Kiekun toiminnallisuudet Yleisesittely
SISÄLLYS Esipuhe 4 1 Kieku-ratkaisu 5 2 Seurantakohdemalli 6 3 Kieku-henkilöstöhallinto 9 3.1 Perustiedot 10 3.1.1 Organisaatiorakenne 10 3.2 Palvelussuhteen hallinta 11 3.2.1 Palvelussuhteen luominen, päivittäminen ja päättäminen 11 3.2.2 Poissaolot 12 3.2.3 Palveluaikalaskenta 12 3.2.4 Vuosilomat 13 3.3 Työaikojen hallinta 13 3.4 Palkanlaskenta 14 3.5 Osaamisen hallinta 15 4 Kieku-taloushallinto 17 4.1 Perustiedot 18 4.2 Sisäinen laskenta 18 4.2.1 Sisäinen budjetointi 18 4.2.2 Vyörytykset 19 4.2.3 Palkkakustannusten kohdistaminen 19 4.3 Kirjanpito 19 4.3.1 Liikekirjanpito 20 4.3.2 Talousarviokirjanpito 20 4.3.3 Käyttöomaisuuskirjanpito 21 4.3.4 Valtuuksien seuranta 21 4.4 Tulojen käsittely 22 4.4.1 Asiakasrekisteri 22 4.4.2 Laskujen käsittely 23 4.4.3 Myyntireskontra 24 4.5 Menojen käsittely 24 4.5.1 Toimittajarekisteri 24 4.5.2 Maksatus 25 4.5.3 Ostoreskontra 25 5 Analyysiraportointi 26 6 Kieku-portaali 27 6.1 Kieku-portaalin toiminnallisuudet virkamiehille 27 6.2 Kieku-portaalin toiminnallisuudet esimiehille 29 6.3 Analyysiraportointi 31 Liitteet Liite 1: Seurantakohdemalli 32 Liite 2: Kieku-järjestelmän integraatiot 34
4 Kiekun toiminnallisuudet ESIPUHE Tämä esite sisältää perustietoa Kieku-ratkaisusta ja sen toiminnallisuuksista sekä seurantakohdemallista. Toivomme esitteen palvelevan käyttöönottavien organisaatioiden johtoa ja käyttöönottohankkeissa työskenteleviä, kun he tutustuvat Kieku-ratkaisuun. Kieku-ratkaisu sisältää yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit, yhteisen Kiekujärjestelmän ja se toteuttaa valtionhallinnon yhteistä seurantakohdemallia. Kieku on mahdollisimman yhteinen tapa ajatella ja toimia talous- ja henkilöstöhallinnossa, mutta tunnistamme kuitenkin esimerkiksi erilaisten virkaehtosopimusten ja seurantakohteiden käytön tuomat erot Kiekun soveltamisessa. Tarkoituksena on ottaa Kieku-ratkaisu kirjanpitoyksiköissä ja tulosohjatuissa virastoissa käyttöön pitkälti sellaisenaan. Tästäkin syystä Kiekun käyttöönotto on virastoille talousja henkilöstöhallinnon kehittämis- ja muutosprojekti. Kiekun avulla valtion hallintoa, toiminnan seurantaa ja vertailua voidaan jatkossa toteuttaa konsernimaisesti. Tavoitteena on tehostaa valtion talous- ja henkilöstöhallintoa palvelukeskusmallia tukien. Kieku mahdollistaa yhtenäisen työnjaon virastojen ja palvelukeskuksen välillä antaen edellytykset tasalaatuiselle talousja henkilöstöhallinnon palvelulle. Valtiokonttori
Kiekun toiminnallisuudet 5 1 KIEKU-RATKAISU Kieku-hankkeen myötä koko valtionhallinnossa otetaan käyttöön yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit, jotka perustuvat yhteiseen toiminnan suunnittelua ja seurantaa tukevaan seurantakohdemalliin ja kokonaisuutta tukevaan Kieku-tietojärjestelmään. Niiden avulla tuetaan palvelukeskusmallia ja parannetaan toiminnan tehokkuutta ja laatua Mitä Kieku sisältää? yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit valtion yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon Kiekujärjestelmä yhteinen seurantakohdemalli Kiekun myötä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) rooli korostuu yhteisten tietojen ja rekisterien ylläpidossa. viraston ja Palkeiden väliseen työnjakoon ja yksittäisten henkilöiden työnkuviin tulee uusien työroolien myötä muutoksia. Virastolle, joka on jo kattavasti palvelukeskuksen asiakkaana muutokset ovat pienempiä. Käyttöönoton yhteydessä tarkistetaan viraston ja palvelukeskuksen välinen palvelusopimus. virka- ja esimiehet osallistuvat aktiivisesti henkilöstöhallinnon prosesseihin ja saavat käyttöönsä taloustiedon raportteja Kieku-portaalin kautta. Kiekua tulee käyttämään kaikkiaan noin 65 000 virkamiestä, joista noin 3 000 on talousja henkilöstöhallinnon ammattikäyttäjiä.
6 Kiekun toiminnallisuudet 2 SEURANTAKOHDEMALLI Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä otetaan käyttöön rakenteeltaan yhteinen seurantakohdemalli (liitteenä), joka luo hyvät edellytykset suunnittelun ja seurannan yhtenäistämiselle. Kirjanpitoyksikön seurantakohdemallin sisällön suunnittelussa on tärkeää tehdä tiivistä yhteistyötä talous- ja henkilöstöhallinnon välillä, sillä malli vaikuttaa molempiin osa-alueisiin. Lisäksi kirjanpitoyksikön johdon on sitouduttava mallin suunnitteluun, jotta tulosohjauksen tarpeet tulevat huomioitua. Seurantakohdemallin suunnittelussa on huomioitava myös prosessinäkökulma (suoritteet tulisi voida johtaa suoraan toiminnoista). Seurantakohteita on sekä yhteisiä konsernitasoisia että kirjanpitoyksikkökohtaisia. Seurantakohteita on yhteensä neljätoista, joista kirjanpitoyksiköllä on käytössään enintään yksitoista. Kaikkia seurantakohteita ei tarvitse ottaa käyttöön, jos niille ei ole kirjanpitoyksikön seurannan kannalta tarvetta. Osa seurantakohteista on kuitenkin pakollisia. Näillä seurantakohteilla pystytään hoitamaan tyypillisen viraston tärkeimmät suunnittelun ja seurannan tarpeet. Seurantakohteita täydentävät suunnittelun ja seurannan osalta myös Kieku-tietojärjestelmän muut toiminnallisuudet sekä liitännäisjärjestelmät, kuten matkahallintajärjestelmä M2 ja erilaiset virastojen substanssijärjestelmät. Yhteisiä konsernitasoisesti ylläpidettäviä seurantakohteita ovat liikekirjanpidon tili, talousarviokirjanpidon tili, alue/kunta ja kumppani. Ministeriö koordinoi hallinnonalansa kirjanpitoyksiköiden kanssa kirjanpitoyksikkökohtaisten seurantakohteiden suunnittelua ja toteutusta. Kirjanpitoyksikön tehtävänä on omaa toimintaansa palvelevien laskentakohteiden ja koodien määrittäminen seurantakohteiksi. Tiedot kirjanpitoyksikön käyttöön ottamista seurantakohteista ylläpidetään yhtenäisesti ja keskitetysti palvelukeskuksessa.
Kiekun toiminnallisuudet 7 Ulkoisen laskennan seurantakohteet: kirjanpitoyksikkö / rahasto: Talousarviotalouteen kuuluva kirjanpitoyksikkö tai talousarvion ulkopuolella oleva valtion rahasto. Kirjanpitoyksikölle kuuluu mm. maksuliikkeen ja kirjanpidon hoitaminen, tilinpäätöksen laatiminen sekä näiden tehtävien sisäinen valvonta. Yritystunnukset perustetaan kirjanpitoyksikkötasolle, jolloin niille voidaan laatia tilinpäätökset. liikekirjanpidon tili (LKP-tili): Valtion liikekirjanpidolla tuotetaan tuotto-kulu -perusteinen tuloksenlaskenta (tilikauden tuotto- tai kulujäämä) ja tase. Liikekirjanpidon tehtävänä on myös tositteisiin perustuvien kirjausten avulla pitää talousyksikön ja sitä ympäröivillä markkinoilla olevien muiden talousyksiköiden rahavarat tai muut talouden erät erillään toisistaan. talousarviokirjanpidon tili (TaKP-tili): Talousarviokirjanpidon avulla seurataan eduskunnan päättämien tulo- ja menoarvioiden toteutumista. Talousarviokirjanpidon tilien ja niiden sisällön tulee vastata talousarviota ja sen tilijaottelua. Talousarviokirjanpito käsittää talousarviotilit, siirrettyjen määrärahojen tilit ja Valtiokonttorin määräämät talousarviokirjanpidon tilit. kumppani: Kumppanikoodi kertoo sen, mille valtion kirjanpitoyksikölle meno maksetaan tai keneltä tulo saadaan. Sen avulla tullaan myöhemmin toteuttamaan konsolidointi ja sisäisten erien eliminoinnit. Kumppani-seurantakohde tarvitaan sisäisten erien tunnistamiseksi ja täsmäytyksen helpottamiseksi. Se mahdollistaa myös sisäisen laskutuksen Kiekussa olevien kirjanpitoyksiköiden välillä. Sisäisen laskennan seurantakohteet joiden varaan sisäinen laskenta ensisijaisesti rakennetaan: toimintayksikkö ( järjestelmässä tulosyksikkö tai kustannuspaikka): Kuvaa kirjanpitoyksikön sisäisen organisaatiorakenteen ja hierarkian. Toimintayksikköä käytetään mm. tuotto- ja kulukirjauksissa, raportoinnissa, sisäisessä budjetoinnissa ja käyttöomaisuusyksikön perustiedoissa. projekti: : Projektilla on aina aikataulu sekä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Projektilla on selkeä tavoite, suunnitelma, resurssit ja sen tuloksia seurataan. Projektiseurantakohdetta käytetään kolmenlaisten projektien seurantaan. Näitä ovat o kirjanpitoyksikön omat projektit, o kirjanpitoyksiköiden väliset projektit ja o valtiotasoiset hankkeet. toiminto: Kuvaa niitä tehtäviä tai toimintoja, joita valtionhallinnossa ja sen virastoissa tehdään. Toiminnon tulee olla viraston toiminnan kannalta mitattavissa oleva koko-
8 Kiekun toiminnallisuudet naisuus. Toiminnot jakautuvat ydin- ja ohjaustoimintoihin sekä tukitoimintoihin ja ne kytketään valtioneuvoston ohjesäännön mukaiseen hierarkiaan. suorite: Prosessissa tai toiminnoissa aikaansaatu tuotos (output). Suoritteet voivat olla hallinnonalan, viraston, toimintayksikön, prosessin tai toiminnon tuotoksia. Suoritteet ovat maksullisia tai maksuttomia tuotteita, palveluita tai aikaansaannoksia. Ne voivat olla myös yhteisrahoitteisia tai viranomaissuoritteita. Suoritteet luovat edellytyksiä toiminnan tehokkuuden, taloudellisuuden ja tuottavuuden seurannalle. Virastot kohdentavat kustannuksiaan, eli tekevät vyörytyksiä, sisäisen laskennan seurantakohteiden välillä (esimerkiksi tukitoiminnoilta ydintoiminnoille ja edelleen suoritteille ja projekteille). Kiekussa ei tällä hetkellä ole välinettä kustannusten vyöryttämiseksi. Mahdollisuutta näiden toiminnallisuuksien lisäämiseksi Kiekuun tutkitaan. Tällä välin kirjanpitoyksiköt hoitavat vyörytykset parhaaksi katsomallaan tavalla. Muita seurantakohteita: valtuus: Määrältään ja käyttötarkoitukseltaan rajattu oikeus tehdä sopimuksia ja antaa sitoumuksia. Valtuuden käytöstä aiheutuvat määrärahatarpeet otetaan joko kokonaan tai osittain seuraavien vuosien talousarvioihin. Seurantakohteen avulla seurataan eduskunnan valtion talousarviossa myöntämien ja lakiin perustuvien valtuuksien käyttöä, käytöstä aiheutuneita talousarviomenoja talousarviokirjanpidon mukaisina ja arvioita seuraavien vuosien määrärahatarpeista. alue tai kunta: Alueryhmittely perustuu Tilastokeskuksen määrittelemiin hallinnollisiin alueisiin, joiden perustana on kunta ja ulkomaiden osalta valtio. Tämän seurantakohteen avulla on mahdollista tuottaa alue- ja kuntakohtaisia tilastoja ja raportteja. seurantakohde 1 ja seurantakohde 2: Kirjanpitoyksikön päätettävissä olevia seurantakohteita, joilla kirjanpitoyksiköt voivat tuottaa raportointia omaa seurantaansa varten. Seurantakohde 1 tai 2 voidaan ottaa käyttöön, jos se on toiminnan seurannan kannalta erityisen tarpeellista.
Kiekun toiminnallisuudet 9 3 KIEKU-HENKILÖSTÖHALLINTO Henkilöstöhallinnon prosesseista Kiekuun sisältyvät palvelussuhteen hallinta, työaikojen hallinta, palkanlaskenta ja osaamisen hallinta. Kieku-tietojärjestelmä sisältää viisi henkilöstöhallinnon sovellusta, joita ovat Kieku-henkilöstöhallinto (SAP HCM), Palveluaikalaskenta, Lomakäsittely, Ajanhallinta ja Palkat. Ohjaus ja johtaminen: Henkilöstäpolitiikan johtaminen Henkilöstösuunnittelu Muutosjohtaminen Palkkaus ja palkkausmallien suunnittelu Henkilöstöstrategian luominen Henkilöstön kehittämisohjelmat Henkilöstöjohtaminen Työnantaja- ja ammattiyhdistyssuhteet Rekrytointi: Ennen haun aloittamista Henkilöhaku valmistelu Henkilöhaku valinta Perehdyttäminen Palvelussuhteen hallinta: Palvelussuhteen luominen, päivittäminen ja päättäminen Poissaolot Palveluaikalaskenta Vuosilomat Työaikojen hallinta: Työaikojen suunnittelu Työajan laskenta Työaikojen kohdentaminen Työaikapankki Palkanlaskenta: Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen Tulospalkkaus Luontoisedut Palkanlaskenta Osaamisen hallinta: Osaamisen arviointi Suorituksen johtaminen Osaamisen kehittäminen Tietämyksen hallinta Seuraajasuunnittelu = Kiekussa Kuva: Kiekun kattama osuus henkilöstöhallinnon perustoiminnallisuudesta.
10 Kiekun toiminnallisuudet Keskeistä Kieku-henkilöstöhallinnossa Kieku on henkilötietojen masterjärjestelmä eli henkilö- ja sopimustiedot ja niihin tehtävät muutokset viedään liittymillä Kiekusta käytettäväksi mahdollisiin muihin viraston tietojärjestelmiin, joissa tarvitaan ajan tasalla olevia tietoja. Kieku sisältää kaikille virastoille yhteiset tietorakenteet ja ohjaustiedot. Koodistot ovat pääosin valtiokonsernin yhteisiä. Virastokohtaisia koodistoja on käytössä vain poikkeustapauksissa (esim. VES-syistä). Henkilöstöhallinto käyttää samoja seurantakohteita kuin taloushallinto Kieku on integroitu kokonaisuus. Kieku-järjestelmä antaa konsernitasoisen juoksevan henkilönumeron. Henkilönumero säilyy, vaikka virkamies siirtyy virastosta toiseen. 3.1 Perustiedot Henkilöstöhallinnon perus- ja ohjaustiedoilla tarkoitetaan organisaatiorakenteita, henkilöstörakenteita, koodistoja, palkkalajien ja poissaololajien laskentasääntöjä sekä ajanhallinnan ohjaustietoja. Organisaatiorakenteet ja ajanhallinnan ohjaustiedot ovat virastokohtaisia, muut perus- ja ohjaustiedot ovat konsernitasoisia. 3.1.1 Organisaatiorakenne Kieku-henkilöstöhallinnossa organisaatiorakenne tarkoittaa organisaation johtamishierarkiaa. Organisaatioyksiköllä on esimies, joka näkee ja halutessaan raportoi yksikköönsä kuuluvien henkilöiden tiedot. Analyysiraportoinnissa ylemmän tason organisaatioyksikön esimies näkee kaksi tasoa alempien tasojen organisaatioyksiköiden henkilöiden tiedot. Jokaisella henkilöllä on järjestelmässä esimies, ja esimiehen käyttöoikeudet järjestelmän henkilöstötietoihin perustuvat tähän esimiestietoon. Jokaisella esimiehellä on mahdollisuus nimetä Kieku-portaaliin sijainen, joka voi hyväksyä tehtävälistalle tulleet tehtävät. Budjetoidut toimet kuuluvat organisaatiorakenteeseen. Palvelussuhdetta luotaessa henkilö kiinnitetään budjetoituun toimeen, joka sisältää kaikki virkaan ja tehtävään liittyvät tiedot. Organisaatiorakenne luodaan Kieku-käyttöönoton yhteydessä.
Kiekun toiminnallisuudet 11 3.2 Palvelussuhteen hallinta Kieku-tietojärjestelmään sisältyvät toiminnallisuudet, jotka käsittävät henkilön palvelussuhteen koko elinkaaren palvelussuhteen luomisesta palvelussuhteen päättymiseen, poissaolot, lomakäsittelyn ja palveluaikalaskennan. Kieku-järjestelmässä ylläpidetään viraston oman henkilöstön lisäksi vuokratyöntekijöiden, siviilipalvelusmiesten, työharjoittelijoiden ja asemamaasta palkattujen henkilö- ja palvelussuhteiden tiedot. Palvelussuhteen hallinnassa suuri muutos on itsepalvelutoiminnallisuuden laajeneminen: henkilö päivittää järjestelmään omat henkilötietonsa ja tekee poissaoloja koskevat ilmoitukset ja hakemukset, jotka esimies hyväksyy järjestelmässä. Esimiehen rooli ja vastuu prosessin läpiviennissä korostuu. Esimiehet näkevät järjestelmässä yksikköönsä kuuluvien henkilöiden ajantasaiset henkilö- ja palvelussuhdetiedot. Hyväksymisketjussa on tapauksesta riippuen yksi tai kaksi hyväksymistasoa. Lähin esimies hyväksyy ei-harkinnanvaraiset poissaolot. Harkinnanvaraisissa poissaoloissa lähiesimies puoltaa ja esimiehen esimies tai yksikön johto hyväksyy poissaolon. 3.2.1 Palvelussuhteen luominen, päivittäminen ja päättäminen Palvelussuhteen hallinnassa keskeisenä tavoitteena on palvelussuhteen luomisen ja päivittämisen sujuva käsittely sekä palvelussuhteen tietojen oikeellisuus. Tiedot siirtyvät palvelussuhteen hallinnan sovelluksesta suoraan palkanlaskennan sovelluksen käyttöön. Esimiehet saavat Kieku-portaaliin ilmoituksia ja muistutuksia esimerkiksi koeajan tai määräaikaisen palvelussuhteen päättymisestä, kehityskeskustelujen käymisestä ja erilaisten määräaikaisten lupien päättymisestä. Esimies voi ottaa myös raportteja yksikkönsä henkilöstöstä. Toiminnallisuudet: Palvelussuhteen luominen Palvelussuhteen tietojen päivittäminen Henkilötietojen päivittäminen Nimikirjan ylläpito Tehtävänkuvan päivittäminen (esimies) Viran perustaminen, muuttaminen, siirtäminen ja lakkauttaminen
12 Kiekun toiminnallisuudet Palvelussuhteen päättäminen o Eläkkeelle siirtyminen o Irtisanoutuminen o Määräaikaisuus 3.2.2 Poissaolot Virkamiehet tekevät erilaiset poissaolo- ja vuosilomailmoitukset Kieku-portaalissa ja esimiehet tekevät niistä päätökset. Ei-harkinnanvaraisen poissaolon ilmoittamiseen ja hyväksymiseen liittyy toimintatavan muutos siltä osin, että henkilön esimies hyväksyy kaikki valtion yleisessä virka- ja työehtosopimuksessa sovitut sairauspoissaolot, perhevapaat ja eräät muut poissaolot Kieku-portaalissa, eikä niistä enää tehdä hallinnollista päätöstä. Harkinnanvaraisista poissaoloista tehdään hallinnollinen päätös siten, että esimies ja sen jälkeen johto hyväksyy virkamiehen tekemän hakemuksen Kieku-portaalissa. Toiminnallisuudet: Harkinnanvaraisen poissaolon hakeminen tai ei-harkinnanvaraisen poissaolon ilmoittaminen ja sen ratkaiseminen. 3.2.3 Palveluaikalaskenta Palveluaikalaskennassa lasketaan vuosilomiin, kokemuslisiin ja valtion palveluaikaan liittyviä kertymiä. Palveluaikakertymän laskemiseen käytetään Palkat-sovelluksessa olevia palvelussuhde- ja poissaolotietoja. Palveluaikalaskennassa sovelletaan valtion virka- ja työehtoja sekä valtiovarainministeriön niistä antamia tulkintoja. Palveluaikalaskenta on toiminnallisuuksiltaan varsin samanlainen kuin nykyjärjestelmissä. Merkittävin muutos on se, että Kieku-järjestelmässä laaditut palveluaikalaskennat ovat hyödynnettävissä, kun henkilö siirtyy virastosta toiseen. Toiminnallisuudet: Vuosilomaan oikeuttavan palveluajan laskenta (virka- ja työsuhteisille) Valtion virka-ansiomerkkiin oikeuttavan palveluajan laskenta Kunniamerkkiin oikeuttavan palveluajan laskenta (virka- ja työsuhteisille)
Kiekun toiminnallisuudet 13 3.2.4 Vuosilomat Lomakäsittelyssä suunnitellaan ja käsitellään lomajaksot noudattaen valtion vuosilomasopimuksen määräyksiä. Vuosilomaoikeus lasketaan Palkat-sovelluksessa, mistä tieto vuosilomaoikeudesta siirtyy Lomakäsittelyyn. Käsittelyn jälkeen hyväksytyt ja peruutetut lomajaksot ja lomasopimukset siirtyvät takaisin palkanlaskennan käyttöön. Toiminnallisuudet: Vuosilomajakson esittäminen ja käsittely Sopimus vuosiloman säästämisestä Sopimus lomarahan vaihtamisesta Sopimus vuosiloman siirtämisestä Sopimus vuosiloman pitämisestä lyhennettynä työaikana Lomakalenteri 3.3 Työaikojen hallinta Kiekun työaikojen hallinta pitää sisällään työaikojen suunnittelun, toteutuneen työajan käsittelyn ja seurannan sekä työaikojen kohdentamisen. Työaikasuunnitelma on kaikkien työaikamuotojen laskennan perussääntö. Työaikaa suunnitellaan jaksoittain, esimerkiksi jaksotyössä kolmen viikon jaksoille. Suunnitelma voidaan tehdä myös pidemmälle ajalle, jolloin sitä ei tarvitse ylläpitää. Esimerkiksi virastotyöaikaa tekeville ei ole syytä ylläpitää perusvuorosuunnitelmaa. Palvelussuhdetiedot siirtyvät Ajanhallintaan automaattisesti palvelussuhteen perustamisen ja muutosten jälkeen. Virkamiesten poissaolot siirtyvät hyväksymisten jälkeen palvelussuhteen hallinnasta ja vuosilomat lomakäsittelystä Ajanhallintaan. Järjestelmä laskee työaikojen perusteella syntyvät korvaukset työaikamuodoittain. Tarkentavissa työehtosopimuksissa olevat säännöt luodaan järjestelmään tapauskohtaisesti. Kaikki työaikojen laskentaan kirjatut työaikatapahtumat siirtyvät palkanlaskentaan tapahtumien hyväksymisen jälkeen. Työaikakorvaukset, palkanlisät ja varallaolot kohdennetaan seurantakohteille ennen niiden siirtoa palkanlaskentaan.
14 Kiekun toiminnallisuudet Kukin virasto päättää, rakentaako se työajanleimauslaitteensa (työajanseurannan) ja Kiekun välille liittymän, jolla leimatut työajat voidaan siirtää Kiekun työaikojen laskentaan. Kiekuun voidaan tehdä virastokohtaisia työaikapankkeja. Ne voivat koostua tasoittumisvapaajärjestelmän mukaisista vapaa-aikakertymistä, säästövapaista, liukuvan työajan saldovapaista ja ylityövapaista. Työaikapankkeja käytetään ja hallinnoidaan virastossa. Kiekussa työaikaa voidaan kohdentaa päiväkohtaisesti tunteina tai kellonaikoina. Työajan kohdennustietoja käytetään kiinteän kuukausipalkan palkkakustannusten jaossa. Toiminnallisuudet: Työajan suunnittelu (ml. jaksotyö) Työajan laskenta sopimusten mukaisesti Työaikakorvausten käsittely Varallaolojen ja palkanlisien käsittely Työajan kohdentaminen seurantakohteille Työaikapankki 3.4 Palkanlaskenta Palkanlaskenta tehdään Kieku-järjestelmän Palkat-sovelluksessa. Tarvittavat tiedot henkilöistä ja palvelussuhteista siirtyvät Kieku-henkilöstöhallinnosta (SAP) Palkkoihin eli ne muodostavat integroidun kokonaisuuden. Työajanhallinta tuottaa Palkat-sovellukseen työaikakorvauksiin sekä työajan kohdentamiseen liittyvät tiedot. Lisäksi Lomakäsittely tuottaa vuosilomakertymät. Palveluaikalaskenta tuottaa tiedot erilaisista palveluaikalaskelmista. Näiden tietojen perusteella Palkat-sovelluksessa tehdään palkka- ja kirjanpitoajot palkanlaskentaa ja palkkojen ja palkkioiden maksamista varten sekä tuotetaan palkkakustannustiedot sisäiseen ja ulkoiseen kirjanpitoon. Palkat-sovelluksessa ylläpidetään ulkopuolisten palkkionsaajien tietoja sekä henkilöstön vero-, ay- ja perintätietoja.
Kiekun toiminnallisuudet 15 Toiminnallisuudet: Palkkatapahtumien käsittely Palkka-ajo Liittymät (esim. pankki, verottaja) Palkanlaskennan raportointi Virkamiehelle palkkalaskelma Kieku-portaalista 3.5 Osaamisen hallinta Kieku sisältää osaamisen hallintaan sähköisen järjestelmätuen. Osaamisen hallinta koostuu osaamisen arvioimisesta, koulutuksen hallinnasta ja suorituksen johtamisesta. Virastot voivat ottaa toiminnallisuudet käyttöön pätevyyksien hallinnan ja koulutuksen hallinnan osalta. Muilta osin toiminnallisuudet eivät toistaiseksi ole käyttöönotettavissa. Kiekuun on rakennettu osaamisen arviointiin pätevyyspuun yleinen rakenne, joka sisältää valtiokonsernin yhteisen osan ja hallinnonalakohtaiset osat. Pätevyyspuussa on oma haara luville ja pätevyyksille sekä Rajavartiolaitoksen virkaluettelolle. Osaamisen arvioinnin valtionhallinnon yhteisiä osaamisrakenteita ja osaamisia on määritelty seuraaville osaamisalueille: Johtaminen o Strateginen johtaminen o Tietojohtaminen o Toiminnan ja prosessien johtaminen o Ihmisten johtaminen o Sidosryhmätyön johtaminen o Kehittämisen ja innovaatioiden johtaminen Virkamiesosaaminen o Virkamiesetiikan hallinta o Valtionhallinnon toiminnan tuntemus o Säädösten ja ohjeiden hallinta o Yhteiset toimintatavat ja työvälineet o Tietoturva
16 Kiekun toiminnallisuudet Tieto- ja viestintäteknologia o Tieto- ja viestintäteknologian hyödyntäminen o Tietojärjestelmäkokonaisuuksien hallinta Vaikuttavuus- ja kehittämisosaaminen o Riskienhallinta o Ennakointi o Hanke-/projektiosaaminen o Kehittämisosaaminen o Ympäristöosaaminen Hallinnollinen osaaminen o Taloushallinto o Henkilöstöhallinto o Hankintaosaaminen Viestintä ja vuorovaikutus o Kielitaito o Kirjallinen viestintä o Vuorovaikutus o Verkostot Koulutuksen hallinnan osalta Kiekuun on määritelty ja toteutettu koulutuspuun yleinen rakenne, joka sisältää valtiokonsernin yhteisen osan ja hallinnonalakohtaiset puun haarat. Koulutuspuu on tarkoitettu palvelemaan virastojen koulutusten hallinnointitarvetta. Suorituksen johtamisen osalta Kieku tukee tavoite- ja kehityskeskustelujen käymistä ja suorituksen arviointia sähköisillä lomakkeilla ja työnkuluilla. Toiminnallisuudet: Luvat ja pätevyydet Pätevyyspuun ylläpitäminen Profiilien ylläpitäminen Koulutuksen hallinta Koulutuspuun ylläpitäminen Kurssi-ilmoittautumisten ylläpitäminen Kurssi-ilmoittautuminen Kieku-portaalissa Kurssin jälkikäsittely Koulutuspalaute ( Suorituksen johtamisen arviointilomakepohjat) ( Tavoite- ja kehityskeskustelu) ( Suorituksen arviointi) ( Kehittymissuunnitelma) ( 360-arviointi (valinnainen))
Kiekun toiminnallisuudet 17 4 KIEKU-TALOUSHALLINTO Taloushallinnon prosesseista Kiekuun sisältyvät tulojen käsittely, menojen käsittely, kirjanpito ja sisäinen laskenta. Kieku-tietojärjestelmän taloushallinnon toiminnallisuudet perustuvat yhteen taloushallinnon sovellukseen, joka on Kieku-taloushallinto (SAP FICO). Talouden raportointia toteutetaan sekä SAP FICO että SAP BI -sovelluksissa. Kieku-taloushallinnon ulkopuolelle jäävät verkkokauppa, menotositteen hyväksymiskierto ja maksuunpano. Kiekun ja ulkoisten kassa- ja laskutusjärjestelmien sekä verkkokauppajärjestelmien välille toteutetaan kuitenkin tarvittaessa liittymät. Menotositteen hyväksymiskierto tehdään laskujen ja asiakirjojen kierrätys- ja arkistointijärjestelmä Rondolla. Henkilöstö- ja taloushallinnon arkistoitavat dokumentit arkistoidaan Rondoon. Tulojen käsittely: Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Ulkoinen ja sisäinen laskutus Asiakasrekisteri Verkkokauppa Menojen käsittely: Menotositteiden käsittely Menotositteen hyväksymiskierto Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Toimittajarekisteri Kirjanpito: Ulkoisen laskennan seurantakohderakenteen ylläpitäminen Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kausien vaihteet Valtuudet Sisäinen laskenta: Sisäisen laskennan seurantakohderakenteen ja sisäisen budjetin ylläpitäminen Sitoumien, toteumien ja ennusteiden ylläpitäminen Analysointi ja raportointi Vyörytysten ylläpito = Kiekussa = konsernitasoinen ei kuulu (vielä) Kiekuun, kirjanpitoyksikkötasoinen mahdollista Kuva: Kiekun kattama osuus taloushallinnon perustoiminnallisuudesta.
18 Kiekun toiminnallisuudet 4.1 Perustiedot Kukin kirjanpitoyksikkö ja rahasto yksilöidään Kieku-tietojärjestelmässä antamalla sille oma yritystunnus (SAP-järjestelmässä käytetty termi). Näin niille on mahdollista tehdä erilliset tilinpäätökset sekä tilinpäätöslaskelmat. Yritystunnus on nelinumeroinen koodi, joka muodostetaan kolminumeroisesta kirjanpitoyksikön/rahaston tunnuksesta lisäämällä viimeiseksi numeroksi nolla. Yritystunnuksen nimeksi annetaan kirjanpitoyksikön/rahaston nimi. Organisaatiorakenteet, kuten tulosyksikkö- ja kustannuspaikkarakenteet, myyntiorganisaatio ja henkilöstöhallinnon organisaatiorakenteet luodaan yrityskohtaisesti. Kirjanpitoyksiköiden virastotaso luodaan ulkoiseen laskentaan segmenttirakenteen avulla. Jos kirjanpitoyksikköön kuuluu monta virastoa, on näistä jokainen Kiekussa oma segmenttinsä. Kirjanpitoyksikölle, joka muodostuu vain yhdestä virastosta, luodaan yksi segmentti. Segmentti tuodaan tositteelle tulosyksikön perustiedoista. Segmentti-tiedon avulla tase-eriä jaetaan virastotasolle. Kiekun tositejako-toiminnallisuuden avulla reskontratilit jaetaan virastotasolle. Pääosalla muista tasetileistä tiedot saadaan raportoitua virastotasolla suoraan kirjausten perusteella. Näin saadaan muodostettua virastotasoinen tase tilinpäätökseen riittävällä tarkkuustasolla. 4.2 Sisäinen laskenta Kieku-järjestelmä sisältää toiminnallisuudet, joilla ylläpidetään seurantakohteita ja sisäistä budjetointia sekä kohdistetaan palkkakustannukset seurantakohteille työaikojen suhteessa. 4.2.1 Sisäinen budjetointi Sisäinen budjetointi tehdään Kiekussa SAP BI-IP (Integrated Planning) järjestelmässä, joka mahdollistaa sisäisen budjetin ja ennusteiden tallentamisen järjestelmään kahdella vaihtoehtoisella tavalla: 1) Käyttämällä Kieku-portaalin valmiita syöttöpohjia. Syöttöpohjia on viisi kappaletta. Ensimmäinen syöttöpohja sisältää kaikki seurantakohteet, joista käyttäjä valitsee budjetoitavat seurantakohdekombinaatiot. Neljä seuraavaa syöttöpohjaa ovat suppeampia ja niiden nimi kertoo budjetoitavat seurantakohteet.
Kiekun toiminnallisuudet 19 Suppeammilla syöttöpohjilla on mahdollista budjetoida LKP-tilin hierarkiasolmuille (LKP-tilin summatasolle), joilta järjestelmä jakaa tiedon kirjaustasolle. Muiden seurantakohteiden osalta budjetointi tapahtuu suoraan kirjaustasolle. Syöttöpohjien avulla tallennetut budjetit näkyvät raporteilla seuraavana päivänä. 2) Lataamalla budjetti Kiekuun määrämuotoisen Excel-lomakkeen avulla. Virasto täyttää määrämuotoisen Excel-lomakkeen ja toimittaa sen Palkeille.csv-muodossa. Palkeet lataa tiedot järjestelmään, jonka jälkeen budjettiluvut näkyvät raporteilla. Lomake täytetään kirjaustasolla eli alimmalla mahdollisella tasolla. Sisäisen budjetoinnin prosessit ovat kaikille Kieku-järjestelmän käyttäjille yhteiset ja kaikki Kiekun yhteiset seurantakohteet ovat käytettävissä budjetoinnissa. Järjestelmään on toteutettu useita raportteja, joiden avulla voidaan verrata sisäistä budjettia ja/tai ennustetta toteutumaan. Raportit sijaitsevat Kieku-portaalissa. Toiminnallisuudet: Sisäisen budjetin sekä ennusteiden syöttäminen ja ylläpito järjestelmässä Sisäisen budjetin ja toteutuman sekä sisäisen budjetin ja ennusteen vertailuraportit 4.2.2 Vyörytykset Kiekussa ei tällä hetkellä ole välinettä kustannusten vyöryttämiseksi esimerkiksi tukitoiminnoilta ydintoiminnoille ja edelleen suoritteille ja projekteille. Mahdollisuutta toiminnallisuuksien lisäämiseksi Kiekuun tutkitaan. 4.2.3 Palkkakustannusten kohdistaminen Palkkakustannukset kohdistetaan palkkajärjestelmässä seurantakohteille työaikoihin perustuen. Palkkajärjestelmästä seurantakohteille jaetut palkkakustannukset siirretään SAP BI -järjestelmään raportointia varten. Vuoden 2015 alusta alkaen palkkakustannusten kohdistaminen tapahtuu SAP BI -järjestelmässä. Samalla laskentaa yksinkertaistetaan. 4.3 Kirjanpito Kirjanpidon toiminnallisuudet pitävät sisällään pääkirjanpidon, kausien vaihteet ja käyttöomaisuuskirjanpidon.
20 Kiekun toiminnallisuudet Tilinpäätökset ja tilinpäätöslaskelmat tehdään kirjanpitoyksikkötasolla. Talousarvion ulkopuolisten rahastojen kirjanpito ja tilinpäätökset tehdään erillään kirjanpitoyksikön kirjanpidosta. Tilikausien (12 kuukautta) lisäksi on käytössä neljä erityiskirjauskautta (13-16), joita voidaan käyttää tilinpäätöskirjauksiin tai organisaatiomuutoksista aiheutuviin kirjaustarpeisiin. 4.3.1 Liikekirjanpito Tilikartasta on määritelty kaksi eri versiota, konsernitilikartta ja liikekirjanpidon tilikartta. 5-merkkinen konsernitilikartta palvelee keskuskirjanpidon raportointitasoa ja pidemmällä 8-merkkisellä tilinumerolla varustettu liikekirjanpidon tilikartta mahdollistaa muun muassa järjestelmätoteutuksen vaatimien teknisten tilien perustamisen. Liikekirjanpidolla tuotetaan tuotto-kulu -perusteinen tuloksenlaskenta, tilikauden tuotto- tai kululaskelma ja tase. Liikekirjanpidon tilien osalta kirjanpitoyksikkökohtaiset alajaottelut poistuvat ja kaikilla kirjanpitoyksiköillä on käytössään yhteinen tilikartta. Näin tilien käyttö ja kirjauskäytännöt yhtenäistyvät ja tilikarttaa voidaan ylläpitää Kieku-järjestelmässä keskitetysti. Kirjanpitoyksiköt aktivoivat käyttöönsä yhteisestä tilikartasta vain ne LKP-tilit, joita ne tarvitsevat. Virastojen substanssijärjestelmissä voidaan käyttää tarkempaa tilijaottelua, jos esimerkiksi Kiekun seurantakohderakennetta ei voida ottaa niissä sellaisenaan käyttöön. Tällöin substanssijärjestelmän ja Kieku-kirjanpidon välisessä liittymässä on tehtävä tarvittavat muunnokset näistä alatileistä Kiekun käyttämille seurantakohteille. Talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot ottavat käyttöönsä yhteisen rahastojen liikekirjanpidon tilikartan, josta samoin poistuvat rahastokohtaiset alajaottelut. Toiminnallisuudet: Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito Muistiotositteiden käsittely Kauden- ja vuodenvaihteen tehtävät Raportointi (mm. pääkirja, päiväkirja, tuotto- ja kululaskelma, tase, tilinpäätöksen liitteet) 4.3.2 Talousarviokirjanpito Talousarviokirjanpidon avulla voidaan seurata eduskunnan päättämien tulo- ja menoarvioiden toteutumista. Valtiokonttori tuottaa talousarviokirjanpidon tilijaottelun ja tilijaottelun muutokset keskuskirjanpidosta tiedostoina. Palkeet perustaa talousarviokirjanpidon tilit Kieku-järjes-
Kiekun toiminnallisuudet 21 telmään ja ylläpitää niitä kirjanpitoyksikkökohtaisesti. Palkeet myös ylläpitää Kieku-tietojärjestelmässä Valtiokonttorin tiedostona tuottamia tuloarvioita ja määrärahoja. Toiminnallisuudet: Talousarviokirjanpidon vuositilikartan ylläpito Talousarviokirjanpidon määrärahojen ja alkusaldojen ylläpito Kauden- ja vuodenvaihteen tapahtumat 4.3.3 Käyttöomaisuuskirjanpito Käyttöomaisuuskirjanpito tehdään Kieku-järjestelmässä. Kiekun myötä käyttöomaisuuskirjanpidon hoitaminen tullaan keskittämään Palkeisiin. Kiekussa ei ole erillistä irtaimistokirjanpito-osiota eikä laiterekisteriä. Virasto voi tuoda irtaimiston halutessaan Kiekuun, jolloin irtaimistoa käsitellään Kiekussa samoilla prosesseilla kuin käyttöomaisuutta. Kiekun myötä virastojen poistokäytännöt tullaan yhtenäistämään yhteisellä arvostussuunnitelmalla. Jatkossa käyttöomaisuuskohteen tilitiedot ja poistoajat tulevat automaattisesti käyttöomaisuusluokan takaa eli käyttöomaisuuden tasetileille ei tehdä suorakirjauksia. Esimerkkinä käyttöomaisuuden hankintakirjaus, joka tapahtuu perustamalla ensin Kiekuun käyttöomaisuusyksikkö, joka siirtyy Rondoon, jossa hankinta kirjataan käyttöomaisuusyksikölle. Käyttöomaisuusyksikön takaa Rondo-laskulle saadaan tiliöinniksi käyttöomaisuusyksikölle annetut perustiedot. Toiminnallisuudet: Käyttöomaisuusyksikön perustaminen ja ylläpito Valmiina ostetun käyttöomaisuuden hankinta Hankintaprosessi projektilla (investointiprojekti) Irtaimiston hankintaprosessi Käyttöomaisuuden myynnit Käyttöomaisuuden romutus Käyttöomaisuuden sisäiset siirrot Investointituet Käyttöomaisuuden hallinnan siirrot 4.3.4 Valtuuksien seuranta Valtuusseuranta tehdään Kiekussa BI-IP (Integrated Planning) järjestelmässä Kieku-portaalin syöttöpohjien avulla. Järjestelmään voidaan syöttää valtuuden määrä (uusi, uusittu tai uusittava valtuus), valtuuden käyttö sekä tulevien vuosien määrärahatarve (=suunnitelma määrärahatarpeesta tulevina vuosina).
22 Kiekun toiminnallisuudet Valtuuden käytön kirjaukset on mahdollista yksilöidä sopimustasolle ja valtuuden käytön kirjauksessa voidaan antaa sisäisen laskennan seurantakohteita viraston tarpeen mukaan. Valtuuden määrän ja käytön voi syöttää järjestelmään myös valuuttana tai lukumääränä. Valtuuden käytöstä aiheutuvia määrärahamenoja ei ole tarpeen seurata erikseen Kiekun valtuushallinnassa vaan järjestelmässä käytetään hyväksi talousarviokirjanpidon tuottamaa talousarviomenotietoa. Syötetyt tiedot voi tarkistaa tarkistusraporteilta. Järjestelmään on toteutettu raportit valtuuksien seurantailmoitusta ja Talousarvion toteutumalaskelman valtuudet ja käyttö -tilinpäätösliitettä varten. Toiminnallisuudet: Valtuuden määrän (uusi, uusittu tai uusittava valtuus) syöttäminen Valtuuden käytön syöttäminen Tulevien vuosien määrärahatarpeen syöttäminen Valtuuksien raportointi 4.4 Tulojen käsittely Kieku-järjestelmä sisältää myyntireskontran (suoritusten käsittely ja saatavien valvonta), ulkoisen ja sisäisen laskutuksen sekä asiakasrekisterin toiminnallisuudet. Pääsääntöisesti kirjanpitoyksiköt ottavat käyttöön Kiekun laskutusmoduulin. Kiekun käyttöönottoprojektin aikana arvioidaan, onko kirjanpitoyksikön käytettävä muuta kuin Kiekun laskutusmoduulia. Esimerkiksi tapauksissa, joissa kirjanpitoyksiköllä on oma erillinen järjestelmä, johon kytkeytyy laskun muodostuksen / laskutuksen lisäksi muuta kirjanpitoyksikön toiminnan kannalta merkittävää toiminnallisuutta, jota Kiekutoimin-nallisuudet eivät korvaa. 4.4.1 Asiakasrekisteri Kieku-tietojärjestelmän asiakasrekisteri, jota käytetään laskutuksen tukena, on kaikille yhteinen. Se ei korvaa virastojen substanssitoimintaan liittyviä asiakashallintajärjestelmiä. Kieku ei ole valtionhallinnon asiakastiedoille ns. master-järjestelmä. Mikäli virastolla on asiakkaiden ja heidän tilaustensa käsittelyjärjestelmä, asiakkaat perustetaan ensin sinne ja heidän tietonsa siirtyvät Kiekuun mikäli Kiekua käytetään myyntireskontrana. Liittymällä
Kiekun toiminnallisuudet 23 siirretyt asiakastiedot siirtyvät yhteisessä asiakasrekisterissä omaan liittymäasiakkaiden asiakastiliryhmään. Asiakkaat perustetaan Kiekun yhteiseen asiakasrekisteriin siten, että yhtä OVT-tunnusta kohden tulee yksi asiakasnumero. Asiakkaille, joilla ei ole OVT-tunnusta, perustetaan Kiekuun yhtä monta asiakasnumeroa kuin asiakkaalla on toimipisteitä. Asiakasrekisteriin ei perusteta päällekkäisiä asiakasnumeroita. Yhteistä asiakasrekisteriä ylläpidetään ja hallinnoidaan palvelukeskuksessa. Virasto voi selata asiakkaan tietoja asiakasrekisteristä ja pyytää tarvittaessa palvelukeskusta päivittämään muuttuneita tietoja. Liittymällä siirtyneiden asiakastietojen ylläpitovastuu säilyy virastolla. Toiminnallisuudet: Uuden asiakkaan perustaminen Asiakkaan laajentaminen yritystasolla Asiakkaan laajentaminen myyntialuetasolla Asiakastietojen muuttaminen Asiakkaan lukitseminen ja merkitseminen poistettavaksi 4.4.2 Laskujen käsittely Laskutuksessa on kolme vaihtoehtoa: 1. Viraston tilaus-toimitusjärjestelmä hoitaa laskutuksen ja reskontran. Tällöin Kiekuun tulevat tiedot vain kirjanpitoon. 2. Viraston järjestelmä hoitaa laskutuksen, mutta ei reskontraa. Tällöin Kiekuun siirtyvät kirjanpidon lisäksi laskujen ja asiakkaiden tiedot. 3. Virastolla ei ole erillistä tilaus-toimitus-laskututusjärjestelmää, vaan toiminnot hoidetaan pääosin Kiekun SD-laskutusmoduulissa. Kiekun laskutus tapahtuu 1) suoraan järjestelmään tallentamalla, 2) Microsoft Excel -laskulomakkeella tai 3) käyttämällä laskutustietojen ylläpitoon erillistä järjestelmää, josta tiedot tuodaan Kiekun laskutusmoduuliin liittymällä. Vaihtoehdossa 2. myyntireskontran hoito ja vaihtoehdossa 3. laskutus ja myyntireskontran hoito tapahtuvat Palkeissa. Vaihtoehto 3. edellyttää, että virastossa otetaan käyttöön Kiekun tilaus-toimitus-toiminnallisuus sekä nimikerekisteri laskutettavista tuotteista. Laskutuksen järjestämisestä sovitaan kunkin viraston ja palvelukeskuksen kesken. Vaihtoehdossa 3. laskutustieto siirtyy sähköisesti OpusCapitaan sähköisten tai paperilaskujen tulostusta ja lähettämistä varten. Laskutus hyväksytään järjestelmästä
24 Kiekun toiminnallisuudet tulostettavan laskuluettelon perusteella, joka viedään asiakirjana Rondo-järjestelmään ja kierrätetään asiatarkastettavana ja hyväksyttävänä virastossa. Laskutuspyynnöt liitetään laskuluettelon liitteeksi, jolloin ne myös arkistoituvat Rondoon. Toiminnallisuudet: Nimike- ja hintatietojen ylläpito Laskutuksen tarvitsemien ohjaustietojen ylläpito Asiakkaiden myyntitilausten ja laskujen käsittely Laskujen käsittelyn kaudenvaihteen tehtävät 4.4.3 Myyntireskontra Kieku-tietojärjestelmän myyntireskontrassa tapahtumat ovat kirjanpitoyksikkötasoisia, joten myös myyntireskontran raportit ovat pääosin kirjanpitoyksikkötasoisia. Joitakin raportteja on kuitenkin mahdollista ottaa segmentti- eli virastotasolla. Laskunnumerosarjat ovat myös virastotasolla, joten virastotaso pystytään selvittämään myyntireskontrasta. Kieku-tietojärjestelmän myyntireskontran hoitaminen on keskitetty Palkeisiin. Myyntireskontraan voidaan siirtää laskuja liittymän kautta ja poikkeustapauksessa tallentaa manuaalisesti. Myyntilaskut kirjautuvat myyntireskontraan pääasiassa Kiekun SD-laskutusmoduulin tai liittymän kautta. Toiminnallisuudet: Laskujen käsittely myyntireskontrassa Manuaalisuoritusten käsittely Viitesuoritusten käsittely Maksukehotukset Viivästyskorkojen laskutus Muut saatavien valvontaan liittyvät toiminnot (mm. perintä ja ulosotto) Kaudenvaihteen tehtävät myyntireskontrassa 4.5 Menojen käsittely Kieku-järjestelmä sisältää toiminnallisuudet menotositteiden käsittelylle (osto-reskontra) ja maksuaineiston muodostamiseen. 4.5.1 Toimittajarekisteri Toimittajarekisterissä ylläpidetään toimittajan perustietoja menotositteiden käsittelyä varten. Koska Kieku on toimittajatietojen master-järjestelmä, toimittajan tiedot perustetaan
Kiekun toiminnallisuudet 25 ja ylläpidetään aina ensin Kieku-järjestelmässä. Kiekusta toimittajatiedot siirretään liittymällä Rondoon, josta ne siirretään Tilhaan. Toimittaja tunnistetaan kaikissa järjestelmissä saman, alun perin Kieku-järjestelmän antaman, toimittajanumeron perusteella. Toiminnallisuudet: Toimittajan perustiedot Toimittajan yritystasoiset tiedot Toimittajan tietojen muuttaminen Toimittajan lukitseminen kirjauksilta Toimittajan merkitseminen poistettavaksi Toimittajatietojen kopiointi 4.5.2 Maksatus Maksuaineiston muodostaminen ja maksatus tapahtuu Kieku-järjestelmässä. Kieku muodostaa SEPA CT -maksutiedoston. Maksuliikenneohjelmisto toimii tiedoston lähettäjänä pankkiin sekä maksupalautteen vastaanottajana. Toiminnallisuudet: Automatiikkamaksatus Maksuehdotus Maksuajo Menotiliotteen käsittely Lähtevien maksujen välitilin kuittaus 4.5.3 Ostoreskontra Menotositteet käsitellään Kiekun ostoreskontrassa. Rondossa tehdään tositteiden kierrätys, hyväksyntä ja arkistointi. Myös ulkomaan maksut hyväksytetään Rondossa ja siirretään Kiekun ostoreskontran kautta maksuun niitä ei siis makseta suoraan maksuliikeohjelman kautta. Toiminnallisuudet: Menotositteiden siirron täsmäytys Toimittajan saldotiedot Toimittajan tositerivit Toimittajan tositteet Toimittajan menotositteen muutos Manuaalinen maksu Avointen toimittajaerien manuaalinen kuittaus Kuitatun tositteen peruuttaminen
26 Kiekun toiminnallisuudet 5 ANALYYSIRAPORTOINTI Kieku sisältää hyvät edellytykset analyysiraportoinnin toteuttamiseksi eli ns. Business Intelligence (BI) välineet, tietovaraston ja kysely- ja raportointityökalun. Analyysiraportointia varten tiedot latautuvat perusjärjestelmistä tietovarastoon päivittäin. Analyysiraportointiin pääsee Kieku-portaalin kautta, joten se on laajasti virastojen henkilöiden käytössä. Pääosin käyttöoikeudet myönnetään kirjanpitoyksikkö- tai virastotasoisesti. Projektiraporttien osalta käyttöoikeuksia voidaan rajata myös erilaisilla tavoilla. Analyysiraportoinnin avulla voidaan joustavasti täyttää moniulotteisia raportointitarpeita ja käyttäjät voivat muokata tulosten näkymiä tarvitsemaansa muotoon. Tiedoissa voi muun muassa porautua vähintään saldotasolla, vaihtaa tarkastelunäkökulmaa, vaihtaa sarakejärjestystä ja suodattaa tietoja tiettyihin arvoihin. Käyttäjä voi halutessaan tallentaa muokkaamansa näkymän omiin suosikkeihin, jolloin muokattu näkymä on hänellä uudelleen suoraan käytettävissä. Esimiehellä on käytössään seuraavat alaisiaan koskevat Kieku-raportit: henkilötiedot, poissaolot, tutkinnot, koulutukset, palkkarakenne (budjetoidut palkkatiedot), ajanhallinnan hyväksymättömät tunnit sekä hyväksytyt ja toteutuneet tunnit. Henkilöstöhallinnon asiantuntijoille on toteutettu vastaavat raportit kuin esimiehille siten, että raportit koskevat koko henkilöstöä. Lisäksi henkilöstöasiantuntijoiden käytössä on raportit, jotka sisältävät HTV-tiedot henkilötasolla seurantakohteille kohdistettuna, maksetut palkat sekä palkat seurantakohteittain ( jakopalkat). Taloushallinnon raportointi tukee ensisijaisesti taloustiedon seurantaa ja analysointia johdon näkökulmasta. Kieku-portaalin kautta virastojen käyttöön on tarjolla raportteja sisäisestä laskennasta, budjetin seurannasta, projekteista, myynnistä ja työtunneista. Lisäksi saatavissa on ensisijaisesti viraston ja Palkeiden taloushallinnon ammattilaisille
Kiekun toiminnallisuudet 27 tarkoitettuja vakiomuotoon suunniteltuja raportteja kirjanpidosta ja valtuuksien hallinnasta (mm. osa tilinpäätöksen liitteistä). Onnistunut analyysiraportointi edellyttää kirjanpitoyksikön suunnittelusta ja seurannasta vastuullisilta aktiivista panosta Kiekun tarjoamien raportointimahdollisuuksien hyödyntämisessä etenkin, kun halutaan vakiosta poikkeavaa raportointia. 6 KIEKU-PORTAALI Virkamiehille tulee käyttöön Kieku-portaali, jossa osa toiminnoista tulee vain esimiesten käyttöön. Kieku-portaali korvaa nykyiset ESS:it ja työaikajärjestelmät, joiden avulla virkamiehet ovat muun muassa hakeneet lomia ja virkavapaita sekä ilmoittaneet käyttämänsä työajan. Portaalin kautta käytettävissä olevat toiminnot on kerrottu jo edellä. Oheiset luettelot kertovat samat asiat kootusti siltä osin kuin ne näkyvät portaalissa. Valtion henkilöstöhallinnon toimintamallia uudistetaan kohti tehokkaampia palveluja. Tätä tehdään kehittämällä henkilöstöhallinnon prosesseja ja palveluita sekä näitä tukevia Kieku-järjestelmän sähköisiä portaalilomakkeita. Uudistettuun toimintamalliin siirrytään asteittain ja samalla sähköisten lomakkeiden määrää Kiekussa lisätään. 6.1 Kieku-portaalin toiminnallisuudet virkamiehille Tehtävälista tehtävälistalle tulee tiedoksi palvelussuhteeseen liittyviä ilmoituksia Omat tiedot nimi-, pankki-, osoite ja kielitietojen muuttaminen Työaika suunnitellun työajan tarkastelu toteutuneen työajan tietojen tarkistus ja korjaaminen o ml. kulunvalvonnan leimausten korjaus sovitun työajan tai työaikakorvausten ehdottaminen työaikapankkiin
28 Kiekun toiminnallisuudet toteutuneiden varallaolojen ilmoittaminen työajan kohdentaminen seurantakohteille työaikapankkien saldojen tarkastelu omien työaikakorvausten tulosten tulostusmahdollisuus Vuosilomat esityksen tekeminen vuosiloman pitämisestä, lomarahan vaihtamisesta vapaaksi ja vuosiloman säästämisestä jäljellä olevien lomapäivien, vaihto- ja säästövapaan tarkastelu Tehtävänkuva oman tehtävänkuvauksen tarkastelu (mikäli virastolla on käytössä tämä osuus) Koulutus (mikäli virastolla on käytössä koulutuksen hallinnan osuus) oman viraston ja valtiokonsernin yhteisen koulutustarjonnan tarkastelu koulutukseen ilmoittautuminen koulutukseen ilmoittautumisen peruuttaminen palautteen antaminen koulutuksista Osaaminen (mikäli virastossa on käytössä osaamisen arvioinnin osuus) oman osaamisen arvioiminen Poissaolot poissaoloilmoituksen, virkavapaus- tai työstä vapautushakemuksen tekeminen ulkoiseen henkilöstökoulutukseen, luottamusmiestoimintaan, yhteistoimintaan tai virkistystoimintaan osallistumisesta ilmoittaminen oman tiimin kalenteri, jossa nähtävillä tiimin suunnitellut poissaolot Palkkalaskelma oman palkkalaskelman katsominen Lomakkeet vireillä olevien omien palvelussuhdeasioiden käsittelyn tilan tarkastelu lomake osittaisen virkavapauden tai työstä vapautuksen hakemiseen harkinnanvarainen virkavapaus (asianohjausmalli 2) irtisanoutumislomake
Kiekun toiminnallisuudet 29 Kieku-portaalin näkymä virkamiehille. 6.2 Kieku-portaalin toiminnallisuudet esimiehille Tehtävälista tehtävälistalle tulee alaisten palvelussuhteisiin liittyviä ilmoituksia ja hakemuksia käsiteltäväksi mm. poissaoloista ja virkavapauksista oman sijaisen valitseminen (sijainen näkee tehtävälistalle tulevat tehtävät) Työaika virkamiesten suunnitellun työajan tarkastelu lomake ylityömääräyksen antamiseen omien alaisten tietojen tarkistus ja hyväksyntä o toteutunut työaika ja kulunvalvonnan leimaukset o työajan ja työaikakorvausten kohdennus o virkamiehen työaikapankkiin ehdottamat lisät ja saldot virkamiehen tekemien muutosten ja korjausten täydentäminen sekä virkamiehen toimintojen tekeminen tämän puolesta tarvittaessa Vuosilomat alaisen ehdotuksen vuosiloman pitämisestä, lomarahan vaihtamisesta vapaaksi ja vuosiloman säästämisestä käsittely omaan yksikköön kuuluvien henkilöiden lomajaksojen katselu
30 Kiekun toiminnallisuudet Seurattavat asiat tehtävämuistutusten tarkastelu määräaikaisten palvelussuhteiden päättymisestä, koeaikojen päättymisestä, (uuden henkilön kehityskeskusteluajankohdan lähestymisestä) Puolesta tekeminen alaisen puolesta poissaoloilmoituksen, virkavapaus- tai työstä vapautushakemuksen tekeminen ( alaisen puolesta koulutukseen ilmoittautuminen tai ilmoittautumisen peruminen) Osaaminen (mikäli virastossa on käytössä osaamisen arvioinnin osuus) alaisen osaamisen arvioiminen tavoite- ja kehityskeskustelulomakkeiden täyttäminen alaisen kanssa Tehtävänkuva (mikäli virastossa on käytössä tämä osuus) alaisen tehtävänkuvauksen päivittäminen alaisen tehtävänkuvaukseen tekemien muutosten hyväksyminen Lomakkeet vireillä olevien palvelussuhdeasioiden käsittelyn tilan tarkastelu alaisen palkan muutosta, palkanlisien muutosta ja tehtäväkohtaisen palkan muutosta koskevan lomakkeen täyttäminen henkilökohtaisen palkan muutosta koskevan lomakkeen täyttäminen palvelussuhteen aloitusta koskevan lomakkeen täyttäminen palvelussuhteen tietojen muuttamista koskevan lomakkeen täyttäminen palkkion maksamiseen omalle henkilöstölle koskevan lomakkeen täyttäminen budjetoidun toimen perustaminen ja kopiointi (henkilöstöasiantuntijan käytössä) vireillä olevien palvelussuhdeasioiden käsittelyn tilan tarkastelu alaisen palkan muutosta, palkanlisien muutosta ja tehtäväkohtaisen palkan muutosta koskevan lomakkeen täyttäminen palvelussuhteen aloitusta koskevan lomakkeen täyttäminen
Kiekun toiminnallisuudet 31 Kieku-portaalin näkymä esimiehille. 6.3 Analyysiraportointi Analyysiraportoinnin raportteja käytetään Kieku-portaalin kautta, jossa raportoinnille on oma välilehtensä. Raportoinnin välilehti näkyy Kieku-portaalissa niille virkamiehille, joilla on käyttöoikeuksia raportointiin. Raportoinnista on kerrottu enemmän luvussa 5.
32 Kiekun toiminnallisuudet SEURANTAKOHDEMALLI (LIITE 1) 1 2 3 4 5 6 Seurantakohde Kirjanpitoyksikkötunnus LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti, yhteinen projekti Kieku-järjestelmä Yritys Pääkirjatili 1. Kustannuspaikka, 2. Tulosyksikkö, 3. Segmentti Rahoitusrivi Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) pakollisuus Pakollinen Pakollinen Pakollinen/ vapaaehtoinen* Pakollinen/ vapaaehtoinen Pakollinen/ vapaaehtoinen Vapaaehtoinen Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen 1. Sisäinen, 2. Ulkoinen, 3. Ulkoinen Ulkoinen Muu ulkoinen Sisäinen pituus 4 merkkiä 8 merkkiä (5+3) 10 merkkiä (3+7) 15 merkkiä 10 merkkiä 24 merkkiä SAP:n saldotaulu FAGLFLEXT FAGLFLEXT 1. CO ja BI, 2. FAGLEXT, 3. FAGLEXT FAGLFLEXT BI CO ja BI *) Pakollinen tuotto- ja kulutileillä 1. Kirjanpitoyksikkötunnus (kirjanpitoyksikkö) 2. LKP-tili (liikekirjanpidon tilikartta) 3. Toimintayksikkö (virastot ja sisäinen organisaatio) 4. TaKP-tili (talousarviokirjanpidon tilit) 5. Valtuus (valtuus) 6. Projekti ja yhteiset projektit (virasto, useamman viraston, valtakunnalliset)
7 8 9 10 11 12 13 14 Toiminto Suorite Alue/ kunta Kumppani Seurantakohde 1 (vapaa 1) Seurantakohde 2 (vapaa 2) Varalla 1 Varalla 2 Rahasto Alue/ kunta Toimintoalue Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 Vapaaehtoinen Vapaaehtoinen Vapaaehtoinen Vapaaehtoinen Vapaaehtoinen Vapaaehtoinen Ei käytössä Ei käytössä Sisäinen Sisäinen Muu sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäinen 10 merkkiä (4+6) 10 merkkiä 3 merkkiä 4 merkkiä 8 merkkiä 8 merkkiä 10 merkkiä 10 merkkiä CO ja BI CO ja BI BI FAGLFLEXT BI BI BI BI Konsernitasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen Ei käytössä 7. Toiminto (ydintoimintojen ja tukitoimintojen ylätaso) 8. Suorite (viranomaissuorite, maksullisen toiminnan suoritteet) 9. Alue/kunta (kunta 3 nro, maat SAP:n vakiokoodit) 10. Kumppanikoodi (valmius konsolidointiin ja eliminointiin, sisäinen laskutus) 11. Seurantakohde 1 (vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12. Seurantakohde 2 (vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13. Seurantakohde 3 (varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14. Seurantakohde 4 (varalla 2, yhteinen, ei käytössä)