Kieku-tietojärjestelmän seurantakohteet ja sisäinen laskenta

Transkriptio

1 1 Kieku-tietojärjestelmän seurantakohteet ja sisäinen laskenta

2 Kieku uusi toimintamalli valtion talous- ja henkilöstöhallintoon 3 Uusi toimintamalli talous- ja henkilöstöhallintoon yhtenäiset prosessit yhtenäinen tietojärjestelmä yhtenäiset tietorakenteet Koskee koko valtionhallintoa virkamiestä n talous- ja henkilöstöhallinnon ammattikäyttäjää Kieku-tietojärjestelmähanke tilaaja Valtiokonttori toimittaja Logica vuoteen 2015 mennessä

3 Taloushallinnon prosessit 4 Tulojen käsittely: Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Ulkoinen ja sisäinen laskutus Asiakasrekisteri Massalaskutus Verkkokauppa Menojen käsittely: Menotositteiden käsittely Menotositteen hyväksymiskierto Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Toimittajarekisteri = Kiekun ytimessä Kirjanpito: Ulkoisen laskennan seurantakohderakenteen ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kausien vaihteet Valtuuskirjanpito Sisäinen laskenta: Sisäisen laskennan seurantakohderakenteen ja sisäisen budjetin ylläpitäminen Sitoumien, toteumien ja ennusteiden ylläpitäminen Analysointi ja raportointi Vyörytysten ylläpito = ei kuulu Kiekuun Kieku-Taloushallinto = konsernitasoinen ei kuulu Kiekuun, kirjanpitoyksikkötasoinen mahdollista

4 Taloushallinnon järjestelmäkokonaisuus 5 Tulojen käsittely Kassa (2011) Asiakasrekisteri (SAP AP) Myyntireskontra (SAP AR) Laskujen käsittely (SAP SD) Sisäinen laskutus (SAP SD) Massalaskutus Verkkokauppa Arkistointi Menojen käsittely Tilaustenhallinta (Tilha) Toimittajarekisteri (SAP AP) Ostolaskujen käsittely (Rondo ja SAP AP) Maksatus (SAP AP) Maksuunpano (Basware tai Opus Capita) Rondo Kirjanpito Liikekirjanpito (SAP GL) Talousarviokirjanpito (SAP FM) Suunnittelutiedot (SAP BI-IP) Käyttöomaisuus (SAP AA) Irtaimisto (SAP AA) Sisäinen laskenta Organisaatiorakenne (SAP EC-PCA) Kustannuslajilaskenta (SAP CE) Kustannuspaikkalaskenta (SAP CC) Seurantakohteet (SAP NGL) Projektit ja hankkeet (SAP PS) Operatiivinen raportointi Ad-hoc-raportit (SAP ECC) Vakioraportit (SAP ECC) Täsmäytys- ja työraportit (SAP ECC) Kieku-tietojärjestelmä Valtiokonttorin tarjoama yhteinen tietojärjestelmä Ei yhteistä järjestelmää

5 6 Seurantakohteet Kieku-tietojärjestelmässä Tekijän nimi

6 SEUKOTO Kieku -seurantakohdemalli LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Projekti, Yhteinen projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Tilivirastotunnus Valtuusnumero Kumppani Seurantakohde 1 (vapaa 1) 12 Seurantakohde 2 (vapaa 2) Varalla Varalla 2 SAP Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Pääkirjatili Rahoitusrivi Toimintoalue Rahasto Alue/ kunta Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V V V V V V Ei käytössä Ei käytössä SAP:n saldotaulu FAGLFLE XT FAGL- FLEXT CO ja BI FAGLFLEXT FAGLFLEXT FAGL- FLEXT BI CO ja BI CO ja BI CO ja BI BI FAGL- FLEXT BI BI BI BI Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Muu Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäinen Pituus 4 8 (5+3) 10 (3+7) (4+6) ) Tilivirastotunnus (Tilivirasto, kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilikartta) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuusnumero) 6) Projekti ja Yhteiset projektit (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Kunta/Maa (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsolidointiin ja eliminointiin, sisäinen laskutus) 11) Seurantakohde 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) Seurantakohde 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) Seurantakohde 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) Seurantakohde 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Konsernitasoinen Tilivirastokohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa)

7 Yleistä seurantakohteista 1 8 Kiekun myötä virastot ottavat käyttöön yhteisen tietojärjestelmän, jonka avulla tavoitellaan tuottavuuden parantamista ja talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämistä. Yhteinen tietojärjestelmä edellyttää yhtenäisiä prosesseja ja tietorakenteita eli yhteistä seurantakohdemallia. Kieku-tietojärjestelmän käyttöönottamisen yhteydessä virastoissa otetaan käyttöön myös uusi, valtion yhteinen taloustiedon seurantakohdemalli. Seurantakohteita tulee yhteensä neljätoista, joista kaksi on virastolle vapaita ja kaksi otetaan vasta myöhemmin käyttöön Tekijän nimi

8 Yleistä seurantakohteista 2 9 Seurantakohdemallissa on sekä yhteisiä, konsernitasoisia että kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita. Yhteisiä konsernitasoisia seurantakohteita ovat liikekirjanpidon tili, talousarviokirjanpidon tili, alue/kunta ja kumppani. Lisäksi osa projekteista ja toiminnoista ovat sellaisia, että ne ovat koko valtiolle yhteisiä. Kirjanpitoyksikkökohtaisten seurantakohteiden osalta ministeriö koordinoi ja suunnittelee hallinnonalansa kirjanpitoyksiköiden kanssa seurantakohdemallia ja siinä seurattavia laskentakohteita. Kirjanpitoyksikön tehtävänä on omaa toimintaansa palvelevien laskentakohteiden ja koodien määrittäminen seurantakohdemalliin Tekijän nimi

9 Yleistä seurantakohteista 3 Ulkoisen laskennan seurantakohteet ovat Tilivirasto, Lkp, TaKP, Kumppani 10 Sisäisen laskennan) varsinaiset kohteet ovat Kustannuspaikka, Projekti, Toiminto, Suorite Näiden kesken voi tehdä vyörytyksiä Sisäinen laskenta rakennetaan ensisijaisesti näiden seurantakohteiden varaan Muut seurantakohteet ovat Valtuus, Alue/kunta, Vapaa 1 ja 2, Varalla 3 ja 4 Informatiivinen seurantakohde tai jatkojalostettava Tekijän nimi

10 Mikä muuttuu? 11 Virastokohtaisesti ei enää ole mahdollista tehdä Lkp- ja TaKP-tilien alajaotteluja Koodien numerointi muuttuu (numeroavaruus jaetaan pääsääntöisesti virastonumeron avulla) Roolimuutokset seurantakohteiden käyttäjille Virastossa, palvelukeskuksessa Ylläpitomalli muuttuu yhteisten tililuokkien rakenteet ylläpidetään keskitetysti virastokohtaisten ylläpito palvelukeskuksessa virastojen tarpeiden mukaan

11 Huomioita seurantakohdemallin käyttöönottoon liittyen 12 Seurantakohdemalli otetaan käyttöön, kun virasto tulee Kieku-tietojärjestelmän käyttäjäksi Tavoitteena seurantakohteiden puhtaus Omia tilikarttarakenteita voi jo hyvissä ajoin etukäteen alkaa sovittamaan uuteen yhteiseen malliin Taloushallinnon seurantakohteet siirtyvät automaattisesti työajan seurantakohteiksi Sisäisen laskennan vyörytyssääntöjen mallintaminen seurantakohdemallia varten Maksullisen toiminnan tuoterekisterin rakentaminen Kieku-tietojärjestelmään Projektimallien hahmottaminen voidaan mallintaa valmiiksi

12 13 Sisäisestä laskennasta Kieku-tietojärjestelmässä Tekijän nimi

13 Seurantakohteiden yleiskuvaus Heha, Logica palkat ja työajanseuranta Rondo, M2 ym. yhteiset järjestelmät 14 Ulkoinen laskenta (FI) Tilivirasto (TY ja segmentti) Lkp TaKp Kumppani Sisäinen laskenta (CO) Kustannuspaikka Projekti Toiminto Suorite Tekijän nimi Realiaikainen integraatio Raportointi ja analysointi (BI) Ulkoiset: Tilivirasto, TY, Segmentti, Lkp, TaKp, kumppani Sisäiset: Kustannuspaikka, projekti, toiminto, suorite Muut: Valtuus, kunta/alue Vapaa 1 ja 2, varalla 3 ja 4 Lisäyslaskentaraportointi kustannusvastaavuusraportissa

14 Toimittajan lasku Laskentaintegraatio SAP ECC ULKOINEN LASKENTA Rondo SISÄINEN LASKENTA MÄÄRÄRAHALASKENTA Tiedon syöttö vain kerran Vain yksi liittymä taloushallintoon riittää Kaikki modulit päivittyvät reaaliajassa Porautuminen tositteella eri modulien tietoon SAP BI

15 Päivittäiset tositteet Kieku periaatteisiin kuuluu, että Suoraan sisäiseen laskentaan ei suoraan kirjata tositteita. Kaikki tositteet syötetään kirjanpidon kautta sisäiseen laskentaan. Sisäisen laskennan tositteita ja saldoja käytetään pääsääntöisesti vain vyörytyksiin. Kirjanpitoyksikön SAP:sta tehtävä varsinainen sisäisen laskennan raportointi tehdään kirjanpidon tiedoista.

16 Kirjanpidon tosite Tositeotsikko Yritys Tositenumero Tilikausi Kirjauspäivä Tositepäivä Viite Tos.ots.teksti Yhteinen.nro Sisäisen laskennan seurantakohteet ovat kirjanpidon tositerivillä kenttinä. Sisäisen laskennan tositteelle tulevat vain ne tilit, jotka on perustettu kustannuslajeiksi. Tositerivi Tili D/K Summa Vero Kust.paikka Tulosyksikkö Rahoitusrivi Tilaus Sisältö LKP-tili Toimintayks. Toimintayks. TAKP-tili Valtuus Rivi Debet 100 s XX XX Rivi Kredit XX PRR-osa Toimintoalue Rahasto Alue/k. Kumppani SeuKo1 4 Teksti Projektir-osa Toiminto Suorite XX XX XX

17 Sivuhyppy työajan kohdentamiseen Kieku-Ajanhallinnassa 18 Kieku-tietojärjestelmässä on mahdollista kohdistaa toteutunut välitön työaika ja palkkakustannukset lopullisille seurantakohteille, kuten toiminnoille, projektille ja suoritteille Toiminnallisuus on välttämätön yhteisrahoitteisessa ja maksullisessa toiminnassa Virkamies kohdentaa toteutuneen työaikansa portaalin kautta. Työaikojen kohdentamiseen käytetään ns. tunti-ilmoitusta Suositus on, että työaikakirjaukset tehdään viikoittain Esimies hyväksyy työajat kuukausittain

18 19 Vyörytykset Kiekutietojärjestelmässä Tekijän nimi

19 Mahdolliset vyörytyksiä vakioominaisuuksilla Vastaanottaja Ensisijainen lähettäjä Toissijainen lähettäjä 20 Projekti Projekti Kustannuspaikka Projekti Projekti Kustannuspaikka Toiminto Projekti Kustannuspaikka Suorite Projekti Projekti Toiminto Projekti Projekti Suorite Kustannuspaikka Kustannuspaikka Kustannuspaikka Projekti Kustannuspaikka Kustannuspaikka Toiminto Kustannuspaikka Kustannuspaikka Suorite Kustannuspaikka Projekti Toiminto Kustannuspaikka Projekti Suorite Toiminto + kustannuspaikka Toiminto + kustannuspaikka Kustannuspaikka Projekti Toiminto + kustannuspaikka Kustannuspaikka Toiminto Toiminto + kustannuspaikka Kustannuspaikka Suorite Toiminto + projekti Projekti Toiminto Toiminto + projekti Projekti Suorite Suorite + kustannuspaikka Suorite + kustannuspaikka Kustannuspaikka Projekti Suorite + kustannuspaikka Kustannuspaikka Toiminto Suorite + kustannuspaikka Kustannuspaikka Suorite Suorite + projekti Projekti Toiminto Suorite + projekti Projekti Suorite

20 Vyörytyssääntöjen ylläpito Kiekussa Kirjanpitoyksikkö vastaa vyörytyssääntöjen laatimisesta. Palvelukeskus voi tarvittaessa auttaa sääntöjen luomisessa. Vyörytyssäännöt hyväksytään Kirjanpitoyksikössä, jonka jälkeen ne arkistoidaan Rondoon. Sääntöjä muutetaan tarvittaessa (ei välttämättä vuosittain). Palvelukeskus tallentaa vyörytyssäännöt SAP:iin ja ajaa kuukausittain vyörytysajot. Säännöt tarkistetaan ensimmäisen ajon yhteydessä Kirjanpitoyksikön kanssa yhdessä.

21 Vyörytyssääntöjen esittely Vyörytyssäännöt luodaan vyörytysketjuksi eli sykliksi, jolla on max 50 vyörytystä eli segmenttiä Vyörytysten eli segmentin otsikkotiedoksi annetaan Summavyörytyksen tilinumero. Tämä tili on vain sisäisessä laskennassa kululajityypillä 42. KIEKU KIEKU KIEKU Timo Salo Lähettäjän sääntö: o o o Kirjatut summat (toteutuneiden perusteella vyörytettäessä) Kiinteät summat (lähettäjältä otetaan vain tietty summa) Kiinteät hinnat (lähettäjältä otetaan vain tietty summa/my) Vastaanottajan sääntö: o Muuttuvat osuudet (esim. jonkin tilivälin toteutumien perusteella) o Kiinteät summat (vastaanottajakohtaisesti määritellään summa) o Kiinteät prosentit (vastaanottajakohtaisesti määritellään %) o Kiinteät osuudet (vastaanottajakohtaisesti määritellään osuus) 22

22 Vyörytyksen määritys 23 Esimerkki 1: Toimialan/osaston tukitoimintojen vyörytys ydintoiminnoille hierarkiaa hyödyntäen Selite: Valitaan organisaatiotason tiettyjen toimintojen halutut kustannukset jotka vyörytetään saman organisaatiotason toisille toiminnoille Tekijän nimi

23 Vyörytyssäännön määritys 24 Esimerkki: Vyörytys jaetaan vastaanottajille toteutuneiden kustannusten suhteessa Selite: Valitaan jakosäännöksi toteutuneiden kustannusten suhteessa, ja tiliväli, minkä kustannusten suhteessa (huom! Voidaan hyödyntää myös hierarkiaa) Tekijän nimi

24 25 Seurantakohteiden raportointi Kieku-tietojärjestelmässä Tekijän nimi

25 Seurantakohteiden raportointi Kieku-tietojärjestelmässä 26 Tietovarastoraportointi (BI) Business Intelligence (BI) raporteilla voidaan joustavasti toteuttaa moniulotteisia raportointitarpeita, käyttäjät voivat muokata raporttien näkymää tarvitsemaansa muotoon. Perusjärjestelmien standardiraportit (SAP ECC ja Logica tuotteet) SAP:n sekä Logica tuotteiden valmiita standardiraportteja, jotka ovat saldoja tapahtumatasoisia. Esim. tilitapahtumat, tilien saldolistaukset, palkanlaskennan raportit. Perusjärjestelmien räätälöidyt raportit (ABAP) Järjestelmän määrämuotoiset raportit tehdään manuaalisesti ohjelmoimalla, jotta raporttien ulkoasu saadaan vastaamaan edellytettyjä kriteerejä

26 Seurantakohteiden raportointi Kieku-portaalin kautta 27 Virkamies Esimies Hlöstö as.tunt Raportointi Esimiehen raportit Talouden seuranta Kirjanpidon raportit Ylläpito: Sisäiset budjetit ja valtuudet Lähiesimiehelle suunnattuja, omia alaisia koskevia henkilöstöhallinnon raportteja Raportteja henkilötiedoista, poissaoloista, tutkinnoista ja koulutuksista ja palkkatiedoista Talouden raportteja virastojen käyttöön. Raportteja aihealueista Sisäinen laskenta, Budjetin seuranta, Projektit, Myynti Käyttöoikeudet roolimääritysten yhteydessä Kirjanpidon raportteja ensisijaisesti taloushallinnon ammattilaisille Raportteja aihealueista Kirjanpito ja Valtuuksien hallinta Sisäisten budjettien ja valtuuksien keskitettyyn ylläpitoon

27 Taha raportit 3 alavälilehteä 28 Talouden seuranta Sisäinen laskenta ja budjetin seuranta Sisäinen budjetin ja toteuman vertailu (laaja versio) Sisäisen budjetin ja ennusteen vertailu Seuranta- ja vertailuraportti laaja Seuranta- ja vertailuraportti suppea Organisaatiotasoinen toteumaraportti toiminnoittain Toimintoraportti Kustannusvastaavuuslaskelma Laskutettavien projektien seurantaraportti Projektit ja hankkeet Projekti TA-tileittäin Projektin toteuma tiliryhmittäin ja tileittäin Projektin toteuma vuosittain Projektin tulot ja menot Myynti Myynnit asiakkaittain Tuotot Kirjanpidon raportit Kirjanpito Talousarvion toteutumalaskelma - menot Talousarvion toteutumalaskelma - tulot Tili-ilmoituksen tarkastusraportti Rahaston rahoituslaskelma Arviomäärärahojen ylitykset Talousarvion seurantaraportti Määrärahan tarkistusraportti Valtuuksien hallinta Talousarvion toteutumalaskelman valtuudet ja käyttö Valtuuksien seurantailmoitus Valtuuskirjanpidon raportti Ylläpito: Sisäiset budjetit ja valtuudet Sisäisten budjettien ylläpito Sisäinen budjetoinnin latauksen tarkistusraportti Sisäisen budjetoinnin syötön tarkistusraportti Budjetoinnin tietojen tallentaminen järjestelmään Budjettien lataus Valtuuksien ylläpito Valtuuksien määrä tallentaminen Valtuuksien määrä - tarkistusraportti Valtuuksien käyttö tallentaminen Valtuuksien käyttö tarkistusraportti Tulevien vuosien määrärahatarve - tallentaminen Tulevien vuosien määrärahatarve tarkistusraportti

28 Kieku virastokohtaisten johdon raportointijärjestelmien tukena 29 Kieku Virastokohtaiset johdon raportointijärjestelmät Tietovarastoraportointi (SAP BI) 1 SAP OpenHub 2 Välityspalvelin 3 SAP ECC Logica-tuotteet Tekijän nimi

29 30 SISÄINEN BUDJETOINTI Budjettitietojen syöttö Kaikki seurantakohteet Toteutumat budjetoinnin pohjaksi KUSTANNUSVASTAA- VUUSRAPORTTI Projektin ja suoritteen välillisten kustannusten laskenta Hierarkia YK-lisäkertoimet (6 kpl) POHJA HINNOITTELU- LASKELMILLE Yksinkertainen sovellus Kustannusvastaavuusraportti kääntäen Sisäinen laskenta Kiekutietojärjestelmässä TULOSYKSIKKÖ- LASKENTA Hierarkia Seuranta Vertailu edelliseen vuoteen ja budjettiin SUORITESEURANTA Hierarkia Seuranta Vertailu Toteutuneet työkustannukset Vyörytykset POLKU TOIMINTO- LASKENTAAN Toiminto seurantakohde Toiminnot Rakennettavissa liittymät KUSTANNUSPAIKKA- LASKENTA Hierarkia Seuranta Vertailu edelliseen vuoteen ja (budjettiin) PROJEKTISEURANTA Projektirakenne Seuranta Vertailu Toteutuneet työkustannukset Vyörytys KUSTANNUSLAJI- LASKENTA Työkustannusten jälkilaskelmat ja h Seurantakohteet KUSTANNUSTEN KOHDENTAMINEN Vyörytykset Kust. paikka, projekti, toiminto, suorite Muuttuva osuus Kiinteä osuus Tekijän nimi

30 31 Luokittelutiedoista tarkemmin Tekijän nimi

31 Luokittelutiedot 32 Tilivirasto / Kirjanpitoyksikkö / SAP:n yritys 4 merkkiä, tilivirasto tunnus Perustetaan käyttöönoton yhteydessä Oma erillinen projekti Pilotit perustettu SAP:n testiympäristöön Toimintayksikkö / SAP:n tulosyksikkö ja kustannuspaikka 10 merkkiä, tilivirastotunnus 3 + vapaa kooditus 7 Perustetaan käyttöönoton yhteydessä Pilottien tulosyksiköt ja kustannuspaikat perustettu SAP:n testiympäristöön Segmentti 6 merkkiä, nykyinen tilivirastotunnus 3 + virastotunnus 3 Perustetaan käyttöönoton yhteydessä Pilottien segmenttejä ei vielä perustettu SAP:n testiympäristöön Tekijän nimi

32 Luokittelutiedot - jatkuu 33 Lkp-tili 8 merkkiä, konsernitilikartta SAP:n vaatimat apu- ja täsmäytystilit Yhteinen alajaottelu mm. palkat (muutama tili vielä käsittelyssä) Virastokohtaiset välttämättömät alajaottelut TaKp 15 merkkiä Yhteisesti ylläpidettävä Valtuus 10 merkkiä, tilivirasto 3, vuosi 2 juokseva Tekijän nimi

33 Luokittelutiedot - jatkuu Toiminto / virastokohtaiset koodit Valtioneuvoston ohjesäännön mukaiset toiminnot perustetaan hierarkiana Tilivirasto voi jatkaa hierarkiaa omilla hierarkioillaan Tilivirasto määrittää toiminnot ja ne kiinnitetään hierarkiaan 10 merkkiä, tilivirastotunnus 3 (4) + vapaa 7 (6) merkkiä 34 Toiminto / yhteisesti ylläpidettävät koodit Valtioneuvoston ohjesäännön mukaiset toiminnot perustetaan hierarkiana Jatketaan yhteistä tukitoimintojen hierarkiaa yhteisesti Yhteiset ylätason ydintoiminnot perustetaan keskitetysti ja kiinnitetään hierarkiaan 10 (4+6) valtion ohjesäännön mukaiset toiminnot Yhteiset tukitoiminnot perustetaan keskitetysti ja kiinnitetään hierarkiaan, 10 (4+6) merkkiä

34 Luokittelutiedot - jatkuu Suorite 10 merkkiä, Tilivirastotunnus 3 + vapaa 7 merkkiä 35 Vapaa 1 ja 2 8 merkkiä Tilivirastotunnus 3 + vapaa 5 merkkiä Projekti 24 merkkiä, muokkauspeite Yhteiset luokittelutiedot Tekijän nimi

35 Luokittelutiedot - jatkuu 36 Alue / kunta 3 merkkiä Tilastokeskuksen kuntanumerointi SAP:n maaluokitus Rinnakkaishierarkiana maakunnat Kumppani 4 merkkiä Sama kuin yritystunnus Varalla 1 ja 2 ei luokittelutietoja Tekijän nimi

36 37 Seurantakohdemääritykset Tekijän nimi

37 Tilivirastotunnus (Kirjanpitoyksikkö) 38 Valtion talousarviotalous on kirjanpitovelvollinen yksikkö. Talousarviotaloudella tarkoitetaan eduskunnan, ministeriöiden (ml valtioneuvoston kanslia ja tasavallan presidentin kanslia) sekä niiden alaisten virastojen ja laitosten taloutta. Valtion talousarviotalous on käsitteenä suppeampi kuin valtio oikeushenkilönä. Valtion talousarviotalouteen eivät kuulu talousarvion valtion ulkopuolisten rahastojen taloudet eivätkä valtion liikelaitosten taloudet. Valtion talousarviotalouden kirjanpito muodostuu käytännössä talousarviotalouteen kuuluvien tilivirastojen kirjanpidoista. Tilivirastot ovat talousarviotalouteen kuuluvia virastoja tai laitoksia, joille on säädetty velvoite vastata tietyn viraston tai tiettyjen virastojen ja laitosten tilivirastotehtävien hoidosta. Tilivirastotehtäviin kuuluvat mm. valtion maksuliikkeen ja kirjanpidon hoitaminen, tilinpäätöksen laatiminen sekä näiden tehtävien sisäinen valvonta. Tilivirastot eivät ole talousarviotalouteen verrattavia itsenäisiä kirjanpitovelvollisia, mutta niille on talousarvioasetuksessa säädetty velvoite laatia tilinpäätös. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Yksikkö, jonka kirjanpitotapahtumat erotetaan muiden yksiköiden tapahtumista Keskuskirjanpidossa katkeamatonta kirjausketjua kuvattaessa tiedon alkuperän tunniste, taso jolla tietojen siirto keskuskirjanpitoon tehdään. Eduskunnan hyväksyttyä valtion talousarvion ministeriöt vahvistavat talousarvion tilijaottelun sekä tulostavoitteet virastoille ja laitoksille. Talousarvion tilijaottelussa virastotunnus kertoo minkä viraston kirjanpitoon tuloarviot ja määrärahat ja niiden osat on osoitettu. Valtion talousarviotalous on (yksi) kirjanpitovelvollinen talousyksikkö. Tämä jakaantuu toiminnallisesti hallinnonaloihin ja niihin kuuluviin virastoihin ja laitoksiin sekä talous- ja kirjanpito-organisaationa tilivirastoihin. Yrityskoodi 4-merkkiä = tilivirastotunnus Seurantakohteen tietorakenteet ja luokittelutiedot

38 Toimintayksikkö (virasto) 39 Toimintayksikkö kuvaa tiliviraston sisäisen organisaatiorakenteen ja hierarkian. Toimintayksikölle voidaan tehdä sisäinen budjetointi ja kirjataan määrärahat, henkilötyövuodet sekä menojen, tulojen ja suoritteiden tavoite- ja toteutumatiedot. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Toimintayksikkö on kirjanpito- tai raportointi-organisaation alin taso. Tilivirasto-organisaation ylin taso on koko tilivirasto, jota seurataan Tilivirastotunnussseurantakohteella. Tiliviraston sisäinen organisaatio voi jakautua useisiin virastoihin ja ne useisiin eri alayksiköihin ja niiden alayksiköihin usealla eri hierarkiatasolla, mitä taas seurataan toimintayksikkö-seurantakohteen avulla. Toimintayksikkö-seurantakohteelle määritellään viraston organisaatiorakenteeseen perustuvat raportointia varten tarvittavat hierarkiatasot. Seurantakohteen tietorakenteet ja luokittelutiedot Kustannuspaikannumero on 10 (3+7) merkkiä pitkä. Kolme ensimmäistä numeroa kuvaavat virastotunnusta ja seitsemän seuraavaa numeroa ovat vapaasti numeroitavissa. Viraston sisäiset raportointitarpeet Virastokohtaisesti ylläpidettävä

39 Liikekirjanpidon tilikartta 40 Valtion liikekirjanpidolla tuotetaan tuotto-kuluperusteinen tuloksenlaskenta (tilikauden tuotto-/kulujäämä) ja tase. Liikekirjanpidon tehtävänä on myös tositteisiin perustuvien kirjausten avulla pitää talousyksikön ja sitä ympäröivillä markkinoilla olevien muiden talousyksiköiden rahavarat ym. erät erillään toisistaan. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Liikekirjanpito käsittää vähintään tuotto- ja kululaskelman sekä taseen laatimiseksi tarvittavat tilit, jotka Valtiokonttori määrää ja jotka on kuvattu liikekirjanpidon tilikartassa. Liikekirjanpitoon merkitään liiketapahtumina tulot, menot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Liikekirjanpito on kahdenkertaista kirjanpitoa ja se on pidettävä mahdollisuuksien mukaan päivän tasalla. Valtion liikekirjanpidon tilikartta on meno-/tulolajipohjainen. Liikekirjanpidon tilikarttaan sisältyvien T-tilien avulla laadittavalla täsmäytyslaskelmalla varmistetaan talousarviokirjanpidon täydellisyys ja luotettavuus. Tilikartan teknisten tilien avulla kirjataan tiliviennit, jotka eivät ole liiketapahtumia, mutta ovat talousarviotapahtumia. Tilit on ryhmitelty ja numeroitu tuotto- ja kululaskelman sekä taseen perusteella. Tilikartta ja kirjausohjeet perustuvat Valtiokonttorin määräyksiin ja se on yhtenäinen kaikille virastoille. Liikekirjanpidon tilikarttaa käyttävät kirjanpidossaan myös osa talousarvion ulkopuolisista rahastoista. Kaikki rahastot raportoivat keskuskirjanpitoon LKP-tilikartan mukaisesti Liikekirjanpito on myös kustannuslaskennan perusta. Seurantakohteen tietorakenne ja luokittelutiedot Tilikartasta luodaan kaksi eri versiota, konsernitilikartta ja liikekirjanpidon tilikartta. 5-merkkinen konsernitilikartta palvelee Keskuskirjanpidon raportointitasoa 6-8 -merkkinen tilikartta sisältää valtion yhteisen alajaottelun 6-8 -merkkisellä tilinumerolla varustettu liikekirjanpidon tilikartta mahdollistaa järjestelmätoteutuksen vaatimien teknisten tilien perustamisen. (mm käyttöomaisuus-moduuli, vyörytystilit, pankkitilikäsittely)

40 Talousarviokirjanpidon tilit 41 Talousarviokirjanpidolla mahdollistetaan eduskunnan päättämien tulo- ja menoarvioiden toteutumisen seuranta. Talousarviokirjanpidon tilien ja niiden sisällön tulee vastata talousarviota ja sen tilijaottelua. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Talousarviokirjanpito käsittää talousarviotilit, siirrettyjen määrärahojen tilit ja muut tilit, jotka Valtiokonttori määrää. Valtion kirjanpidon osa, joka noudattaa valtion talousarvion rakennetta. Talousarviokirjanpitoa pidetään ministeriöiden vahvistaman ja Valtiokonttorin julkaiseman tilijaottelun tarkkuudella. Talousarviokirjanpidon tilit seurantakohteessa seurataan talousarviotulojen ja -menojen toteutumista niiden periaatteiden mukaan, joita on käytetty talousarviota laadittaessa. Talousarviokirjanpitoon merkitään talousarviotapahtumina talousarviotulot ja talousarviomenot, niiden oikaisuja siirtoerät. Seurantakohteen tietorakenne ja luokittelutiedot Talousarvion pohjalta: Osasto/Pääluokka luku momentti tilijaottelut Valtiokonttorin määräämät talousarviokirjanpidon tilit 3 merkkiä alkaen numerolla 6. Siirretyn määrärahan tilit muodostetaan määrärahan myöntämisvuoden talousarviotilistä seuraavasti: Talousarviotilin eteen lisätään siirretyillä määrärahoilla tunnus 4 ja määrärahan myöntämisvuoden vuosiluvun kaksi viimeistä numeroa

41 Valtuusnumero 42 Valtuusnumero-seurantakohde on yksittäisen valtuuden yksilöivä tunnus, johon sisältyy myös tieto valtuuden myöntämisvuodesta. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Seurantakohteen avulla seurataan Eduskunnan valtion talousarviossa myöntämiä valtuuksien käytöstä aiheutuneita talousarviomenoja talousarviokirjanpidon mukaisina. Talousarviomenoja ei ole tarpeen seurata erikseen viraston valtuuskirjanpidossa, vaan valtuusseurannassa käytetään hyväksi talousarviokirjanpidon tuottamaa talousarviomenotietoa. Valtuuskirjanpidossa seurataan niitä valtuuksia, joita voidaan käyttää ja niitä valtuuksia, jotka eivät enää ole käytettävissä, mutta joista aiheutuu talousarviomenoja tai määrärahatarpeita. Valtuuden käytöstä aiheutuvia talousarviomenoja ja määrärahatarpeita seurataan vain euromääräisinä. Seurantakohteen tietorakenteet ja luokittelutiedot Kentän pituus 10 merkkiä: ensimmäiset 3 tilivirastonumero (yritysnumero), 2 minkä vuoden valtuus, 5 viraston vapaasti käytettävissä Käytetään SAP:n sisäinen tilaus -perustoiminnallisuutta. Valtuuslajihierarkia toteutetaan SAP:n ECC:ssä. Valtuudet kytketään valtuuslajeihin. Nimi 40 merkkiä

42 Projekti (virasto) ja Yhteiset projektit (1/2) 43 Projektilla on aina aikataulu, alkamis- ja päättymispäivämäärä. Projektilla on selkeä tavoite, jonka saavuttamiseksi laaditaan suunnitelma, varataan resursseja ja jonka tuloksia seurataan. Projektissa syntyy aina lopputuotos. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Projekti seurantakohteen käyttö ja projektitunnisteen antaminen on mahdollista silloin, kun kysymys on osatehtävästä, jolle on määritelty tavoite, aikataulu ja tarkoitukseen osoitetut resurssit. Projekti on asiakokonaisuus, jonka kustannuksia on tarve seurata erikseen. Sen avulla seurataan mm. ulkopuolista rahoitusta ja maksullista toimintaa. Projektin käytössä olleiden resurssien työaikaa voidaan kohdistaa projektille. Seurantakohdetta käytetään yksilöidyille hankkeille, projekteille ja hankkeistetuille osatehtäville kohdistettavien meno- ja tulokertymien kokoamiseen ja rahoitusosuuksien seurantaan. Projekti -seurantakohteen hierarkia on Ohjelma-Hanke-Projekti-(Osaprojekti), ohjelman ollessa ylin taso. Yhteiset projektit seurataan Projekti-seurantakohteella. Seurantakohteen tietorakenteet ja luokittelutiedot Toteutus Kieku-tietojärjestelmässä SAP:n Projektijärjestelmämoduulilla Koodin pituus 10 24, järjestelmä muodostaa osan koodista Valmiita muotoja nimeämiskäytäntöön ja projektihierarkiaan Avainkoodi 5 merkkiä Nimeämispeitto (project coding mask) Oma nimeämiskäytäntö valtiotasoisille yhteisille ja virastokohtaisille projekteille

43 Projekti (virasto) ja Yhteiset projektit (2/2) 44 Yhteiset projektit ja ohjelmat on seurantakohde, jolla mahdollistetaan valtion yhteisten ohjelmien, hankkeiden ja projektien seuranta, esim. tuottavuusohjelma, peruspalveluohjelma tai politiikkaohjelmien kaltaiset keskitetysti ohjatut ajallisesti ja sisällöllisesti rajatut tehtävät. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Erilaisten valtiohallinnossa yhteiseksi määriteltyjen kustannuskokonaisuuksien projektiseuranta Seurantatarpeet voivat vaihdella ajallisesti esim. hallituskausittain tai vuosittain. Hallinnonalojen välisten sekä virastojen välisten projektien seuranta Seurantakohteelle määritetään hierarkiatasot esim. ohjelmakokonaisuus-ohjelma-hanke-projekti-osa1-osa2 Toteutetaan Projekti-seurantakohteessa Seurantakohteen tietorakenteet ja luokittelutiedot Toteutus Kieku-tietojärjestelmässä SAP:n Projektijärjestelmämoduulilla Koodin pituus 10 24, järjestelmä muodostaa osan koodista Valmiita muotoja nimeämiskäytäntöön ja projektihierarkiaan Avainkoodi 5 merkkiä Nimeämispeitto (project coding mask) Oma nimeämiskäytäntö valtiotasoisille yhteisille ja virastokohtaisille projekteille

44 Toiminto 45 Toiminto seurantakohteet ovat niitä tehtäviä / toimintoja, joita valtionhallinnossa ja sen virastossa tehdään. Toiminnon tulee olla viraston toiminnan kannalta mitattavissa oleva kokonaisuus. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Talousarvioasetuksen mukaisen tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimen ja muun seurannan tuottamisen väline. Tarkoitus on yhdenmukaistaa virastojen tilipuitteita ja mahdollistaa organisaatiorajat ylittävien toimintokokonaisuuksien johtaminen sekä tuottaa nykyistä yhdenmukaisempaa konserni-/hallinnonalatasoista kustannustietoa Toimintoa käytetään seurantakohteena myös työajanseurannassa. Toiminto seurantakohteen avulla seurataan erilaisten tehtävien ja tehtäväkokonaisuuksien käytettyjä kuluja, resursseja ja kustannuksia. Ne kohdistetaan toiminnoille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Seurantakohdetta voidaan käyttää erittelemään maksullista ja muuta toimintaa. Toiminnoille voidaan määritellä viraston tarpeen mukaisia hierarkiatasoja. Toimintojen avulla saatavia tietoja hyödynnetään valtion kirjanpidossa, kustannuslaskennassa, viraston mittareiden seurannassa, tuottavuuden mittaamisessa sekä tuottavuustilastoinnissa. Seurantakohteen tietorakenteet ja luokittelutiedot Toimintokoodi 10 merkkiä (4+6) Keskitetysti määritetään ylätason ydintoimintojen, jotka perustuu valtioneuvoston ohjesääntöön ministeriöiden politiikkasektoreista, sekä tukitoimintojen ylätaso. Tilivirastot päättävät, miten virastot kiinnittävät ylätasoon omat ydin- ja tukitoimintonsa. Käytetään SAP:n toimintoalue-vakiokenttää

45 Suorite (virasto) 46 Suorite on prosessissa tai toiminnoissa aikaansaatu tuotos (output). Suoritteet voivat olla esim. hallinnonalan, viraston, toimintayksikön, prosessin tai toiminnon tuotoksia. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Suoritteet ovat maksullisia tai maksuttomia tuotteita, palveluita tai aikaansaannoksia. Suoritteet voivat olla maksuperustelain mukaisia julkisoikeudellisia tai liiketaloudellisia suoritteita (muut suoritteet) sekä erillislakien mukaisia maksullisia suoritteita. Seurantakohteen avulla seurataan maksullisten (esim. passi) ja maksuttomien (esim. viraston esite) suoritteiden kustannuksia, tuottoja ja määriä. Suorite voidaan kytketään tuoterekisterissä olevaan tuotteeseen tai tuoteryhmään (nimike). Osa tuoterekisterin tuotetiedoista on käytössä myös kassajärjestelmässä, mistä myytyjen tuotteiden toteutumatiedot siirretään Suorite-seurantakohteelle taloushallinnon järjestelmään. Suoritteiden toteutumatietoja käytetään maksullisen toiminnan kannattavuuden ja sen kehityksen seurannassa sekä kustannusvastaavuuslaskelmien laadinnassa. Suoritteet luovat edellytyksiä toiminnan tehokkuuden, taloudellisuuden ja tuottavuuden seurannalle. Seurantakohteen tietorakenteet ja luokittelutiedot Suorite on ns. NGL-kenttä, jossa ei ole toiminnallisuutta Virastokohtaisesti ylläpidettävä 10 merkkiä, jaetaan tilivirastoittain numerovälit halutulla tavalla Lyhyt nimi 15 ja pitkä 50 merkkiä SAP:n tuoterekisteri muodostuu nimikkeiden perustiedoista, joihin suorite voidaan kytkeä käyttöönottovaiheessa

46 Alue tai kunta 47 Alueryhmittely perustuu tilastokeskuksen määrittelemiin hallinnollisiin alueisiin, jonka perustana on kunta. Seurantaa toteutetaan alue- ja kuntaryhmittelyllä tukien ja muiden menojen alueellista tilastointia ja raportointia varten. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Menot kohdistetaan tämän seurantakohteen avulla kuntakohtaisesti. Kohdentaminen voidaan tehdä menon pääasiallisen alueen mukaan, mikäli sitä ei ole suoraan kirjattavissa yhdelle alueelle. Seurantakohdetta käytetään myös kehitysyhteistyön maakohtaiseen seurantaan. Viraston ulkomaanyksiköissä seurataan maakohtaisesti henkilöstökuluissa henkilöiden kotimaatietoa. Tilastoraportoinnit, EAKR raporttien laadinta Tukien ja muiden menojen alueellinen tilastointi ja raportoinnin tarve Kehitysyhteistyön hankkeiden kotimaisuuden asteen seuranta. Seurantakohteen tietorakenteet ja luokittelutiedot Kunta: 3 merkkiä, numeerinen, esim. 694 Riihimäki Maa: käytetään 3 merkkistä kenttää, 2 kirjaimista maakoodia ja hyödynnetään SAPin standarditaulua päivityksissä. Hierarkiat (läänit, maakunnat ym.) rakennetaan koodit linkkaamalla BI-raportoinnissa. Lyhyt nimi 15 ja pitkä 50 merkkiä

47 Kumppanikoodi 48 Kumppanikoodi kertoo sen kenelle meno maksetaan tai keneltä tulo saadaan. (Kumppanikoodin avulla tullaan myöhemmin toteuttamaan valtion sisäiset eliminoinnit sekä sektoriluokitusten raportointi.) Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Kumppani-seurantakohdetta käytetään aluksi sisäisten erien, kuten toisen viraston puolesta maksettujen menojen ja lähetteiden tilin tapahtumien raportointiin ja täsmäytykseen Kumppani-seurantakohteen avulla voidaan toteuttaa konsolidointi ja sisäisten erien eliminointi. (Rakennetaan valmius Kieku-tietojärjestelmään, mutta käyttöönotto ratkaistaan myöhemmin.) Kumppani-seurantakohdetta voidaan laajentaa ulkoisilla kumppaneilla Seurantakohteen tietorakenteet ja luokittelutiedot Kumppanikoodi (4-merkkinen aakkosnumeerinen koodi) Nimi, maa, kieli, kotivaluutta, osoite Luotaessa Valtion tilivirastoja (ja rahastoja) asiakkaiksi tai toimittajiksi, kumppanitunnuksena käytetään tilivirastotunnusta nelimerkkisenä

48 Muu viraston sisäisen laskennan seurantakohde 1 & 2 (virasto) 49 Viraston vapaat kentät ovat avoimia seurantakohteita, joilla virastot voivat tuottaa raportointia omien substanssitoimintojen seurantaa varten tai muiden määrittelemättömien seurantatarpeiden kattamiseksi. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Seurantakohteet ovat virastojen omien raportointitarpeiden kattamiseksi osoitettuja luokkia ja vapaasti viraston itsensä määriteltävissä. Seurantakohteen tulee kuitenkin olla: yksiselitteinen ja puhdas oleelliseen seurantaan perustuva asia, jota ei voida seurata muilla määritellyillä seurantakohteilla tarve, johon ei voida vastata muulla tavoin Seurantakohde ja sillä toteutettava raportointi määritellään pääpiirteittäin käyttöönottovaiheessa Seurantakohteen tietorakenteet ja luokittelutiedot Viraston omat raportointitarpeet Virastokohtainen ylläpito 8 merkkiä Numeroavaruus jaetaan tilivirastoittain halutulla tavalla Lyhyt nimi 15 ja pitkä 50 merkkiä

49 Varalla olevat seurantakohteet 3 ja 4 50 Passiiviset varalla olevat kaksi seurantakohdetta. Voidaan ottaa käyttöön, kun tarve täsmentyy. Seurantakohteen merkitys ja tarkoitus Toteutetaan tekninen valmius Kieku-tietojärjestelmään seurantakohteista. Seurantakohteen tietorakenteet ja luokittelutiedot Koodi aakkos-numeerinen 10 merkkiä Passiivisia, varalla virastokohtaiseen tai yhteiseen käyttöön Varataan paikat näytöillä ja liittymissä, ei näytetä käyttäjille Lyhyt nimi 15 ja pitkä 50 merkkiä

50 51 Seurantakohdenäkymiä Kieku-tietojärjestelmässä Tekijän nimi

51 Tulosyksikön vakiohierarkia 52

52 Liikekirjanpidon tilikartta Tekijän nimi

53 Lkp-tilit Tekijän nimi

54 TaKP -tilejä Tekijän nimi

55 Valtuuslajit ja valtuus 56

56 Toimintoluettelo ydintoiminnot 57

57 Suorite 58

58 Ota yhteyttä 59 Nettisivujen palautelomakkeella voit tilata itsellesi kerran kuukaudessa ilmestyvän Kieku-uutiskirjeen. Kiitos Juha Halonen Valtiokonttori