TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) Apuvälinehuollon ja -korjauksen hankinta Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjousta apuvälineiden huolto- ja korjauspalveluista. Apuvälineiden huolto ja korjaus sisältää kotihoitosänkyjen ja nostolaitteiden huoltoa ja korjausta sekä määräaikaishuoltojen toteuttamista ja apuvälineiden perushuoltoa (esim. rollaattorit, pyörätuolit jne.). Espoon kaupungin lääkinnällisen kuntoutuksen avoterveydenhuollossa on noin 250 kotihoitosänkyä. Vuosittain uusia lainauksia on noin sata. Uuden lainauksen yhteydessä sängyn toimivuus tarkastetaan ja tehdään tarvittavat huolto- ja korjaustoimenpiteet. Korjaus voi sisältää myös sähkötyötä. Pitkäaikaislainassa olevien sänkyjen huolto- ja korjaus/määräaikaishuolto tapahtuu pääasiassa asiakkaan kotona. Kotihoitosänkyjen malleja on toistakymmentä ja ne tulevat useammalta eri toimittajalta. Nostolaitteita on yhteensä noin 90. Perusapuvälineiden, pääosin rollaattoreiden ja pyörätuolien, huolto tapahtuu apuvälinehuollon tiloissa Espoon sairaalassa. Vuonna 2011 rollaattoreita ja pyörätuoleja on huollettu yhteensä noin 700 kappaletta. Huollot on toteutettu sekä omana että ostopalveluna. Huoltomiehen tulee osata huoltaa tavallisimpia liikkumisen ja päivittäisten toimintojen apuvälineitä. Huoltomiehellä tulee olla riittävä työkokemus lääkintälaitteiden korjauksesta ja huollosta. Huollon tulee täyttää terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevan lain (629/2010) mukaiset huoltoa koskevat vaatimukset. Huoltomiehellä tulee olla vaadittava pätevyys lääkintälaitteiden lakisääteiseen ylläpitoon. Huoltomiehellä pitää olla sijaisjärjestely esimerkiksi lomien aikana. Huoltoon kuuluu niin asiakkaan kotona tapahtuva korjaus ja huolto (ml. määräaikaishuolto) kuin Espoon kaupungin tiloissa tapahtuva huolto ja korjaus (Espoon sairaala, Puolarinportti 1). Huollon tarve on noin 3-4 päivää viikossa, enintään 32 tuntia viikossa. Espoon kaupunki hankkii pääsääntöisesti tarvittavat varaosat, muista tarvittavista järjestelyistä sovitaan tarkemmin varsinaisen sopimuksen yhteydessä. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi palveluntuottaja sekä yksi varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Sopimuskausi Sopimus on määräaikainen ja se on suunniteltu alkavaksi 1.8.2012-31.7.2013. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi viiden (5) kuukauden optiomahdollisuus ajalle 1.8.2013 31.12.2013. Optio voidaan tarvittaessa ottaa käyttöön myös lyhyemmäksi aikaa. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiota käyttöön. Päätös option käytöstä tehdään erikseen ja option käyttämisestä ilmoitetaan ennen sopimuskauden päättymistä. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite liitteellä 1, johon hankintapäätös lähetetään. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 5.7.2012 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena (2) kappaleena (toinen kappale voi olla kopio) on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo
TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) PL 1 02070 Espoon kaupunki Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: apuvälinehuollon ja -korjauksen hankinta. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.12.2012 saakka. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 1 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjousten vertailu Tilaaminen Verkkolasku Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 1. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 2. Hintaliitteelle ei ole sallittua lisätä, eikä siitä poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Muita kuin hintaliitteellä pyydettyjä hintoja tarjoaja ei voi esittää. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa koko sopimuskauden ajan 31.12.2013 asti. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Valintaperusteena on halvin hinta. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 1, kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet. Tilaustavasta sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 3 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi). Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 21.6.2012 klo 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.sotet@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 28.6.2012. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Tuula Heinänen Terveyspalvelujen johtaja Liitteet 1. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet (palautettava tarjouksen mukana) 2. Hintaliite (palautettava tarjouksen mukana) 3. Keskeiset sopimusehdot