KEMIN KAUPUNKI 13.4.2015 Tekninen palvelukeskus / Tilapalvelu Valtakatu 26 94100 KEMI TARJOUSPYYNTÖ VALONLÄHTEET / LAMPUT, PL- JA LOISTEPUTKET Pyydämme tarjoustanne valonlähteistä kirjallisena 24.4.2015 klo 13.00 mennessä seuraavin ehdoin: Yleistä Tilapalvelu kilpailuttaa valonlähteiden hankinnan pääosin hallinnoimiensa julkisten rakennusten, ( hallinto- ja kulttuurirakennukset, koulut, päiväkodit, palvelutalot, liikuntarakennukset ), osalta. Hankinnat tehdään vaihtelevasti tarpeen mukaan ja pääasiassa pienissä erissä. Vuositasolla hankinnan kokonaisarvo on ollut aiempien vuosien perusteella n. 12-13 000, ( alv 0% ) / vuosi. Liitteenä on valonlähdeluettelo v.2013-2014 hankituista tuotteista ja niiden hankintamääristä. Tarjouspyynnön ilmoitusmenettely Tarjouspyyntö julkaistaan Kemin kaupungin verkkosivuilla 14.4.2015 alkaen, ( www.kemi.fi / tarjouspyynnöt ). Puitesopimus Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus solmia puitesopimus kahden toimittajan kanssa. Hankinnat tehdään valituilta puitesopimustoimittajilta kulloisenkin tarpeen mukaan soveltuvimmalta toimittajalta. Soveltuvuutta arvioitaessa huomioon otetaan hinta, toimitusaika tai noutopaikan sijainti. Suuremmista eristä tilaaja voi halutessaan tehdä kevennetyn kilpailutuksen puitesopimustoimittajien kesken. Hankinnan yksilöinti Valonlähteet tilataan pääsääntöisesti pienerissä ja toimitettuna suoraan tilaajan antamaan osoitteeseen kaupunkialueella tai erikseen sovittaessa tapauskohtaisesti noudettuna, mikäli toimittajalla on Kemissä noutopiste. Sopimuskausi 1.6.2015-31.12.2016 Tuotteet Liitteessä mainitut tuotteet ovat esimerkkejä käytetyistä tuotteista. Muiden valmistajien vastaavan laatuiset ja ominaisuuksiltaan vastaavat tuotteet otetaan huomioon. Tarjottujen tuotteiden tulee olla tunnettujen ja markkinoilla
toimivien valmistajien valmistamia. Vastaavuuden tulee olla ehdottomasti vähintään tarjouspyynnössä mainitun tuotteen mukainen. Tarjousten arviointi ja vertailu Toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten hintaedullisuuden vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset ja tekniset edellytykset toimia toimittajana tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Toisessa vaiheessa tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos: a ) ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia b ) ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin c ) tarjotut tuotteet eivät täytä asetettuja ehdottomia vaatimuksia Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajan, tarjouksen ja tuotteiden laadulle asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee olla rekisteröitynyt kaupparekisteriin ja kuulua ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisävelvollisten rekisteriin, (yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, www.ytj.fi ). Tarjoajalla täytyy olla lakisääteiset työeläkevakuutusmaksut suoritettu. Tarjouspyynnön sisältö ja -mukaisuus Tarjous on tarjouspyynnön mukainen, kun se on muodoltaan ja sisällöltään tämän tarjouspyynnön mukainen ja kaikki pyydetyt tiedot on annettu tarvittavine liitteineen. Hylkäämis- ja poissulkuperusteet Tarjous hylätään, jos: - Tarjous saapuu myöhässä - Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä - Tarjoaja, joka ei asetetussa määräajassa toimita mahdollisesti pyydettäviä selvityksiä, suljetaan tarjouskilpailusta Tarjouksien vertailu- ja arviointiperusteet Tarjoukset vertaillaan siten, että laatu- ja ympäristöystävällisyys arvioidaan tarjoajan toimittamien tietojen ja todistusten perusteella sekä toimituspaikka vertaillaan tarjouksessa esitetyn mukaisesti. Hinta vertaillaan tarjouspyynnössä pyydettyjen
volyymituotteiden kokonaishinnan mukaisesti. Tarjouspyynnön kriteerit täyttävä tarjous ja halvin kokonaishinta saa täydet pisteet ja muut suhteutettuna siihen. Tarjoukset pisteytetään seuraavasti, jossa maksimi on 100 p: - Laatu- ja ympäristöystävällisyys 20 p - Toimituspaikka, ( tilaajan ilmoittama kohde ) 10 p - Halvin hinta 70 p Korkeimman yhteispistemäärän saaneet tarjoajat, ( 2 kpl ), valitaan puitesopimustoimittajiksi. Tarjouksen hinnat Tarjouksessa tulee esittää liitteenä olevan luettelon mukaisten määrien mukaan kokonaishinta ja ao. tuotteiden yksikköhinnat. Tarjottavien volyymituotteiden kokonaishinnan ja sen perusteena olevien yksikköhintojen tulee sisältää kaikki tilausten käsittelystä, laskutuksesta ja toimituksesta aiheutuvat sekä muut mahdolliset kustannukset. Muiden valonlähteiden, ( esim. LED-lamput ), kuin tarjouspyynnössä esitettyjen volyymituotteiden osalta tarjoukseen voi liittää tuoteluettelon ja ilmoittaa niiden osalta hinnat tai alennusprosentit. Hintojen kiinteys ja muutokset Tarjouksessa ilmoitetut hinnat tulee olla voimassa vähintään 6 kuukautta sopimuksen allekirjoittamisesta alkaen. Sopimuskumppanit voivat esittää sopimuskauden aikana hintoihin tarkistuksia raaka-aine ja veroperusteiden aiheuttamista hinnan muutoksista johtuen enintään 1 kerran vuodessa. Esityksessä on yksilöitävä perusteet, jolla hinnantarkistusta perustellaan. Yleinen kustannustason nousu ei ole peruste hintojen korottamiselle. Hintojen korotukset edellyttävät tilaajan hyväksymistä. Hintatarkistuksen jälkeen sopimuskumppanin on toimitettava päivitetty hinnasto tilaajan käyttöön. Kampanja- ja tarjoustuotteet Sopimustoimittajien tulee sitoutua siihen, että sopimushinta ei missään tilanteessa ole korkeampi kuin mahdolliset samanaikaisesti voimassa oleva julkinen kampanja- tai tarjoushinta. Uutuudet Sopimuskauden aikana markkinoille tulevat uutuustuotteet on hinnoiteltava tässä tarjouspyynnössä tarjottujen tuotteiden tason mukaisesti.
Ympäristövaatimukset Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjotut tuotteet ja yrityksen / toimialan toiminta täyttävät Suomessa ja EU-alueella voimassa olevien ympäristölainsäädännön ja jätehuollon lait, asetukset ja määräykset. Tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä selvitys, miten sen toiminnassa ja tuotteissa on otettu huomioon ympäristöystävällisyys. Muut ehdot Tarjoajan tulee ensisijaisesti tarjota tuotteita, jotka kuuluvat Sähköteknisen liiton, ( STK ), ylläpitämään sähkönumerorekisteriin, ( Snro ). Tuotteet, joissa on laatuvirheitä, vaihdetaan maksutta uuteen toimittajan kustannuksella. Virheelliset toimitukset palautetaan toimittajan kustannuksella. Tilaukset on voitava tehdä noutamalla, puhelimitse, sähköpostilla tai toimittajan / tilaajan tilausjärjestelmän kautta. Toimittaja on vastuussa sopimustuotteiden ja reaaliaikaisten hintojen päivityksestä. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 2 kuukautta. Sopimusehdot Muilta osin sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja, ( JYSE 2009 TAVARAT ). Osa- ja vaihtoehtotarjoukset Osa- ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Toimitusehto Maksuehdot Päätöksenteko Toimitettuna tilaajan esittämään kohteeseen sisätiloihin. Toimitukset 1-2 päivää tilauksesta tai tapauskohtaisesti erikseen sovittuna ajankohtana. Toimittajakohtaisesti 21 tai 30 päivää. Lopullinen valinta tehdään tarjouspyynnössä mainittujen perusteiden mukaisesti viikolla 19 / 2015. Hankintasopimukset tehdään, kun katsotaan, että on kulunut 21 päivää siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tiedon päätöksestä. Lisätietoja Kari Pelo, p. 0400-691906 kari.pelo@kemi.fi
Tarjousten toimittaminen Tarjoukset tulee toimittaa kirjallisena suljetussa kirjekuoressa 24.4.2015 klo 13.00 mennessä osoitteella: KEMIN KAUPUNKI Tilapalvelu Sähköistysvastaava Kari Pelo Valtakatu 26 94100 KEMI Tarjouskuoreen merkintä: "Valonlähteiden tarjous" Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. KEMIN KAUPUNKI Tilapalvelu Sähköistysvastaava Kari Pelo Liite Tarjottavat valonlähteet kappalemäärineen