Pienhankinnat Jyväskylän kaupungissa. Pienhankintakoulutus Tilapalvelu

Transkriptio

1 Pienhankinnat Jyväskylän kaupungissa Pienhankintakoulutus Tilapalvelu

2 Yleistä pienhankinnoista

3 Mikä on pienhankinta? Tavaran, palvelun tai urakan hankinta ostamalla, vuokraamalla tai muulla tavalla vastikkeellisesti Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat Ei voimassaolevaa hankintasopimusta Hankintakeskuksen kilpailuttamat sopimukset Mahdolliset yksikön omat sopimukset

4 Pienhankintojen perusperiaatteet Ei miten tahansa, mutta kevyemmin ja joustavammin Noudatetaan perusperiaatteita Avoimuus Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu Suhteellisuus Markkinoiden hyödyntäminen ja ostotoiminnan tehokkuus Hyvän hallinnon periaatteet Toteutetaan taloudellisesti, suunnitelmallisesti ja otetaan ympäristönäkökohdat huomioon

5 Muista nämä noudatettavat lait ja Jyväskylän kaupungin pienhankintaohjeet ohjeet Hyväksytty kaupunginhallituksessa , voimaan Hankintojen toimintaperiaatteet Tilaajavastuulaki Julkisuuslaki Jyväskylän kaupungin sisäiset ohjeet mm. arkistointiin liittyen Kyseiseen toimintaan liittyvät lait ja ohjeet Vaikutuksia hankinnan kohteeseen?

6 Pienhankintamenettelyt

7 Ennen hankintaa Tarkista, onko voimassaolevaa hankintasopimusta Tee arvio hankinnan arvosta sisältäen Hankittavan tuotteen/palvelun arvo Toimitus-, rahti-, palvelu- yms. maksut Mahdolliset lisähankintamahdollisuudet (ns. optiot) Varmista voimassaolevat hankintalain kynnysarvot Valitse sopiva menettelytapa sallittujen joukosta

8 Markkinoiden tehokas Tiedonhankintatapoja: hyödyntäminen Yritysten www-sivut, puhelintiedustelut, sähköpostikyselyt Alan asiantuntijat Kartoita alan yrityksiä Selvitä tarjontaa ja ajankohtaista tietoa alasta Hankinnan kohteen (vaatimusten) määrittely kilpailua edistävällä tavalla Kollegat omasta ja muista kaupungeista Yritysrekisterit (esim. Jykesin Jyväskylän seudun yrityshakemisto)

9 Kevyin menettelytapa Menettelytapa 1 Sovelletaan alle euron tavara- ja palveluhankintoihin sekä alle euron rakennus- ja käyttöoikeusurakoihin Ei edellytetä kilpailutusta eikä kirjallista dokumentointia Yli 1000 euron hankinnoissa suositellaan hintojen tiedustelua 3-5 paikasta Tällöin on hyvä tehdä lyhyt muistio ja/tai säilyttää sähköpostit. Perusperiaatteet!

10 Menettelytapa 2 Tavara- ja palveluhankinnat euroa Sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat euroa Rakennus- ja käyttöoikeusurakat euroa Tarjouspyyntö Vähintään 3 5 tarjoajalle Suullisesti esim. puhelimitse tai kirjallisesti esim. sähköpostilla Pienhankintakanava hyvänä apuna Perusperiaatteet!

11 Menettelytapa 2 jatkuu Kirjallinen muistio hankintamenettelystä Hankinnan tekevä palvelukokonaisuus/yksikkö/henkilö Hankinnan kohde Hankinnan keskeiset ehdot mm. toimitusaika Keneltä tarjouksia on pyydetty, miten ja milloin Saadut tarjoukset tarjoushintoineen Ratkaisu ja tiedoksiantopäivä Suositeltavaa tehdä kirjallinen tilaus tai sopimus

12 Menettelytapa 3 Yli euron tavara- ja palveluhankinnat Yli euron sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat Yli euron rakennus- ja käyttöoikeusurakat Kirjallinen tarjouspyyntö 3 5 tarjoajalle Pienhankintakanavassa, Cloudian kilpailuttamisjärjestelmällä tms. Mahdollinen muu tarpeellinen ilmoittaminen Pyydettäessä tarjouspyyntö toimitettava kenelle tahansa sitä pyytävälle Tarjoukset pyydetään kirjaamoon

13 Tarjouspyynnön sisältö Menettelytapa 3 jatkuu Vähintään pienhankintakanavassa olevat asiat Esim. toimitusaika, takuuehdot, tarjousten vertailuperusteet Tarjous tulee valita tarjouspyynnössä ilmoitetuilla perusteilla Kirjallinen perusteltu päätös Toimivalta hallintosäännössä ja johto-/toimintasäännöissä VIPS-ohjelmassa oma päätöspohja muutoksenhakuohjeineen (hankintapäätös KANKYNALI) Perusteluissa oltava perusteet mahdollisille hylkäämisille Ratkaisuun vaikuttaneet seikat Tarjousten vertailu Kirjallinen tilaus tai sopimus

14 Suorahankinnat Aina poikkeuksellinen menettely! Kilpailuttamista ei ehditä suorittamaan omasta toiminnasta johtumattomasta syystä Onko hankinta välttämätöntä toteuttaa välittömästi? Kuntalaisten terveys ja/tai yleinen turvallisuus Tai vastaavat perusteet kuin hankintalain :ssä Muistettava sopia hankinnan keskeisistä ehdoista Kirjallinen muistio tai viranhaltijapäätös arvon mukaan Kirjattava myös suorahankinnan perusteet

15 Muutoksenhaku Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen Hankintaoikaisu tai kuntalakiin perustuva oikaisuvaatimus hankintayksikölle 14 pv kuluessa Päätöksentekijä oikaisuasioissa Jatkovalitusmahdollisuudet Kunnallinen oikaisuvaatimus: hallinto-oikeus Hankintaoikaisu: mikäli päätöstä muutetaan uusi hankintaoikaisu tai kunnallinen oikaisuvaatimus Suositeltavaa odottaa 14 pv ennen tilauksen/sopimuksen tekemistä

16 Pienhankinnoista ilmoittaminen

17 Pienhankintakanava Käyttöön Tarjoajat löytävät kanavan hankintakeskuksen wwwsivujen kautta: Tarjouspyyntöjä voi luoda, muokata ja poistaa osoitteen kautta Ensimmäiseen avautuvaan tunnuskyselyyn syötetään käyttäjänimi: jklm, salasana: jklm Uusia käyttäjätunnuksia luo verkkoviestintäpäällikkö Mikael Ratschinskij Liitteitä 1 kpl/tarjouspyyntö kokoa liitteet yhdeksi pdftiedostoksi Muista tulostaa itsellesi talteen kopio tarjouspyynnöstä!

18 Ajankohtaista

19 Logistiikkapalveluiden kilpailutus Sisäisen postin ja pientavaroiden kuljetuksiin sekä varastointiin liittyviä palveluja kaupungille tuottaa Total Kiinteistöpalvelut, jonka kanssa kaupungilla on voimassaoleva palvelusopimus Hankintakeskuksen toimesta käynnistettiin toukokuussa 2013 nykyisen tilanteen kartoitus, minkä tavoitteena on selvittää palvelusopimukseen sisältyvät palveluhankinnat ja -taso sekä hankintakustannukset Kilpailutus on tavoitteena suorittaa loppuun syksyn 2013 aikana Lisätietoja: Hankintapäällikkö Katri Löytty tai hankintavastaava Antero Helén ( saakka)

20 Sähköiset järjestelmät Sähköinen kilpailuttamisjärjestelmä (Cloudia Oy) Kaupunginhallituksen linjauksen mukaisesti käyttöön kaupungin kaikissa hankintalain mukaisissa hankinnoissa Kaikkien yksiköiden käytössä alkaen Koulutukset (erityisesti suunnattu urakkakilpailutuksia tekeville) ja Sähköinen tilausjärjestelmä (SAP SRM) Osa kaupungin SAP-toiminnanohjausjärjestelmää Järjestelmässä olevien/tulevien sopimustuoteryhmien tilaukset ainoastaan järjestelmän kautta Varasto-ostot Kyllön ja Totalin varastoista Ulkoiset toimittajat: Staples (toimistotarvikkeet), Etra (rautakauppatuotteet ja sähkökäyttöiset käsityökalut), Gigantti (kodinkoneet ja pienelektroniikka) Lisätietoja: sovellusvastaava Kari Oksanen, puh

21 Uusia sopimuskumppaneita ja tilaajavastuuasioita Monitoimilaitteet: On Office Oy Polttoaineiden säiliötoimitukset: St1 Oy alkaen Säiliöiden lukitusten vaihtaminen ennen toimituksia! Yhteyshenkilönä hankintasuunnittelija Jari Jaatinen puh Tilaajavastuu.fi -palvelu Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset maksutta, mikäli sopimuskumppani liittynyt Luotettava kumppani -ohjelmaan Ei enää paperisia selvityksiä Tunnuksia hankinta-asiantuntija Janne Väisäseltä, puh

22 Onnistuneita hankintoja! Hankintakeskus