä. Tarjouspyynnön liitteellä 1 on tarkempi kohteen kuvaus, laitteen sijoitus sekä tilan mittasuhteet. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi toimittaja. Toimittaja valitaan kokonaistaloudellisin perustein. 1. Sopimuskausi Laite tulee toimittaa täysin käyttökuntoon asennettuna 9.12.2013 mennessä. Tämän lisäksi solmitaan laitteen ylläpito- ja huoltosopimus laitteen elinkaaren (7 vuotta) ajaksi. 2. Tarjouspyynnön liitteet Liite 1, hankinnan yksilöinti Liite 2, kelpoisuusehdot (täytettävä lomake palautetaan tarjouksen liitteenä) Liite 3 hintaliite (täytettävä lomake palautetaan tarjouksen liitteenä) Liite 4, laitevaatimukset (täytettävä lomake palautetaan tarjouksen liitteenä) Liite 5, keskeiset sopimusehdot Liite 6, toimittajakortti (täytettävä lomake palautetaan tarjouksen liitteenä) Liite 7, tila- ja laitesijoituspiirustusluonnos 3. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. 4. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua
TARJOUSPYYNTÖ 2 (5) siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. 5. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. 6. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 16.9.2013 klo 12.00. Tarjous annetaan kahtena suomenkielisenä (2) kappaleena ja toimitetaan suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Palautusautomaatti Tapiolan aluekirjastoon,. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 7. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 8. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.12.2013 saakka ja voittaneen tarjouksen osalta siihen saakka kun sopimus on tehty. 9. Tarjouksen hylkääminen Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. 10. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa:
TARJOUSPYYNTÖ 3 (5) kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu 11. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. 12. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjotun palautusautomaatin tulee olla tarjouspyynnön mukainen ja sijoitettavaan tilaan sopiva. 13. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. 14. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 6. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. 15. Tarjouksen hintatiedot Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 3. Hintaliitteestä ei saa poistaa eikä siihen lisätä rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Ylläpito- ja huoltohintojen on oltava kiinteänä voimassa vähintään 31.12.2015 asti. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. 16. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 2, kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (5) 17. Tilaaminen Lajitteleva palautusautomaatti tilataan välittömästi päätöksen tultua lainvoimaiseksi. Huoltotilaukset tehdään toimittajan huoltopyyntöjärjestelmän kautta, sähköpostitse tai puhelimitse. 18. Toimitusehto TOP, Espoo paikalleen käyttökuntoon asennettuna pakkausmateriaalit poisvietynä, FIN01 Palautusautomaatti tulee olla käyttökuntoon asennettuna 9.12.2013. 19. Verkkolasku Espoon kaupunki vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus 003714377140. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. 20. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 5 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisiltaosin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. 21. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT ja JYSE 2009 PALVELUT JYSE sopimusehdot (http://www.vm.fi). Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (5) 22. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 23. Lisätiedot Hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 27.8.2013 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.sito@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 30.8.2013. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Helena Värri va. vapaan sivistystyönjohtaja