TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) Kotihoidon kehittämishankkeen konsultointipalvelujen hankinta Hankinnan taustaa Espoon kaupunki (jäljempänä tilaaja ) pyytää tarjousta Sujuva arki kotihoidossa asiakaslähtöisellä resursoinnilla (SAKARI) kehittämishankkeen konsultointipalvelujen tuottamisesta. SAKARI-hanke on Espoon kaupungin, Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote), ja Porvoon kaupungin yhteinen kehittämishanke. Ko. hankkeelle on sosiaali- ja terveysministeriö myöntänyt valtionavustusta 1.7.2013 voimaan astuneen vanhuspalvelulain toimeenpanon tukemiseksi. Valtionavustuksen vastuullisena hakijana Espoon kaupunki vastaa hankkeen konsultointipalvelujen kilpailutuksesta keskitetysti. Tarjouskilpailu koskee SAKARI hankkeen vaiheiden 2 ja 3 konsultointipalvelujen toteuttamista yhteistyössä tilaajan kanssa. Tällä kilpailutuksella valitaan yksi toimittaja, jonka tehtävänä on tavoiteaikataulun puitteissa organisoida, tukea ja osaltaan resursoida hankkeen toteuttamista, tukea hallinnoinnissa sekä vastata tuotosten dokumentoinnista. Kunnan voimavarojen, kuten henkilöstön riittävyyden, varmistaminen tulee olemaan yksi keskeisimpiä haasteita kuntien kyvyssä vastata ikärakenteen muutoksen mukana kasvavaan kysyntään. Riittävän henkilöstön varmistaminen on myös välttämätön edellytys uuden vanhuspalvelulain toimeenpanolle. Hankkeen päätavoitteena on kehittää ja jalkauttaa kuntiin toimintamalli, joka mahdollistaa henkilöstöresurssien joustavan, asiakaslähtöisen, tarkoituksenmukaisen ja täysimääräisen hyödyntämisen. Hankkeen päätavoitteeseen vastataan kehittämällä asiakaslähtöisen resursoinnin toimintamalli kotihoidon arjen sujuvuuden parantamiseksi. Uuden toimintamallin avulla kotihoito pystyy vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin siten, että ikäihmiset voivat asua arvokkaasti ja turvallisesti kotonaan pidempään, jolloin muun ympärivuorokautisen hoivan tarve siirtyy merkittävästi. Asiakaslähtöisen resursoinnin toimintamallilla tarkoitetaan toimintamallia joissa jokaisen lähipalvelualueen tai tiimin resursointi perustuu päivittäin muuttuvaan asiakastarpeeseen (lähipalvelualueiden tai tiimien kiinteän ennalta määrätyn hoitajamäärän sijasta). Toimintamallin ytimessä on ns. resurssipooli/ -pankki, josta hoitajat jopa päivittäin kohdennetaan eri lähipalvelualuille tai tiimeihin näiden todellisten resurssitarpeiden perusteella.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Toimeksianto perustuu hankkeen ensimmäisessä vaiheessa määriteltyihin kehityksen painopisteisiin ja laadittuihin implementoitavien ratkaisujen ylätason suunnitelmiin. Toimeksiannossa painotetaan erityisesti uuden toimintamallin käytännön yksikohtien suunnittelua ja toimintamallin jalkauttamista käytäntöön. Espoon kaupunki, Eksote sekä Porvoon kaupunki kehittävät ja pilotoivat hankkeessa kehitettävän asiakaslähtöisen resursoinnin toimintamallia omien tarpeidensa näkökulmasta. Hankkeessa kehitetyt ja pilotoitavat toimintamallit ja tulokset dokumentoidaan loppuraportin muodossa. Tavoitteena on, että loppuraportti toimisi oppaana hankkeessa kehitettyjen toimintamallien käyttöönotolle muissa kunnissa. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1, Hankinnan kohteen kuvaus. Sopimuskausi Hankkeen kokonaiskesto on noin 1,5 vuotta. Nyt kilpailutuksessa ovat vaiheet II ja III, joiden osuus on noin vuoden. Vaiheet II ja III ovat suunniteltu alkavaksi 15.11.2013. Vaiheista II ja III maksettava korvaus Konsultointipalvelulle on asetettu kiinteä kokonaishinta, joka on 388 000 euroa. Hinta on kiinteä arvonlisäveroton nettohinta, joka sisältää kaikki hankinnan kohteena olevan palvelun kustannukset. Erillisiä laskutuslisiä, toimenpidepalkkioita tai matkakorvauksia tai muita matkoihin liittyviä korvauksia (matka-ajankorvaus, päiväraha) ei makseta. Lisätyömahdollisuus ja optio jatkosta Tilaaja varaa oikeuden ostaa tarjoajalta lisäkonsultointia tässä tarjouspyynnössä kuvatun toimeksiannon aikana tai sen jälkeen. Hankintapäätös Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan lisäkonsultointia varten arvonlisäveroton päivähinta (7,5 tuntia/päivä) mahdollista tässä kuvattuun toimeksiannon sisältöön liittyvää lisäkonsultointia varten. Lisäkonsultoinnista sovitaan erikseen valitun toimittajan kanssa. Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Sopimusmenettely Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 4 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 4.11.2013 kello 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Kotihoidon kehittämishankkeen konsultointipalvelujen hankinta. Tarjous on jätettävä myös sähköisenä CD- ROM -levyllä tai muistitikulla kirjaamoon. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.1.2014 saakka. Tarjouksen hylkääminen Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu. Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjousten vertailu Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 3. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 2, kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 14.10.2013 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.keha@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 21.10.2013. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Espoossa Jukka Louhija vanhusten palvelujen johtaja Liitteet 1. Hankkeen kohteen kuvaus 2. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet (täytettävä ja palautettava tarjouksen mukana) 3. Tarjoajan referenssit ja asiantuntijat (täytettävä ja palautettava tarjouksen mukana) 4. Sopimusehdot