Hankittava palvelu markkinaselvitysmatka USA, lokakuu / marraskuu 2014

Transkriptio

1 Diaarinumero Päiväys TARJOUSPYYNTÖ Tausta palvelee Lappeenrannan seudun yrittäjiä, yrityksiä ja matkailijoita sekä kehittää alueen toimintaympäristöä ja kilpailukykyä. Tavoitteenamme on saada Lappeenrannan seudulle uudistuvaa liiketoimintaa ja lisätä alueemme vetovoimaisuutta. Hankinta liittyy Green Innovation Competition 2014 kilpailuun. Kilpailun järjestivät Wirma Lappeenranta Oy, Lureco Oy ja Lappeenrannan teknillinen yliopisto LUT. Green Innovation kilpailuun osallistui 38 keksintöä Euroopasta, Afrikasta ja Aasiasta. Green Innovation 2014 kilpailun voittaja julkistettiin Lappeenrannassa järjestetyssä tapahtumassa. Viiden finalistin joukosta voittajaksi nousi venäläisen yrityksen orgaanisen jätteen hyödyntämistä tehostava teknologia. Kilpailun pääpalkintona oli markkinaselvitysmatka Amerikkaan. hakee nyt yhteistyökumppania toteuttamaan markkinaselvitysmatkan USA:han. Hankittava palvelu markkinaselvitysmatka USA, lokakuu / marraskuu 2014 Hankittava palvelu on kilpailun pääpalkintona olleen USA:aan tehtävän markkinaselvitysmatkan toteuttamiseen liittyvät palvelut. Hankittava palvelu sisältää mm. seuraavia elementtejä: Tarvekartoitus: mukaan lähtevälle yritykselle tehdään tarvekartoitus, jonka pohjalta ohjelma lopullisesti rakentuu ja tarkentuu (kartoitus toteutetaan puhelimitse ja dokumentoidaan kirjallisesti) o Matkan tavoitteena on mm. antaa voittajalle hyvä kuva mahdollisuuksista päästä USA:n vihreän teknologian markkinoille, sen monimuotoisuudesta sekä haasteista Matkaohjelman laadinta ja täytäntöönpano (kesto 5 päivää, joista 2 matkapäiviä) Matkaohjelmaan sisältyy o tapaamiset potentiaalisten rahoittajien kanssa

2 2 / 5 o tapaamiset potentiaalisten asiakkaiden / yhteistyökumppaneiden kanssa Matkajärjestelyt kohteeseen/kohteisiin ja matkan täytäntöönpano Vaatimukset Tarjouksessa tulee esittää työsuunnitelma, johon tulee sisältyä hankittavan palvelun lisäksi seuraavat tapaamiset toimeksiantajan kanssa. käynnistyskokous ja tarvekartoitus (maanantai 8. syyskuuta, skype tai face-to-face) matkaohjelman esittely ja hyväksyntä tilaajalle (maanantai 22. syyskuuta, skype tai face-to-face) muu raportointi sovitaan tilauksen yhteydessä Hinnat ja arvo Tarjouksessa tulee ilmoittaa arvonlisäveroton kokonaishinta ja arvonlisäveroprosentti. Kokonaishinnan tulee sisältää kaikki kustannukset kuten henkilöstö-, matka-, päiväraha-, materiaali-, tila-, kone-, laite-, ym. kustannukset. Hinnat tulee olla eriteltyinä (a-e + alv ). Muita kuin tarjoukseen esiteltyjä kulueriä ei voi laskuttaa. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Katso kohta Hinnat ja arvo. Alihankkijat Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät alihankkijat. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Hankintamenettely Hankinta on kokonaisarvoltaan kansallisen kynnysarvon alittava hankinta ja hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Palvelun tuottajilta saatujen tarjousten arviointi ja tämän pohjalta tehtävät valinnat suoritetaan :ssä. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan tarjouksen tekijöille sähköpostilla ja yhtiön www-sivuilla mahdollisimman pian tarjouskilpailun päätyttyä. Tarjouskilpailusta suljetaan pois esim. seuraavat tarjoukset: tarjous on saapunut liian myöhään tarjous on vajavainen tai virheellinen tai ei muutoin vastaa tarjouspyyntöä tarjoajalla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tarjoaja on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tarjoaja on konkurssissa, keskeyttänyt liiketoimintansa, asetettu selvitystilaan tai tarjoajalle on vahvistettu velkajärjestely vireillä on tarjoajaa koskeva konkurssi- tai velkajärjestelymenettely, velkasaneerausohjelman vahvistamismenettely tai hakemus yhtiön purkamiseksi Tarjoajan kelpoisuus Ennen tarjousten käsittelyä arvioidaan tarjoajien tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseen. Tarjoajien kelpoisuustarkistus tehdään tarjouksen sisällön ja sen liitteiden perusteella.

3 3 / 5 Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee (sijoittautumismaa), voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajalla tulee olla kokemusta vähintään kahdesta vastaavantyyppisestä toimituksesta. Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot: Tarjouspyynnön diaarinumero Tarjoajan tiedot (nimi, y-tunnus/ henkilötunnus, yhteystiedot, osaaminen ja alan asiantuntemus) Selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisen rekisteriin Kaupparekisteriote Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten maksujen suorittamisesta Ehdotus tarjottavan palvelun sisällöstä, toteutussuunnitelma ja toimitusaikataulu Tarjoajan kokemus ja referenssit vastaavien palvelukokonaisuuksien järjestämisestä, vastaavan kokemuksen puuttuminen on peruste tarjouksen hylkäämiselle Palvelun hinta (eriteltyinä kohdat a-e) (+ alv %) (katso kohta Hinnat ja arvo) Muulla tavalla tehtyä tarjousta ei oteta huomioon. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Muilta osin noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009). Huomioikaa myös, että mikäli tarjouksia ja tarjousasiakirjoja ei ole luokiteltu tarjoajan johdosta luottamukselliseksi, ne voidaan edelleen lähettää sähköisesti niitä kysyville. Tarjousten arviointi- ja valintaperusteet Hankintapäätös tehdään tarjousten kokonaistaloudellisen arvioinnin pohjalta. Tarjousten arvioinnissa hankintakriteerit ja kriteerien painoarvot ovat seuraavat Arviointikriteerit painoarvo % 1 Hinta 40 Palveluntarjoajan referenssit, asiantuntemus ja kokemus vastaavan 2 tyyppisistä toimituksista 30 3 Tarjotun matkaohjelman monipuolisuus ja laatu 30 Yhteensä 100 Tarjouksista hyväksytään tarjousvertailun arviointikriteereihin perustuen kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjousten valinnassa noudatetaan Lappeenrannan kaupungin hankintaohjeita.

4 4 / 5 1. Kokonaishinta (alv 0 %) hankittavalle palvelulle (painoarvo 40 %) Kokonaishinta määritellään seuraavasti: a) matkaohjelman laadinta ja täytäntöönpano (kesto 5 päivää, joista 2 matkustuspäiviä) tarpeiden pohjalta xxxx b) voittajan (1 hlö) matkajärjestelyt matkustuskuluineen kohteeseen/kohteisiin (Ekaterinburg, Venäjä USA - Ekaterinburg, Venäjä) kokonaisuudessaan ja matkan täytäntöönpano xxxx c) a + b = kokonaishinta Lisäksi pyydetään seuraavat hinnat: d) mahdollinen matkan isännöinti matkan aikana xxxx e) tuntihinta mahdollisille lisätöille aiheeseen liittyen xx. Hintapisteiden kaava: halvin tarjottu hinta (c + d) / ao tarjouksen hinta (c + d) x maksimipisteet = saatu pistemäärä Hintojen esittämiseen liittyvillä vaatimuksilla ja ehdoilla tavoitellaan tarjousten yhteismitallisuutta ja vertailukelpoisuutta. Muita kuin tarjoukseen esiteltyjä kulueriä ei voi laskuttaa. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Mahdolliset muut kustannukset ja arvonlisäveroprosentti on eriteltävä. 2. Palveluntarjoajan referenssit, asiantuntemus ja kokemus vastaavantyyppisistä toimituksista (painoarvo 30 %) Palveluntuottajan asiantuntemus sekä referenssit vastaavien palveluiden osalta Palveluntuottajan referenssiselvitykseen tulee sisältyä tieto toteutuneista palveluista. Minimikelpoisuutena palveluntuottajalla tulee olla kokemusta vähintään kahdesta vastaavantyyppisestä toimituksesta. Tästä ylimenevä osuus huomioidaan tarjousten arvioinnissa. Palveluntuottajan selvityksestä liittyen asiantuntemukseen tulee antaa toteumaperusteinen esimerkki / esimerkkejä Tilaajan tiimi arvioi vastaukset. Paras (sisältäen sekä referenssit että asiantuntemuksen) saa 5 pistettä ja muut vähemmän. 3. Tarjotun matkaohjelman monipuolisuus ja laatu (painoarvo 30 %) Kuvaus tarjottavasta matkaohjelmasta, sisällön arvioinnissa arvostetaan matkaohjelman kattavuutta Tilaajan tiimi arvioi vastaukset. Tilaajan tarvetta kattavimmin vastaava tarjous / vastaavat tarjoukset saavat 5 pistettä ja muut vähemmän. Tarjoajan tulee ilmoittaa laadullista arviointia varten tarvittavat selvitykset. Mikäli tarvittavia tietoja ei toimiteta, eikä laatua voida todentaa, laadullisten ominaisuuksien arviointi on mahdotonta ja johtaa arvioinnissa 0 pisteeseen. Selvitykset arvioidaan tarjouksissa olevien tietojen perusteella.

5 5 / 5 Osatarjouksia ei hyväksytä. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjouksista. Tilaaja voi tarvittaessa tehdä osatilauksen. Sopimusehdot Valitun palvelun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009) 4. Tarjous Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Lappeenrannan käräjäoikeudessa. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 30 päivää tarjouksen jättöpäiväyksestä. Tarjouksen jättäminen ja lisätiedot Pyydämme tarjouksenne klo mennessä hankinnat@wirma.fi. Lisätietoja antaa Eeva Pihlajaniemi, puh tai sähköisesti eeva.pihlajaniemi@wirma.fi