Selkeät vastuut ja työnjako Palkeet Valtion Taloushallintopäivä 18.11.2014 Helena Lappalainen Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi Puheenvuoron näkökulma Kuvata keskeisistä neljästä näkökulmasta tilannekuvaa siitä, mitä asioita kehitetään vastuiden ja roolien näkökulmasta talous- ja henkilöstöhallinnossa. 1
Selkeät roolit ja vastuut Sujuva arki Kehitämme ja kehitymme yhdessä Taloushallinnon strategian 2020 toimeenpano Strategian toimeenpanon kohta 2: Toimijoiden roolit, vastuut ja työnjako Toimijat, roolit ja keskeiset ohjauksen foorumit tunnistettu ja niitä kehitetään Palkeet palveluntuottaja, järjestelmän omistaja ja osallistuu kehittämisen toimeenpanoon ja vastaa tuottavuuden kehittymisestä omassa toiminnassaan. Tavoitetila nostaa Palkeiden käyttöastetta edelleen Talousarvioasetuksen 69 tarkennus tarkentaa vastuuta Palkeiden sisäisestä valvonnasta Tietojärjestelmien omistajuus Kieku-hankevaiheen päättymiseen valmistautuminen ja ylläpitovaiheen siirtymisen edellyttämien toimenpiteiden selvittämistyö on menossa Valtiokonttorin ja Palkeiden yhteistyönä. Palkeiden asetuksen uudistaminen Asetus uudistettiin 10.5.2014. Säilyi: Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus on valtiovarainministeriön hallinnonalaan kuuluva virasto, jonka tehtävä on tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon tuki- ja asiantuntijapalveluja valtion virastoille, laitoksille ja talousarvion ulkopuolisille rahastoille sekä eduskunnalle ja sen alaisuudessa, valvonnassa ja yhteydessä toimiville yksiköille siten kuin niistä on palvelusopimuksissa sovittu Keskeisin muutos: Palvelukeskuksen asiakkaita voivat lisäksi olla valtion liikelaitoksista annetun lain (1062/2010) mukaiset liikelaitokset sekä valtion kokonaan omistamat osakeyhtiöt, jotka tuottavat palveluita pääosin valtion virastoille ja laitoksille. 2
Palvelusopimusmenettelyn kehittäminen, Taha 2020 Nykytila ja tausta Valtion taloushallinnon strategia 2020:n linjataan seuraavasti: Yhteisiä prosesseja hyödynnetään laajasti ja Palkeiden käyttöastetta nostetaan merkittävästi. Keinot: Kehitetään kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen välinen yhteinen toimintamalli, joka sisältää yhteiset palvelusopimukset. Sopimusmenettelyjä on kehitettävä kevyemmiksi esim. neuvottelemalla hallinnonalalle yhteinen sopimusmalli. Valtion yhteisten prosessien sisällöstä sovitaan asiakaskohtaisilla palvelusopimuksilla. Kiekua käyttävän viraston sopimuksessa ei saa tehdä muutoksia yhteiseen prosessiin, palveluihin tai palvelukuvauksiin. Palkeiden palvelutarjooma rakentuu seuraavasti: 1. Yhtenäiset peruspalvelut kaikille Kiekua käyttäville asiakkaille 2. Yhtenäiset lisäpalvelut asiakkaan valinnan mukaan 3. Asiakkaan erityispiirteet huomioiva palvelu Yhteisten prosessien muutokset aiheuttavat sopimusliitteiden päivittämisen. Yli 80 sopimuksen vastuunjakotaulukoiden päivittäminen kuluttaa runsaasti asiakkaiden ja Palkeiden resursseja. Tavoitteet Asiakkaiden ja Palkeiden tehtävänjako on selkeästi sovittu Sopimusmenettelyt ovat nykyistä kevyemmät Mahdollisimman suuri osa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista tuotetaan peruspalveluina Asiakkaille varmistetaan lisäpalvelujen ja erityispiirteistä johtuvien palvelujen saatavuus Yhteisten prosessien sisällöstä sovitaan oikeassa paikassa ja tehokkaasti. Muutosten hallintaan on sovittu muutoksenteko mekanismit Yhteisten prosessien sisällöstä sovitaan valtionhallinnon tasolla. Asiakkaiden sopimuksissa viitataan valtion yhteiseen toimintatapaan Sopimusmalliin tehdään vain minimi muutokset Palkeiden asiakasneuvottelukunta mukana muutoksen toteutuksessa. Tammikuussa 2015 esittely referenssiryhmälle. Tavoitetila ottaa päivitetty palvelusopimusmalli käyttöön vuoden 2016 alusta. 4 Palvelujen kivijalkamalli Kieku-toimintamallissa Sovitaan asiakkaan kanssa Tuotetaan hallinnonalan erityispiirteistä johtuen ja kun keskittäminen tuo lisäarvoa Lisäpalvelut Yhtenäiset, kaikille asiakkaille ja yhdenmukaiset hyväksytyt prosessikuvaukset. Palvelun käytöstä sovitaan asiakkaan kanssa Peruspalvelut Yhteiset kaikille Asiakaskohtaiset erityispiirteet Yhtenäiset, kaikille asiakkaille ja yhdenmukaiset hyväksytyt prosessikuvaukset Tehtävät Lopputuotos Vastuuperiaatteet Vasteajat Hinnoitteluperusteet Palvelu tuotetaan valtionhallinnon yhteisillä tietojärjestelmillä Palvelukanavista toimitetaan asiakkaille erillinen liite Palvelujen laatu ja kehittäminen 14.11.2014 5 3
Taloushallinnon prosessitehtävien vastuuroolit päätasolla Tilauksesta perintään Hankinnasta maksuun Kirjauksesta tilinpäätökseen Asiakasrekisterin ylläpito Toimittajarekisterin ylläpito Ulkoisen laskennan seurantakohteiden ylläpito Sisäinen laskenta Sisäisen laskennan seurantakohteiden ylläpito Nimikerekisterin ylläpito Menotositteiden esikäsittely Muistiotositekäsittely Sisäisen budjetin ylläpito Laskutus Laskutuksen hyväksymiskierto Menotositteiden hyväksymiskierto Epäselvien menotositteiden selvitys Menotositteen ostoreskontraan siirto Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Tulotiliotteiden käsittely Ostoreskontran hoito Kaudenvaihde (kuukausi, vuosi) Sitoumat, toteutumat, ennusteet Valtuuden käytön kirjaaminen Analysointi, raportointi Suoritusten käsittely Maksuunpano Valtuudet Vyörytysten ylläpito Tulotiliotteiden hyväksymiskierto Epäselvien suorituksien selvitys Myyntireskontran hoito Saatavien valvonta Menotiliotteiden käsittely Menotiliotteiden hyväksymiskierto Perintä Prosessin tehtävästä päävastuussa Virasto Palkeet Palkeet ja/tai virasto Miten Palkeissa varmistetaan vastuiden ja roolien toimivuus?. Palkeissa kehitetään ja arvioidaan jatkuvasti prosesseja tehokkaan ja tuloksellisen toimintatavan takaamiseksi. Käytössä on viisi menetelmää, jotka tukevat toisiaan. Menetelmillä saatavat hyödyt Läpinäkyvyys ja yhteinen ymmärrys prosessien todellisesta tilasta esim. prosessien harmonisoinnin tilanteesta Prosessien kehittämiskohteiden tunnistaminen ja kohdentaminen oikeisiin asioihin Prosessien kehittämisen pohjautuminen todennettuihin faktoihin Ongelmien identifiointi ja poikkeamiin reagointi Toiminnan tehostaminen (tuottavuus, taloudellisuus) ja asiakastyytyväisyyden parantaminen Johtamisen tuki palveluyksiköissä ja prosesseissa Prosessin henkilöstön osaamisen kehittäminen Prosessimittarit ja niiden seuranta Prosessiarvioinnit ja zef-kyselyt Prosessien kehittäminen ja jatkuva parantaminen Sisäinen valvonta, sen seuranta ja raportointi Prosessien analysointi automatiikan avulla 4
Vastuut ja roolit Kiekun käyttöönotoissa ja tuotannossa Palkeiden vastuut käyttöönotoissa: Osallistuminen Kiekun käyttöönottohankkeeseen Konversiot Virastojen ammattikäyttäjien koulutus Erä 3:sta lähtien. Palkeiden vastuut tuotantovaiheessa Tuotantovastuu palvelusopimuksen mukaisesti Kiekun tuen ja ylläpito palveluiden tuottamisvastuu M2:sen järjestelmäomistajuus Osallistuminen Kieku-toimintamallin kehittämiseen Osallistuminen Kieku-hankkeen ohjaukseen Palkeet vahvistaa asiakkuuksien johtamista ja uudistaa palveluverkkoaan vuoden alusta 2015 alkaen - Kyse myös vastuiden ja roolien selkeyttämisestä LVM:n ja MMM:n asiakkuudet: Palvelujohtaja Tuula Holappa SM:n, STM:n ja VM:n asiakkuudet: Palvelujohtaja Martti Havila OM:n, PLM:n, UM:n ja OKM:n sekä EK:n, VTV:n, UPI:n, TPK:n asiakkuudet: Palvelujohtaja Mikael Mantila Pori Hämeenlinna Mikkeli Joensuu TEM:n, YM:n, VNK:n ja OKV:n asiakkuudet: Palvelujohtaja Tuomas Watia 9 5
Tavoitteena hyvä kokonaispalvelu Asiakassuhteen hoito keskittyy hallinnonaloittain yhdelle paikkakunnalle Vastuu asiakassuhteen hoidosta ja palvelutuotannosta samalla henkilöllä, paikkakunnan palvelujohtajalla Tavoitteena entistä sujuvampi, kehittyvä asiakastyö: Parempi asiakkaan kokonaistuntemus ja tarpeiden tunnistaminen Saumattomampi asiakasyhteistyö Tehokkaampi resurssien varmistaminen Kaikkea Palkeiden asiakastyötä ohjaavat edelleen yhtenäiset prosessit ja palvelut. Palkeet kehittää ja tuottaa jatkuvasti uusia, asiakkaiden tarpeisiin sopivia, valtiokonsernin kannalta tehokkaita palveluja. 12.11.2014 10 Kiitos ja hyvää loppuvuotta! 6