Mikä muuttuu Kiekun myötä? Yhteenveto keskeisimmistä muutoksista talous- ja henkilöstöhallintoon Kieku-info 16.12.2010
Kiekun tuomat kaikille yhteiset perusmuutokset 1. Yksi yhteinen kaikkien valtionhallinnon virastojen tietojärjestelmä ja tietokanta - Kaikki keskeinen talous- ja henkilöstöhallinnon tieto on yhdessä ja samassa järjestelmässä - Tietojärjestelmä on integroitu kokonaisjärjestelmä yhdistetty henkilöstö- ja taloushallinnon ajantasainen informaatio tietojen syöttäminen vain kerran samaa tietoa voidaan hyödyntää Kiekun eri sovelluksissa - Virasto ei omista Kieku-järjestelmää kehittäminen yhteisistä tarpeista lähtevää
Kiekun tuomat kaikille yhteiset perusmuutokset 2. Kieku sisältää kaikille virastoille yhteiset tietorakenteet ja ohjaustiedot seurantakohdemalli koodistot pääosin konsernin yhteisiä 3. Kieku on henkilötietojen master-järjestelmä järjestelmä antaa konsernitasoisen juoksevan henkilönumeron, mikä säilyy virkamiehen siirtyessä virastosta toiseen 4. Virkamiehen ja esimiehen toiminnot keskitetty yhteiseen portaaliin Useat kirjautumiset, erilaiset järjestelmätoiminnot, hajautetut ja päällekkäiset tietovarannot poistuvat / vähenevät
Kiekun tuomat kaikille yhteiset perusmuutokset 5. Yhdenmukaiset prosessit - Yhteinen toimintatapa = omasta luopuminen = MUUTOS! - Valtiokonsernitasoinen kehittäminen mahdollista - Ohjeistus ja opastus yhdenmukaista, kerran opeteltu pätee myös muualla 6. Käytäntöerojen harmonisointi - taloushallinnon yhteisen järjestelmäratkaisun käyttöönoton yhteydessä (mahdollisesti esim. korkolaskutuksen toteutus) 7. Palkeiden rooli korostuu yhteisten tietojen ja rekisterien ylläpidossa - yhtenäinen työnjako palvelukeskusten ja asiakasvirastojen välillä - saattaa poiketa nykyisistä käytännöistä ja sopimuksista
Kieku-työroolit Hankkeessa määritellään uudet, yhtenäiset työroolit. Työrooli ei viittaa tiettyyn yksittäiseen henkilöön vaan siihen rooliin, jossa prosessin tekijä toimii suorittaessaan prosessia. Siten yhdellä työntekijällä voi olla useita työrooleja ja sama työrooli voi olla usealla henkilöllä. Määrittelyn pohjana ovat yhteiset Kieku-prosessit Työrooleihin liitetään järjestelmän käyttäjäroolit, joiden perusteella mm. järjestelmän käyttöoikeudet määritellään. Koulutuksiin osallistutaan määriteltyjen työroolien mukaisesti.
Kieku-työroolit Työroolit voidaan jakaa seuraavasti: 1. Virastojen talous- ja henkilöstöammattilaiset 2. Palkeiden talous- ja henkilöstöasiantuntijat 3. Valtiokonsernin talous- ja henkilöstöammattilaiset Mm. konseptinomistajat (VK) ja sovellusvastaavat (Palkeet) 4. Virkamiehet ja esimiehet
Organisaatiorakenne Henkilöstöhallinnon organisaatiorakenne - hierarkkinen rakenne, joka muodostuu organisaatioyksiköistä / budjetoiduista toimista / henkilöistä / näiden välisistä suhteista - esimiehen näkymä portaalissa määräytyy organisaatiorakenteen perusteella esimies näkee organisaatiorakenteen omasta organisaatiotasosta alaspäin ei koskaan ylöspäin Toimintayksikkö = tulosyksikkö / kustannuspaikka - kuvaa kirjanpitoyksikön sisäisen organisaatiorakenteen ja hierarkian Organisaatiorakenteen hierarkioiden ajantasainen ylläpito on tärkeää raportoinnin oikeellisuuden kannalta
Seurantakohteet Yhteinen seurantakohdemalli - seurantakohteiden käytön yhtenäistäminen luo edellytykset kirjanpidon laadun parantamiseen, - osaamisen lisääntymiseen sekä - yhtenäisten raporttitietojen vertailtavuuteen Palvelukeskuksen rooli korostuu erityisesti perus- ja ohjaustietojen ylläpidossa - yhtenäisten ja oikeellisten seurantakohteiden perustaminen ja hallinnoinnissa - tilikartan ja raporttien keskitetty ylläpito Kauden vaihteen prosessin yhtenäistäminen helpottaa myös palvelukeskusten työtä LKP-tilin osalta tilien alajaottelu poistuu - yhteinen LKP-tilikartta kaikille virastoille tilien käyttö ja tarkoitus yhtenäistyy
Taloushallinnon muutokset Palvelukeskuksen rooli ja vastuu tietojen ajantasaisuudesta ja eheydestä korostuu
Menojen käsittely Toimittajarekisterin ylläpito-, ostoreskontra- ja maksatustoiminnot ovat kaikille yhtenäisiä ja keskitettyjä Palkeisiin Kirjauskausien avaaminen ja sulkeminen keskittyy Palkeisiin Kiekun käyttöönoton yhteydessä otetaan käyttöön Rondon uusi versio R8 Käyttöomaisuuskohde perustetaan käyttöomaisuuteen ennen laskun asiatarkastus- ja hyväksymiskäsittelyä Rondossa Ulkomaanmaksut hyväksytetään Rondossa ja siirretään SAP ostoreskontran kautta maksuun, ei makseta suoraan maksuliikeohjelman kautta
Laskujen käsittely Virastossa voidaan tarvittaessa tehdä myyntitilauksia ja pikalaskuja Palvelukeskus muodostaa aina myyntitilauksista laskutusaineiston Laskutusta perustuu hyväksyttyyn tuoteluetteloon - laskutuspyyntöä ei tarvitse erikseen hyväksyä - laskutus tehdään laskutuspyynnön mukaan, jota ei tarvitse erikseen kierrättää virastossa hyväksyttävänä Koontilaskutus mahdollinen
Sisäinen laskutus Kirjanpitoyksiköiden / virastojen välisessä laskutuksessa siten, että raha ei liiku näissä tapahtumissa - Myös tapahtumat, jossa kirjanpitoyksikön alainen virasto laskuttaa toista saman kirjanpitoyksikön alaista virastoa Sisäiset laskut välitetään suoraan Rondoon ilman välityspalvelua Ostajalle kiertoon Myyjälle arkistoon Ostaja tekee sisäisistä laskuista maksatusajon Kieku tietojärjestelmään, joka kuittaa avoimen myyntilaskun suoritetuksi
Laskujen käsittely liittymien kautta Laskutusta voidaan hoitaa liittymän kautta Laskut voivat tulla liittymän kautta Kieku - tietojärjestelmän - SD moduuliin tai - Myyntireskontraan => ei välitetä laskuja eteenpäin, vaan laskut on lähetetty substanssijärjestelmästä Asiakkaat päivitetään Kieku- tietojärjestelmän asiakasrekisteriin substanssin asiakasnumeroilla
Myyntireskontra(t) Kiekun myyntireskontra hoidetaan Palkeissa - Kirjanpitoyksikkötasoinen ei voi olla useita saamistilejä tai reskontria - Perinnän tekee Palkeet tulosteet kirjanpitoyksikkötasoisia eikä niitä lähetetä erikseen virastoon hyväksyttäväksi (maksukehotukset ja viivästyskorot) Virastoilla voi olla Kiekun ulkopuolisia reskontria - Kirjanpitoliittymä Kieku- tietojärjestelmään - Laskut tulevat Rondoon välityspalvelun kautta ja ne menevät ulkoisten laskujen kiertoon
Nimikerekisteri eli tuoterekisteri ja asiakasrekisteri Kieku-tietojärjestelmässä on kaikille yhteinen nimikerekisteri - Kieku toimii tältä osin master-järjestelmänä - Nimikkeillä on virastotasoisia tietoja, kuten seurantakohteet on tallennettavissa virastotasoisesti nimikkeen taakse Nimikkeiden perustaminen Palkeissa - Virastoissa tehtyjen hyväksyttyjen tuoteluetteloiden perusteella Kieku-tietojärjestelmän asiakasrekisteri on kaikille käyttäjille yhteinen - Asiakkaalla on yhtä monta asiakasnumeroa kuin sillä on toimipisteitä Yhteistä asiakasrekisteriä ylläpidetään Palkeissa - Päivitetään viraston pyynnöstä Asiakasrekisteriä voidaan ylläpitää liittymän välityksellä
Projektit ja hankkeet Projektien talousseurannan ylläpito tehdään valtiotasolla yhdessä yhtenäisessä tietojärjestelmässä Projektien tekninen perustaminen ja ylläpito Palkeissa Projektien ja hankkeiden taloudellinen seuranta suunniteltava projektien asettamisen suunnitteluvaiheessa Projektien kooditus yhtenäinen - valtiohallinnon projekteissa - kirjanpitoyksiköiden yhteisissä - kirjanpitoyksiköiden omilla projekteilla Yhtenäisen nimeämiskäytännön avulla saavutetaan systemaattinen, harmonisoitu ja läpinäkyvä kokonaisuus järjestelmässä olevista virastokohtaisista projekteista sekä virastojen yhteisistä hankkeista Projektin tuloksena syntyvän omaisuuden aktivoiminen taseeseen
Budjetointi Sisäisen budjetoinnin käyttöönottaminen vähentää erillisten järjestelmien ylläpitoa Yhtenäisyyttä konsernitasoisen tietojen päivityksen kautta Valtuuksien seuranta toiminnallisuus - Mahdollisuus luopua Excel-tasoisesta seurannasta - Valtuuksien käytön tiedot ja valtuuksien käytöstä aiheutuvien toteutumien tiedot samalle raportille
Kirjanpito Käyttöomaisuusesineet täytyy perustaa ennen ostolaskun saapumista => nimikkeen perustaminen Järjestelmä antaa mahdollisuuden myös irtaimistokirjanpidon pitämiseen (kuitenkin järeä) Kauden vaihteet hoidetaan keskitetysti Palkeissa Segmentin osalta tilinpäätös saadaan tehtyä hyvin pitkälle, mutta ei aivan kokonaisuudessaan Konsernilaskenta kumppanikoodin avulla saataneen toteutettua 1b-vaiheessa Taloushallinnon puolella ei ole käytössä henkilönumerointia, raportointi saadaan heha-puolelta
Liikekirjanpito Kirjauskäytännöt yhtenäistetään yhteisen tilikartan ja yhtenäisten prosessien osalta Tilien käytön ja tarkoituksen yhtenäistäminen - kirjanpidon laadun parantuminen - osaamisen lisääntyminen - raporttien vertailtavuus Kauden vaihteen prosessin yhtenäistäminen
Käyttöomaisuuskirjanpito Virastojen poistokäytännöt yhtenäistyvät yhteisellä arvostussuunnitelmalla - käyttöomaisuuskohteen tilitiedot ja poistoajat tulevat automaattisesti käyttöomaisuusluokan takaa Käyttöomaisuuden hoitaminen keskitetään Palkeisiin Kaikilla virastoilla samanlainen käyttöomaisuuden käsittelyprosessi Käyttöomaisuuskohde perustetaan käyttöomaisuuteen ennen laskun asiatarkastus- ja hyväksymiskäsittelyä Rondossa Voidaan tuottaa monipuolisesti raportteja hakutekijöillä joita yksikölle on viety Irtaimiston hankinta kirjataan selvittelytilille, josta se puretaan kulutilille vasta ns. poistojen jälkeen
Talousarviokirjanpito Talousarviokirjanpidon tilien ja talousarviomäärärahojen ylläpito tehdään Palkeissa Valtiokonttori tuottaa talousarviokirjanpidon tilit - talousarvion tilijaottelusta, tilijaottelun muutoksista ja keskuskirjanpitojärjestelmästä tiedostoina Palkeet perustaa TaKP-tilit Kieku-tietojärjestelmään ja ylläpitää ne tilivirastokohtaisesti Palkeet ylläpitää tuloarviot ja määrärahat Palkeet tekee siirrettyjen määrärahojen ja 6-alkuisten talousarviokirjanpidon tilien alkusaldojen siirrot edelliseltä vuodelta Jakamattomien määrärahojen jakopäätöksistä aiheutuvat talousarviokirjanpidon tilien ja määrärahojen ylläpidon tarpeet tulevat tilivirastosta - Palvelukeskus ylläpitää tiedot tilivirastokohtaisesti Kiekussa
Muutokset henkilöstöhallinnossa
Keskeistä henkilöstöhallinnon ratkaisussa Ratkaisu sisältää kaikille virastoille yhteiset tietorakenteet ja ohjaustiedot koodistot ovat konsernin yhteisiä eikä virastokohtaisia koodistoja ole käytössä laskentatunnisteet siirtyvät sähköisesti Kieku-taloushallinnosta (SAP FICO) ohjaustiedot ylläpidetään yhdessä paikassa ja ne kopioituvat koko ratkaisuun Kieku on henkilötietojen master-järjestelmä, jossa ylläpidetään myös vuokratyöntekijöiden, siviilipalvelusmiesten, työharjoittelijoiden ja asemamaasta palkattujen henkilö- ja palvelussuhteiden tiedot Järjestelmä generoi konsernitasoisen juoksevan henkilönumeron. Henkilönumero säilyy, vaikka virkamies siirtyy virastosta toiseen
Keskeiset muutokset nykytilaan verrattuna Palvelussuhteeseen liittyvät asiat hoidetaan Kiekuportaalissa, ei paperilla, josta joku toinen tallentaa tiedot henkilötietojärjestelmään Sähköinen asianohjaus - Tiedot siirtyvät toimijalta toiselle sähköisesti virkamieheltä esimiehelle esimieheltä johdolle (päättäjä) johdolta henkilöstöasiantuntijalle Esimies, johto ja henkilöstöasiantuntija saavat tehtävälistalleen tiedon käsittelyä vaativista asioista Esimiehen sijaisena voi toimia vain esimies Pohdittavaa: mikä on esimiehen rooli ja tehtävät; päätöksenteko substanssikysymyksissä / henkilöstöhallinnon asioissa
Palvelussuhteen aloitus Portaalilomake - Prosessin aloittaa esimies Esimies voi lähettää henkilöstöasiantuntijalle lomakkeen tarkastettavaksi ennen lomakkeen lähettämistä johdolle Henkilöstöasiantuntija tarkastaa lomakkeen tiedot ja lähettää sen takaisin esimiehelle, joka lähettää lomakkeen johdolle hyväksyttäväksi - Johdon päätöksen jälkeen henkilöstöasiantuntija tulostaa nimittämiskirjan tai työsopimuksen, jotka allekirjoitetaan
Palvelussuhteen päivittäminen: palkan muutokset Portaaliin luotu kolme lomaketta palkan muutoksia varten Prosessin aloittaa esimies ja toimittaa lomakkeen johdolle Johto tekee päätöksen Tehtäväkohtaisen palkan muutos Muu palkan muutos - henkilökohtaisen palkan muutos - henkilökohtaisten palkanlisien muutokset Palkanlisien muutokset - virastojen tarkentavissa virka- ja työehtosopimuksissa sovitut lisät, esimerkiksi mekaanikon lentolisä, pintapelastajan lisät - luontoisedut
Mitä kukin virkamies itse tekee omissa asioissaan portaalissa ylläpitää omia perustietojaan (osoite, puhelinnumero, pankkitili) ilmoittaa poissaolonsa tekee esitykset lomien ja vaihtovapaiden ajankohdista tarkastaa jäljellä olevat lomapäivät seuraa vireille panemiensa asioiden etenemistä, esimerkiksi virkavapaushakemuksen käsittelyä kohdentaa työaikansa seurantakohteille selaa ja tarvittaessa tulostaa palkkalaskelmansa
Kiekun tuki suorituksen johtamiseen Kieku-tietojärjestelmä tarjoaa sähköisiä lomakepohjia arviointeja sekä kehittymissuunnitelman laatimista varten - valmiita sähköisiä arviointilomakemalleja, jotka voidaan muokata virastokohtaisesti - arviointilomakkeet tallentuvat järjestelmään ja ovat siten helposti sekä esimiehen että virkamiehen katseltavissa esimies voi kirjata ryhmän ja/tai yksilön tavoitteet tavoite- ja kehityskeskustelulomakkeelle portaalissa ja lähettää lomakkeen virkamiehille/virkamiehelle täydennettäväksi portaalissa tavoite- ja kehityskeskustelu kirjataan lomakkeelle portaalissa kehittymissuunnitelma laaditaan portaalissa yhteistyössä virkamiehen ja esimiehen kesken esimies tekee virkamiehen suorituksen arvioimisen portaalissa
Kiekun tuki osaamisen arvioimiseen Kieku-tietojärjestelmä tarjoaa apuvälineen henkilöstön osaamisen arvioimis- ja kehittämistoimintoihin henkilö arvioi omaa osaamistaan portaalissa esimies ottaa osaamisen arvioinnin vastaan portaalissa ja voi muuttaa virkamiehen osaamisprofiilia Kieku-tietojärjestelmässä määritelty pätevyyspuun yleinen rakenne osana valtiokonsernin yhteiset osaamiset tavoite, että valtion virastojen ja laitosten yhteiset osaamisalueet ylläpidetään keskitetysti ja vain kertaalleen valtiokonsernin yhteisten osaamisten tarkempi kuvaus vaatii jatkotyöskentelyä Osaamisen arvioinnin lisäksi järjestelmään on mahdollista tallentaa henkilön kiinnostuksen kohteet ja potentiaalit voidaan käyttää järjestelmälliseen ura- ja seuraajasuunnitteluun. 360-arviointi voidaan tehdä portaalissa
Kiekun vaikutuksia esimiestehtäviin aikaisempaa aktiivisempi rooli henkilöstöasioiden hoitamisessa esimies voi osallistua uuden henkilön ja palvelussuhteen perustamiseen portaalilomakkeen avulla asiasta riippuen esimies joko esittelee tai ratkaisee henkilöstöasioita portaalilomakkeella Kiekun myötä esimiesrooliin tulee mm. kaikkien sairauspoissaolojen ja saldovapaiden hyväksyminen - kaikki ei-harkinnanvaraiset virkavapaudet ( mm. lomat, sairauslomat, koulutuksessa olot) ja - mahdolliset ylityöt ja saldovapaat sekä - lomarahan vaihtovapaat ja säästövapaat
Esimiesroolin terävöityminen huolellisuus ja tarkkuusvaatimus lisääntyy sekä esittelijällä että ratkaisijalla - varmistettava, että tiedot oikein, esim. oikeat poissaolon syykoodit, poissaolojen kestot oikein opittava ottamaan työnantajanäkökulma asioihin, eli kaikkia mahdollisia ehdotuksia ei tule hyväksyä lomake ohjaa siten, että esimies ei pääse hyväksymään asiaa, jonka hyväksymiseen hänellä ei ole oikeutta
3. Raportointi
Raportointi Kiekutietojärjestelmässä Tietovarastoraportointi tukee ensisijaisesti taloustiedon analysoinnin ja johdon tukemisen tavoitteita Lisäksi tietovarastoraportointiin toteutetaan rajattuun tarpeeseen suunniteltuja raportteja Perusjärjestelmän raportit liittyvät perusjärjestelmän avulla tehtäviin taloushallinnon perusprosesseihin (standardiraportit ja räätälöidyt raportit) Perusjärjestelmän raportit ovat lähinnä palvelukeskuksissa toimivien taloushallinnon henkilöiden käytössä Kiekun määrittelyvaiheessa tunnistettujen raporttien lisäksi käytettävissä on suuri joukko muitakin SAP:n standardiraportteja
Tietovarastoraportointi BI-raportointiin pääsee portaalista raportoinnin välilehdeltä, virkamiehen ja esimiehen portaalivälilehtien tapaan Esimiehen raportit: - henkilöt nimikkeittäin, henkilöstöryhmittäin ja työaikaosuuksittain - henkilölukumäärät ikäryhmittäin - tutkinnot ja koulutukset, koulutustiedot henkilöittäin - poissaolojen kestot poissaololajeittain ja henkilöittäin - henkilöiden palkkatiedot palkkalajeittain ja seurantakohteittain Talousraportteja - noin 25 erillistä taloustietojen raporttia - raportit liittyvät talousarviokirjanpitoon, liikekirjanpitoon, myyntiin, seurantakohteisiin, budjetointitietoihin ja valtuuksiin
Tunnistettuja muutoksia raportoinnissa Raportointi yhtenäistyy Sekä perusjärjestelmän (SAP ECC) että tietovaraston (BI) raportit ovat kaikille virastoille yhteisiä Tietovarastoraportointi (BI) on laajasti myös virastojen henkilöiden käytettävissä Virastojen osalta taloushallinnon työrooleissa korostuu jatkossa johdon tukeminen, sisäinen valvonta ja taloustiedon analysointi Tietovarastoraportointi tukee taloustiedon analysoinnin ja johdon tukemisen tavoitteita. BI-järjestelmän taloushallinnon raportit ovat suoraan sekä virastojen johdon tuen että johdon itsensä käytettävissä Kaikki esimiehet pääsevät tarkastelemaan alaistensa tietoja BI-raporttien avulla