Työyhteisöviestinnällä hyvinvointia
Sisällys Uutta sisältöä työyhteisöviestintään... 3 Työyhteisöviestintään uutta suuntaa... 4 Nyt tarvitaan hyvää vuorovaikutusta... 4 Työyhteisöviestintä tärkeä osa johtamista... 5 Hyvä työyhteisöviestintä on vastuullista... 6 Hyvä viestintä luo hyvinvointia... 7 Johdolla näkyvä rooli työyhteisöviestinnässä... 8 Esimiehet myös viestinnän avainhenkilöitä... 9 Asiantuntijatyötä tekevillä aktiivinen rooli... 10 Työsuojeluhenkilöstön rooli työyhteisöviestinnässä... 12 Erilaisia viestintätekniikoita ja uusia toimintamalleja... 13 Sosiaalinen media... 14 Työyhteisö viestii... 15 Accenture... 15 Saumaton yhteistyö ja viestintä menestyksen perusta... 15 Vuorovaikutus viestinnän keskiössä... 16 Nykyaikaisia viestintätapoja... 16 Kehityskeskusteluista luovuttu... 17 Henkilöstön hyvinvointi toimintojen ytimessä... 17 Laaja perehdyttämisohjelma uusille työntekijöille... 18 ABB... 19 Viestintä avainasioita työsuojelussakin... 19 Yhteistyö ja avoimuus viestinnän lähtökohtina... 20 Esimiehillä viestintävastuu... 20 Työsuojeluorganisaatio auttaa ja tukee... 21 Erilaisia viestintäkanavia... 21 Työturvallisuuskortti-koulutus tärkeä viestintäkanava... 22 Viestintä johdon avaintehtäviä... 22 Stora Enso Veitsiluodon tehdas... 24 Asennekasvatuksella turvallisuus hallintaan... 24 Takana synkkä menneisyys... 25 Viestintäosasto aktiivisesti mukana... 25 Käytännön ohjeita... 26 Viestintä tärkeä osa turvallisuusjohtamista... 27 Julkaisija Työturvallisuuskeskus TTK Vastuuasiantuntija: Eija Åback, TTK Viestintä Teksti: Kari Rissa Kuvat: Sami Kulju, Kari Rissa, ABB, Stora Enso Veitsiluoto Taitto: Eija Åback 2. uudistettu painos 2016 2 Työturvallisuuskeskus
Uutta sisältöä työyhteisöviestintään Työelämä muuttuu, viestintäteknologia kehittyy, työyhteisöviesti etsii uutta suuntaa Työyhteisöviestinnän vanhat pelisäännöt ja käytännöt eivät sovellu enää nykytyöyhteisöihin, joissa työn luonne on muuttunut entistä enemmän tieto- ja asiantuntijaperusteiseksi, verkostomaiseksi ja virtuaaliseksi. Matalat organisaatiot, työn mielekkyys ja palkitsevuus ovat tärkeitä toiminnan lähtökohtia etenkin asiantuntija- ja tietoperusteisessa työssä. Työ vaatii entistä enemmän vuorovaikutusta, yhteistyötä, innovatiivisuutta ja myös tehokkuutta. Strategiatkin luodaan yhdessä, eikä enää ylhäältä alas valuttaen. Tärkeää on koko henkilöstön mukanaolo ja ääni. Viestintä on tullut osaksi johtamista ja päivittäistä työntekoa. Työyhteisöviestinnän uuden toimintamallin mukaisia avainasioita ovat vuoropuhelu, vastavuoroisuus ja keskinäinen arvostus. Tietotyötä tekevän suhde tietoon on usein erilainen kuin perinteisessä teollisuusyhteisössä työskentelevillä on ollut. Hän ei ole vain tiedon vastaanottaja ja lähettäjä vaan itse osa tiedon tuottamista ja sillä viestimistä. Uudet sähköiset viestintätavat, esimerkiksi Facebook, Yammer, Twitter, Instagram, Linkedln, wikit ja blogit, ovat työyhteisöviestinnälle suuri mahdollisuus, mutta samalla ne sisältävät myös riskejä, ellei niiden hyödyntämisestä ole yhteistä ymmärrystä ja käytäntöjä. Sosiaalista mediaa kannattaa hyödyntää jalat maassa -asenteella, yhdessä oppimalla ja yhteisesti sopien. Viestinnän vaikutukset ja ymmärryksen lisääminen työyhteisön asioihin ja toimintaympäristön muutoksista ovat tärkeitä haasteita työyhteisöissä, ei niinkään pelkkä tiedon perillemeno, joka on vasta ensimmäinen askel siihen, että jotain alkaa tapahtua. Asiantuntijaorganisaatioissa tietoa on yleensä riittävästi käytettävissä ja hyödynnettävissä. Monien mielestä sitä on jopa liikaa ja siihen ei ehdi paneutua. Avoimella ja vuorovaikutteisella työyhteisöviestinnällä voidaan luoda työhyvinvointia ja parantaa työturvallisuutta. Pelkkä viestintä ei kuitenkaan aina riitä, vaan tarvitaan myös todellisia tekoja työolojen parantamiseksi ja kehittämiseksi. Tämän verkkojulkaisun tavoitteena on välittää tietoa työyhteisöviestinnän uusista suuntauksista. Mukana on myös kolme työpaikkaesimerkkiä hyvistä käytännöistä, joissa viestinnällä on parannettu työhyvinvointia ja työturvallisuutta erityisesti tietoja asiantuntijatyössä. Työturvallisuuskeskus 3
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Nyt tarvitaan hyvää vuorovaikutusta Työyhteisöjen sisäisessä viestinnässä on tapahtunut viime vuosien aikana merkittävä muutos. Nyt painotetaan vuorovaikutusta enemmän kuin yksisuuntaista tiedon siirtoa ylhäältä alaspäin. Viestinnän muutos on osa työelämän muutosta. Viestintä on tärkeä osa johtamista ja keskeinen osa yrityskulttuuria ja toimintastrategian määrittelyä ja todeksi tekemistä. Työelämässä ei enää riitä saneleva yksisuuntainen viestintä ja tiedon sääntely. Nyt kaivataan vuorovaikutusta, keskustelua sekä yhdessä sopimista, korostaa professori Elisa Juholin, joka on tutkinut laajasti työyhteisöviestintää. Hyvälle työyhteisöviestinnälle on Juholinin mukaan ominaista monisuuntaisuus, avoimuus ja pyrkimys yhteisöllisyyteen. Tutkimusten mukaan vuoropuheluun perustuva viestintä motivoi ihmisiä. Se myös lisää hyvinvointia ja työn iloa. Oleellinen muutos aikaisempaan verrattuna on, että perinteisten tapojen esimerkiksi ilmoitustaulut, tiedotteet, lehdet, sähköposti sijaan viestintä tapahtuu nyt yhä enemmän erilaisilla foorumeilla, joista keskeisin on työskentelytila ja työyhteisö itsessään. Viestintä tapahtuu suurelta osin siellä, missä ihmiset kohtaavat ja tekevät yhteistyötä, ja se on jatkuvaa, monisuuntaista ja eri keinoja hyödyntävää. Viestintäfoorumi voi olla paitsi joku fyysinen tila, myös nykytekniikan mahdollistama virtuaalimainen yhteisö. Verkostomainen tapa toimia on tullut yhä yleisemmäksi asiantuntijamaailmassa. Etätyöt ovat myös lisääntyneet. Tällainen työskentely edellyttää avoimuutta ja vahvaa keskinäistä luottamusta, Juholin toteaa. Viestinnän tarkoituksena on toimintaedellytysten luominen sekä työyhteisön ylläpito, vahvistaminen ja kehittäminen. Dialogisen viestinnän avulla voidaan myös edistää sekä yksilöllistä että yhteistä oppimista. Oppiminen ja kehittyminen tapahtuvat Juholinin mielestä parhaiten keskinäisessä vuorovaikutuksessa, sillä työyhteisön jäsenet muokkaavat omalla työllään ja viestinnällään organisaation toimintakykyä ja mainetta. Vuoropuheluun perustuvalla viestinnällä on kaksi tarkoitusta: toisaalta selvittää, millaisia näkemyksiä ja odotuksia eri tahoilla on ja vastata niihin sekä toisaalta vaikuttaa näiden tietoihin, asenteisiin, uskomuksiin ja jopa käyttäytymiseen ja tapaan toimia. Tämä on erityisen tärkeää muutosprosesseissa, joissa viestinnän merkitys korostuu. Työyhteisöviestinnässä käytetään apuna yhä enemmän erilaisia sähköisiä, digitaalisia viestintätapoja. Tämä tarjoaa merkittäviä, uusia mahdollisuuksia. Tyypillisimpiä tämän ajan viestintätapoja ovat intranet ja ekstranet, blogit, wikit, Facebook, Twitter, videot, virtuaalikokoukset, Periscope jne. Uusia mahdollisuuksia näyttää syntyvän jatkuvasti. Asiantuntijat, erityisesti tietotyöläiset, osaavat luoda myös itse uusia viestinnän käytäntöjä yhdistellen keskinäisviestinnän ja digitaalisen viestinnän keinoja. Tietoperusteinen työ vaatii tekijöiltään lihaskunnon sijaan entistä enemmän aivoja ja hyvää sosiaalista käyttäytymistä eli viestintäosaamista eri muodoissaan. Vuorovaikutteinen viestintä on uudessa, tärkeässä roolissa. Jokainen on tiedon tuottaja, jalostaja ja hyödyntäjä, Juholin korostaa. Tärkeää myös on, että niin sanottua hiljaista tietoa osataan hyödyntää. Vuorovaikutteinen viestintä motivoi ja lisää hyvinvointia ja työn iloa, sanoo professori Elisa Juholin. Työyhteisöviestinnän uusi toimintamalli Oleellisia asioita käsitellään avoimesti ja vuorovaikutteisesti. Henkilöstöä kannustetaan vuoropuheluun, dialogiin. Ajantasaista tietoa on koko ajan saatavilla ja se on tarvitsevien hyödynnettävissä. Tunnelma on rento ja vapaamuotoinen, jokainen uskaltaa puhua ja esittää näkemyksensä. Osallistuminen ja vaikuttaminen ovat mahdollista jokaiselle. Yhdessä oppiminen ja osaamisen jakaminen tukevat yksilöitä ja koko työyhteisöä. Työnantajamaine on osa jokaisen työtä ja heijastuu takaisin omaan identiteettiin. Toiminta ja viestintä tapahtuvat erilaisilla foorumeilla, jotka ovat avoimia tiedon vaihdannan ja vuoropuhelun paikkoja. Viestintää tapahtuu myös usein erilaisilla sisäisillä ja ulkoisilla rajapinnoilla. 4 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Työyhteisöviestintä tärkeä osa johtamista Viestintä on keskeinen osa johtamista ja töiden organisointia. Ilman viestintää ei voi johtaa. Vastuu viestinnästä on viime kädessä ylimmällä johdolla. Viestintä on tärkeä työyhteisötaito, joka kuuluu tämän päivän työelämäosaamiseen kaikenlaisissa organisaatioissa, professori Elisa Juholin toteaa. Viestinnän osaamista vaaditaan johdon lisäksi esimiehiltä, tiimin ja projektin vetäjiltä ja myös useimmilta asiantuntija- ja tietotyötä tekeviltä. Viestinnän toimivuus vaikuttaa moneen asiaan, esimerkiksi miten hyvin ihmiset ovat perillä työyhteisönsä asioista ja toimintaympäristön muutoksista, miten he ymmärtävät näiden merkityksen ja vaikutukset omaan työhönsä ja missä määrin kokevat, että heillä on mahdollisuuksia vaikuttaa sekä omaan että työyhteisön tulevaisuuteen. Verkottuneet organisaatiorakenteet ovat hämärtäneet rajaa työorganisaatioiden sisäisen ja ulkoisen viestinnän välillä. Yksisuuntainen tiedotusajattelu ylhäältä alas on heitettävä sivuun pääasiallisena viestintätyylinä, vaikka sille on toki edelleen oma paikkansa, Juholin vaatii. Perinteisen yksisuuntaisen viestinnän ongelma on, että tietoa on ja sitä välitetään, mutta se ei muutu ymmärrykseksi eikä toiminnaksi. Tähän vaaditaan hyvää vuorovaikutusta ja asioiden sisäistämistä. Vuorovaikutus on tärkeä työyhteisötaito, jota kannattaa yhdessä kehittää. Sen pitäisi olla entistä näkyvämpi osa kaikkea henkilöstökoulutusta. Viestintä ei kuulu minulle -ajattelu kuuluu historiaan. Hyvin toimiva työyhteisöviestintä on välttämätön ehto, jotta työpaikoilla voidaan tehdä töitä laadukkaasti ja tuloksia tuottavasti, Juholin muistuttaa. Viestintä vaikuttaa merkittävästi myös viihtymiseen ja työssä jaksamiseen, sekä myönteisesti että kielteisesti. Varsinkin muutostilanteissa yhteisöllisyys ja luottamuksellinen vuorovaikutus luovat selviytymismahdollisuuksia ja antavat voimia käsitellä yhdessä myös vaikeita asioita. Esimerkiksi nykyisessä taloudellisessa tilanteessa vaikeuksia ja uhkia pitäisi uskaltaa käsitellä yhdessä, vaikka se tekee kipeää. Olisi keskusteltava avoimesti ja realistisesti, missä ollaan ja mitä voitaisiin tehdä. Ihmiset ovat valmiita käsittelemään vaikeitakin asioita. Tämä kuitenkin edellyttää, että myös keskeneräisistä asioista uskalletaan puhua luottamuksellisesti. Tältä pohjalta voidaan miettiä omaa tilannetta ja toimintaa. Kannattaa muistaa, että tietotyhjiöt täyttyvät nopeasti mutta usein väärällä tiedolla, jonka oikomiseen voi kulua paljon aikaa. On aina parempi pitää aloite itsellä, jos se suinkin on mahdollista. Luottamukseen ja vuorovaikutukseen perustuva työyhteisöviestintä synnyttää uutta energiaa ja luo mahdollisuuksia innovaatioille. Tätä kautta se myös parantaa kilpailukykyä. Merkittävimmät uudet innovaatiot syntyvät siellä, missä on hyvä yksilöiden välinen vuorovaikutus ja luottamus. Vanha viisaus pätee edelleen: hyvinvoiva työyhteisö on myös tuottava työyhteisö, Elisa Juholin sanoo. Viestinnältä edellytetään myös nopeaa reagointia toimintaympäristössä tapahtuviin asioihin. Tieto leviää erittäin nopeasti ympäri maailman. Sosiaalinen media syöttää tietoa, niin asiallista kuin asiatonta, kiihtyvällä vauhdilla. Viestinnän vaikutusten seuranta ja arviointi ovat tärkeitä strategiseen johtamiseen ja suunnitteluun kuuluvia asioita. Viestintä on tärkeä työyhteisötaito jokaiselle. Vastuu viestinnästä on viime kädessä ylimmällä johdolla Viestintä osa työyhteisön strategiaa Viestintä on tärkeä osa johtamista ja töiden organisointia. Hyvälle viestinnälle on ominaista monisuuntaisuus, avoimuus ja pyrkimys yhteisöllisyyteen. Onnistunut viestintä parantaa työyhteisön toimivuutta ja tuottavuutta sekä työn laatua. Hyvä viestintä parantaa työyhteisön ilmapiiriä ja hyvinvointia. Viestintä vaikuttaa työssä viihtymiseen ja työssä jaksamiseen. Vuorovaikutteinen viestintä lisää työn iloa. Viestintätaitoja vaaditaan työyhteisön kaikilta jäseniltä. Vaikutusten seuranta ja arviointi ovat tärkeitä viestintäprosessin osa-alueita. Työturvallisuuskeskus 5
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Hyvä työyhteisöviestintä on vastuullista Sosiaalinen vastuu on kestävän yritystoiminnan keskeinen lähtökohta. Sosiaalinen vastuu merkitsee vastuuta ihmisistä: henkilöstöstä ja sidosryhmien edustajista. Ideana on, että kun sidosryhmät tarjoavat yritykselle osaamistaan tai muita voimavaroja, yrityksen on vastavuoroisesti toimittava vastuullisesti sidosryhmiään kohtaan, Elisa Juholin tiivistää. Vastuullisuus on molemminpuolista ja merkitsee, että henkilöstöllä on oltava valmius aktiivisesti kehittää omaa työtään ja työyhteisöään. Tämä edellyttää hyvää viestintää. Viestintä on parhaimmillaan tärkeä keino rakentaa yhteisöllisyyttä ja edistää myös vastuullisuutta. Viestinnän lähtökohtana on monipuolinen ja tasavertainen keskustelu, dialogi. Se on sukua dialogiselle johtamiselle, joka perustuu yhteistyöhön, vuorovaikutukseen, keskusteluun, kuuntelemiseen sekä keskinäiseen luottamukseen ja arvostukseen. Dialoginen johtaminen innovatiivisuuden tekijänä -tutkimuksessa todettiin, että vain puolet työntekijöistä koki, että heidän aloitteitaan ja ideoitaan hyödynnetään. Työntekijöiden tieto, taito ja kyvyt ovat alikäytössä, jolloin potentiaalia hukataan, Juholin toteaa. Yksilön suhde omaan työyhteisöön ei ole luonteeltaan ainoastaan rationaalinen vaan myös emotionaalinen, koska työ on monelle osa identiteettiä. Huolimatta kilpailun kovenemisesta ja yleisestä epävarmuudesta, ihmiset etsivät luottamukseen perustuvia suhteita ja keskinäistä vuorovaikutusta. Se toteutuu dialogin kautta, jossa työyhteisön jäsenet asettuvat tasavertaiseen asemaan ottaen yhdessä vastuuta työyhteisöstään. Jatkuvassa muutoksessa elävät työorganisaatiot etsivät koko ajan eheyttä ja ymmärrystä yksilöiden välisen vuorovaikutuksen avulla. Tämä vahvistaa yhteisöllisyyttä ja keskinäistä vastuullisuutta työyhteisössä. Vastuullisissa työyhteisöissä viestintä on monisuuntaista ja vuorovaikutteista, toinen toistaan arvostavaa. Se ei Juholinin mielestä tarkoita, että pitää olla kaikesta samaa mieltä, vaan erilaiset näkemykset pitää ottaa rikkautena ja mahdollisuutena tulla entistä paremmaksi. Konfliktejakaan ei pidä pelätä, sillä niistä voi kummuta jotain täysin uutta ja odottamatonta. Viestintä onkin toisaalta muodollista mutta toisaalta epävirallista. Spontaania viestintää tarvitaan etenkin luovuutta vaativissa asioissa ja tilanteissa sekä erilaisissa kehityshankkeissa. Monet suuret keksinnötkin ovat syntyneet vahingossa ja odottamatta, eivät käskystä, että innovoikaa nyt. Vastuullisuus ja työyhteisöviestinnän onnistuminen punnitaan yleensä erilaisissa kriisitilanteissa. Silloin tarvitaan erityisesti avoimuutta ja rehellisyyttä mutta myös rohkeutta puhua asioiden oikeilla nimillä ja ymmärrystä siitä, miten eri ihmiset kokevat asioita ja reagoivat niihin. Hajautetuissa organisaatioissa viestintä tapahtuu erilaisilla rajapinnoilla. Esimerkiksi asiakastyötä tekevät myynti- ja huoltohenkilöt ovat parhaimmillaan yrityksen käyntikortteja ja puolestapuhujia. Mutta pahimmillaan he voivat myös olla epälojaaleja oman pesän pilaajia. Sananvapaus on tärkeä arvo, mutta epäkohdat kannattaa aina ensiksi käsitellä työyhteisön sisällä, Juholin korostaa. Viestintä parhaimmillaan rakentaa yhteisöllisyyttä ja edistää vastuullisuutta. Vastuullista viestintää Työyhteisöviestintä on tärkeä osa yritysten ja muiden työyhteisöjen sosiaalista yhteiskuntavastuuta. Monisuuntaisella ja vuorovaikutukseen perustuvalla viestinnällä voidaan edistää vastuullisuutta. Avoimuus lisää luottamusta. Luottamus puolestaan luo avoimuutta. Vastuullisuus lisää yhteisöllisyyttä. Vuoropuheluun perustuvalla viestinnällä voidaan motivoida ja kannustaa vastuullisuuteen. Avoin vuoropuhelu antaa eväitä menestykselle. Viestinnän vastuullisuus punnitaan yleensä ristiriitaja muutostilanteissa. Valehtelu ei todellakaan kannata! 6 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Hyvä viestintä luo hyvinvointia Toimiakseen tehokkaasti ja edistääkseen työhyvinvointia työntekijät tarvitsevat olennaista ja ajantasaista perustietoa organisaatiosta ja siitä, miten työ voidaan tehdä terveellisesti ja turvallisesti. Työntekijät tarvitsevat myös muuttuvaa ja tilannesidonnaista tietoa suunnitelmista ja näkemyksiä tulevaisuudesta. Vaikka eniten yleensä kiinnostaa oma työ ja sen tulevaisuus, silti kokonaiskuva on tarpeen. On tiedettävä, missä mennään. Jo etukäteen olisi kerrottava mahdollisuuksien mukaan, millaisia muutoksia on tulossa tai millaisia suunnitelmia on tekeillä, jotta kaikki osaisivat työpaikalla jo etukäteen valmistautua tulevaan. Ennakoivat yhteiset keskustelut ovat hyvä keino luoda pohjaa tulevalle. Ongelmana on, että tulevasta ei aina ole selkeää tietoa, ja toisaalta kaikkea ei voi kertoa. Tärkeää on kuitenkin kertoa sekin, ettei tiedetä eikä voida kertoa ainakaan vielä. Esteenä voivat olla esimerkiksi kilpailulliset tekijät tai yrityssalaisuudet. Muutostilanteet ovat kaikkein haastavimpia. Jos viestintää ei ole ollenkaan tai se on salailevaa, alkavat huhut helposti levitä ja ottaa valtaa. Tietämättömyys myös lamauttaa, kun aika kuluu spekulointiin. Huono viestintä on sellaista, että tietoa jaetaan mahdollisimman vähän ja mahdollisimman myöhään. Kannattaa pitää mielessä, että kaikki tulee julki, ennemmin tai myöhemmin, ja silloin viestintä ei ole enää omissa käsissä, Elisa Juholin muistuttaa. Hyvä viestintä vahvistaa jäsenten luottamusta työyhteisöään kohtaan. Se myös edistää ns. hiljaisen tiedon hyödyntämistä ja kasvattaa organisaatiomuistia, kun ihmiset voivat toimia avoimessa ja rakentavassa vuorovaikutussuhteessa. Asiantuntija- ja tietoperusteista työtä tekevät arvostavat vuorovaikutteisen viestinnän lisäksi myös työn jatkuvuutta ja mielekkyyttä sekä mahdollisuutta toteuttaa itseään. Hyvät osallistumismahdollisuudet ja hyvä töiden hallinta lisäävät työssä viihtymistä. Yksinkertaisesti: mihin itse on päässyt vaikuttamaan, siihen yleensä myös sitoutuu. Juholinin mukaan yhteistä osaamista kartutetaan esimerkiksi pyytämällä ja antamalla apua. Tietotyötä tekevät ja heidän kollegansa ovat useimmiten parhaita oman työnsä asiantuntijoita ja kehittäjiä, joskus jopa parempia kuin esimiehensä. Tällöin heidän näkemyksensä ovat erittäin arvokkaita ja niihin voi luottaa. Mutta mikäli tulee jatkuvasti torjutuksi, ideoiden tuottaminen tyrehtyy hyvin nopeasti, Juholin korostaa. Työviihtyvyyden kannalta kaikkien työntekijöiden arvostus, hyväksyminen ja mielipiteiden kunnioittaminen luovat hyvää maaperää. Vuorovaikutusta haittaavia hierarkkisia esteitä ja rakenteita kannattaa purkaa. Hyvin toimiva viestintä vahvistaa sekä yksilöä että yhteisöä. Kun asiantuntija voi ja uskaltaa tuoda esiin omat näkemyksensä, on keskinäiselle viestinnälle ja yhteistyölle luotu hyvä pohja. Tästä syntyy myös luottamusta. Juholin uskoo, että hyvällä viestinnällä voidaan parantaa työyhteisön työilmapiiriä ja työhyvinvointia. Työyhteisöviestinnällä on vaikutusta myös sairauspoissaoloihin ja henkilöstön pysyvyyteen organisaatiossa. Kyse on pitkälle sitoutumisesta omaan työhön ja työyhteisöön. Henkilöstön mukaan ottaminen kehitystyöhön on parhaimpia keinoja hyödyntää työyhteisön tärkeintä voimavaraa, henkilöstöä. Hyvin toimiva viestintä vahvistaa yksilöä ja yhteisöä. Hyvä työyhteisöviestintä Tehokas ja tuloksia tuottava työyhteisöviestintä on: Suunnitelmallista Innovatiivista Tavoitteellista Osallistavaa Vuorovaikutteista Avointa Vuoropuhelun ja palautteen sallivaa Kysymisen ja kyseenalaistamisen mahdollistavaa Kuuntelevaa Motivoivaa Ennakoivaa ja proaktiivista Muutoksiin varautuvaa Työyhteisöä yhdistävää ja energisoivaa Luovuutta edistävää Uusiin innovaatioihin ja ideoihin kannustavaa. Työturvallisuuskeskus 7
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Johdolla näkyvä rooli työyhteisöviestinnässä Johtajien rooli työelämän viestijöinä on muuttunut ja muuttuu edelleen. Johtajilta odotetaan pikemminkin suurten linjojen vetoa, läsnäoloa ja keskustelua sekä työedellytysten luomista kuin yksisuuntaista tiedottamista ylhäältä alaspäin. Johtaminen on strategista viestintää eri foorumeilla, professori Juholin pelkistää. Erityisesti asiantuntija- ja tietoperusteisen työn johtamisessa tarvitaan vuorovaikutukseen ja hyvään yhteistyöhön perustuvaa viestintää. Johtajien on Juholinin mielestä oivallettava, ettei yksin nykymaailmassa saa juuri mitään aikaan, ei paraskaan johtaja. Uusi nykyajan asiantuntijuus on yhdessä tekemistä. Johtajien on tultava alas käskyttämisen norsunluutorneista. Johtajan on laitettava likoon niin persoonansa, arvonsa, asenteensa kuin elämäntyylinsä. Johtamisviestintä linkittyy kiinteästi muutostilanteisiin. Luottamus tulevaisuuteen rakentuu tavasta, miten johto luo ja vahvistaa viestintäkulttuuria. Hyvä viestintä on yleensä myös hyvää johtamista työhyvinvointija työturvallisuusasioissa. Johtaminen on oikeastaan viestintää. Hyvän johtajan ajankäytöstä valtaosa on viestintää henkilöstön ja muiden sidosryhmien kanssa. Johtamisen tarkoitus on saada ihmiset sitoutumaan päätöksiin ja tavoitteisiin, kun taas viestinnän tarkoitus on lisätä ymmärrystä asioita kohtaa, jotta osataan ja halutaan toimia tavoitteiden saavuttamiseksi. Luottamus tulevaisuuteen rakentuu tavasta, miten johto luo ja vahvistaa viestintäkulttuuria Pelolla johtaminen ja viestiminen eivät saa olla enää tätä päivää, Juholin korostaa. Työyhteisön suunnitelmista ja muutoksista halutaan tietoa nimenomaan ylimmältä johdolta. Organisaatioiden tavoitteiden ja strategian ymmärtäminen luo työlle mielekkyyttä ja motivoi tekijöitä. Johdon tehtävänä on asettaa asioita tärkeysjärjestykseen ja antaa hankkeille voimavaroja niiden toteuttamiseen. Usein ylimmällä johdolla ei kuitenkaan ole mahdollisuutta viestiä koko organisaation kaikkien jäsenten kesken. Tähän tarvitaan esimiehiä ja viestinnän ammattilaisia sekä toimivia viestinnän rakenteita. Juholinin mielestä suurimmat haasteet ovat hajautuneissa organisaatioissa, joissa ihmiset työskentelevät eri puolilla maata tai maailmaa, jopa eri aikavyöhykkeillä. Sosiaalinen media on tuonut yhteydenpitoon mielenkiintoisia ja toimivia uusia mahdollisuuksia. Organisaatioiden madaltuminen ja verkostomainen toiminta sekä uudenlainen johtamistyyli ovat lähentäneet johtoa ja henkilöstöä toisiinsa erityisesti asiantuntijatyöyhteisöissä. Vuorovaikutteisen viestinnän avulla on mahdollista rakentaa yhteistyötä ja parantaa hyvinvointia ja kilpailukykyä. Johtamisessa tarvitaan vuorovaikutukseen ja hyvään yhteistyöhön perustuvaa viestintää. Johdolla viestintävastuu Johdon tehtävänä on: Asettaa strategiset tavoitteet työyhteisön viestinnälle yhteistyössä esimerkiksi viestintä- ja HR-ammattilaisten kanssa. Synnyttää avoimuuteen ja vuorovaikutukseen perustuva viestintäkulttuuri. Antaa riittävät voimavarat työyhteisöviestintään. Asettaa tavoitteet työpaikan työhyvinvoinnille ja sitä edistävälle viestinnälle. Mahdollistaa työyhteisön jäsenten sitoutuminen päätöksiin ja tavoitteisiin yhdessä suunnittelemalla ja tekemällä. Osallistua näkyvästi johtamisviestintään ja vuorovaikutteiseen yhteistyöhön. Näyttää esimerkkiä, kuunnella ja kerätä palautetta, olla läsnä mahdollisuuksien mukaan. Seurata viestinnän onnistumista. Ottaa vastaan ja antaa palautetta. 8 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Esimiehet myös viestinnän avainhenkilöitä Esimiesten arkinen työhön liittyvä viestintä on vuorovaikutusta, tiedonvaihdantaa ja palautteen antamista. Esimiestyö on mitä suurimmassa määrin viestintää monissa erilaisissa tilanteissa. Viestintä on tärkeä esimiestaito, professori Elisa Juholin korostaa. Esimiesten rooli viestinnässä on kuitenkin erilainen kuin työyhteisön muiden jäsenten roolit. Hän on välittävä linkki yksikkönsä ja muun organisaation sekä toimintaympäristön välillä. Esimies tuo ja vie viestiä työyhteisössä eteenpäin sekä pystysuorassa että vaakasuorassa suunnassa. Esimiesten tehtävänä on johtaa työprosesseja ja asioita; tämä on managementia. Toisaalta esimiesten tehtävä on myös johtaa ihmisiä; tämä on leadershipiä. Nykyajan esimiehillä on asiantuntija- ja tietovaltaisessa työyhteisöissä valmentajan kaltainen rooli. Hänen on oltava sekä asioiden että ihmisten johtaja. Se vaatii keskustelua ja läsnäoloa, mutta tarvittaessa myös jämäkkyyttä ja visionäärisyyttä. Esimiehiltä odotetaan esimerkiksi kykyä tulkita monimutkaisia asioita yksinkertaiseen ja ymmärrettävään muotoon, valmiutta välittömään ja rehelliseen palautteeseen, halua kohdata ihmisiä, olla läsnä ja kuunnella heitä. Esimiehiltä toivotaan myös myönteistä asennetta oman osaston, ryhmän tai tiimin kehittämisajatuksille, Juholin listaa. Keskeinen osa esimiesten työtä on myös työhyvinvointia vahvistava viestintä. Usein se on päivittäistä keskinäisviestintää: neuvontaa, opastusta, kyselemistä, kuuntelemista ja ongelmien yhteistä ratkomista. Tavallisesti myös uusien työntekijöiden perehdytys on lähiesimiehen vastuulla. Hyvä esimies osaa antaa myös riittävästi palautetta sekä koko tiimille että myös yksittäisille työntekijöille. Samoin hänen itsensä on oltava avoin palautteelle. Palautetta voi antaa esimerkiksi kehityskeskusteluissa, joskin niiden tarpeellisuutta on viime aikoina kyseenalaistettu puolipakollisena rituaalina, joka ei juurikaan sisällä kehittämisen elementtejä. Sen sijaan yhä enemmän peräänkuulutan sitä, että palaute on osa päivittäistä työtä ja että se kuuluu kaikille. Hyvän esimiehen tulisi olla aloitteellinen myös tiedon etsinnässä, jakamisessa ja asioiden yhteisessä käsittelyssä, Juholin muistuttaa. Verkostomainen toiminta asettaa viestinnälle erityisvaatimuksia muun muassa tiedon perillemenon ja ymmärtämisen varmistamiseksi. Tällaisissa organisaatioissa yhteistyö kehittyy usein hitaammin ja luottamuksen rakentaminen vaatii enemmän aikaa, koska viestintä toimii viiveellä eikä se sisällä rikastavaa keskinäisviestintää. Matalissa organisaatioissa viestintä tapahtuu useimmiten lähellä ja suoraan, siksi se on niin vaikuttavaa. Välitön vuorovaikutus parantaa tiedon perillemenoa ja ymmärrystä. Tärkeää on myös esimiesten läsnäolo ja saavutettavuus, jolloin asioihin voidaan tarttua ja ottaa puheeksi tässä ja nyt. Esimiesten ja johdon kannattaisi pyrkiä siihen, että 80 prosenttia olisi kuuntelemista ja 20 prosenttia puhumista tai muuta yksisuuntaista viestintää. Useimmiten suhde on valitettavasti juuri päinvastoin, Juholin murehtii. Tärkeää on esimiesten läsnäolo ja saavutettavuus, jolloin asioihin voidaan tarttua ja ottaa puheeksi välittömästi. Esimiesten viestintätilanteita Esimiesten avaintehtäviä työyhteisöviestinnässä ovat: Työnopastus Perehdytys työhön ja työhyvinvointiin ja työturvallisuuteen Arkinen työhön liittyvä valmennus ja ohjaus Alaisten kannustaminen ja sitoutumisen edellytysten luominen Tavoite- ja tuloskeskustelut Oman yksikön, osaston ja tiimin palaverit Seuranta ja palautteen kerääminen Palautteen antaminen ja vastaanottaminen Vapaamuotoiset tapaamiset Sosiaalinen media. Työturvallisuuskeskus 9
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Asiantuntijatyötä tekevillä aktiivinen rooli Organisaatioiden pitäisi nyt päivittää työntekijöiden mahdollisuudet hyödyntää osaamisensa ja työyhteisön voimavarat. Johdolla ja esimiehillä on työyhteisöviestinnässä keskeinen rooli, mutta heidän rinnalleen ovat nousseet asiantuntijatyötä tekevät. Heillä on vastuu ottaa itse selvää, kysyä, osallistua ja saattaa ajatuksensa muiden tietoisuuteen. Digitalisaatio on muuttanut ja muuttaa oleellisesti työn kuvaa. Työtä voidaan nyt tehdä missä vain ja mihin aikaan tahansa, eikä luovuudelle ole enää rajoituksia. Työelämä 2020 -hanke on määritellyt digitaalisuuden työvälineeksi, joka mahdollistaa työskentelyn viisaammin ja paremmin. Professori Juholin korostaa, että hyötyjen aikaansaamiseksi digitalisaation käyttöönoton pitää ulottua työyhteisön tapaan toimia, työntekijöiden osaamiseen ja johtamiseen. Viestinnän digitalisaation myötä tekstit ja kuvat eivät ole enää sidoksissa tiettyihin välineisiin. Tällöin tekstiä, kuvaa ja ääntä voidaan rajattomasti jakaa, muokata ja manipuloida. Eritoten tietotyötä tekevät asiantuntijat ovat itseohjautuvia tiedon tuottajia, jalostajia ja vaihtajia. Heidän suhteensa tietoon on lähtökohdiltaan erilainen kuin perinteisessä teollisuusyhteisössä työskentelevillä on ollut. He eivät ole vain tiedon vastaanottajia ja lähettäjiä vaan myös osa tiedon tuottamista, muokkaamista ja sillä viestimistä. Kiire, kontrolli ja keskeytykset tylsistyttävät tutkimusten mukaan asiantuntijatyötä tekeviä. Helposti tylsistytään, jos työstä katoaa mielekkyys. Organisaatioiden pitäisi nyt päivittää työntekijöiden mahdollisuudet hyödyntää oma osaamisensa ja työyhteisön voimavarat. Asiantuntijat ovat myös kriittisiä kaiken tiedon suhteen eivätkä välttämättä sulata ulkopuolisia viisauksia. He kyseenalaistavat myös johdon näkemyksiä, mikä johdon kannattaisi ottaa ilolla vastaan. Kaikki viisaus ei suinkaan pesi johtoryhmässä, Juholin toteaa. Työyhteisöviestinnän toimintamallin mukaisia avainsanoja ovat vuorovaikutus ja vastavuoroisuus, keskinäinen arvostus sekä viestinnän tuleminen osaksi jokaisen työtä. Juholin vaatii työntekijöiltä vastuullisuutta. Se tarkoittaa, että ollaan kiinnostuneita työpaikasta, havainnoidaan asioita, otetaan puheeksi, ihmetellään, ehdotetaan parannuksia ja omaksutaan parempia tapoja toimia. 10 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Asiantuntijatyötä tekevillä aktiivinen rooli Henkilöstöllä tulisi olla aina mahdollisuus ottaa asioita puheeksi. On voitava kysyä ja myös kyseenalaistaa ja esittää vaikeita kysymyksiä mutta myös omia ratkaisuehdotuksia. Asiantuntija- ja tietoperusteisessa työssä viestintäfoorumit ovat kaiken tekemisen ja yhteistyön ydin. Foorumi on tila, johon yhteisön jäsenet tulevat keskustelemaan ja käsittelemään tärkeitä ja vähemmän tärkeitä asioita. Viestintä ei ole irrallinen asia vaan osa jokaisen työtä. Foorumeilla työntekijät saavat tietoa ja vaikutteita ja vastaavasti välittävät niitä eteenpäin. Tästä syystä myös itse tilalla on suuri merkitys eli mahdollistaako se luonnollisen vuorovaikutuksen ja toisaalta tarjoaako se tilan myös yksin tai kaksin tekemiselle, Juholin kuvaa. Foorumi voi olla fyysinen työtila, mutta se voi olla myös virtuaalinen ympäristö, esimerkiksi erilaisten sosiaalisten medioiden yhdistelmiä. Foorumeilla toimitaan monella eri tavalla: spontaanisti, puolivirallisesti tai virallisesti. Oleellista on vuorovaikutteisuus sekä yhteisön jäsenten aloitteellisuus ja itseohjautuvuus. Hajautetuissa organisaatioissa viestintä jäsenten kesken on erityisen tärkeää. Apuna yhteydenpidossa voidaan käyttää esimerkiksi videoneuvotteluja tai Skypepuheluja tai työtila itsessään on virtuaalinen. Vaikka sosiaalinen media muodostaa merkittävän mahdollisuuden työyhteisöviestinnälle, tarvitaan myös säännöllisiä tapaamisia ja henkilökohtaista viestintää kasvoista kasvoihin. Virtuaalisessakin työympäristössä tarvitaan henkilökohtaista viestintää Esimerkiksi uuden hankkeen tai projektin käynnistyessä tarvitaan yleensä tilaisuutta, jossa osapuolet ovat samaan aikaan samassa paikassa. Jatko voidaan hoitaa vuorotellen suoraa keskinäisviestintää ja joukkoviestinnän eri välineitä hyödyntäen. Yhdessä oleminen synnyttää myös yhteishenkeä, kun voidaan yhdistellä virallista ja vapaamuotoista tapaa käsitellä asioita. Tiedon ja osaamisen avoin jakaminen on yhteisöllisesti palkitsevaa. Yhteiset oppimisen ja uuden löytämisen oivallukset koetaan työn huippuhetkinä. Juholin uskoo, että hyvässä työyhteisössä jäsenet antavat toisilleen energiaa ja inspiroivat työtovereitaan. Kun saa tukea ja apua muilta, on myös itselle luontevaa auttaa muita tai kysyä, miten voi auttaa. Työntekijät myös rakentavat, tiedostaen tai tiedostamattaan, työyhteisön mainetta ja ovat omassa roolissaan työyhteisönsä mainelähettiläitä niin hyvässä kuin huonossakin. Jokainen muokkaa mainetta työssään ja verkostoissaan. Niistä se heijastuu takaisin organisaatioon ja sen yksilöihin mutta myös ulospäin sidosryhmiin. Jokainen muokkaa mainetta työssään ja verkostoissaan. Tietotyöntekijä arvostaa tietoa Tietotyön asiantuntijuus tuottaa työyhteisöön yhtä vastuullisia rooleja kuin organisatorinen asema. Asiantuntijat toimivat usein työyhteisöissään itseohjautuvasti. Asiantuntijan rooliin kuuluu usein luonnostaan kriittisyys ja kyseenalaistaminen. Tietotyötä tekevät tuottavat usein itse paljon uutta tietoa. Asiantuntijat ovat viestinnässä useimmiten aktiivisia ja oma-aloitteisia. Asiantuntijatyötä tekevät arvostavat avoimuutta ja vuoropuhelua. Tietotyötä tekevät asiantuntijat toimivat usein verkostomaisesti useilla viestintäfoorumeilla. Digitaalisuus muuttaa jatkuvasti asiantuntijatyötä ja haastaa oppimaan sen hyödyntämistä. Asiantuntijoiden mielestä tiedon ja osaamisen jakaminen on useimmiten palkitsevaa. Säännölliset tapaamiset luovat työyhteisöön yhteishenkeä ja vuorovaikutusta. Pelkkä sosiaalinen media ei yksin riitä. Työturvallisuuskeskus 11
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Työsuojeluhenkilöstön rooli työyhteisöviestinnässä Työpaikoilla vastuu työhyvinvoinnista on työnantajalla eli johdon edustajilla. Johto määrittelee työyhteisössä noudatettavan viestintäpolitiikan ja rakentaa yhdessä henkilöstön kansa työpaikan viestintäkulttuuria. Erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa vaaditaan monipuolista viestintää myös työoloihin ja työhyvinvointiin liittyvistä asioista. Vaatimuksia asettaa asiantuntijatyöhön liittyvä luovuus ja omatoimisuus ja kriittisyys, Juholin korostaa. Työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden kehittäminen onnistuu parhaiten työyhteisössä, jossa käydään avointa ja monensuuntaista vuoropuhelua johdon, esimiesten ja henkilöstön välillä. Hyvin toimiva viestintä rakentuu luottamukseen, ja jokaisella työyhteisön jäsenellä on siinä oma vastuunsa. Viestinnän on oltava myös kiinteä osa työyhteisön hyvinvointiin ja turvallisuuteen tähtäävää toimintaa, esimerkiksi mukana alusta alkaen erilaisissa kehityshankkeissa. Hyviin tuloksiin päästään vasta, kun kaikki ovat tietoisia ja ymmärtävät, mitä työhyvinvointiin ja turvallisuuteen kuuluu ja mitä se edellyttää itse kultakin. Tämä puolestaan vaatii viestinnän lisäksi koulutusta, valmennusta ja harjoittelua. Työsuojeluhenkilöstöllä on monia erityistehtäviä asiantuntija- ja tietoperusteisten työorganisaatioiden viestinnässä. Heidän on pidettävä yllä työyhteisön tarvitsemia erilaisia tietokantoja, esimerkiksi lainsäädäntöön liittyviä määräyksiä, toimintaohjeita, tilastoja, käyttöturvallisuustiedotteita ja erilaista työhyvinvointiin liittyvää aineistoa. Viestintä kiinteä osa työhyvinvointi- ja turvallisuustoimintaa ja kehittämistä Työsuojeluhenkilöstön olisi osattava käyttää hyödyksi organisaation virallisia ja vapaamuotoisia viestintäkanavia ja foorumeita eli organisaatiossa muutenkin käytettäviä viestinnän keinoja, jotka tavoittavat mahdollisimman monet. Viestintä on suunniteltava alusta alkaen huolellisesti ja tavoitteellisesti. Työnjako, vastuut ja aikataulutus on määriteltävä yksityiskohtaisesti. Viestien tekninen perillemeno, ymmärrys ja vaikutukset tulee selvittää. Mappi hyllyssä tai ohje netissä eivät vielä luo turvallista työpaikkaa, Juholin toteaa. Työsuojeluhenkilöstöltä vaaditaan tulevaisuudessa entistä enemmän viestintäosaamista ja vaikuttamisen kykyä. Juholin kannustaa riittävien viestintätaitojen hankintaan ja jatkuvaan ylläpitoon. Tämä puolestaan vaatii viestinnän ja henkilöstöjohtamisen tiivistä yhteistyötä. Yritysjohdon ja työsuojeluhenkilöstön kannattaa käyttää hyödyksi työpaikan viestintä- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoiden osaamista. Heidän kanssaan kannattaa verkottua mahdollisimman hyvin. Usein yhdessä tekeminen tuottaa parhaan tuloksen myös työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden edistämisessä ja siihen liittyvässä viestinnässä. Työsuojeluhenkilöstöltä vaaditaan tulevaisuudessa entistä enemmän viestintäosaamista ja vaikuttamiskykyä. Työsuojeluasiantuntijoiden viestintätehtävät Ylimmän johdon avustaminen työoloihin sekä työhyvinvointiin ja työturvallisuuteen liittyvässä viestinnässä. Tiedon ja kokemusten vaihdanta työhyvinvointiin liittyvistä asioista esimiesten ja henkilöstön kanssa. Yhteistyö työpaikan viestintä- henkilöstön ja henkilöstöjohtamisen kanssa. Palautteen ja kokemusten keruu. Kokoukset, keskustelut ja palaverit työolojen ja työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden kehittämiseen liittyvistä asioista. Henkilöstön, erityisesti uusien työntekijöiden, opastus ja perehdyttäminen. Työhyvinvointiin ja työturvallisuuteen liittyvä viestintä. Kehittämishankkeisiin liittyvä viestintä. Viestintä ja vuorovaikutus sidosryhmien, yhteisöjen ja median yms. kanssa. Sosiaalisen median ja muun sähköisen viestinnän hyödyntäminen. 12 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Erilaisia viestintätekniikoita ja uusia toimintamalleja Arkinen työyhteisöviestintä on tyypillisimmillään tiedon ja kokemusten vaihdantaa, tietämyksen ja ymmärryksen luomista sekä asioiden pohdintaa työpaikan eri henkilöiden kesken. Spontaani, epävirallinen viestintä täydentää virallista. Tämä on tärkeä muistaa etenkin luovassa asiantuntija- ja tietotyössä. Työyhteisöviestintään käytettävät teknologiat ja menetelmät vaihtelevat työpaikkakohtaisesti tilanteiden ja olosuhteiden mukaan. Perinteisiä työyhteisöviestinnän välineitä ovat esimerkiksi opaskirjat, julisteet, kirjalliset tiedotteet, ilmoitustaulut, sähköpostiviestit, kokoukset, kurssit, kehityskeskustelut ja henkilöstölehti. Näille on edelleen tilausta. Työyhteisöissä paljon käytettyjä uusia viestinnän keinoja ovat esimerkiksi intranet, työpaikkakohtaiset kotisivut, tiedotteet ja uutisvideot, verkkopohjaiset yhteistyöalustat, blogit, Facebook, Linkedln, Twitter, Skype, videoneuvottelut sekä erilaiset pikaviestimet. Aineiston arkistoinnissa ja jakamisessa käytetään yhä useammin erilaisia pilvipalveluja. Sosiaalisen median, somen, merkitys työyhteisöviestinnässä kasvaa, ja yhä useampi omaksuu sen osaksi työtään. Sen rinnalla tarvitaan edelleen kuitenkin ihmisten välisiä kohtaamisia ja keskinäisviestintää, jossain määrin ja tilanteen mukaan myös painettua viestintää. Olen vahvasti sitä mieltä, että pelkkä sosiaalinen media ei riitä, vaan tarvitaan myös puhuttua viestintää ja henkilökohtaista vuorovaikutusta. Kirjalliset työohjeet ovat esimerkiksi edelleen tärkeitä, professori Juholin toteaa. On myös otettava huomioon, että kriittisellä hetkellä voi tulla sähkökatkos tai verkko kaatuu, joten kaikkea ei voi rakentaa verkon varaan. Jatkuva muutosten hallinta suuri haaste myös viestinnälle Kansainvälisyys ja monikulttuurisuus ja niihin liittyvä viestintä ovat tavallinen ympäristö etenkin tietoperusteiselle työlle. Kielitaitoa ja eri kulttuurien tuntemusta vaaditaan yhä enemmän. Työyhteisöviestinnän onkin oltava toisaalta suunnitelmallista ja ammattimaista, toisaalta vapaasti muotoutuvaa kulttuuria. Kaikkea ei voi eikä pidä yrittää hallita ja johtaa. Teksti ja puhe on kuitenkin aina pyrittävä muokkaamaan sellaiseen muotoon, että sisällön ymmärtää kerralla. Monikulttuurisissa työyhteisöissä tämä voi olla hyvin haastavaa. Jatkuva muutosten hallinta on suuri haaste myös viestinnälle. Hyvinvointia ja turvallisuutta korostava yrityskulttuuri syntyy Juholinin mukaan vain pätevällä henkilöstöjohtamisella ja vuorovaikutteisella yhteistyöllä. Työhyvinvointiin ja työturvallisuuteen liittyvässä viestinnässä kannattaa hyödyntää organisaatioiden viestintäammattilaisten ammattitaitoa. Työyhteisöviestinnän erilaisia menetelmiä Työhyvinvointiin liittyvässä viestinnässä voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia menetelmiä ja välineitä: Uudet: Verkkopohjaiset yhteistyöalustat Virtuaaliset verkkokokoukset Digitaaliset ryhmätyötilat Blogit, blogien väliset verkot Mobiilit viestintäverkot Sosiaalinen media Facebook Yammer Skype Twitter Linkedln Erilaiset muut pikaviestimet Muut tietoverkostot Perinteiset: Puhelinsoitot Sähköpostiviestit Intranet Tiedotteet verkon kautta Sisäinen tv-järjestelmä Tapaamiset, keskustelut, kahvittelut Kehityskeskustelut Yhteistyöpalaverit, tiimi- ja osastokokoukset Seminaarit, opastus ja koulutus, videoneuvottelut Kirjalliset tiedotteet Henkilöstölehti ja muut julkaisut. Työturvallisuuskeskus 13
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Erilaisia viestintätekniikoita ja uusia toimintamalleja Sosiaalinen media Sosiaalinen media mahdollistaa uudenlaisen, entistä avoimemman ja dialogisemman vuorovaikutuksen organisaation sisällä ja sidosryhmien välillä. Sosiaalinen media voidaan määritellä interaktiivisiksi verkkoalustoiksi, joiden kautta yksilöt ja yhteisöt jakavat, tuottavat ja muokkaavat käyttäjien tuottamaa sisältöä sekä keskustelevat siitä. Sosiaalinen media muuttaa työn tekemisen tapaa ja on yhä useammalle osa virtuaalista työympäristöä. Somen käyttö monissa työtehtävissä on luontevaa ja suositeltavaa erityisesti silloin, kun sen avulla voidaan tuottaa tai täydentää palveluja. Oikein käytettynä sosiaalinen media edistää työntekijöiden keskinäistä sekä palveluorganisaation ja sen asiakkaiden välistä vuorovaikutusta. Sosiaalisen median avulla voidaan myös edesauttaa käyttäjälähtöisten palveluiden tuottamista. Some voi toimia niin ikään foorumina työntekijöiden ammatilliseen verkostoitumiseen, työn ja osaamisen kehittämiseen sekä yhteistyökumppanien väliseen työskentelyyn. Käyttäjät tuottavat verkkoon sisältöjä yhteisöllisesti ja vuorovaikutuksellisesti. Tällöin palvelun tuottajan rooliksi jää pääasiassa toimivan järjestelmän ja infrastruktuurin ylläpitäminen. Sosiaalisen median palveluita voidaan luokitella eri tavoin, eivätkä ne ole mitenkään selvärajaisia. Some ammatilliseen verkostoitumiseen, kehittämiseen ja yhdessä työskentelyyn Tässä on yksi tapa luokitella sosiaalista mediaa: Yhteistuotanto (Wikipedia) Verkostoitumis- ja yhteisöpalvelut (Facebook, Linkedln) Video-ohjelmien jakamiseen keskittyvät alustat (YouTube, Vimeo) Blogit ja mikroblogit (erilaiset blogialustat ja Twitter) Virtuaalimaailmat (Second Life) Verkkokeskustelut (Suomi24). Sosiaalisen median voima perustuu sen sosiaaliseen, vuorovaikutteiseen ja osallistavaan luonteeseen. Yhteiskunnallinen vaikuttaminen sosiaalisessa mediassa edellyttää niiden henkilöiden tuntemista ja aktivoimista, joilla on runsaasti todellisia kontakteja ja jotka ovat verkostojen solmukohdissa. Sosiaalisen median hyödyntämistä suunniteltaessa ja kokonaisuutta rakennettaessa on hyvä kysyä, mitä ihmiset haluavat, mitä odotuksia heillä on, mihin muutoksiin he ovat valmiita, mitä välineitä heillä on käytettävissään ja kuinka paljon aikaa he voivat käyttää sosiaalisessa mediassa. Somen luonteeseen kuuluu jakaminen ja yhteisöllisyys. Työkalut mahdollistavat sen, että kuka tahansa ryhmään hyväksytty pääsee lukemaan ja muokkaamaan sisältöjä Sosiaalisen median yleistymisestä huolimatta organisaatiot eivät useinkaan vielä hyödynnä digitaalisen median vuorovaikutteisia, keskustelevia ominaisuuksia kovinkaan tehokkaasti. Edelleen tilanne on se, että vähemmistö on aktiivista ja enemmistö passiivista. Lähteitä lisää tietoa Palaute kuuluu kaikille. Ahonen, Risto & Lohtaja-Ahonen, Sirke. Infor 2011. Sosiaalinen media - poliittisen vaikuttamisen uusi voima. Auvinen, Ari-Matti. Suomen Toivo -ajatuspaja 2016. Työyhteisöviestinnän uusi agenda TYVI 2010. Juholin, Elisa. Raportti I. Haaga-Helia 2006. Työyhteisöviestinnän uusi agenda TYVI 2010. Juholin, Elisa. Raportti II. Haaga-Helia 2007. Viestinnän vallankumous löydä uusi työyhteisöviestintä. Juholin, Elisa. WSOYpro 2008. Otteita verkosta: verkon ja sosiaalisen median tutkimusmenetelmät. Laaksonen, Salla-Maaria, Matikainen, Janne & Tikka, Minttu. Vastapaino 2013. Sosiaalisen ja perinteisen median rajalla. Matikainen, Janne. Tutkimusraportteja 3/2009. Viestinnän tutkimuskeskus CRC, Helsingin yliopisto 2009. Sosiaalisen median työkäyttö - työsuojelunäkökulma -digijulkaisu. Harjanne Kerttuli, Kiiskinen Janne, Lehtoranta Tanja, Rauramo Päivi, Schrooten Heidi. Työturvallisuuskeskus 2014. Digitaalinen johtaminen. Syvänen, S., Tikkamäki, K., Loppela, S., Tappura, A., Kasvio, A. & Toikko, T. Tampere University Press 2015. 14 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisö viestii: Accenture Johto pitää koko henkilöstön ajan tasalla organisaation tilasta ja muutoksista Accenturessa. Yhdessä tekeminen ja hyvä vurovaikutus ovat kaiken toiminnan lähtökohta. Saumaton yhteistyö ja viestintä menestyksen perusta Accenturen työyhteisökulttuuri suosii hyvää yhteistyötä, vastuullisuutta ja toisten auttamista. Saumaton tiimityö, tiedon jakaminen kollegojen kanssa sekä avoin viestintä johdon ja henkilöstön välillä ovat menestyksemme perusta nyt ja tulevaisuudessa, sanoo Accenturen toimitusjohtaja Frank Korsström. Kysyvä ei tieltä eksy, kuten sanonta kuuluu. Meillä apua saa, kun sitä pyytää. Asiantuntijatehtävissä työskentelevät työntekijät arvostavat, että johto pitää koko henkilöstön ajan tasalla organisaation tilasta ja muutoksista. Matala organisaatio, tiimimäinen työskentelytapa ja nykyaikaiset viestintäkanavat sopivat hyvin asiantuntijavaltaiseen organisaatioon. Pyrimme jatkuvaan dialogiin. Viestinnällä on erittäin tärkeä rooli sekä johtamisessa että henkilöstöhallinnossa, painottaa Accenturen viestintäjohtaja Reeta Kaukiainen. Suuri osa Accenturen henkilöstöstä tekee liikkeenjohdon kehittämiseen ja tietotekniikkaan liittyvää asiantuntijatyötä, monet asiakkaiden tiloissa. Accenture korostaa Kaukiaisen mukaan viestinnässään erityisesti yhteisöllisyyttä ja monisuuntaisuutta. Yhdessä tekeminen ja hyvä vuorovaikutus ovat lähtökohtia kaikessa toiminnassa, myös viestinnässä. Nykymaailmassa ei pärjää ilman monipuolista ja monikanavaista viestintää. On käytettävä erilaisia lähestymistapoja eri tilanteissa tarvitaan hyvää esimiestoimintaa, yhteisiä palavereita ja tapahtumia mutta myös laajaa joukkoviestintää esimerkiksi verkon kautta. Työturvallisuuskeskus 15
Työyhteisö viestii: Accenture Vuorovaikutus viestinnän keskiössä Asiantuntevien ja korkeasti koulutettujen ihmisten johtaminen edellyttää avointa viestintää ja jatkuvaa vuoropuhelua. Näin Accenturessakin, jonka henkilöstöstä suurin osa on akateemisesti koulutettuja. Ihmiset haluavat tietää, missä ollaan ja minne mennään, korostaa henkilöstöjohtaja Anu Tuomolin. Accenturen asiantuntijat tekevät töitä pääasiassa erilaisissa projekteissa. Suuri osa työntekijöistä tekee työtään asiakkaan tiloissa. Meillä lähtökohtana on, että kukin kantaa vastuun omasta työstään, toimii tiiminsä hyväksi ja tukee tarvittaessa muita. Viestinnällä on erittäin tärkeä rooli johtamisessa ja projektien läpiviennissä. Haluamme, että koko henkilöstö osallistuu viestintään ja on siinä aktiivisesti mukana. Kannustamme kysymään ja antamaan palautetta. Hyvin toimiva viestintä on Tuomolinin mielestä työmotivaation ja tuloksellisuuden kannalta avainasemassa. Esimiesten tehtävänä on jakaa tietoa ylhäältä alaspäin, mutta yhtä tärkeää on myös tiedon välittäminen alhaalta ylöspäin. Viime vuosina Accenturen henkilöstöasioiden hoidossa ja siihen liittyvässä viestinnässä ovat korostuneet myös työhyvinvointiin liittyvät asiat. Olemme halunneet yhdessä luoda työkulttuurin, jonka perustana on työhyvinvointi. Se on nykyisin kiinteä osa johtamista, mutta myös osa kaikkea päivittäistä työntekoa ja itsensä kehittämistä. Työhyvinvoinnin näkökulmasta esimiehet ovat Accenturessa omien alaistensa lähimpiä valmentajia ja kehittäjiä. Pääpaino on vahvuuksissa ja ongelmien ehkäisyssä. Esimiehille on toki annettu myös työkaluja, joilla he voivat varmistaa omien tiimiläistensä osaamisen ja työssä selviytymisen. Heidän on nopeasti tunnistettava mahdolliset ongelmat ja reagoitava niihin. Nykyaikaisia viestintätapoja Accenture käyttää työyhteisöviestinnässään monia nykyaikaisia viestintätekniikoita. Keskeisiä viestintäkanavia ovat intranet, Yammer ja sähköposti. Verkko on meillä kaikkien perustyökalu. Sisäinen viestintä on siirtynyt sähköiseen muotoon, kertoo Accenturen viestintäjohtaja Reeta Kaukiainen. Accenturen asiantuntijat hallitsevat jo työnsäkin puolesta nykyaikaiseen tietotekniikkaan perustuvat viestintävälineet ja -kanavat hyvin. Toki sähköisen viestinnän lisäksi meillä tapahtuu paljon myös henkilökohtaista viestintää erilaisissa kokouksissa ja tapahtumissa. Työhyvinvointiin liittyvä sisäinen viestintä on henkilöstöhallinnon edustajien sekä osastojen esimiesten ja tiiminvetäjien vastuulla. Työhyvinvointiin liittyviä asioita on viime vuosina käsitelty entistä enemmän myös projektiryhmien ja tiimien tilaisuuksissa. Myös koko henkilöstölle tarkoitetuissa tilaisuuksissa työhyvinvointi on nykyisin esillä säännöllisesti muun muassa toimitusjohtajan ja henkilöstöjohtajan puheenvuoroissa. Johtajat ovat panneet itsensä peliin myös blogeissa ja videoissa. Anu Tuomolin, henkilöstöjohtaja, Accenture Reeta Kaukiainen, viestintäjohtaja, Accenture Rina Sirén, työhyvinvointiasiantuntija, Accenture 16 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisö viestii: Accenture Työhyvinvointiasiantuntijoiden näkyvä jalkatyö on niin ikään tärkeää. Työhyvinvointiviestintään Accenturen eri yksiköissä on ollut jo pitkään myös vapaaehtoisia yhteyshenkilöitä. Virallista työyhteisöviestintää täydentää kerhojen ja työhyvinvointiohjelman tilaisuuksissa tapahtuva epävirallinen ja epämuodollinen viestintä. Pyrimme monin eri tavoin innostamaan ja kannustamaan koko henkilöstöä pitämään huolta itse itsestään, Kaukiainen toteaa. Kehityskeskusteluista luovuttu Maailmanlaajuinen konsultointiyritys Accenture on luopunut perinteisistä kehityskeskusteluista. Niitä käytiin esimiesten ja alaisten välillä ennen yleensä kerran vuodessa. Olemme siirtyneet näistä vuosittaisista aika tehottomiksi havaituista kehityskeskusteluista jatkuvaan keskusteluun, jossa katse on tulevaisuudessa ja vahvuuksien hyödyntämisessä, kertoo henkilöstöjohtaja Tuomolin. Accenturen uudessa Performance Achievement -mallissa panostetaan valmentavaan, suoraan ja tosiaikaiseen palautteeseen. Pohjana keskustelulle on kunkin työntekijän täyttämä henkilökohtainen kysely. Se on vahvuusanalyysi, joka kartoittaa työntekijän työssä onnistumista 180 väittämällä. Vastaukset käydään esimiehen kanssa keskusteluissa läpi. Jokaisella on valta ja vastuu oman, tiimin ja liiketoiminnan suorituksen kehittämisestä. Henkilökohtainen ihmisten hyvinvoinnin ja suorituksen seuranta sekä yksilöllisen palautteen antaminen ovat Tuomolinin mukaan oleellisen tärkeä osa Accenturen työhyvinvointikulttuuria. Ihmiset kohdataan yksilöinä. Heidän vahvuuksiaan ja urapolkua pyritään viemään eteenpäin, Tuomolin korostaa. Henkilöstön hyvinvointi toimintojen ytimessä Accenture on panostanut viime vuosien aikana Suomessa voimakkaasti henkilöstönsä kokonaisvaltaiseen hyvinvointiin. Aloite työhyvinvointiprojektiin lähti johdon edustajilta jo kymmenkunta vuotta sitten. Tavoitteena on innostaa ja auttaa accenturelaisia huolehtimaan omasta hyvinvoinnistaan. Yksilöllisesti räätälöityjen ohjelmien avulla haluamme antaa henkilöstölle valmiudet itsensä johtamiseen ja kehittämiseen, Accenturen työhyvinvointiasiantuntija Rina Sirén kertoo. Hyvinvointiohjelmassa on mukana jo yli puolet accenturelaisista. Pyrimme kehittämään sekä fyysistä että psyykkistä hyvinvointia. Autamme jokaista löytämään sopivat ratkaisut esimerkiksi liikuntaan, terveelliseen ravintoon ja riittävään lepoon. Hyvinvointiohjelma on työntekijöiden itse itselleen rakentama, Suomessa kehitetty toimintamalli. MyWellbeing-ohjelma perustuu vapaaehtoisuuteen. Kukin voi vaikuttaa elämäntapamuutoksensa sisältöön ja tavoitteisiin omista lähtökohdistaan. Tämä on innostanut osallistumaan ja pitämään huolta itsestään. Työhyvinvointia pyritään Accenturessa parantamaan myös tiimi- ja osastotasolla. Vuorovaikutteinen, valmentava johtaminen ja esimiestoiminta ovat tässä lähtökohtana. Monia eri viestintäkanavia Accenture käyttää työyhteisöviestinnässään monia eri viestintäkanavia ja -tekniikoita: Uusien työntekijöiden perehdytys Koko henkilöstölle tarkoitetut tapahtumat ja tilaisuudet Tiimien, projektiryhmien ja muiden yksiköiden tapahtumat ja kokoukset Toimitusjohtajan katsaus neljännesvuosittain, mukana myös työhyvinvointiasioita Toimitusjohtajan verkkokirjeet Sisäinen uutiskirje Yammer Henkilöstöhallinnon intranetsivut Henkilöstöhallinnon tiedotteet ja uutiskirjeet Verkkopohjaiset ryhmätyövälineet, wikit ja blogit Eri yksiköiden omat tiedotteet, uutiskirjeet ja intranet-sivut Videoneuvottelut ja konferenssipuhelut, Skype Performance Achievement -keskustelut Henkilöstöhallinnon edustajien puheenvuorot eri tilaisuuksissa Henkilöstöhallinnon suora yksikkökohtainen viestintä Työhyvinvointiohjelman omat verkkosivut ja sähköpostitiedotteet Työhyvinvointikyselyjen ja -mittausten palaute Aloitteet Työterveyshuollon ja työhyvinvointiohjelman henkilökohtainen palaute Työturvallisuuskeskus 17