Johdanto yrityksen viestintään. Päivi Maijanen-Kyläheiko

Transkriptio

1 Johdanto yrityksen viestintään Päivi Maijanen-Kyläheiko

2 Viestinnän strateginen merkitys!

3 Mitä viestintä on? Viestintä on vuorovaikutusta, merkitysten välittämistä ja tulkitsemista. Merkitys syntyy vasta kun viestin vastaanottaja sen tulkitsee.

4 Mitä yrityksen viestintä on? Yrityksen viestintä tarkoittaa kaikkea yrityksessä tapahtuvaa viestintää, sekä sisäistä työyhteisöviestintää että yrityksestä ulospäin tapahtuvaa viestintää Viestinnän tehtävä on edistää yrityksen kilpailukykyä

5 Viestintäkulttuuri Viestintä on olennainen osa yrityskulttuuria: se miten yrityksessä viestitään, kertoo paljon sen organisaatiokulttuurista (arvot, uskomukset, rutiinit) Viestintäkulttuuri polkuriippuvaista eli hitaasti ja vaikeasti muutettavissa

6 Viestinnän tehtävät Yrityksen sisäinen viestintä: Työviestintä Organisaation strategiaan/tavoitteisiin sitouttaminen Yhteisöllisyyden luominen Yrityskuvan rakentaminen Muutoksen hallinta - Yrityksestä ulospäin suuntautuva viestintä: - Markkinointi - Yrityskuvan rakentaminen - Asiakas- ja sidosryhmäviestintä - Muutosten aistiminen

7 Yrityksen viestinnän jaotteluja Virallinen epävirallinen/spontaani Vertikaalinen horisontaalinen Sisäinen ulkoinen

8 Yrityksen viestinnän tehtävät Markkinointi Tiedonkulusta huolehtiminen Ulkoinen luotaus: heikkojen signaalien tunnistaminen ja analyysi päätöksentekoa ja toimenpiteitä varten Yrityksen vaikuttaminen ympäristöönsä YRITYSKUVA IMAGO Ympäristön vaikuttaminen yritykseen Profilointi: yrityksen tavoittelema kuva Kuuntelu ja vuoropuhelu henkilöstö- ja sidosryhmien kanssa Sisäinen luotaus: kohdistuu henkilöstöön ja yhteistyökumppaneihin, esim. työilmapiirin seuraaminen (Juholin, 2004, 40)

9 Yritysmaailman muutosvoimat GLOBALISAATIO SOSIAALINEN MEDIA VIESTINTÄ OSA TYÖHYVINVOINTIA MEDIAKULUTUKSEN MUUTOKSET Oy Yritys Ab ASIAKKAIDEN ODOTUKSET BRÄNDITIETOISUUS TYÖNTEKIJÖIDEN ODOTUKSET VERKOTTUMINEN & KUMPPANUUS IHMISTEN ARVOMAAILMAN MUUTOKSET TYÖELÄMÄN RAKENNEMUUTOKSET LÄPINÄKYVYYDEN VAATIMUS

10 Viestinnällä parempaa muutoskykyä Liiketoimintaympäristön muutos kiihtyy -> viestinnän merkitys kasvaa kilpailuedun saavuttamisessa kilpailuedun säilyttäminen edellyttää yritykseltä ja organisaatiolta kykyä aistia ympäristön muutoksia (kanavat auki!) ja kykyä muutokseen muutos edellyttää jatkuvaa oppimista = kykyä omaksua uutta tietoa ja käyttää sitä innovoivasti esim. luomalla uusia toimintatapoja uusien toimintatapojen ja uuden osaamisen oppiminen edellyttää tiedon ja osaamisen jakamista eli viestintää

11 Tavoitteellinen viestintä - Viestintästrategia muodostuu niistä määrittelyistä, valinnoista ja tavoitteista, joita soveltamalla ja toteuttamalla yhteisö menestyy nyt ja tulevaisuudessa hyödyntämällä viestintäresurssiaan mahdollisimman hyvin (Juholin 2004, 52) - Päähuomio tulevaisuudessa - Viestintästrategia määrittelee peruslinjat ja painopisteet, joilla edesautetaan yrityksen strategisten tavoitteiden toteuttamista

12 Viestinnän suunnittelun tasot Yrityksen VISIO Strategiat Yrityksen elämäntehtävä Arvot Viestinnän perusmäärittely: mitä viestintä on omassa yhteisössä Viestintästrategia -Strategiset tavoitteet -Odotetut tulokset -Mittarit -Painopistealueet Viestintäsuunnitelma: - Toimenpiteet, projektit ja kampanjat - Toimintaohjeet - Ajoitus - Vastuut ja budjetointi Seuranta ja arviointi

13 Muutosviestintä vaikea laji! Muutoksessa tiedon ja viestinnän tarve kasvaa ihmiset haluavat tietää!! Muutos herättää organisaatiossa aina hämmennystä ja epävarmuutta, koska muutoskitka on organisaatiokulttuurin luontainen ominaisuus

14 Muutosviestintä Muutosviestinnällä motivoidaan ja sitoutetaan, tehdään muutos ymmärrettäväksi ja hyväksytyksi Johdon rooli keskeinen johdon viestinnän sisällöt ja tyyli vaikuttavat siihen, miten henkilöstö ja muut sidosryhmät ymmärtävät asian Väärinymmärryksen vaara vaanii aina: epäonnistunut viestintä antaa tilaa epäluuloille ja uhkakuville

15 Miten kertoa muutoksesta? perustele muutos, kerro taustat ja vaikutukset!!! Viestinnän oltava uskottavaa, johdonmukaista, jatkuvaa, vuorovaikutteista ja oikein ajoitettua!

16 Miten kertoa muutoksesta? Muutosviestintä on monikanavaista, mutta vaatii tavallista enemmän kasvokkain tapahtuvaa viestintää kuin arkipäivän rutiiniviestintä (Juholin 2004, 250): Johdon tiedotus- ja keskustelutilaisuudet Yksikkö- ja osastopalaverit Yleiset kehittämis- ja keskustelutilaisuudet Focus-ryhmät, joissa keskitytään ongelmanratkaisuun Esimies-alaiskeskustelut Kehityskeskustelut Seminaarit ja koulutustilaisuudet Vapaamuotoiset tapaamiset Sähköisen viestinnän etuna on nopeus intranet, sähköpostit, tekstiviestit

17 Muutosviestinnän ABC Kun suunnittelet, muista: Mieti, mistä muutoksessa on kyse? Määrittele viestinnän periaatteet eli perusviesti ja tavoite Yhteistyö- ja kohderyhmät viestin sisältö kohderyhmittäin Keinot ja kanavat kohderyhmittäin Vastuut, resurssit ja aikataulu Seuranta ja palaute Nopean reagoinnin keinot, korjaavat toimenpiteet Tavallisimpia kohderyhmiä: henkilöstö, yrityksen omistajat, asiakkaat, yhteistyökumppanit, viranomaiset, yhteiskunnan ja kyseisen alan päättäjät, media, järjestöt ja liitot

18 Kirjallisuutta Juholin, Elisa (2004): Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Helsinki: Inforviestintä. Koskimies, Riitta (2002): Asiantuntijan esiintymistaito. Helsinki: Finn Lectura. Miettinen, Sami & Torkki, Juhana (2008): Neuvotteluvalta. Miten tulen huippuneuvottelijaksi? Helsinki: WSOY. Sydänmaanlakka, P. (2009). Jatkuva uudistuminen. Luovuuden ja innovatiivisuuden johtaminen. Helsinki: Talentum Torkki, Juhana (2006): Puhevalta. Helsinki: Otava. Åberg, Leif (2000): Viestinnän johtaminen. Helsinki: Inforviestintä. Verkkomateriaalia: