Haman parhaat käytännöt - Case Vero Hankintapäällikkö Mika Hänninen 4.6.2015 Esityksen sisältö Taustaa: Hama ja Hanko-hankkeet Tilhan käyttö Verolla Tilhan tuomat hyödyt Miten tästä eteenpäin - Verohallinnon Hama projekti 2 1
Hankintojen osa-alueet ja kehittämishankkeiden kokonaisuus: Hama ja Hanko Hankintasuunnittelu Hama-hanke hankintoihin liittyvien määrärahojen sisäinen budjetointi Hanko-hanke hankintojen ja talouden suunnittelun yhteistyö laajemmassa mittakaavassa hankinnan toteutusvaihtojen suunnittelu yksittäisen hankinnan toteutuksen suunnittelu Kilpailutukset (Hanko; organisointi toimii pohjatyönä uudelle Valtionhallinnon kilpailutusratkaisulle Cloudialle) Sopimus- ja toimittajahallinta (Hanko) Ostaminen ja tilaaminen (Hama) 3 Hankintojen 4 osa-aluetta Verolla Hankintasuunnittelu Uudet hankintatarpeet ja kehittämisideat Kilpailutukset Päättyvät sopimukset Toimittaja- ja sopimushallinta Ostaminen / tilaaminen Reklamaatiot / sopimuspäivitykset Tilauksiin perustuvat tavara- ja palveluhankinnat: Tilha Tarvittavat Toistuvasti laskutettavat palveluhankinnat: tiedot Sopimuskohdistus tilaamiseen Matkustus: M2 Pienhankinnat: Tilha ja M2 Tiliöintikoodi: tiliönneiltään samat, mutta loppusummaltaan vaihtelevat laskut Uusi toimittaja Nykyinen toimittaja 2
Veron Hama-projektin taustaa Tilha ollut käytössä 1.3.2011 alkaen Käyttöä laajennettu vaiheittain tavarahankinnoista palveluhankintoihin Tilaaminen tehdään tällä hetkellä osittain keskitetysti ja osittain hajautetusti => Tilhassa aktiivisia käyttäjiä n. 100 Hankintojen osalta tehtiin aluksi Spendi analyysi, jonka avulla saatiin kokonaiskuva Tilha-järjestelmän nykykäytöstä sekä suosituksia miten Tilha-käyttöä kannattaisi laajentaa Analysoitiin Kiekun laskudata ja Tilhan kautta tehdyt tilaukset 2013 laskuja n. 1 500 toimittajalta, 80 % ostojen euromäärästä n. 20 toimittajalta haasteeksi nousi tuntiveloitteisia palveluhankintoja koskevat laskut => käänteisen ostotilausprosessin hyödyntäminen palveluhankinnat olennaista saada Tilhaan / sopimuskohdistukseen Tilhan käyttö Verolla v. 2014 Tilhaa käytetään tavaroiden ja palveluiden hankintaan 83 % tavarahankinnoista Tilhan kautta (euroista) 18 % palveluhankinnoista Tilhan kautta (euroista) 16,4 % laskuista oli Tilha laskuja, joista loppuvuodesta suurin osa kohdistui automaattisesti Tilauskanavat: Tuoteluettelotilauksia 28% tilausten kpl-määrästä / 5 % tilausten euromäärästä toimistotarvikkeet, kalusteet, ergonomia, painatuspalvelut, liikelahjat Vapaateksti tilauksia 15% / 92 % asiantuntijapalvelut, koulutukset, ICT-palveluja Punch out tilauksia 57% / 3 % kirjat, matkapuhelimet ja tarvikkeet, toimistotarvikkeet, esitystekniikka 6 3
Hallinnollinen työmäärä Palvelutilaukset Tilhassa Yksittäiset palveluhankinnat vapaatekstitilaus, joka vastaanotetaan tai tarvittaessa osavastaanotetaan tehdyn työn /sovitun laskutusaikataulun perusteella Tilaussuunnitelman hyödyntäminen monimutkaisemmissa palveluhankinnoissa Tilaussuunnitelma tiliöinteineen ja hyväksyntöineen tehdään Tilhaan etukäteen kerralla esim. vuodeksi kerrallaan, voi sisältää useamman toimittajan Tilaaja tekee tilaussuunnitelmasta suoraan yksittäisiä tilauksia ennakkoon määritellyille toimittajille Hyödynnetty mm käännöspalveluiden ja ICT- palveluiden ostoissa Tuntiveloitteinen työ -> ns. käänteinen tilausprosessi Toimittaja tekee tehdyn työmäärän mukaan esihankintaehdotuksen Tilhassa, kokemukset hyviä, huomioitava jo kilpailutusvaiheessa 7 Iso kuva palveluhankinnoista ja Tilhasta -kiinteähintainen versus tuntiveloitus Kiinteä hinta + erillisveloitukset muutoshallin nan kautta : tilaussuunn itelma Tuntiveloitteinen työ: käänteinen ostotilaus Kiinteä hinta, maksupostit: osavastaanotettu vapaateksti Kilpailutusvaihe Sopimuskausi Loppuvaihe Aika Kiinteä hinta vapaateksti 8 4
Tilhan tuomat hyödyt Tilha hankintojen johtamisen tukena Hankintojen johtamisen tueksi saadaan reaaliaikaista tietoa hankinnoista Tiedetään mitä tilataan ja miltä toimittajilta tavaroita ja palveluita hankitaan Hankinnat tehdään sopimustoimittajilta yhteisillä pelisäännöillä Mahdollistaa hankintojen tavoitteellisen kehittämisen ja seurannan 5
Tilha hankintojen johtamisen tukena Tilha toimii yhtenäisenä rajapintana toimittajaan päin Mahdollistaa laadun seurannan (vastaanottokuittauksen yhteydessä tehdään laatuarviointi) Mahdollistaa toimitusaikoihin liittyvän seurannan (sopimuksissa sovitun mukaiset) Tilauksilla on varmasti oikeat laskutustiedot & maksuehdot Tilha tilaus = kirjallinen sopimus pienissä hankinnoissa, arkistoituu automaattisesti Rondoon Vähentää myös toimittajan työmäärää => ollaan saatu esim. poistettua toimituskustannuksia Tilhan hyödyt talouden näkökulmasta Ajantasaisempi budjetin seuranta ja ennusteet Tilhasta saadaan raportoitua muita taloushallinnon järjestelmiä reaaliaikaisemmin esim. tilauksiin sidottua pääomaa Raportointia voidaan tehdä monista eri näkökulmista mm tilaussuunnitelmittain, jolloin taloushallinnon seurantaulottuvuuksia voidaan muissa järjestelmissä keventää 6
Tilhan hyödyt talouden näkökulmasta Mahdollistanut prosessin sähköistämisen Laskun käsittelyä saatu automatisoitua Menojen käsittelyn kustannukset pienentyvät Tällä hetkellä n 60 70 % tilauksellisista laskuista kohdistuu automaattisesti Vastaanottokuittaus on tehtävä heti kun tavara /palvelu saatu; vasteajan muutos 4 päivään Palkeissa paransi aut. täsmätymistä oleellisesti Kuukausittain seurataan syykoodin avulla miksi laskut eivät ole automaattisesti täsmäytyneet, esim. helmikuun 2015 keskeisimmät täsmäytymättömyyden syyt olivat: tekemätön vastaanottokuittaus 37 % summaero 32 % virheellinen kohdistusviite 16 % (tilausnro väärässä kentässä) Miten tästä eteenpäin Verohallinnon Hama - projekti 7
Hama jatkuu Verolla 31.12.2015 asti Tilhaa on tarkoitus laajentaa uusiin palveluhankintoihin Ryhmämatkustuspalvelut, rekrypalvelut, markkinointiviestintä Koulutuspalvelut potentiaaliset ICT-palvelut muut keskeiset asiantuntijapalvelut Kilpailutusten tavoitteena kiinteämpi hinnoittelu ja Tilha-tilaukset Tilaamiskäytäntöjen määrittely hankintaryhmittäin mahdolliset toimintatapamuutokset 1.1.2016 alkaen käyttöön osa tilaamisesta tullaan keskittämään nykyistä enemmän joissakin tapauksissa hajallaan olevassa organisaatiossa hajautettu tilaaminen on perusteltua automaattisesti käsiteltyjen laskujen määrän kasvattaminen vuoteen 2020 mennessä 50 prosenttiin, nykyisin 12,5 % 15 Kiitos! Lisätietoja : mika.hanninen@vero.fi 8