Valtion taloushallinto 2020 -strategia Valtion taloushallintopäivä taloushallinnosta talouden hallintaan 18.11.2014 Juha Halonen Strategian tausta ja tilanne Taloushallinto 2020 hanke asetettiin 9.10.2012 Työryhmävaihe päättyi 2013 kesäkuussa. Kommenttikierroksia työryhmällä oli 2 kpl syksyllä 2013 Ohjausryhmän allekirjoittama työryhmämuistio strategiasta julkaistiin maaliskuussa 2014 http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/01_budjetit/20140314valtio/name.jsp Työryhmämuistiosta saatiin14 lausuntoa Osallistaminen sekä roolien ja vastuiden selkeyttäminen toteutuksessa Strategian hyväksyttiin ja julkaistiin valtiovarainministeriön strategiakirjeellä 15.9.2014 https://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20140926valtio/taha_2020_kirje_120914_( 2).pdf Toimeenpanon ohjaus- ja seurantaryhmä asetettu 31.10.2014 toimikaudelle 3.11.2014 31.12.2016 Kehittämisprojektit päävastuut: VM, VK, Palkeet (osin jo käynnistyneet) 17.11.2014 2 1
Ohjaus- ja seurantaryhmän tavoite ja tehtävät Varmistaa strategian tavoitteiden toteutuminen käytännössä ja tavoiteltujen hyötyjen saavuttaminen. 1. Toimia valtion taloushallinnon strategian 2020 toimeenpanon ohjaus- ja seurantaryhmänä; 2. Seurata ja arvioida valtion taloushallintostrategian ja sen kehittämishankkeiden etenemistä ja tuloksia; 3. Arvioida strategian ja sen kehittämishankkeiden toteutussuunnitelmia sekä tehdä toteutuksen tarvitsemia linjauksia sekä tukea toteutusta; 4. Arvioida ja varmistaa, että taloushallintostrategian toimeenpanossa toteutettavat linjaukset ja hankkeet ovat päätösvaltaisia ja tarvittaessa esittää ratkaisuja päätösvaltaisuuden ratkaisemiseksi; ja 5. Tiivistää valtion taloushallinnon eri toimijoiden keskinäistä yhteydenpitoa, yhteensovittaa osapuolten näkemyksiä ja toimenpiteitä sekä edistää taloushallintostrategian kehittämistä päälinjausten mukaisesti. 17.11.2014 3 Taloushallintostrategian 2020 tavoitteet Tavoitteiden painoarvo korostunut Kustannussäästö 25 milj. /v. (vrt. v. 2011) HTV-resurssitarpeet vähenevät 28 % (vrt. v. 2011) Asiakastyytyväisyys, Palkeet ja VK 3,9 (3,5 v. 2012) Henkilöstötyytyväisyys 3,5 3,9 (3,2-3,7 v. 2012) Oikeat ja riittävät tiedot 95 % (88 % v. 2011) Palkeiden osuus taloushallinnon kokonaistyöstä kasvaa vähintään kaksinkertaiseksi Päällekkäinen työ poistuu 17.11.2014 4 2
Visio 2020: Taloushallinnosta talouden hallintaan Vuoteen 2020 mennessä valtion taloushallinnossa 1) TARJOTAAN PÄÄTÖKSENTEON TARPEITA TUKEVAA TALOUDELLISTA JA OLENNAISTA TALOUSTIETOA 2) ON SELKEÄT TYÖNJAOT, ROOLIT JA VASTUUT PALVELU- TUOTANNOSSA, KEHITTÄMISESSÄ JA OHJAAMISESSA 3) YHTEISIÄ PROSESSEJA HYÖDYNNETÄÄN LAAJASTI JA PALKEIDEN KÄYTTÖASTETTA NOSTETAAN MERKITTÄVÄSTI 4) TALOUSHALLIN- NON JÄRJESTELMÄT ON KESKITETTY JA KOKO VALTIONHALLIN- TO KÄYTTÄÄ NIITÄ 5) OSAAMINEN TUKEE VALITTUA TOIMINTAMALLIA JA ON OIKEASSA PAIKASSA 3a) Hankinnasta maksuun - prosessi on keskeisin kehittämiskohde 4b) Toiminnassa on varauduttu poikkeustilanteisiin ja jatkuvuuden turvaamiseen 4a) Uusi toimintatapa testataan aina ennen laajaa käyttöönottoa 17.11.2014 5 Taloushallintostrategian toimeenpano 1. Lisätään taloustiedon hyötykäyttöä 2. Selkeät roolit, vastuut ja työnjaot 3.Tehokkaat yhteiset prosessit 4. Toimivat ja helppokäyttöiset järjestelmät 5. Osaava henkilöstö 1. Taha 2020 strategian toteutuksen ohjaus- ja seurantaryhmä (koordinointi, seuranta) 2. Talousarviolainsäädännön kehittäminen, eri vaiheita 1. erä syksy 2014, 2. erä 2016 3. Taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurikuvaus yleiskuva v. 2014-2015, tarkennukset v. 2016 4. Taloushallinnon tuottavuuden ja resurssien sijainnin seuranta, mallin kehitys v. 2014-2015, mittaus v. 2015 5. VM, VK, Palkeet, yhteistyöryhmät roolien ja vastuiden sekä tehtävien tarkennus (2014-2016) Tiedon omistajuus ja hyödyntäminen Toimijoiden roolit ja vastuut sekä työnjako Prosessien strateginen ohjaaminen Tietojärjestelmien arkkitehtuurikuvaus Koulutuksen kehittämisen koordinointi Tilinpäätöksen tiivistäminen ja keventäminen Tietojärjestelmien omistajuus Prosessien hankesalkku (VM, VK, Palkeet) Uusi toimintatapa ja järjestelmä pilotoidaan - arviointi Yliopisto ja ammattikorkeakouluyht eistyön koordinointi EPSAS tarpeiden tunnistaminen Palkeiden asetuksen uudistaminen Prosessien tilannepalaverit; Yht.rahoitt. toiminnan yksinkertaistaminen Hama-hanke 2014, 17.11.2014 6 3
Käynnissä olevia hankkeita Taloushallintostrategiassa kirjattiin 26 kehittämiskohdetta Käynnistyneitä hankkeita on mm. Tilinpäätöksen tiivistäminen Talousarvioasetuksen tarkennukset Hankinnasta maksuun (Hama) -hanke Kokonaisarkkitehtuurihanke 17.11.2014 7 Käynnistettäviä hankkeita Hama-hankkeen tuotosten arviointi ja levittäminen Kirjanpidon voimakkaampi siirto Palkeisiin Tiedon hyödyntämisen mahdollisuudet Kiekutietojärjestelmässä ja tietotuotannon automatisointi Valtiokonttori selvittää Kiekun tietovarastojen hyödynnettävyyttä, laatua ja tarvetta (ns. konserniraportointioikeudet) Valtiokonttorin Kira-hanke Palkeiden raportointipalvelu Taloushallinnon tuottavuuden seurantatiedon mittaamisen järjestäminen ja tavoitteet Palvelusopimusten kehittäminen Yhteisrahoitteisen toiminnan tarkentaminen 17.11.2014 8 4
Tilinpäätösaikataulun tiivistäminen 1. Tilinpäätösaikataulun yleinen tiivistämistarve Aikataulujen nykyaikaistaminen tiedon ajantasaisuus ja hyödynnettävyys Ei kahta kautta auki yhtä aikaa Säästöpotentiaali n. 10 htv valtiotasolla 2. Tilinpäätös ja hallituksen vuosikertomuksen kokonaisaikataululuonnos Kirjanpitoyksikön tietojen toimittaminen Valtiokonttoriin 10.2. Kirjanpitoyksiköiden tilinpäätös ja toimintakertomus 28.2. Ministeriöiden toimialan tuloksellisuuden kuvaus maaliskuun alussa Valtion tilinpäätös 31.3. Hallituksen vuosikertomus huhtikuu Eduskuntakäsittely jopa kevätistuntokaudella (PeVM 5/2013 vp) 17.11.2014 9 Case MML:Tilinpäätösaikataulun tavoitepolku Tilinpäätösaikataulusta on mahdollista saada neljä viikkoa pois Tilinpäätös on hyväksytty Helsingissä 16.2.2015. Pääjohtaja Arvo Kokkonen 5
Talousarvioasetukseen suunniteltuja tarkennuksia 1. Hyväksymiskäytäntöjen keventämien Talousarviomenon hyväksymisvaatimus ehdoton Tositteen hyväksymisestä luovuttaisiin 43 Tulojen kantamisen perusteet taloussääntöön 69 b :ään Tositteiden varmentaminen (vrt. kirjanpitolaki) 2. Kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen liitteiden keventäminen Liitteiden 6, 7, 8 ja 11 esittämiselle raja-arvot (vrt. Talousarviolainsäädännön kehittämishanke 27/2008) Liite 7: poistojen määrä 1 milj. euroa raja-arvoksi 3. Tilinpäätöksen aikataulujen tiivistäminen 4. Palkeiden ja viraston vastuiden selkeyttäminen Sisäinen valvonta 69 5. Maksuliikkeen sujuvoittaminen ja yksinkertaistaminen: 29 sekä 40 6. Hallituksen vuosikertomus 17.11.2014 11 Case Palkeet: Esimerkkejä menotositteiden tiliöintiin käytetyn ajan kehittymisestä neljän asiakkaan osalta VIRASTO Aika/seurantakohde Seurantakohteiden lkm 2014 Aika/lasku 2013 Aika/lasku Palkeet 0,88 7 6,15 14,61 xxx 0,77 6 4,61 5,19 xxx 1,07 4 4,27 5,70 xxx 1,29 3 3,86 5,00 Tehostuminen 11 % - 25 %:iin (Palkeet 58 %) Menotositteiden tiliöintiä tehdään 23:lle asiakasvirastolle. Menotositteiden tiliöinnissä on laskeva trendi ajankäytöllisesti erityisesti niissä virastoissa, joissa tehdään kokonaisvaltaista tiliöintiä. Palkeet virastolla erityinen kehitys vuoden 2013 ja 2014 välillä. 6
HAMA - Keskeisiä kehittämiskohteita HAMA = Valtiokonttorin toteuttamaa hankinnasta maksuun prosessin kehittämistyö, yhdeksän kirjanpitoyksikköä mukana Parhaat käytännöt Keskittäminen budjetoinnissa ja hyväksynnässä Valtiokonttori julkaisee alkuvuodesta 2015 Tilaukselliset laskut Tilha Tavoitteena käyttöasteen selkeä nostaminen Tilauksellisten laskujen automaattisessa täsmäytymisessä olleita ongelmia on paikallistettu ja lähdetty ratkomaan (15 % -> 60 %) Sopimuskohdistuksen käyttöönotto Testattu kesä rajatulla määrällä vuokralaskuja, laajennettu syksyn aikana, toimii Tiliöintikoodin käyttöönotto Testattu, pilotointia jatketaan, ratkaisu tiliöintikoodin löytämiseen laskulta löydetty Maksuaikakorttien käyttäminen Kortilla hankittavia tuoteryhmiä tunnistettu, ohjeistusta tarkennetaan, automaattista käsittelyä kehitetään, toimii Tehostamispotentiaali n. 30 % 17.11.2014 Case Hama: tilaukselliset laskut TILAUKSELLISTEN LASKUJEN %-MÄÄRÄ 2013 1-9/2014 Muutos PHRAKL 13 % 23 % 74 % FMI 15 % 20 % 36 % Vero 13 % 17 % 25 % MML 8 % 13 % 65 % Osasto pp.kk.vvvv 14 7
Case Vero: Suurin tekijä taloushallinnon LUONNOS kokonaistyömäärän pienentymiseen on menojen käsittelyn tehostuminen Menotositteiden suoritemäärä vuonna 2013 oli 1 400 kpl vähemmän kuin vuonna 2010 Työmääriä on vähentynyt Verohallinnon substanssiyksiköissä joka prosessissa, kun taloushallintoyksiköiden työmäärä on vastaavasti noussut. Poikkeuksena on sisäinen laskenta, jossa taloushallintoyksikön työmäärät ovat vähentyneet Menojen käsittely säilyy suurimpana prosessina, 44% taloushallinnon kokonaistyömäärästä Htv 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 42,5 8,2 19,0 15,3-25% 31,8 5,0 7,8 19,0 Taha yht 2010* Taha yht 2013 4,1 3,6 0,5 +16% Tulojen käsittely 2010 4,7 0,6 1,5 2,7 Tulojen käsittely 2013 24,4 5,7 10,2-42% 14,1 1,6 2,1 8,5 10,4 Menojen käsittely 2010 Huom.: *vuoden 2010 tahan sisäisen laskennan työajanseurannasta on siirretty 3,5 htv:ta hehan työajanhallintaan; Palvelukeskuksen työmäärät vuodelta 2010 ja 2013 mukana -14% +9% 10,0 8,6 4,5 4,0 4,4 4,5 2,5 2,2 0,8 5,5 0,7 4,0 2,0 Menojen Kirjanpito 2010 Kirjanpito 2013 Sisäinen käsittely 2013 laskenta 2010* PK Substanssi Taha yks Sisäinen laskenta 2013 15 Valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin valmistelu Valtiovarainministeriön asettama hanke, toimikausi: 15.6.2014 30.4.2015 Tavoitteena taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin nyky- ja tavoitetilan kuvausten laatiminen Taloushallinto 2020 strategian linjausten mukaisesti pääprosesseittain: Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen Yhteisten käsitteiden ja tietovirtojen kuvaaminen Nyky- ja tavoitetila-analyysien perusteella laadittu valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin kehittämissuunnitelma 8
Kokonaisarkkitehtuuri - kuvauskohteet ja -näkökulmat Prosessit Tiedot Järjestelmät Tietoarkkitehtuuri Toimintaarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Nykytila työn alla Tavoitetila Päivityskäytännöt Tavoite: kuvataan, kuinka taloushallinnon prosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena tavoitetilassa 2020 Kiitos! BO Juha Halonen Neuvotteleva virkamies Valtiovarainministeriö Budjettiosasto PL 28, 00023 Valtioneuvosto puh: +358295530435 s-posti: juha.halonen@vm.fi k-sivu: www.vm.fi pp.kk.vvvv 18 9