HARJAVALLAN KAUPUNKI Kaupunginhallitus TARJOUSPYYNTÖ Satakunnantie 110 Päiväys Dnro 29200 HARJAVALTA 12.12.2008 046-248-2008 VUOKRATEKSTIILIPALVELUT Ilmoitukset Hilma EU-hankintailmoitus 12.12.2008 Harjavallan kaupungin kotisivu, http://www.harjavalta.fi, 12.12.2008 Harjavallan kaupunki pyytää tarjoustanne yksiköidensä käyttöön tulevista vuokratekstiilipalveluista. Tarkoituksena on löytää yksi toimittaja, joka kokonaisvaltaisesti kattaisi tekstiilien vuokraus- ja huolto- ja kuljetuspalvelutarpeet. Hankittavien palveluiden piirissä ovat potilas- ja liinavaatteet sekä henkilökunnan suojavaatteet. Osa tekstiileistä (esim. verhot ja muut sisustustekstiilit) jää kuitenkin edelleen vain pesulapalveluiden piiriin. Sopimusneuvotteluissa hyväksytyn toimittajan kanssa tarkistetaan toteutettava palvelu yksityiskohdittain. Arvioidut käyttömäärät on ilmoitettu oheisissa liitteissä. Käyttömäärät on arvioitu nykyisen tilanteen mukaan, mutta ne voivat kasvaa sopimuskauden aikana. Asiakas ei sitoudu ilmoitettuun käyttömäärään, vaan palveluiden käyttöä on voitava tarpeen muuttuessa lisätä tai vähentää vuosittain. Tarjous tulee antaa oheisilla tarjouslomakkeilla. Vain kyseisillä lomakkeilla annetut tarjoukset huomioidaan. Tarjous tulee antaa erikseen nimikoiduista ja nimikoimattomista suojavaatteista. Tarjoukseen on liitettävä: - tuoteluettelo - vaatekuvasto - kangasnäytteet ja materiaalitiedot - näytekappaleet tarjotuista vaatteista, kustakin esim. koko L Sopimuskausi Hankintamenettely Toimituskerrat ja - pisteet 1.4.2009 31.12.2011 + 2 optiovuotta. Mahdollisen option käytöstä sovitaan puoli vuotta ennen sopimuskauden päättymistä. Hankintamenettely on avoin. Harjavallan kaupunki toimitus 3 x vko: Vanhainkoti Hopearanta, Pohjoisrannantie 317 toimitus 2 x vko: Kalevan päiväkoti, Ainonkatu 3 Pohjoisrannan päiväkoti, Kaanaankatu 2 Kotipalvelu, Keskustie 5 Keskuskeittiö, Myllykatu 3 A Tekninen virasto, Keskustie 5 B
Tekstiilivuokrausehdot Hinta 2 Tekstiilivuokrauspalvelun tulee täyttää seuraavat ehdot: 1) palveluun sisältyy tekstiilin vuokraus, huolto ja kuljetukset 2) suojavaatteet sovitetaan ja muutetaan käyttäjien mittojen mukaisiksi 3) vuokratekstiilit tuodaan sovittuihin paikkoihin ja noudetaan huoltoon sovituin väliajoin 4) tarjottavien tekstiilien tulee olla ominaisuuksiltaan tarkoituksenmukaisia, laadukkaita ja käyttäjän kannalta käyttömukavia 5) tarjoajan tulee toimia mikrobiologisesta puhtauden hallinnasta annetun standardin EN-SFS 14065 mukaisesti. Mikäli standardia ei ole sertifioitu, tulee tarjoajan antaa selvitys siitä, miten standardin mukainen valvonta on toteutettu 6) tarjoajan tulee esittää varasuunnitelma, jolla turvataan toimitusten jatkuvuus esim. lyhytaikaisten tuotantohäiriöiden (myös arkipyhinä ja loma-aikoina) aikana Hinnat on ilmoitettava ilman alv:tä. Tarjouksessa annetaan euromääräinen kappalehinta snt/kpl alv 0 % sisältäen vuokrauksen, pesun, viimeistelyn ja huollon. Hintaan tulee sisältyä myös kuljetukseen käytettävät rullakot, rullakkohuput ja pyykkisäkit sekä eristyspyykkipussit (liukenevat). Muut palvelun käytöstä syntyvät kustannukset on ilmoitettava erillisillä hinnastoilla - alennusehto. Tällaisia voivat olla mm: - suojavaatteiden muutostyöt - pesulapalvelut tilanteessa, jossa omia vaatteita käytetään vuokratekstiilien rinnalla Voimassaoleva hinnasto tulee liittää tarjoukseen. Toimituskulut tulee hinnoitella erikseen. Hintojen kiinteys Yleistä Sähköiset järjestelmät Omavalvontajärjestelmä Tilaajan olemassa olevien tekstiilien myyminen tuottajalle Hintojen tulee olla kiinteinä voimassa vuosien 2009 ja 2010 ajan. Hintaneuvottelut elinkustannusindeksin nousun johdosta tarkistettavista hinnoista pidetään vuoden 2011 osalta elokuun 2010 loppuun mennessä ja optiovuosien 2012 ja 2013 osalta elokuun 2011 loppuun mennessä. Asiakkaan ja pesulan välille nimetään yhteyshenkilöt käytännön asiointia ja keskinäistä tiedonkulkua varten. Yhteyshenkilöt huolehtivat toiminnan laadun seurannasta, toimintoihin liittyvistä muutoksista, pyykin hävikin seurannasta ja pesulan korvausvelvollisuudesta reklamaatiotapauksissa. Tarjouksessa tulee selvittää onko tarjoajalla sähköinen tilausjärjestelmä ja / tai sähköinen verkkolaskutusmahdollisuus. Tarjouksessa tulee antaa selvitys myös sähköisesti toimivasta palautejärjestelmästä ja jakeluluettelosta. Tarjoajalla tulee olla omavalvontajärjestelmä. Sen toiminnallisuudesta tulee antaa selvitys. Olemassa olevista omista tekstiileistä on päätetty pääsääntöisesti luopua. Tarjoajan tulee ilmoittaa, ovatko he valmiita lunastamaan vanhat tekstiilit ja mitkä ovat korvausperiaatteet.
Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu suoritetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu. 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 3 Tarjoajan taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua palvelun toteuttamisesta tarkistetaan Suomen Asiakastieto Oy:ltä. Tarjoajan luottoluokituksen tulee olla vähintään A+ tai riskiluokituksen RL1 (erittäin pieni riski) ja RL3 väliltä. Toimittajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset palvelun suorittamiseen. Tämän todentamiseksi tarjoukseen tulee liittää seuraavat selvitykset: verovelkatodistus (verovirastosta saatava verovelkatodistus on selvitys veronmaksuvelvollisuuden täyttämisestä). todistus maksetuista työeläkemaksuista (eläkevakuutusyhtiöltä, yksityisen elinkeinonharjoittajan osalta YEL). 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Hyväksyttyjen tarjoajien tarjouksen tulee olla sisällöltään tarjouspyynnön ehtojen mukainen eli vastata vaadittuja teknisiä ja muita vaatimuksia sekä esitettyjä kaupallisia ehtoja. Tarjous hylätään, mikäli tarjous ei sisällä kaikkia tarjouspyynnössä vaadittuja selvityksiä tai se ei muuten täytä tarjouspyynnön ehtoja tai sitä ei ole jätetty määräaikaan mennessä. Tarjous hylätään myös, jos liitteenä olevia tarjouslomakkeita ei ole täydellisesti täytetty. 3. Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu Tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Kokonaistaloudellisuuden arviointikriteerit ovat seuraavat: 1. hinta 60 pistettä (Hintavertailuun otetaan tuotteet, joiden käyttömäärä per viikko on kymmenen kappaletta tai enemmän.) 2. toiminnallisuus 40 pistettä, jakautuen seuraavasti: a. Logistiset ratkaisut (mm. jakelupalvelun ja muiden sähköisten järjestelmien kuvaus ja toiminnallisuus) 15 p b. Tuotteiden käyttöömme soveltuvuus (malliston kattavuus, käyttömukavuus) 13 p c. Laatujärjestelmä tai kuvaus laadunvarmistuksesta 5 p d. Muut seikat (esim. ympäristönhallintajärjestelmä, sertifikaatti tai kuvaus järjestelmästä ja referenssit) 7 p Julkisuus Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen toimittaminen Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia sen jälkeen, kun päätös on tehty ja allekirjoitettu. Liikesalaisuudet pyydetään ilmoittamaan erillisellä liitteellä. Tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta tarjousten jättöajan päättymisestä. Tarjouksen pyydämme toimittamaan suljetussa kuoressa merkinnällä Vuokratekstiilit 23.01.2009 klo 12 mennessä osoitteeseen Harjavallan
4 kaupunki, Satakunnantie 110, 29200 Harjavalta tai sähköpostiosoitteeseen Tarjous@harjavalta.fi. Tilaaja pidättää itselleen oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. Muut ehdot Lisätietoja Hankinnassa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE94). Lisätietoja antavat: Vanhainkoti Hopearanta, vanhainkodin johtaja Elsikki Wallenius, puh. 02-5359325 Tekninen toimi, talonrakennusinsinööri Matias Eskola, puh. 02-5359529 Ruokahuolto ja siivousyksikkö, ruokahuolto- ja siivouspäällikkö Mervi Takala, puh. 02-5359419 Kotipalvelu, vanhustenhuollon johtaja Leila Saarela, puh. 02-5335804 Kalevan ja Pohjoisrannan päiväkodit, päivähoidon johtaja Tapani Jokiranta, puh. 02-5335808 HARJAVALLAN KAUPUNKI Jaana Karrimaa kaupunginjohtaja Tapio Rosendahl kaupunginsihteeri Liitteenä - tarjouslomakkeet - Jyse94
5