Espoon kaupunki Pöytäkirja 25.09.2013 Sivu 1 / 46 Kokoustiedot Aika 25.09.2013 keskiviikko klo 17:30-19:40 Paikka Hansakartano 4, Kauklahti Saapuvilla olleet jäsenet Johanna Horsma, puheenjohtaja Marita Backman Veikko Granqvist Seppo Huhta Miia Kaukinen, saapui klo 18.11. 65 Liisa Kivekäs Teemu Leppänen Janne Mikkola Pirkko Sillanpää Satu Soini Päivi Salli Leena Alanen, saapui klo 17.33 63 Juhani Mäntylä Arto Huhtala Muut saapuvilla olleet Mauri Suuperko Minna Ahola Anu Hilpi Kari Sirviö Eero Utunen Auli Hackman Petteri Mussalo Bjarne Häggman Kristiina Karaman Tuija Kern liiketoimintajohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja palvelujohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja kaupunginhallituksen edustaja henkilöstön edustaja sihteeri
Espoon kaupunki Pöytäkirja 25.09.2013 Sivu 2 / 46 Allekirjoitukset Johanna Horsma puheenjohtaja Tuija Kern sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty: 30.9.2013 Liisa Kivekäs Pöytäkirjan nähtävänäolo 31.12.2012 julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä 3.10.2013 osoitteessa Virastopiha 2 B, Espoon keskus.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 25.09.2013 Sivu 3 / 46 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 61 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4 62 Pöytäkirjan tarkastajan valinta 5 63 1-3 Espoo Catering -liikelaitoksen toimintasuunnitelma- ja 6 talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 64 4-6 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen 12 toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 65 7-9 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen 17 toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 66 10-12 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen 23 toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 67 13-15 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen toimintasuunnitelma- ja 29 talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 68 16-18 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen toimintasuunnitelma- 34 ja talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 69 19 Muutos investointisuunnitelmaan 2014 41 70 Lausunto Tila- ja asuntojaoston esitykseen Tilakeskus - 42 liikelaitoksen investointien toiminta- ja taloussuunnitelmaksi vuosille 2014-2018 71 Johtokunnan alaisten viranhaltijoiden päätökset 44
Espoon kaupunki Pöytäkirja 61 25.09.2013 Sivu 4 / 46 61 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Päätösehdotus Selostus Päätös Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. oli kutsuttu koolle puheenjohtajan allekirjoittamalla 17.9.2013 päivätyllä johtokunnan jäsenille toimitetulla kokouskutsulla. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 62 25.09.2013 Sivu 5 / 46 62 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Päätösehdotus Päätös Pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan Liisa Kivekäs. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Liisa Kivekäs.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 63 25.09.2013 Sivu 6 / 46 1978/02.02.00/2013 63 Espoo Catering -liikelaitoksen toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 Valmistelijat / lisätiedot: Minna Ahola, puh. (09) 816 22270 Pirkko Hagerlund, puh. (09) 816 222290 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Liiketoimintajohtaja Mauri Suuperko Johtokunta päättää esittää liitteen mukaiset suunnitelmat Espoo Catering - liikelaitoksen vuosien 2014 2016 taloussuunnitelmaksi ja henkilöstösuunnitelmaksi sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvioksi Espoon kaupunginvaltuustolle. Päätös Liite Selostus Johtokunta: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 1 Tuloslaskelma 2 Rahoituslaskelma 3 Henkilöstösuunnitelma Valtuusto hyväksyi 10.6.2013 Espoo-tarinan sekä strategiaperustan, johon kuuluvat visio, arvot ja toimintaperiaatteet sekä päämäärät ja valtuustokauden tavoitteet näkökulmittain. Espoon kaupunginhallitus on 17.6.2013 kokouksessaan hyväksynyt kehysohjeen talousarvion ja taloussuunnitelman valmistelun pohjaksi. Espoo Catering - liikelaitos on kehyksen pohjalta laatinut taloussuunnitelman vuosille 2014-2016 sekä toiminta- ja talousarvioesityksen vuodelle 2014. Valtuusto on 9.9.2013 hyväksynyt vuosien 2014-2016 kehyksen tulos- ja rahoituslaskelmat sekä käyttötalouden toimialoittaiset kokonaismenot ja - tulot ohjeellisena ja siten täydennettynä, että valtuustolle valmistellaan talousarvion yhteydessä valtuustokauden mittainen alijäämätön talouden tasapainotusohjelma. Vuoden 2014 kehysarvio perustuu vuoden 2012 tilinpäätökseen sekä tammi-heinäkuun toteutumatietojen perusteella tehtyyn vuoden 2013 tilinpäätösennusteeseen.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 63 25.09.2013 Sivu 7 / 46 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 7 mukaan toiminta-alueellaan hyväksyy liikelaitoksen taloussuunnitelman. Vuosien 2014 2016 taloussuunnitelma ja henkilöstösuunnitelma sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvio on jätettävä kaupunginhallitukselle 27.9.2013. Kaupunginhallitus käsittelee vuoden 2014 talousarviota ja taloussuunnitelmaa 28.10.2013 ja 25.11.2013. Valtuusto päättää vuoden 2014 talousarviosta sekä taloussuunnitelmasta 4.12.2013. Taloussuunnitelmapäätöksen jälkeen liikelaitoksen vuoden 2014 tulostavoitteet valmistellaan ja tuodaan tiedoksi an siten, että tavoitteet ja talousarvio ovat yhteensopivat keskenään. Liikelaitosten sitovat tavoitteet ja palvelukustannukset määritellään konserniesikunnan, liikelaitosten ja palveluja käyttävien yhteistyönä kaupunginjohtajan talousarvioehdotuksen valmistelun yhteydessä. Liikelaitosten tulos voi vaihdella liikelaitoksittain mutta lähtökohtaisesti tavoitteena on, että kaikki liikelaitokset tekevät vähintään nollatuloksen. Peruspääoman tuottoprosentti on 5 kaikilla liikelaitoksilla lukuun ottamatta Länsi-Uudenmaan pelastuslaitosta. 1. Tehtävät ja toiminta-ajatus Järjestämme laadukkaita ja kilpailukykyisiä catering-palveluita asiakkaidemme tarpeisiin sekä huolehdimme Espoon kaupungin keittiöverkoston rakenteesta. Sopimusasiakkaamme luottavat kykyymme järjestää kohokohtia jokaiseen päivään. Olemme haluttu yhteistyökumppani ja valtakunnallisesti arvostettu toimija catering-alalla. Kuntien ruokapalvelutyö on aterioiden valmistuksen ja tarjoamisen ohella ravitsemisvaikuttamista ja kansanterveystyötä. Se on investointia kuntalaisten terveyteen ja hyvinvointiin. Yhtenä suurimmista alan toimijoista Espoo Cateringilla on merkittävä rooli tässä asiassa. Espoo Catering tuottaa ja järjestää lasten, nuorten, ikäihmisten, potilaiden ja henkilöstön sekä kokouksiin ja vierastarjoiluun liittyvät ruokapalvelut. Espoo Catering tarjoaa myös ateriapalvelutoimintaan liittyviä asiantuntijapalveluja. Sopimusmyyntiä tukevaa lisämyyntiä tuotetaan koulujen välipalamyynnillä, kahvila- ja noutomyynnillä sekä vieras- ja tilaustarjoilumyynnillä. Espoo Catering osallistuu ikäihmisten ravitsemuskuntoutukseen sekä lasten ja nuorten ravitsemus- ja tapakasvatuksen tukemiseen yhdessä toimialojen kanssa. Henkilöstöruokailulla tuetaan kaupungin henkilöstön työssä jaksamista ja terveellisiä ruokavalintoja.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 63 25.09.2013 Sivu 8 / 46 2. Toiminnan ja talouden nykytila ja kehittäminen Espoo Cateringin toimintaa on kehitetty vastaamaan kaupungin strategiaa ja eri asiakasryhmien tarpeita. Espoo Catering tekee määrätietoista ja arvostettua työtä ympäristöasioiden ja kestävän kehityksen eteen. Kestävän kehityksen periaatteita noudatetaan toiminnassa ja tuotteiden valinnoissa toimitaan vastuullisesti. Pitkäaikaishoidon laitoksissa tarjotaan lähituottajan mansikkasosetta kerran viikossa elokuusta 2013 heinäkuun 2014 loppuun. Espoo Cateringin vuosittain päivitettävässä ympäristöohjelmassa on esitetty merkittävimmät ympäristönäkökohdat, -päämäärät ja -tavoitteet. Aromi-järjestelmän käyttöä laajennetaan vuonna 2014 lisäämällä sisäisille asiakkaille sähköisen aterioiden tilausjärjestelmän käyttömahdollisuutta. Keskuskeittiötä varten Aromin käytettävyyttä omavalvonnassa, työaika- ja työvuorosuunnittelussa sekä valmistuvan keskuskeittiön tuotannonsuunnittelussa verrataan muihin järjestelmiin ja tarvittaessa järjestelmää kehitetään vastaamaan Espoo Cateringin tarpeita. Toukokuussa 2013 alkanut - kuntien elintarvikevalvojien tekemä - keittiöiden valvontatarkastusten tulosten julkaisu Internetissä jatkuu vuonna 2014. Espoo Cateringin keittiöiden osalta pyritään erinomaisiin tai hyviin valvontatuloksiin. Omavalvontajärjestelmän automatisointiin siirrytään asteittain. Kylmävalmistus otetaan vaiheittain käyttöön perinteisten ruoanvalmistusmenetelmien rinnalle. Menetelmän käyttö helpottaa toiminnan järjestelyjä henkilöstön poissaolotilanteissa. 3. Talous 3.1 Tuotot Espoo Cateringin liikevaihto vuonna 2014 on 44 milj. euroa. Liikevaihdosta 93 prosenttia on sisäistä ja 7 prosenttia on ulkoista myyntiä. Ulkoisesta myynnistä suurin osa on henkilöstöruokailua ja koulujen välipalanmyyntiä. Liikevaihto kasvaa edellisen vuoden talousarvioon nähden 1,4 milj. euroa, 3,4 prosenttia. Liikevaihtoa kasvattaa ostajien palveluvolyymin kasvu ja sisäisten palveluhintojen 1,8 prosentin korotus. Henkilöstöruokailuun kohdistuvat tuet pysyvät samansuuruisina kuin edellisenä vuonna. 3.2 Kulut Kulut kasvavat 1 milj. euroa. Kasvusta 0,7 milj. euroa on palveluvolyymin kasvua, 0,2 milj. euroa varautumista palkankorotuksiin ja 0,1 milj. euroa
Espoon kaupunki Pöytäkirja 63 25.09.2013 Sivu 9 / 46 sisäisten vuokrien kasvua. Muiden hintojen korotukset katetaan sopeuttamistoimenpiteillä. Vuonna 2009 aloitettujen tuottavuushankkeiden ja -toimenpiteiden vaikutuksesta vuosien 2009 2012 ylijäämät yhteensä ovat 6,5 milj. euroa, josta on esittänyt ylijäämän palautusta peruskaupungille 2,5 milj. euroa. Henkilöstömäärä väheni 60 henkilöä volyymin kasvusta huolimatta, ruokatuotantoprosessit yhtenäistettiin, hankintojen toimintamallit tarkistettiin, biojätemäärää vähennettiin sekä Aromi - ruokatuotantojärjestelmää kehitettiin ja sen automatisointia hyödynnettiin. Suurimmat rakenteelliset muutokset ovat jo tehty. Biojäteseurantaa tehostetaan edelleen ja keittiöitä ohjeistetaan ruoan erävalmistukseen. Ruokalistoja muutetaan siten, että kalliiden kappaletuotteiden tarjontaa harvennetaan, joidenkin raaka-aineiden osalta valitaan edullisemmat vaihtoehdot ja ruokia valmistetaan entistä enemmän itse. Lisäsäästöjä on saatavilla luopumalla luomutuotteista ja reilun kaupan tuotteista. Näistä saatava säästö on arvioilta 60 000 euroa ja 10 000 euroa. Henkilöstökuluissa on varauduttu palveluvolyymin kasvuun ja palkankorotuksiin sekä kiertävien sijaisten ja henkilöstön määrän lisäykseen. Työvoimanvuokrauspalvelujen käyttöä vähennetään vastaavasti. 3.3 Tulos Tulos on 1 % liikevaihdosta, eli 0,4 milj. euroa. 3.4 Investoinnit Investoinnit toteutetaan omalla tulorahoituksella. Investoinneissa varaudutaan keskuskeittiön laitehankintoihin ja ensikertaiseen varusteluun, Aromi-järjestelmän muuttamiseen Aromaksi sekä omavalvontajärjestelmän ja ruoankuljetusvaunujen ostamiseen. 3.5 Sitovat tulostavoitteet 1. Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. 4. Henkilöstö Vuonna 2014 Espoo Cateringin henkilöstön määrän arvioidaan olevan 513. Henkilöstömäärän kehittymiseen suunnitelmakaudella vaikuttavat toimialojen väestön kasvusta johtuvat volyymin ja palveluverkoston muutokset, yhteinen avustava henkilöstö -toimintamallin muutos sekä keskuskeittiön toiminta. Keskuskeittiön toiminnan vakiinnuttua henkilöstömäärää voidaan vähentää tehokkaampien tuotantoprosessien takia.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 63 25.09.2013 Sivu 10 / 46 Esimiestyötä sekä henkilöstö- ja talousjohtamista toteutetaan espoolaisen johtamismallin ohjelman mukaisesti. Tavoitteena on, että ympäristöpassin suorittaneiden henkilöiden määrä kasvaa 140 henkilöstä 170 henkilöön ja ekotukihenkilöiden määrä 28 henkilöstä 35 henkilöön. Espoo Catering osallistuu toimialan yhteiseen sosiaalisen työllistämisen suunnitelman toteuttamiseen. Vuosiloma-aikojen sekä kesäajan toiminnan suunnittelua tehostetaan. 5. Suunnitelmakauden tavoitteet ja vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Vuosien 2014 2017 keskeiset tavoitteet ovat keskuskeittiön valmistuminen ja asiakastyön kokonaisvaltainen kehittäminen sekä ammattitaitoisen työvoiman saaminen ja pysyminen. Keskuskeittiön arvioidaan valmistuvan vuonna 2016.. Sen valmistuminen aiheuttaa muutoksia koko Espoo Cateringin toimintaan ja suunnitelmat tuotannon järjestämiseksi uudelleen tehdään vuosina 2014 2015. Henkilöstön resurssointiin, koulutukseen, sekä ulkoiseen ja sisäiseen tiedottamiseen panostetaan. Keskuskeittiöön suunniteltu cook&chillruokatuotantomenetelmä (kypsennä ja jäähdytä) edellyttää reseptiikan kehittämistä ja säilyvyyskokeiden tekemistä. Keskuskeittiön käynnistäminen tapahtuu vaiheittain vuosien 2016 2017 aikana. Vuonna 2013 laadittujen ja jalkautettujen Asiakaspalvelun periaatteiden toteuttamista seurataan systemaattisesti. Asiakasraateja perustetaan ja ruokailija-asiakas otetaan entistä tiiviimmin mukaan palvelujen kehittämiseen. Espoo Cateringin omaa ja ostopalvelujen toimintaa sekä tuotteiden ja palvelun laatua arvioidaan itsearvioinnin, valvontakäyntien sekä asiakastyytyväisyyskyselyiden, asiakaspalautteiden ja reklamaatioiden avulla. Asiakastyytyväisyyskyselyjen tuloksia ja asiakaspalautteita hyödynnetään toiminnan kehittämisessä ja ruokalistasuunnittelussa. Asiakastyytyväisyyskyselyt lounasravintoloiden sekä palvelutalojen ja palvelukeskuksien ruokailija-asiakkaille tehdään vuosina 2014 ja 2016. Kouluille, Espoo-sairaalan potilaille ja kotipalvelun ruokailija-asiakkaille kyselyt tehdään vuonna 2015. Sopimus- ja tilaaja-asiakkaille kyselyt tehdään vuosittain. Yhteisöllistä mediaa hyödynnetään asiakkaiden ja kuntalaisten kuulemisessa, palautteiden ja toimenpide-ehdotusten keräämisessä sekä toiminnan parantamisessa. Ammattitaitoisen ja riittävän työvoiman saamiseksi ja pysymiseksi laadittu palkkarakenteen uudistus toteutetaan vuonna 2014. Ketterä palkitseminen
Espoon kaupunki Pöytäkirja 63 25.09.2013 Sivu 11 / 46 pyritään ottamaan työtavaksi ja se mahdollistaa erinomaisen työsuorituksen huomioimisen reaaliajassa. Koulutusta järjestetään kohdennetusti eri ammattiryhmille tarpeiden mukaan. Olemassa olevaa osaamista hyödynnetään henkilöstön työpisteiden valinnassa. Vuoden 2014 syksyllä tehtävän Kunta10 -tutkimuksen tulokset analysoidaan ja kehittämiskohteet toteutetaan vuosina 2015 2016. Valtakunnallista yhteistyötä oppilaitosten kanssa lisätään. Espoo Catering osallistuu toimialan kokonaisvaltaisen työhyvinvointiohjelman toteuttamiseen. Laadukkaasta ja tarkoin valvotusta toiminnasta viestitään aktiivisesti positiivisen työnantajakuvan vahvistamiseksi. Toimialan jatkuvan parantamisen -toimintamalli on käytössä. 6. Riskit Oleellisimmat riskit ovat asiakkaan sairastuminen tarjotusta ruoasta ja henkilöstön rekrytointivaikeudet. Erityisruokavalioiden ohjeistusta tarkennetaan, tuoteselosteet ja reseptit laaditaan kaikille tuotteille Aromi järjestelmään, koulutusta ja sisäistä valvontaa lisätään. Omavalvontajärjestelmän automatisointi otetaan vaiheittain käyttöön vuodesta 2015 alkaen. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 64 25.09.2013 Sivu 12 / 46 1978/02.02.00/2013 64 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 Valmistelijat / lisätiedot: Auli Hackman, puh. (09) 816 22515 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Liiketoimintajohtaja Mauri Suuperko Johtokunta päättää esittää liitteen mukaiset suunnitelmat Espoo Henkilöstöpalvelut - liikelaitoksen vuosien 2014 2016 taloussuunnitelmaksi ja henkilöstösuunnitelmaksi sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvioksi Espoon kaupunginvaltuustolle. Päätös Liite Johtokunta: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 4 Tuloslaskelma 5 Rahoituslaskelma 6 Henkilöstösuunnitelma Selostus Valtuusto hyväksyi 10.6.2013 Espoo-tarinan sekä strategiaperustan, johon kuuluvat visio, arvot ja toimintaperiaatteet sekä päämäärät ja valtuustokauden tavoitteet näkökulmittain. Espoon kaupunginhallitus on 17.6.2013 kokouksessaan hyväksynyt kehysohjeen talousarvion ja taloussuunnitelman valmistelun pohjaksi. Espoo Henkilöstöpalvelut - liikelaitos on kehyksen pohjalta laatinut taloussuunnitelman vuosille 2014-2016 sekä toiminta- ja talousarvioesityksen vuodelle 2014. Valtuusto on 9.9.2013 hyväksynyt vuosien 2014-2016 kehyksen tulos- ja rahoituslaskelmat sekä käyttötalouden toimialoittaiset kokonaismenot ja - tulot ohjeellisena ja siten täydennettynä, että valtuustolle valmistellaan talousarvion yhteydessä valtuustokauden mittainen alijäämätön talouden tasapainotusohjelma. Vuoden 2014 kehitysarvio perustuu vuoden 2012 tilinpäätökseen sekä tammi-heinäkuun toteutumatietojen perusteella tehtyyn vuoden 2013 tilinpäätösennusteeseen.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 64 25.09.2013 Sivu 13 / 46 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 7 mukaan toiminta-alueellaan hyväksyy liikelaitoksen taloussuunnitelman. Vuosien 2014 2016 taloussuunnitelma ja henkilöstösuunnitelma sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvio on jätettävä kaupunginhallitukselle 27.9.2013. Kaupunginhallitus käsittelee vuoden 2014 talousarviota ja taloussuunnitelmaa 28.10.2013 ja 25.11.2013. Valtuusto päättää vuoden 2014 talousarviosta sekä taloussuunnitelmasta 4.12.2013. Taloussuunnitelmapäätöksen jälkeen liikelaitoksen vuoden 2014 tulostavoitteet valmistellaan ja tuodaan tiedoksi an siten, että tavoitteet ja talousarvio ovat yhteensopivat keskenään. Liikelaitosten sitovat tavoitteet ja palvelukustannukset määritellään konserniesikunnan, liikelaitosten ja palveluja käyttävien yhteistyönä kaupunginjohtajan talousarvioehdotuksen valmistelun yhteydessä. Liikelaitosten tulos voi vaihdella liikelaitoksittain mutta lähtökohtaisesti tavoitteena on, että kaikki liikelaitokset tekevät vähintään nollatuloksen. Peruspääoman tuottoprosentti on 5 kaikilla liikelaitoksilla lukuun ottamatta Länsi-Uudenmaan pelastuslaitosta. 1. Tehtävät ja toiminta-ajatus Tuotamme HR- asiantuntija- ja työterveyspalveluja kaupungin toimintayksiköille, esimiehille ja työntekijöille. Palvelujamme ovat: rekrytointipalvelut, urapalvelut ja uudelleensijoitus, maahanmuuttajarekrytointi, oppisopimuskoordinointi henkilöstön kehittämis- ja työhyvinvointipalvelut palvelussuhdeneuvonta ja -ohjaus työterveyspalvelut 2. Toiminnan ja talouden nykytila ja kehittäminen HR -palvelujen tarjoaminen kaupunkitasoisesti keskitettynä lisää tuottavuutta ja varmistaa tasalaatuisen palvelun kaikille kaupungin toimintayksiköille ja esimiehille sekä työntekijöille. Tuemme esimiehiä ja toimimme kumppanina henkilöstöön liittyvissä toimenpiteissä. Palveluprosessien asiakaslähtöinen kehittäminen ja sähköistäminen parantavat tehokkuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta suunnitelmakaudella. Suunnitteilla on talouden ja hankinnan järjestelmätuen siirto Talouspalvelut -liikelaitoksen v. 2014 alusta lukien. Muutos vaikuttaa toimintamenoihin ja henkilöstömäärään muutamalla henkilöllä. Työterveyspalvelut antavat laadukasta, ennaltaehkäisevää työterveyspalvelua kustannustehokkaasti. Suunnitelmakaudella tavoitteena on toiminnan, prosessien ja innovatiivisten palvelumuotojen
Espoon kaupunki Pöytäkirja 64 25.09.2013 Sivu 14 / 46 kehittäminen. Toiminnan painopistealueet suunnitellaan ja sovitaan yhdessä asiakkaittemme kanssa vuosittaisessa toimintasuunnitelmassa. Keskeisimpiä tavoitteita ovat sairauspoissaoloprosessin kehittäminen, asiakaspalvelun sähköistäminen, kuntouttavien palvelujen ja kuntoutusosaamisen kehittäminen. 3. Talous 3.1 Tuotot Espoo Henkilöstöpalvelut liikelaitoksen liikevaihto on 6,6 milj. euroa. Kasvua edellisvuoteen on 4,2 %. Liikevaihto muodostuu sisäisistä myyntituotoista. Liiketoiminnan muissa tuotoissa on Kela-korvaus työterveyshuollon kustannuksista 1,9 miljoonaa euroa. 3.2. Kulut Toimintamenot ovat 8,3 milj. euroa ilman suunnitelman mukaisia poistoja. Kasvua edellisvuoteen on 2 %. Toimintamenot koostuvat pääosin henkilöstökuluista ja palvelujen ostoista. 3.3. Tulos Liikelaitoksen tulos on 1 % liikevaihdosta eli 66 000 euroa. 3.4 Investoinnit Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitos varautuu nykyisen rekrytointijärjestelmän vaihtamisen uuteen. Nykyinen järjestelmä on otettu käyttöön v. 2004. Lisäksi kehitämme työajanseuranta- ja työvuorosuunnitelmajärjestelmät vastaamaan paremmin nykyistä tarvetta. Investointeihin varaus vuodelle 2014 on 266 000 euroa. 3.5. Sitovat tulostavoitteet 1. Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. 4. Henkilöstö Espoo Henkilöstöpalveluiden henkilöstömäärä on 77 vuonna 2014. Henkilöstösuunnitelmassa on huomioitu mahdollinen talouden ja hankinnan järjestelmätuen siirto Espoo Talouspalvelut -liikelaitokseen. Osaamisperustainen henkilöstösuunnittelun malli on käytössä. Henkilöstön määrään vaikuttaa erilaisia tekijöitä mm. kaupunkitasoisten prosessien sähköistämisen aste, työterveydessä lääkärien saatavuus sekä sijaisten määrä. Henkilöstön osaamiseen panostetaan ja varaudutaan tulevina vuosina tapahtuvaan eläköitymiseen. 5. Suunnitelmakauden tavoitteet ja vuoden 2014 keskeiset tavoitteet
Espoon kaupunki Pöytäkirja 64 25.09.2013 Sivu 15 / 46 Palvelutuotannon manuaaliprosessit sähköisiksi Jatkamme vuoden 2013 suunnitelman pohjalta palveluprosessien asiakaslähtöistä kehittämistä ja sähköistämistä. Vuoden 2013 aikana on jo sähköistetty useita oman toiminnan prosesseja tai työvaiheita. Lisäksi on tehty suunnitelma pidemmällä aikavälillä sähköistettävistä prosesseista, joiden toteutusta jatkamme. Henkilöstöpalvelujen osalta odotamme hr - toimintojen kaupunkitasoisia sähköisiä ratkaisuja, jotka mahdollistavat etenemisen myös meidän omissa prosesseissa. Vuoden 2014 aikana tulevat toteutukseen mm. rekrytointijärjestelmän uudistaminen, koulutuksen hallintaan ja palvelussuhdeasioihin liittyvät sähköistämiset. Työajanseurannassa ja työvuorosuunnittelussa on paljon kehitystarpeita ja mahdollisuuksia sähköisiin toiminnallisuuksiin. Lainsäädäntömuutos kolmen koulutuspäivän kannusteesta edellyttää koulutuspäivien sähköisen seurannan toteutusta jo vuoden 2014 alusta lukien Palvelut paremmiksi asiakasyhteistyöllä ja kumppanuudella Palvelujen kehittäminen perustuu Espoo tarinan päämääriin. Palvelemme kaupungin esimiehiä ja työntekijöitä ja tuotamme sitä kautta lisäarvoa kuntalaispalveluihin. Nykyisin asiakasyhteistyöhön kuuluu säännölliset kehityskokoukset sekä asiakaspalautteiden käsittely. Toiminta perustuu palvelusopimuksiin. Pyrimme kumppanuuteen, jossa kehitämme palveluita yhdessä asiakkaidemme kanssa. Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö varmistaa tehokkaat ja laadukkaat palvelut Asiakkaamme arvostavat palvelujen laatua ja tehokkuutta. Huolehdimme henkilöstön osaamisesta ja riittävästä koulutuksesta. Seuraamme palvelutoiminnan palautteita ja vasteaikoja. Suunnittelemme pitkällä aikavälillä henkilöstötarpeen. Henkilöstön jatkuva osaamisen kehittämisen suunnitelma käyttöön 2014 lukien. Tunnuslukuja Kpl TOT TA TA TA TA Julkaistut rekrytointiilmoi 2 476 2 594 2 050 2 150 2 250 tuks et Työtapa-analyysit 438 342 340 350 350 Rekrytointihaastattelut 764 608 586 600 600
Espoon kaupunki Pöytäkirja 64 25.09.2013 Sivu 16 / 46 Palvelussuhdeneuvonta, yhte yden otot Koulutus- ja 14 342 13 000 14 000 14 000 14 000 3 894 3 200 3 200 3 200 3 200 työh yvin voint itilais uuks ien osan ottaj at Sairausvastaanottokäynnit 10 607 10 000 10 000 10 000 10 000 Työpaikkaselvitykset 165 120 130 130 130 Terveystarkastukset 3 303 2 500 2600 2600 2600 Työkykyarviot 600 600 650 650 650 Toimialan jatkuvan parantamisen -toimintamalli on käytössä. 6. Riskit Keskeisimpinä riskeinä on haastavan taloustilanteen heijastuminen palvelutoimintaan mm. rekrytointimääriin. Lisäksi työterveyslääkärien saatavuuteen ja ostopalvelujen kustannustasoon liittyy riskitekijöitä. Palvelujen järjestämisen suurimpana riskinä on, että suunnitteilla olevien sähköisten palvelujen kehittämistoimenpiteet ei toteudu aikataulussa ja suunnitellusti. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 65 25.09.2013 Sivu 17 / 46 1978/02.02.00/2013 65 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 Valmistelijat / lisätiedot: Anu Hilpi, puh. (09) 816 84372 Sisko Rantamäki, puh. (09) 816 25742 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Liiketoimintajohtaja Mauri Suuperko Johtokunta päättää esittää liitteen mukaiset suunnitelmat Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen vuosien 2014 2016 taloussuunnitelmaksi ja henkilöstösuunnitelmaksi sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvioksi Espoon kaupunginvaltuustolle. Päätös Liite Selostus Johtokunta: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 7 Tuloslaskelma 8 Rahoituslaskelma 9 Henkilöstösuunnitelma Valtuusto hyväksyi 10.6.2013 Espoo-tarinan sekä strategiaperustan, johon kuuluvat visio, arvot ja toimintaperiaatteet sekä päämäärät ja valtuustokauden tavoitteet näkökulmittain. Espoon kaupunginhallitus on 17.6.2013 kokouksessaan hyväksynyt kehysohjeen talousarvion ja taloussuunnitelman valmistelun pohjaksi. Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitos on kehyksen pohjalta laatinut taloussuunnitelman vuosille 2014-2016 sekä toiminta- ja talousarvioesityksen vuodelle 2014. Valtuusto on 9.9.2013 hyväksynyt vuosien 2014-2016 kehyksen tulos- ja rahoituslaskelmat sekä käyttötalouden toimialoittaiset kokonaismenot ja - tulot ohjeellisena ja siten täydennettynä, että valtuustolle valmistellaan talousarvion yhteydessä valtuustokauden mittainen alijäämätön talouden tasapainotusohjelma. Vuoden 2014 kehitysarvio perustuu vuoden 2012 tilinpäätökseen sekä tammi-heinäkuun toteutumatietojen perusteella tehtyyn vuoden 2013 tilinpäätösennusteeseen. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 7 mukaan toiminta-alueellaan hyväksyy liikelaitoksen taloussuunnitelman.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 65 25.09.2013 Sivu 18 / 46 Vuosien 2014 2016 taloussuunnitelma ja henkilöstösuunnitelma sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvio on jätettävä kaupunginhallitukselle 27.9.2013. Kaupunginhallitus käsittelee vuoden 2014 talousarviota ja taloussuunnitelmaa 28.10.2013 ja 25.11.2013. Valtuusto päättää vuoden 2014 talousarviosta sekä taloussuunnitelmasta 4.12.2013. Taloussuunnitelmapäätöksen jälkeen liikelaitoksen vuoden 2014 tulostavoitteet valmistellaan ja tuodaan tiedoksi an siten, että tavoitteet ja talousarvio ovat yhteensopivat keskenään. Liikelaitosten sitovat tavoitteet ja palvelukustannukset määritellään konserniesikunnan, liikelaitosten ja palveluja käyttävien yhteistyönä kaupunginjohtajan talousarvioehdotuksen valmistelun yhteydessä. Liikelaitosten tulos voi vaihdella liikelaitoksittain mutta lähtökohtaisesti tavoitteena on, että kaikki liikelaitokset tekevät vähintään nollatuloksen. Peruspääoman tuottoprosentti on 5 kaikilla liikelaitoksilla lukuun ottamatta Länsi-Uudenmaan pelastuslaitosta. 1. Tehtävät ja toiminta-ajatus Espoo Kaupunkitekniikka-liikelaitos rakentaa ja ylläpitää luotettavasti ja kustannustehokkaasti katu- ja viheralueita sekä kiinteistöjen piha-alueita ja hoitaa kaupungin metsäomaisuutta. Tehtäviin kuuluu lisäksi ylijäämämassojen läjittämisen ja lumenvastaanottopaikkojen operatiivinen toiminta sekä siirtoajoneuvojen varastointi. Liikelaitos huolehtii edellä mainituista tehtävistä tilaajien kanssa solmittujen kumppanuus- ja vuosisopimusten mukaisesti. Palveluja tuotetaan sekä omana tuotantona että ostopalveluina. Suurimmat asiakkaat ovat Teknisen keskuksen Katu- ja viherpalvelut ja Tilakeskus-liikelaitos. Lisäksi on mahdollista tuottaa palveluita myös muille kaupungin toimialoille ja tulosyksiköille. 2. Toiminnan ja talouden nykytila ja kehittäminen Liikelaitoksen tulee toimia siten, ettei sen tilikauden tulos muodostu alijäämäiseksi. Kaikki palvelut laskutetaan joko sopimuksiin tai tilauksiin perustuvina. Liikelaitos muodostuu kolmesta palveluyksiköstä, jotka ovat rakentaminen, ylläpito ja ympäristöpalvelut. Lisäksi liikelaitoksen hallinnollisista asioista vastaa tuotannon tuen viiden hengen palveluyksikkö. Espoo Kaupunkitekniikka kehittää palvelujaan yhdessä tilaajan kanssa huomioiden kaupungin asettamat strategiset ja taloudelliset tavoitteet, sekä myös mm. Espoo strategian ilmasto- ja energiatoimenpiteet toiminnassaan.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 65 25.09.2013 Sivu 19 / 46 Tavoitteena on lisätä toiminnan tehokkuutta, joustavuutta ja kustannushallintaa. Tavoitteet on jalkautettu esimies- ja työnjohtotasolle. Yksittäisenä isona kehittämiskohteena on Takapellon maanvastaanottopaikan toiminnan sujuvuuden parantaminen mahdollisten uusien materiaalilajikkeiden vastaanottotulojen lisäämiseksi. Tunnuslukuja Rakentaminen TA 2014 TA 2015 Viherrakentaminen - puistojen rakentaminen, m² 180 000 180 000 - katuviheralueiden rakentaminen, m² 12 000 12 000 Rakennetut kadut - jakavan yläpinta, m² 34 565 34 565 - asfalttipäällysteet, m² 38 096 38 096 Ylläpito Viherylläpito - viheralueiden hoito, m² 8 180 000 8 180 000 - pihojen hoito, m² 3 200 000 3 200 000 Kadun hoito ja puhtaanapito - kunnossapitoluokka I, m² 1 441 911 1 441 911 - kunnossapitoluokka II, m² 1 091 621 1 091 621 - kunnossapitoluokka III, m² 3 182 707 3 182 707 Ympäristöpalvelut Luonnonhoito - hoidettavia metsiä (ha) 150 150 Maan vastaanotto - maamassojen vastaanotto, m³ 850 000 850 000 3. Talous 3.1. Tuotot Espoo Kaupunkitekniikka liikelaitoksen liikevaihto vuonna 2014 on 54,7 milj. euroa. Liikevaihdosta 94 % on sisäistä ja 6 % ulkoista myyntiä. Ulkoisesta myynnistä suurin osa tulee maa- ja lumenvastaanottomaksuista. 3.2. Kulut Tuloslaskelmassa supistukset kohdistuvat ulkoisiin kuluihin, lähinnä materiaalien ja palveluiden ostoihin, joita on vuoteen 2013 verrattuna vähennetty 1,2 milj. euroa. Tämä asettaa palveluiden tuottamiselle haasteita, ottaen huomioon yleisen hintatason nousun ja supistuneen ostokyvyn. Lisähaasteen talouteen tuo supistuva tilauskanta mm. ylläpidossa; Tapiolan alueen siirtyminen yksityiselle urakoitsijalle syksyllä 2012 ja Pohjois-Espoon alueen siirto vuoden 2013 aikana. Vuoden 2012 hyvä tulos johtui maamassojen vastaanottopalveluista.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 65 25.09.2013 Sivu 20 / 46 Vastaanottotoiminta on hiljentynyt jo 22 % vuoden 2013 aikana ja tullee hiljentymään edelleen. Toimitilojen ja koneiden vuokrakulut olivat vuoden 2013 laskelmissa arvioitu 0,5 milj. euroa liian pieniksi, joten nousua 2013 talousarvioon verrattuna on 3,5 %. Henkilöstökulut ovat supistuneet 2,5 % vuoden 2013 talousarvioon verrattuna. Palkantarkastuksiin on varattu 1 % korotusta vastaava erä. Tärkeimpien tiliryhmien kuluja 2012-2014 Toimitilojen ja koneiden vuokrakulut Henkilöstökulut TOT 2012 TA 2013 TA 2014 TOT 2012 TA 2013 TA 2014 5,86 milj. 5,94 milj. 6,15 milj. 15,57 milj. 16,88 milj. 16,45 milj. % käyttömenoista 10,08 % 10,82 % 11,36% 26,76 % 30,74 % 30,58 % 3.3. Tulos Tilikauden liikeylijäämä on tuottovaatimuksen mukaisesti 1 % eli 547 000 euroa. 3.4 investoinnit Investointeihin on budjetoitu yhteensä 330 000 euroa, joista koneiden, kalustoon ja rakennelmien osuus on 190 000 euroa ja aineettomien hyödykkeiden 140 000 euroa. 2013 2014 2015 2016 2017 Aineettomat tuotannon ohjaus, 60 140 80 100 100 vastaanotto ym. Pienkoneet IT tarvikkeet 50 50 100 50 53 Vaihtolavojen hankinta 50 Lumensulatusyksikön hankinta 300 Takapelto tukikohtatoimintojen 395 45 60 järjestelyt Vastaanottojärjestelmän 60 75 rakentaminen (portit, tukikohta) Vaaka Takapelto 500 Materiaalit 20 20 40 40 40 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitos 635 330 1 080 190 193 3.5. Sitovat tulostavoitteet 1. Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 65 25.09.2013 Sivu 21 / 46 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. 4. Henkilöstö Liikelaitoksen henkilöstövahvuudessa ei odoteta tapahtuvan suuria muutoksia taloussuunnitelmakaudella. Henkilöstömäärä vuonna 2013 elokuun lopussa on henkilöstösuunnitelman mukaan noin 380 henkeä, joista vakinaisia viran- tai toimenhaltijoita on 324 ja määräaikaisia 56. Vastaamme sosiaalisen työllistämisen haasteisiin tarjoamalla noin sadalle nuorelle kesätyötehtäviä, 20-30 harjoittelupaikkaa alan opiskelijoille ympäri vuoden. Tuemme myös aktiivisesti työllistymistä, joista vuositasolla maahanmuuttajia ja tukityöllistettäviä on keskimäärin 10 sekä työharjoittelijoita 5 henkilöä. Tavoitteemme on parantaa työn tuottavuutta ja laatua, lisätä henkilöstön motivaatiota oman työnsä kehittämiseen ja henkilökohtaiseen kehittymiseen. Työssä onnistuminen edellyttää vankkaa ammatillista osaamista ja motivoituneita työntekijöitä. Espoo Kaupunkitekniikka liikelaitoksessa on määrällisesti hyvin tasapainossa erittäin kokeneet ja uudet työntekijät. Molempia lähes yhtä monta. Uusia työntekijöitä, 0-4 vuotta palvelleita on 29 % ja kokeneita, 20-29 vuotta palvelleita 26 % kaikista työntekijöistä. Perehdyttämiseen on hyvät ja tarvittavat resurssit, joita tullaan suunnitelmallisesti hyödyntämään. Työhyvinvointiin panostetaan selkeiden työnkuvien, työtehtävien perehdytyksen, koulutuksen ja yksiköiden välisten auttamismahdollisuuksien kautta. Kunta 10 ja Espoo Kaupunkitekniikan vuosittain järjestettävän oman työhyvinvointikyselyn tuloksia hyödynnetään henkilöstön työhyvinvoinnin suunnittelussa. 5. Suunnitelmakauden tavoitteet ja vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Taloussuunnitelma on valmisteltu annettujen laadintaohjeiden mukaisesti, ottaen huomioon Espoo-strategian 2013-2017 (Espoo-tarina) päämäärät ja tavoitteet sekä liikelaitoksen toimintaohjeen. Suunnitelmakauden tärkeimmiksi tavoitteiksi on asetettu: 1. henkilöstö- ja koneresurssien käytön tehostaminen hyödyntämällä käyttöastemittauksia ja työaikajärjestelyjä. 2. maansiirtoautojen odotusajan vähentämien 10 % vuoden 2014 aikana 3. tietomallipohjaisen koneohjauksen käyttöönotto 4. rakentamisen hankeseurantaa kehitetään projektiseurantajärjestelmän käyttöönotolla sekä työ- ja tilauskannan suunnitelmallisella ohjauksella ja seurannalla, töiden aikataulutuksella ja toteutuneiden kustannusten seurannalla
Espoon kaupunki Pöytäkirja 65 25.09.2013 Sivu 22 / 46 5. Espoo Kaupunkitekniikka liikelaitokseen hankitaan yhtenäinen, helppokäyttöinen tilaus- ja tarjousjärjestelmä sekä asiakastilauksiin että palvelujen tilaamiseen ulkoisilta palvelujen toimittajilta, joihin kuuluu muun muassa kone- ja autourakoitsijat sekä rakennusurakoitsijat Vuosina 2014-2016 toiminta pyritään pitämään vuoden 2013 mukaisella tasolla. Taloustilanteesta johtuen palvelu- ja laatutaso saattavat kuitenkin laskea, mutta niistä sovitaan erikseen tilaajien kanssa. Toimialan jatkuvan parantamisen toimintamalli on käytössä. 6. Riskit Keskeinen taloudellinen riski on aineiden, tarvikkeiden, toimitilojen ja kaluston vuokrakustannusten sekä palveluiden ennakoitua suurempi kustannusnousu. Myös kasvavat energia- ja palkkakustannukset nostavat kokonaiskustannuksia. Rakentamisen ja ylläpidon tilauskanta ei ole selvillä lähi vuosiksi. Tämä vaikeuttaa talous-, kalusto ja henkilöstösuunnittelua. Lisäksi ylläpidon osalta riskinä on, että yleisten alueiden ylläpitoon käytettävää rahamäärää vähennetään, samalla kun ylläpidettävät neliömäärät kasvavat uusien rakennettavien katu- ja viheralueiden johdosta. Ympäristöpalveluiden kohdalla suurin riski se, että laskutettavien maamassojen vastaanottomäärät eivät toteudu rakentamisen volyymin heikentyessä. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 66 25.09.2013 Sivu 23 / 46 1978/02.02.00/2013 66 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 Valmistelijat / lisätiedot: Maija Lehtinen, puh. (09) 816 83794 Päivi Turunen, puh. (09) 816 25062 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Liiketoimintajohtaja Mauri Suuperko Johtokunta päättää esittää liitteen mukaiset suunnitelmat Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen vuosien 2014 2016 taloussuunnitelmaksi ja henkilöstösuunnitelmaksi sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvioksi Espoon kaupunginvaltuustolle. Päätös Liite Selostus Johtokunta: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 10 Tuloslaskelma 11 Rahoituslaskelma 12 Henkilöstösuunnitelma Valtuusto hyväksyi 10.6.2013 Espoo-tarinan sekä strategiaperustan, johon kuuluvat visio, arvot ja toimintaperiaatteet sekä päämäärät ja valtuustokauden tavoitteet näkökulmittain. Espoon kaupunginhallitus on 17.6.2013 kokouksessaan hyväksynyt kehysohjeen talousarvion ja taloussuunnitelman valmistelun pohjaksi. Espoo Kiinteistöpalvelut - liikelaitos on kehyksen pohjalta laatinut taloussuunnitelman vuosille 2014-2016 sekä toiminta- ja talousarvioesityksen vuodelle 2014. Valtuusto on 9.9.2013 hyväksynyt vuosien 2014-2016 kehyksen tulos- ja rahoituslaskelmat sekä käyttötalouden toimialoittaiset kokonaismenot ja - tulot ohjeellisena ja siten täydennettynä, että valtuustolle valmistellaan talousarvion yhteydessä valtuustokauden mittainen alijäämätön talouden tasapainotusohjelma. Vuoden 2014 kehitysarvio perustuu vuoden 2012 tilinpäätökseen sekä tammi-heinäkuun toteutumatietojen perusteella tehtyyn vuoden 2013 tilinpäätösennusteeseen.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 66 25.09.2013 Sivu 24 / 46 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 7 mukaan toiminta-alueellaan hyväksyy liikelaitoksen taloussuunnitelman. Vuosien 2014 2016 taloussuunnitelma ja henkilöstösuunnitelma sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvio on jätettävä kaupunginhallitukselle 27.9.2013. Kaupunginhallitus käsittelee vuoden 2014 talousarviota ja taloussuunnitelmaa 28.10.2013 ja 25.11.2013. Valtuusto päättää vuoden 2014 talousarviosta sekä taloussuunnitelmasta 4.12.2013. Taloussuunnitelmapäätöksen jälkeen liikelaitoksen vuoden 2014 tulostavoitteet valmistellaan ja tuodaan tiedoksi an siten, että tavoitteet ja talousarvio ovat yhteensopivat keskenään. Liikelaitosten sitovat tavoitteet ja palvelukustannukset määritellään konserniesikunnan, liikelaitosten ja palveluja käyttävien yhteistyönä kaupunginjohtajan talousarvioehdotuksen valmistelun yhteydessä. Liikelaitosten tulos voi vaihdella liikelaitoksittain mutta lähtökohtaisesti tavoitteena on, että kaikki liikelaitokset tekevät vähintään nollatuloksen. Peruspääoman tuottoprosentti on 5 kaikilla liikelaitoksilla lukuun ottamatta Länsi-Uudenmaan pelastuslaitosta. 1. Tehtävät ja toiminta-ajatus Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitos tuottaa kaupungin toimitilojen ja rakennusten korjaus-, kunnossapito- ja rakentamispalveluja, kiinteistöjen hoito- ja siivouspalveluja, aula- ja turvallisuuspalveluja sekä apuvälinekorjaus- ja huoltokuljetuspalveluja liiketaloudellisin periaattein kustannustehokkaasti. Liikelaitoksen tuotanto perustuu sopimuksiin ja tilauksiin, joissa liikelaitoksen asiakas määrittelee haluamansa tuotteen tai palvelun ja palvelutason ja jotka asiakas maksaa sopimuksen mukaisesti. Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitos tuottaa kiinteistönomistajalle suunnattuja omistajapalveluja ja kiinteistön käyttäjille suunnattuja käyttäjäpalveluja. Omistajapalvelut perustuvat tilaajan eli Tilakeskuksen kanssa tehtyihin palvelusopimuksiin ja ne sisältyvät omistajan tulosyksiköiltä perimään toimitilavuokraan. Siivous-, aula ja turvallisuus-, apuväline- ja huoltokuljetuspalvelut ovat käyttäjäpalveluja, joista aiheutuvat kustannukset peritään suoraan tulosyksiköiltä palvelusopimuksiin perustuen. Muut käyttäjäpalvelut laskutetaan suoraan tilaavalta tulosyksiköltä voimassa olevan hinnaston mukaan. Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen visiona on mahdollistaa toimialoille kuntalaisten palveleminen. Palvelut tuotetaan niin, että käyttäjät voivat keskittyä omaan tärkeään työhönsä. Espoo Kiinteistöpalvelut haluaa olla
Espoon kaupunki Pöytäkirja 66 25.09.2013 Sivu 25 / 46 ammattitaitoinen, asiakaspalvelun taitaja, sopimuskumppaneiden kanssa yhteistyötä tekevä, sähköisiä välineitä tehokkaasti käyttävä, toimintaansa jatkuvasti kehittävä, toiminnassaan ennakoiva ja suunnitelmallinen sekä joustava tuottaja. 2. Toiminnan ja talouden nykytila ja kehittäminen Liikelaitoksen tuloksen tulee olla 1 % liikevaihdosta. Tulosyksikön toiminta ja investoinnit rahoitetaan tulorahoituksella tai omalla pääomalla. Kaikki liikelaitoksen palvelut laskutetaan joko sopimuksiin tai tilauksiin perustuvina. Kaupungin ja palveluliiketoimen asettamat strategiset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan toiminnan jatkuvalla kehittämisellä. Tavoitteena on kehittää palveluja ja saada joustavuutta toimintaan, lisätä toiminnan tehokkuutta ja parantaa asiakaspalvelua ja laatua. Lisäksi panostetaan henkilöstön työhyvinvoinnin parantamiseen ja sairauspoissaolojen vähentämiseen. Liikelaitos muodostuu viidestä palveluyksiköstä, joita ovat aula- ja turvallisuuspalvelut, kiinteistönhoitopalvelut, siivouspalvelut, rakennustekniset kunnossapitotyöt, sähkötekniset kunnossapitotyöt ja LVIA -tekniset kunnossapitotyöt. Sähkötekniset kunnossapitopalvelut yksikössä on apuvälinekorjaus- ja huoltokuljetukset -palveluyksiköt. Liikelaitoksen yhteisistä asioista vastaa Tuotannon tuki - palveluyksikkö. Palveluyksiköt toimivat omina tulosyksikköinään, joten talousseuranta selkeytyy edellisistä vuosista. Talousseurannan, -raportoinnin ja toiminnan suunnittelun parantamiseksi tarvitaan tuottajalle soveltuva tuotannonohjausjärjestelmä. 3. Talous Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen liikevaihto on 55,8 milj. euroa. Liikevaihto muodostuu sisäisistä myyntituotoista, joista noin 34 % tulee siivouspalveluista, 38 % kunnossapitotöistä, 17 % kiinteistönhoitopalveluista, 7 % aula- ja turvallisuuspalveluista, 2 % apuvälinekorjaus- ja huoltokuljetuspalveluista ja 2 % käyttäjäpalveluista. Kunnossapidossa työt jakautuvat niin, että rakennustekniset kunnossapitotyöt ovat 65 %, sähkötekniset kunnossapitotyöt 20 % ja LVIA -tekniset kunnossapitotyöt 15 %. Kulut muodostuvat pääosin palvelujen ostosta ja henkilöstömenoista. 3.1. Tuotot Liikelaitoksen tuotot ovat 55,8 milj. euroa. Liikevaihdosta 99,5 prosenttia on sisäistä ja 0,5 prosenttia on ulkoista myyntiä. Muut tuotot 35 000 euroa muodostuvat työllistämistuista. 3.2. Kulut
Espoon kaupunki Pöytäkirja 66 25.09.2013 Sivu 26 / 46 Liikelaitoksen kuluista pääosan muodostavat henkilöstökulut, jotka ovat 23,9 milj. euroa ja palvelujen ostot 27,0 milj. euroa. Henkilöstökulut laskevat edellisestä vuodesta -0,2 % ja palvelujen ostot kasvavat 5,2 %. Palvelujen ostojen kasvu johtuu liikevaihdon kasvusta. Aineet, tarvikkeet ja tavarat kuluerät ovat 2,2 milj. euroa ja ne kasvavat 12,3 % johtuen liikevaihdon kasvusta. 3.3. Tulos Liikelaitoksen tulos on 1 % liikevaihdosta eli 560 000 euroa. 3.4 Investoinnit Liikelaitoksen aineettomiin investointeihin on varattu 120 000 euroa ja kunnossapidon kalustoon 15 000 euroa. 3.5. Sitovat tulostavoitteet Sitovat tulostavoitteet vuodelle 2014 ovat seuraavat: 1. Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. 4. Henkilöstö Henkilöstöä 646, joista vakinaisia on 619 ja määräaikaisia 27. Naisia on henkilöstöstä 327 ja miehiä 292. Vakinaisten miesten keski-ikä on 48,93 v ja naisten 49,35 v. Vakinaisia 60 v täyttäneitä liikelaitoksen työntekijöistä on 99 eli 16 %. Liikelaitoksen suurimmat henkilöstöryhmät ovat laitoshuoltajat 300, kiinteistönhoitajat 95, vahtimestarit 72 ja kirvesmiehet 22. Tavoitteena on parantaa työn tuottavuutta ja laatua ja lisätä henkilöstön motivaatiota oman työnsä kehittämiseen ja henkilökohtaiseen kehittymiseen. Asiakaspalveluosaamiseen panostetaan ja järjestetään koulutusta. Työhyvinvointiin panostetaan yhteistyössä työterveyspalveluiden kanssa, jotta sairauspoissaolojen määrä saataisiin kääntymään laskuun. Myös tapaturmien määrän alentaminen on merkittävä tavoite jokaisessa palveluyksikössä. Työturvallisuuskoulutusta järjestetään työntekijöille ja uusien työntekijöiden perehdyttämistä kehitetään. 5. Suunnitelmakauden tavoitteet ja vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Taloussuunnitelman lähtökohtana on olettamus, että toiminta jatkuu palveluyksiköissä vähintäänkin edellisten vuosien laajuisena. Liikelaitokseen vuoden 2013 aikana siirtyneet apuvälinekorjaus- ja huoltokuljetuspalvelut kehittävät toimintaansa yhteistyössä tilaajan kanssa.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 66 25.09.2013 Sivu 27 / 46 Tilakeskus -liikelaitoksen vuosikorjaus- ja perusparannusmäärärahojen määrä ja käyttäjäpalvelujen tilausmäärät vaikuttavat suoraan liikevaihtoomme. Toiminta mukautetaan myös palveluverkkouudistuksen mukanaan tuomiin muutoksiin. Yhteistyötä eri toimialojen kanssa jatketaan ja oman organisaation toimintaa kehitetään strategian vaatimusten saavuttamiseksi. Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen eri palveluyksiköiden sisäistä yhteistyötä lisätään käyttäjien arjen helpottamiseksi ja toimia kohdistetaan liikelaitoksen palveluiden laadunvarmistukseen. Liikelaitos panostaa toiminnassaan hyvään palveluun ja asiakasyhteistyöhön lisäämällä henkilöstön asiakaspalveluosaamista. Ensimmäiset koulutukset ovat jo 2014 aikana. Tuottavuuden parantamisessa yhtenä merkittävänä työvälineenä on tuottajalle soveltuvan tuotannonohjausjärjestelmän hankinta. Tuottajalle soveltuvan tuotannonohjausjärjestelmä, joka sisältää palvelupyyntö-, työjonojenhallinta- ja laskutusmoduulit on välttämätön, jotta voimme vastata tilaaja-tuottajamallin asettamiin haasteisiin ja kehittää toimintaa niin, että pystytään työkohtaiseen laskutukseen. Talouden reaaliaikaista seurantaa ja laskutuksen ajantasaisuutta parannetaan kaikissa palveluyksiköissä. Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen palvelutoiminnan perusta on osaava henkilökunta. Toimintavuoden aikana panostetaan henkilökunnan työhyvinvointiin sekä kouluttamiseen. Esimiestaitoja lisätään koulutuksella sekä tukemalla esimiehiä arjessa ja osallistumalla Espoolaisen johtamisen projektiin. Asiakaspalveluosaamista päivitetään. Toiminnan avainsanat ovat ennakointi, joustavuus ja avoimuus. 5.1 Kiinteistönhoitopalvelut Kiinteistönhoidon toimintaa tehostetaan ja kehittämistä jatketaan päivittämällä mitoitukset ja yhdistämällä alueita. Palvelujen tilaajana on Tilakeskus -liikelaitos. 5.2 Rakennustekniset, sähkötekniset ja LVIA -tekniset kunnossapitopalvelut Kunnossapidossa toiminta on jaettu rakennustekniset kunnossapitotyöt, sähkötekniset kunnossapitotyöt ja LVIA -tekniset kunnossapitotyöt palveluyksiköihin. Nämä yksiköt toimivat asiantuntijayksiköinä. Kunnossapidossa panostetaan erityisesti vuosikorjausten ja perusparannusten ostopalveluiden hankintaan ja valvontaan. Terveen kilpailun edistäminen on kaupungissa kaikkien yhteinen tavoite. Palveluja tilaa pääasiassa Tilakeskus- liikelaitos.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 66 25.09.2013 Sivu 28 / 46 Apuvälineidenkorjaus- ja huoltokuljetuspalveluja kehitetään yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Palvelutoiminnan vakiinnuttaminen ja toiminnan kehittäminen ovat toimintavuoden suurin tavoite. Laiterekisteröinnin valmistuminen on vuoden 2014 tavoite. Apuvälinekorjauspalvelujen tilaaja on Sosiaali- ja terveystoimen toimiala. Huoltokuljetuksien tilaajana on Espoo Catering -liikelaitos ja Sosiaali- ja terveystoimen toimiala. 5.3 Siivouspalvelut Siivouspalveluissa siivouksen mitoitusten päivittäminen on jatkuvaa toimintaa. Siivouspalvelujen myyntilaskutuksen kehittäminen on yksi kehitystoimenpide. Palveluja tilaajana ovat kaikki toimialat. 5.4 Aula- ja turvallisuuspalvelut Aula- ja turvallisuuspalvelujen palveluja kehitetään yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Turvallisuuspalvelujen asiantuntijapalveluiden tilausten ennakoidaan lisääntyvän. Palveluja tilaajana ovat kaikki toimialat. Toimialan jatkuvan parantamisen -toimintamalli on käytössä. 6. Riskit Liikelaitoksen riskiarviointi on tehty ja riskien hallintatyö ja ennakoinnin parantaminen jatkuu vuosittain. Riskit liittyvät liikelaitoksen laskutukseen ja kustannusseurantaan, osaavan ammattihenkilöstön rekrytointiin ja työkyvyn alentumiseen sekä palvelujen tuottamiseen. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 67 25.09.2013 Sivu 29 / 46 1978/02.02.00/2013 67 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 Valmistelijat / lisätiedot: Kari Sirviö, puh. (09) 816 54201 Jarkko Mikkonen, puh. (09) 816 54203 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Liiketoimintajohtaja Mauri Suuperko Johtokunta päättää esittää liitteen mukaiset suunnitelmat Espoo Logistiikka -liikelaitoksen vuosien 2014 2016 taloussuunnitelmaksi ja henkilöstösuunnitelmaksi sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvioksi Espoon kaupunginvaltuustolle. Päätös Liite Selostus Johtokunta: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 13 Tuloslaskelma 14 Rahoituslaskelma 15 Henkilöstösuunnitelma Valtuusto hyväksyi 10.6.2013 Espoo-tarinan sekä strategiaperustan, johon kuuluvat visio, arvot ja toimintaperiaatteet sekä päämäärät ja valtuustokauden tavoitteet näkökulmittain. Espoon kaupunginhallitus on 17.6.2013 kokouksessaan hyväksynyt kehysohjeen talousarvion ja taloussuunnitelman valmistelun pohjaksi. Espoo Logistiikka -liikelaitos on kehyksen pohjalta laatinut taloussuunnitelman vuosille 2014-2016 sekä toiminta- ja talousarvioesityksen vuodelle 2014. Valtuusto on 9.9.2013 hyväksynyt vuosien 2014-2016 kehyksen tulos- ja rahoituslaskelmat sekä käyttötalouden toimialoittaiset kokonaismenot ja - tulot ohjeellisena ja siten täydennettynä, että valtuustolle valmistellaan talousarvion yhteydessä valtuustokauden mittainen alijäämätön talouden tasapainotusohjelma. Vuoden 2014 kehitysarvio perustuu vuoden 2012 tilinpäätökseen sekä tammi-heinäkuun toteutumatietojen perusteella tehtyyn vuoden 2013 tilinpäätösennusteeseen. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 7 mukaan toiminta-alueellaan hyväksyy liikelaitoksen taloussuunnitelman.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 67 25.09.2013 Sivu 30 / 46 Vuosien 2014 2016 taloussuunnitelma ja henkilöstösuunnitelma sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvio on jätettävä kaupunginhallitukselle 27.9.2013. Kaupunginhallitus käsittelee vuoden 2014 talousarviota ja taloussuunnitelmaa 28.10.2013 ja 25.11.2013. Valtuusto päättää vuoden 2014 talousarviosta sekä taloussuunnitelmasta 4.12.2013. Taloussuunnitelmapäätöksen jälkeen liikelaitoksen vuoden 2014 tulostavoitteet valmistellaan ja tuodaan tiedoksi an siten, että tavoitteet ja talousarvio ovat yhteensopivat keskenään. Liikelaitosten sitovat tavoitteet ja palvelukustannukset määritellään konserniesikunnan, liikelaitosten ja palveluja käyttävien yhteistyönä kaupunginjohtajan talousarvioehdotuksen valmistelun yhteydessä. Liikelaitosten tulos voi vaihdella liikelaitoksittain mutta lähtökohtaisesti tavoitteena on, että kaikki liikelaitokset tekevät vähintään nollatuloksen. Peruspääoman tuottoprosentti on 5 kaikilla liikelaitoksilla lukuun ottamatta Länsi-Uudenmaan pelastuslaitosta. 1. Tehtävät ja toiminta-ajatus Espoo Logistiikka -liikelaitoksen tehtävänä on hankkia kaupungille autoja ja työkoneita, järjestää kuljetus- ja varastopalveluja sekä painatus- ja postipalveluja, tuottaa vaihdepalveluja ja näihin liittyvä oheispalveluja liiketaloudellisin periaattein kustannustehokkaasti. 2. Toiminnan ja talouden nykytila ja kehittäminen Liikelaitos muodostuu neljästä palveluyksiköstä, jotka ovat auto- ja konepalvelut, kuljetus- ja varastopalvelut, painatus- ja postipalvelut sekä vaihdepalvelut. Lisäksi koko liikelaitoksen yhteisistä asioista vastaa tuotannon tuen palveluyksikkö. Liikelaitoksen tuotanto perustuu asiakaslähtöisiin kaupunkitasoisiin sopimuksiin ja tilauksiin, joissa liikelaitoksen asiakas määrittelee haluamansa tuotteen tai palvelun ja palvelutason ja jotka asiakas maksaa sovitun mukaisesti. Liikelaitoksen toimintaa on kehitetty vastaamaan kaupungin strategiaa ja eri asiakasryhmien tarpeita. Kuljetus- ja varastopalvelujen operatiivisessa toiminnassa Puolarmetsän sairaalan ja Aurorakodin sisäiset kuljetukset siirtyivät Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitokseen 1.4.2013 sekä eikiireelliset potilaskuljetukset HUS -logistiikkaan 1.5.2013. Kuljetus- ja varastopalveluihin siirtyy vuoden 2014 alusta sivistystoimen ja sosiaali- ja terveystoimen henkilökuljetuksia. Kaupunginjohtajan perustama projektiryhmä valmisteli vuoden 2013 alkuvuoden aikana ehdotuksen kaupungin uudesta kuljetuspalveluhankintojen järjestämismallista. Projektiryhmän ehdotusten mukaisesti kaikki kaupungin kuljetukset järjestetään vuodesta 2014 eteenpäin Espoo Logistiikka -liikelaitoksen Kuljetus- ja varastopalvelujen toimesta.