TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 1 (11) LINJA-AUTON KULJETTAJIEN WC- JA TAUKOTILOJEN SEKÄ YLEISÖWC-TILOJEN SIIVOUS JA HUOLTO 1.6.2012 ALKAEN TOISTAISEKSI Sopijaosapuolet Espoon kaupunki jäljempänä Tilaaja Osoite Y 0101263-6 ja Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus Sopimuksen yhteyshenkilöt Tilaajan yhteyshenkilö: Maarit Salmi, hankintapalvelut puh.(09) 8168 84128, maarit.salmi@espoo.fi Pirjo Väinä, siivouspalvelut puh.(09) 8162 5789, pirjo.vaina@espoo.fi Pekka Kärkkäinen, kiinteistönhoito puh.(09) 8162 25741, pekka.karkkainen@espoo.fi Toimittajan yhteyshenkilö: Sopimuksen kohde ja tavoitteet Kohteiden yhteyshenkilöt: Kohteista vastaavat yhteyshenkilöt yhteystietoineen on eritelty liitteessä 5. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Tämän sopimuksen kohteena on niiden kiinteistöjen siivous- ja huoltopalvelut, joiden suorittajaksi Tilaaja on valinnut Toimittajan
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 2 (11) tämän tekemän tarjouksen perusteella. Sopimukseen sisältyvät kohteet osoitteineen on eritelty liitteessä 5. Sopimuskausi Sopijaosapuolten vastuut Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimus on voimassa toistaiseksi ja sen on suunniteltu alkavan 1.6.2012. Selvyyden vuoksi todetaan, että Tilaaja kilpailuttaa hankintansa säännöllisesti siten, kun voimassaoleva hankintadirektiivi ja laki julkisesta hankinnasta edellyttävät. Tilaaja vastaa siitä, että - yhteyshenkilö luovuttaa Toimittajalle tarpeellisen määrän avaimia kuittausta vastaan. - se ilmoittaa Toimittajalle kohteen käytössä tapahtuvista poikkeustilanteista. Toimittaja vastaa siitä, että - se huolehtii kohteiden siivous- ja huoltopalveluista päivätyssä tarjouspyynnössä liitteenä olleiden palvelukuvausten mukaisesti, ellei toisin sovita. - Toimittajan työnjohto johtaa ja valvoo työtä kohteissa. - sen yhteyshenkilö osallistuu Tilaajan kanssa yhteisille laadunarviointikäynneille. - sen yhteyshenkilö on tavoitettavissa työntekoaikana. Toimittaja vastaa toimintansa ja henkilöstönsä osalta siitä, että - se toimittaa sopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä sopimuksen yhteyshenkilölle (siivouspalvelut) henkilökuntaluettelon kohteissa työskentelevistä henkilöistä sekä välittömästi tilanteen muuttuessa sopimuskauden aikana. Tämä koskee myös Toimittajan alihankintana teettämää työtä. - se toimittaa sopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä sopimuksen yhteyshenkilölle (siivouspalvelut) henkilöluettelon käyttämistään sijaisista sekä välittömästi tilanteen muuttuessa
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 3 (11) sopimuskauden aikana. Tämä koskee myös Toimittajan alihankintana teettämää sijaistustyötä. - työntekijät pitävät esillä kuvallista henkilökorttia, josta käy ilmi työntekijän ja yrityksen nimi. Edellä mainittu koskee myös Toimittajan alihankkijoita. Mikäli työntekijällä ei ole kuvallista henkilökorttia, on kaupungin henkilökunnalla oikeus poistaa työntekijä kohteesta. - työntekijät ja lähiesimiehet täyttävät Tilaajan siivouskohteisiin toimittamia kulunvalvontalomakkeita. Kulunvalvontalomakkeisiin kukin työntekijä ja lähiesimies merkitsee lähtöaikansa. Edellä mainittu koskee myös Toimittajan alihankkijoita. - ulkopuolisia henkilöitä ei liiku työntekijöiden mukana kohteissa. - kiinteistön ovet lukitaan, ikkunat suljetaan, valot sammutetaan, mikäli Toimittaja lähtee kiinteistöstä viimeisenä eikä muuta ole sovittu. - se perehdyttää työntekijänsä tämän sopimuksen mukaisiin palvelukuvauksiin ja kohteisiin. - se palauttaa avaimet välittömästi sopimuksen päätyttyä kohteen yhteyshenkilölle. Mikäli kaikki avaimet eivät ole palautuneet määräajassa tai avaimia katoaa sopimuskauden aikana, on Toimittaja velvollinen korvaamaan lukkojen uudesta sarjoituksesta aiheutuneet kustannukset. - se noudattaa työsuojeluohjeita. Tilaaja ja Toimittaja tekevät yhteistyötä lain ja asetuksien mukaisissa työsuojelukysymyksissä. - työntekijät eivät tupakoi kohteissa, niiden pihoilla tai ulkoalueilla. Espoon kaupunki on ollut savuton kaupunki vuoden 2010 alusta alkaen. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava käyttämänsä alihankkijat. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Alihankkijoiden ketjuttaminen ei ole sallittua. Tilaajavastuulaki Toimittajan on esitettävä viranomaisten antamat todistukset tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämien velvoitteiden hoitamisesta vuosittain tammikuussa koko sopimuksen voimassaoloajan. Esitetyt tiedot, selvitykset ja todistukset eivät
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 4 (11) saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Todistukset ja selvitykset toimitetaan Hankintapalveluille (PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI). Toimittaja vastaa näiden tietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. Sopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä Tilaaja tarkastaa tilaajavastuulain alaiset todistukset ja selvitykset sekä Toimittajan että Toimittajan käyttämien alihankkijoiden osalta. Sopimus voidaan purkaa, mikäli Toimittaja ei toimita tilaajavastuulain edellyttämiä tietoja, selvityksiä tai todistuksia tilaajalle tai ne eivät täytä vaatimuksia. Vakuutukset Toimittaja vastaa kaikista kohteessa tapahtuneista vahingoista, jotka ovat aiheutuneet työn teon yhteydessä tai jotka sen henkilökunta on muuten toiminnallaan aiheuttanut. Siivous- ja huoltopalvelu Toimittajan on hankittava toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palveluntuottamiseen liittyviin riskeihin. Vakuutuksen tulee korvata Toimittajan tilaajan henkilökunnalle ja tämän omaisuudelle sekä kolmannelle osapuolelle aiheutuneet vahingot. Toimittajan on pyydettäessä ennen sopimuksen allekirjoittamista ja sopimuskauden aikana toimitettava tilaajalle todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta. Siivous- ja huoltopalvelu tulee suorittaa Tilaajan palvelukuvausten mukaisesti. Työ tehdään kohteissa klo 6.00 ja 21.00 välisenä aikana ellei kohteen yhteyshenkilön kanssa toisin sovita. Kunkin kohteen siivous- ja huoltotaajuus käy ilmi kohdekohtaisista palvelukuvauksista. Perussiivouksen tarkka valmistumis- ja tarkistusajankohta sovitaan erikseen. Perussiivoukset tehdään pääsääntöisesti kesäkuussa. Mikäli perussiivous myöhästyy sovitusta aikataulusta Tilaajasta riippumattomista syistä, on Tilaajalla oikeus periä ylimääräisten tarkastusten aiheuttamista kustannuksista 100 euroa/kerta + alv.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 5 (11) Ympäristö Toimittajan tulee käyttää pääasiassa ympäristömerkittyjä kemikaaleja palveluntuotannossaan. Ympäristömerkinnäksi hyväksytään Pohjoismaiden tai EU-ympäristömerkki tai ruotsin Bra Miljöval. Jos tarjoajan käyttämällä tuotteella ei ole ympäristömerkkiä, sen tulee täyttää jonkun edellä esitetyn ympäristömerkin tuotteille asettamat ympäristömerkin hyväksymisvaatimukset. Toimittaja on velvollinen todentamaan, että tuotteen hyväksymisvaatimukset täyttyvät. Hinnat Siivous- ja huoltopalvelusta maksettavat korvaukset on eritelty kohteittain liitteessä 3. Samoin siivouksen ja huoltotyön tuntihinta erikseen tilattavia lisätöitä varten. Siivous- ja huoltopalvelusta maksettavaan korvaukseen sisältyvät siivoustyössä tarvittavat siivousaineet, -välineet ja -koneet sekä muut tarvikkeet, kuten roskapussit, jätesäkit ja wc-harjat. Korvaukseen sisältyvät lisäksi huoltopalvelussa tarvittavat lamput, sulakkeet ja pihan huoltovälineet, kuten lapio tai lumikola sekä harava. Myös matkakustannukset sisältyvät korvaukseen. Siivous- ja huoltopalvelusta maksettavaan korvaukseen eivät sisälly saniteettipaperit, nestesaippuat ja hiekoitushiekka, vaan niistä laskutetaan erikseen kulutuksen mukaan. Kohteissa on tarvetta tehdä vähäisessä määrin kunnossapitotöitä. Näiden töiden tekemisestä sovitaan erikseen kiinteistönhoidon yhteyshenkilön kanssa. Jos kohteita tulee lisää, niitä poistuu tai niiden käytössä tapahtuu olennaisia muutoksia sopimuskauden aikana, sopijaosapuolet sopivat yhdessä palvelumaksun muutoksesta. Tilaajalla on oikeus olla maksamatta laskua tai osaa siitä, mikäli palvelu on todettu tekemättömäksi tai se on tehty puutteellisesti, laiminlyönnistä on reklamoitu ajoissa, eikä Toimittaja ole reklamoinnista huolimatta korjannut tilannetta sovittuun päivämäärään mennessä. Tilaajalla on oikeus pienentää palvelumaksua, jos yksittäisen kohteen siivous- ja huoltotarpeen tilapäisestä peruuntumisesta ilmoitetaan Toimittajalle kaksi (2) vuorokautta aikaisemmin. Hintana käytetään Toimittajan tarjouksessaan ilmoittamaa
Hintojen tarkistaminen Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 6 (11) kertahintaa. Tähän sopimukseen kuulumattomista ylimääräisistä töistä Tilaaja ja Toimittaja sopivat yhdessä ja niistä laskutetaan erikseen. Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään 31.5.2015 asti. Sopijaosapuolet voivat esittää 31.5.2015 jälkeen hintoihin tarkistuksia. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Hankintapalveluille (PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI). Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Ellei hinnasta päästä sopimukseen, on kummallakin osapuolella oikeus irtisanoa sopimus tässä sopimuksessa määritellyn käytännön mukaisesti. Laskuissa on mainittava arvonlisäveroton ja arvonlisäverollinen hinta, jonka tulee täyttää arvonlisäverolain 209 b :n määräykset. Laskujen maksuehto on 21 päivää netto, laskun päiväyksestä laskettuna. Siivous- ja huoltopalvelusta laskutetaan kalenterikuukausi kerrallaan. Kuukausittain maksettava korvaus saadaan, kun vuosihinta jaetaan 12:lla. Laskuun merkitään eräpäiväksi laskutettavan kalenterikuukauden 27. päivä, jolloin palvelumaksu maksetaan tuottajan tilille. Perussiivouksen lasku voidaan lähettää ja maksaa vasta, kun palvelu on vastaanotettu ja hyväksytty.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 7 (11) Laskuissa tulee olla seuraavat tunnisteet/ viitteet: Tilaajan viite: 8 te2 Pirjo Väinä Toimitusosoite: Espoon kaupunki, kuljettajien tilat Espoon kaupunki vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Verkkolaskuihin merkitään laskun saajaksi: Espoon kaupunki Talouspalvelut PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus 003714377140. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Verkkolaskutuksen yhteyshenkilö: Ghita Svensson, ghita.svensson@espoo.fi, puh. 816 26248 Kateosto Harmaan talouden torjunta ja sanktio Kaupungilla on oikeus kateostoon, mikäli palvelu myöhästyy sovitusta tai Toimittajan toiminta ei ole muutoin sopimuksen mukaista. Kateostolla tarkoitetaan tavaran tai palvelun ostamista kolmannelta osapuolelta tai palvelun suorittamista omana työnä. Toimittaja on velvollinen korvaamaan Kaupungille kateostosta aiheutuneet ylimääräiset kustannukset. Tilaaja on velvollinen ennen kateostoa informoimaan Toimittajaa. Espoon kaupunki on sitoutunut harmaan talouden torjuntaan. Siivous- ja huoltopalveluiden hankinnassa harmaan talouden torjuminen tarkoittaa; tehostunutta kulunvalvontaa, henkilökuntatietojen ilmoittamista ja työaikojen noudattamista siivous- ja huoltopalvelu sekä sopijaosapuolten vastuut -kappaleiden mukaisesti. Tilaajalla on oikeus vähentää sopimussakot Toimittajalle maksettavista palvelumaksuista. Toimittaja sitoutuu hyvittämään Tilaajaa niiltä päiviltä, jolloin Toimittajan toiminta ei ole ollut sopimuksen mukaista. Hyvityksen suuruus on 100 euroa päivältä. Tämä sanktio ei koske palvelun laadussa ilmenneitä puutteita, niiden osalta noudatetaan kappaleessa Hinnat määriteltyjä toimintatapoja.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 8 (11) Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Tilaajalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 1 kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat ilmoittamaan toiselle sopijaosapuolelle sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan viimeistään kuukautta ennen suunniteltua sulautumista tai jakautumista. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Ylivoimainen este Sopimuksen muutokset Sopimuksen Irtisanominen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisen esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti
Sopimuksen purkaminen Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 9 (11) viimeistään yksi (1) kuukausi ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia, mikäli siivous- ja huoltotyöt pystytään suorittamaan irtisanomisaikana ilman, että työn laatu kärsii. Muussa tapauksessa tilaajalla on oikeus teettää työ toisella palveluntuottajalla ja laskuttaa tehdystä työstä irtisanottua / irtisanoutunutta Toimittajaa. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (7 pv) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi
Noudatettavat sopimusehdot TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 10 (11) tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 11 (11) Sopimuskappaleet Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus Tarjouspyyntö Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 PALVELUT LIITTEET: Espoossa X X