Omistajanvaihdos mittaristo - OVM Tarjouspyyntö Kokkolassa 21.6.2012 Kynnysarvon alittava hankinta 1. Taustatiedot Kokkolanseudun Kehitys Oy on Kokkolan seudun kuntien omistama kehitysyhtiö. KOSEKin tehtävänä on kehittää yritysten ja yhteisöjen toimintaedellytyksiä alueella, edistää kuntien ja talouselämän keskinäistä yhteistoimintaa sekä valvoa seutukunnan etua ulkopuolisen rahoituksen ja resurssien hankinnassa sekä aluemarkkinoinnissa. Lisätietoja KOSEKista löytyy kotisivuiltamme www.kosek.fi. KOSEK:issa toteutettiin vuonna 2006-2008 Euroopan sosiaalirahaston art. 6 rahoittama projekti, jonka tavoitteena oli kehittää prosessikaavio jolla pystyttäisiin turvaamaan onnistunut omistajan- sekä sukupolvenvaihdos yrityksissä (Sten & Oikarinen; Reino project working paper no.3; Process flowchart for business transfers). KOSEK:issa on järjestetty omistajanvaihdospalvelu (NETIA) pohjautuen tähän prosessikaavioon. Omistajanvaihdospalvelun tukemiseksi on muodostettu omistajanvaihdosasiantuntijarengas koostuen mm. laki-, vero-, rahoitus-, mentorointi-, vakuutus- ja konsultointi alan asiantuntijoista. 2. KOSEKin omistajanvaihdospalvelun kuvaus 1. Tiedostaminen - palveluntarjoajan tavoitteena saada mahdollisimman moni nykyinen ja tuleva omistaja ajattelemaan tulevaisuutta - alustava ajatus siitä, mitä mahdolliset tulevat muutokset tuovat tullessaan - ihannetapauksessa luopuvat omistajat tiedostavat asian n. 10 vuotta ennen arvioitua eläkeikää 2. Oppiminen - kehitetään suunnitelmia, jotka ovat valmiita toteutettavaksi seuraavassa vaiheessa - aluksi mukana vanha ja tuleva omistaja - päätös sukupolvenvaihdoksesta / omistajavaihdoksesta / toiminnan lopettamisesta => luopumissuunnitelma / haltuunottosuunnitelma - yleinen organisaation strategia ja toimintasuunnitelma on hyvä päiväiittä samalla
3. Toiminta - edellisen vaiheen aikana luotujen suunnitelmien toteutus - luopumissuunnitelman / haltuunottosuunnitelman toimeenpano - paperit, sopimukset omistuksen ja johtajuuden siirtyminen - tiedotus muille sidosryhmille, tiedotussuunnitelma 4. Liiketoiminnan kehittäminen - muutoksen pitäisi olla toetutunut, uusi yrittäjä johdossa, vanha poistunut tai muussa roolissa - keskitytään liiketoiminnan kehittämiseen = > tarvitaan uusia asiantuntijoita, palveluntarjoajan rooli muuttuu - tärkeä vaihe, jossa uutta yrittäjää ei saisi jättää heti vaihdoksen tapahduttua omilleen vaan hänelle olisi syytä tarjota tukea toiminnan kehittämisessä - väistyvän yrittäjän tukeminen 1 Tiedostaminen 2 Oppiminen 3 Toiminta 4 Liiketoiminnan kehittäminen Palveluntarjoaja Asiantuntijat
3. Hankinnan kohde Tarkoituksena on luoda selkeä mittaristo, jonka avulla on mahdollista havainnollistaa asiantuntijoiden käytön vaikutukset omistajanvaihdosprosessiin. Mittariston on tarkoitus toimia analysointi- ja tiedonkeruu työkaluna. Mittaristo, siihen liittyvät kysymykset ja tutkimusongelmat asetetaan vastaamaan vaihdosprosessin palvelukaaviota. Mittariston tulisi osoittaa laadulliset vaikutukset omistajanvaihdoksissa, joissa on hyödynnetty eri alojen asiantuntijoiden apua ja palveluita. Mittariston yksi tärkeimmistä tehtävistä tulisikin olla tiedon kerääminen asiakkaiden, asiantuntijoiden ja palveluntarjoajien odotusten välisestä kuilusta: 1. Minkälaisia odotuksia yrittäjällä on KOSEKin palvelua kohtaan ja kuinka me siihen vastataan 2. Mitä odotuksia yrittäjällä yksittäistä asiantuntijaa kohtaan ja kuinka niihin vastataan 3. Asiantuntijan näkemys yrittäjälle tarjoamastaan palvelusta Mittariston avulla kerätty tieto tulee tukemaan KOSEKin asiakkuudenhallintajärjestelmän sekä palveluprosessien kehittämistä. Näiden työkalujen avulla pyritään varmistamaan omistajanvaihdosprosessien etenemistä. Tavoitteena on, että kykenemme entistä paremmin varmistamaan, että yritys saa juuri oikeaa asiantuntija apua oikeaan aikaan. Analysoinnin avulla pystymme myös havaitsemaan omistajanvaihdosasiantuntijarenkaan pullonkaulat ja korjaamaan tilanteet mm. asiantuntijoille kohdistetuin koulutuksin ja kohdistamalla oikein suunnattuja tukitoimia omistajanvaihdosprosessin sitä eniten tarvitseviin vaiheisiin. Mittaristosta on tarkoitus rakentaa koko prosessin läpileikkaava arviointimalli joka jatkossa voisi toimia valtakunnallisena ohjeistuksena vaikuttavuuden arvioinnissa. Toteutuksen tulee sisältää: 1. Mittariston ja sen kysymysten koostaminen prosessimallin pohjalta 2. Pilottikysely rajatulle kohderyhmälle ja tulosten alustava analysointi 3. Mittariston toimivuuden ja monistettavuuden tarkistus 4. Valmiin mittariston toimitus 5. Kehitysehdotuksia palvelun kehittämiseksi
Tarjouksen tulee sisältää: kokonaishinta (alv. 0) aikataulutettu työsuunnitelma mittariston laatimiseksi sekä hinta-arvio työvaiheittain 1-5 arvio eri vaiheiden toteutukseen käytettävästä tuntimäärästä 4 tapaamista tilaajan kanssa Kokkolassa tarjouksen voimassaoloaika Osatarjouksia ei hyväksytä 4. Tärkeimmät sopimusehdot Toimitusehdot Valmis mittaristo toimitetaan tilaajalle viimeistään 31.1.2013 Maksuehto 50% 2.vaiheen valmistuttua, 50% (100%) kun hankinta toimitettu kokonaisuudessaan. 14 päivää netto Takuuehdot - Muut - 5. Tarjoukseen liitettävät liitteet ja selvitykset Kaupparekisteriote Selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin Verovelkatodistus Selvityksiä ei tarvitse liittää tarjoukseen. Hankintayksikkö pyytää erikseen tarjousvertailussa menestyneitä tarjoajia toimittamaan yllämainitut selvitykset 6. Tarjouksen valintaperusteet ja niiden painoarvot Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaan. Arviointikriteerien suhteellinen painoarvo on annettu prosentein. hinta 30% aikaisempi kokemus vastaavista toimeksiannoista 20% toimitusvarmuus 20% tutkimuskohteena olevan talousalueen tuntemus 10% avainhenkilöiden asiantuntemus 20%
7. Tarjousten jättäminen Hankintatunnuksella (OVM-projekti) merkityt sitovat tarjoukset tulee toimittaa 13.7.2012 klo. 16:00 mennessä osoitteeseen: Kokkolanseudun kehitys Oy / OVM-projekti Ristirannankatu 1 67100 KOKKOLA Hankintayksikkö pidättää itselleen oikeuden jakaa hankinta sekä oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.8.2012 saakka. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on ne esitettävä erillisellä liitteellä ja tästä on tarjouksessa mainittava erikseen. Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee lähettää sähköpostitse 2.7.2012 klo. 16:00 mennessä osoitteeseen michal.bazia@kosek.fi. Vastaukset kysymyksiin lähetetään kaikille tarjouskilpailuun osallistuville 6.7.2012 klo. 16:00 mennessä. Mikäli Teillä ei ole kysyttävää, mutta aiotte osallistua tarjouskilpailuun, ilmoittakaa yhteystietonne vastausten lähettämistä varten. Hankintapäätös tehdään 20.7.2012 mennessä. Ilmoitus tarjouskilpailun voittaneesta lähetetään kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille. Toimeksiannosta laaditaan erillinen sopimus tarjouskilpailun perusteella valitun organisaation kanssa. Tarjouspyynnön laatija: Michal Bazia Projektipäällikkö Projektchef KOSEK Ristirannankatu 1 / Ristrandsgatan 1 67100 Kokkola / Karleby +358 (0) 44 7809 918