HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 1 (61) TOIMITILAPALVELUT Hyria koulutus Oy (www.hyria.fi) pyytää tarjoustanne toimipisteidensä toimitilapalveluiden tuottamisesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on 1.10.2011 31.12.2014 + optio 2 vuotta (1.1.2015 31.12.2016). Hankintakausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimustoimittajaksi/-toimittajiksi valitaan yksi (1) toimittaja per osakokonaisuus. Hankintakausi alkaa kuitenkin aikaisintaan sitten, kun tilaajan nykyiset sopimukset hankittavista palveluista ovat päättyneet. Toisin sanoen hankintakausi ei välttämättä ala kaikissa osakokonaisuuksissa samanaikaisesti ja saman osakokonaisuudenkin sisällä voi eri palvelujen alkamisajoissa olla eroavaisuuksia. Palveluissa työskentelevien Hyrian omien työntekijöiden edellytetään siirtyvän liikkeenluovutuksena palveluntuottajan palvelukseen myöhemmin tässä tarjouspyynnössä esitetyin tarkennuksin. Hyria hakee tarjouskilpailuprosessilla palveluntuottajaa/-tuottajia, jonka/joiden kanssa tehdään pitkäjänteistä yhteistyötä kehittäen yhdessä toimintaa ja koulutusyhteistyötä sopimusaikana. Liikkeenluovutus ei koske vartiointipalveluja. Kilpailuttamisen hallinnoijana toimii Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Hyria koulutus Oy:n toimeksiannosta. Tilaajalla on oikeus tarkistaa palveluntuottajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. 1. HANKINNAN KOHDE Siivous-, aula-, vartiointi- ja kiinteistönhoitopalvelut tullaan järjestämään tarjouspyynnössä määriteltyihin Hyrian toimipisteisiin (liite numero 1). Palveluntuottajalla on mahdollisuus organisoida siivous-, aula-, vartiointi- ja kiinteistönhoitotoiminnat haluamallaan tavalla. Tilaaja varaa oikeuden käyttää valittavaa palveluntuottajaa/valittavia palveluntuottajia myös muihin kuin tässä mainittuihin siivous-, aula-, vartiointi- ja kiinteistönhoitopalveluihin sekä näihin kiinteästi liittyviin palveluihin lisätyönä ilman eri kilpailutusta. Tästä sovitaan erikseen neuvotellen tarpeen ilmaantuessa. Tilaajan kannalta tärkeimmissä Hyvinkään kohteissa järjestetään esittelytilaisuus maanantaina 6.6.2011 klo 9.00 alkaen. Esittelykierros alkaa Torikatu 18:n (05800 Hyvinkää) A-rakennuksen pääaulasta (sisäänkäynti Tallimiehenkadulta). Ilmoittautumiset esittelyyn on tehtävä 1.6.2011 klo 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen hanna.sjoblom@hyria.fi (viestin aiheeksi on merkittävä Ilmoittautuminen Hyvinkään esittelykierrokseen ). Tilaajan kannalta tärkeimmissä Riihimäen kohteissa järjestetään esittelytilaisuus tiistaina 7.6.2011 klo 9.00 alkaen. Esittelykierros alkaa Sakonkatu 1:n (11100 Riihimäki) A- rakennuksen aulasta (sisäänkäynti A2, Arjavirrankadulta). Ilmoittautumiset esittelyyn on tehtävä 1.6.2011 klo 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen hanna.sjoblom@hyria.fi (viestin aiheeksi on merkittävä Ilmoittautuminen Riihimäen esittelykierrokseen ).
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 2 (61) Esittelytilaisuudessa esitetyt kysymykset tulee jättää kirjallisesti ja niihin vastataan samalla kuin muihinkin tarjouskilpailuun liittyviin kysymyksiin (ks. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET -kohta). Hankinta on jaettu neljään eri osakokonaisuuteen (tarjouksen voi tehdä yhdestä osakokonaisuudesta, useammasta kuin yhdestä osakokonaisuudesta tai kaikista osakokonaisuuksista): Siivouspalvelut (osakokonaisuus 1) Siivouspalvelu sisältää palvelukokonaisuuden, joka muodostuu ylläpito- ja perussiivoustöistä. Siivous suoritetaan klo 06.00-18.00 välisenä aikana. Ylläpitosiivous on säännöllisin väliajoin tehtävä siivous, joka on määritelty palvelukuvauksessa. Ylläpitosiivoukseen voi kuulua tarkistussiivouksia, välisiivouksia ja jaksottaisia siivouksia. Perussiivous on harvoin ja perusteellisesti suoritettava kertaluonteinen määritelty siivous. Kokonaiskustannuksiin kuuluvat kaikki ylläpito- ja perussiivouksissa käytettävät aineet, välineet ja koneet. Tiedot siivottavista pinta-aloista toimipisteittäin ovat liitteessä numero 2. Siivouspalvelujen palvelukuvaus kohdetyypeittäin on kuvattu palveluittain liitteessä numero 3. Palveluntuottajan tilanhallintaohjelmistolta edellytetään seuraavia ominaisuuksia: Laadunhallinta Laadunarviointi Tyytyväisyyskyselyt käyttäjille Jatkuva parantaminen ja benchmarkkaus KPI/SLA -raportointi Operatiivinen raportointi Taloushallinto Taloudelliset raportit Hankintojen hallinta Kustannusten hallinta Työnkulun hallinta Tapahtumien, valitusten ja pyyntöjen hallinnointi Työmääräinten hallinnointi Resurssien hallinnointi Tiedon hallinta Aulapalvelut (osakokonaisuus 2) Palveluaika maanantai-perjantai klo 08.00-16.00. Aulapalvelu sisältää palvelukokonaisuuden, joka muodostuu aulapalvelusta, puhelinvaihteen hoidosta, postinkäsittelystä sekä tilanhallintaohjelmasta ja sen käytöstä. Tilanhallintaohjelmalla on tarkoitus hallinnoida Hyrian kahdeksan (8) päätoimipisteen neuvottelu- ja muiden yleisten tilojen tilavarauksia. Opetustilojen tilavarausten hallinta tapahtuu Hyrian opiskelijahallintaohjelmistojen kautta ja Hyrian toimesta. Aulapalvelujen palvelukuvaus löytyy liitteestä numero 4.
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 3 (61) Palveluntuottajan tilanhallintaohjelmistolta edellytetään seuraavia ominaisuuksia: Laadunhallinta Laadunarviointi Tyytyväisyyskyselyt käyttäjille Jatkuva parantaminen ja benchmarkkaus KPI/SLA -raportointi Operatiivinen raportointi Taloushallinto Taloudelliset raportit Hankintojen hallinta Kustannusten hallinta Työnkulun hallinta Tapahtumien, valitusten ja pyyntöjen hallinnointi Työmääräinten hallinnointi Resurssien hallinnointi Tiedon hallinta Vastaanoton ja neuvotteluhuoneiden hallinnointi Tila- ja välinevaraukset Tarjoilu- ja palvelupyynnöt Vierailijoiden hallinta Tilahallinta Tilahallinta Muuttojen hallinta Vuokralaisten hallinnointi Sopimusten hallinnointi Avainten hallinnointi Vartiointipalvelut (osakokonaisuus 3) Vartiointipalvelut sisältävät hälytyskeskuspalvelut 24/7/365 -periaatteella, piirivartioinnin sekä arvokuljetukset. Vartiointipalvelujen palvelukuvaus löytyy liitteestä numero 5. HÄLYTYSKESKUSPALVELUT Hälytyskeskuspalveluiden tulee sisältää rikosilmoitinjärjestelmistä ja kiinteistöautomaatiojärjestelmistä tulevien hälytystapahtumien vastaanotto ja seuranta, sekä hälytystapahtumien välitystehtävät piirivartijalle, kiinteistön huoltomiehelle / päivystäjälle tai muulle ennalta sovitulle taholle, joka tarvittaessa käy paikan päällä tarkastamassa tilanteen. Palohälytykset menevät aina aluehälytyskeskukseen. Serverijäähdytys on hoidettava heti. PIIRIVARTIOINTI Kohteissa suoritetaan yhteisesti sovittu ulkopuolinen kierto, joka käsittää tilojen ja lukitusten tarkastuksen maanantaista perjantaihin.
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 4 (61) ARVOKULJETUKSET Palvelun pitää sisältää toimipisteiden välillä tapahtuva arvokuljetus kerran viikossa sovittuna ajankohtana. Arvokuljetuksilla tarkoitetaan tilaajan opiskelija- ja henkilöstöruokaloiden sekä muiden kassapisteiden rahojen kuljetusta. Kuljetus sisältää noudon liitteessä 1 mainituista Hyrian toimipisteistä (pois lukien Käräjäkatu) ja toimituksen pankin yölokeroon Hyvinkäälle tai Riihimäelle. Reitti on kokonaisuudessaan noin 40 km. Kiinteistönhoitopalvelut (osakokonaisuus 4) Kiinteistöpalvelut tuotetaan pääasiallisesti arkipäivisin (maanantai-perjantai) klo 07.00-15.30 välillä. Kiinteistönhoitopalvelut sisältävät seuraavat tehtävät: Ulkoalueiden hoito o Lumen auraus ja poiskuljetus o Liukkauden torjunta ja hiekoitus o Nurmi- ja viheralueiden hoito, istutukset o Puhtaanapito Päivittäinen kiinteistönhoito o Nopeaa reagointia edellyttävät toimet o Vikakorjauksia o Olosuhteiden valvonta o Käyttäjäpalvelut kaikkiin Hyria koulutus Oy:n toimipisteisiin (myös etäpisteet) työajan puitteissa Luokkien muutokset Kalustesiirrot Asennukset Muut tilaajan ilmoittamat sekalaiset tehtävät Tekniset ennakkohuollot o Ennakkosuunnitelman mukaiset työt (huoltokirjan mukaan). o Ei-luvanvaraiset huollot / LVISKA-vuosihuollot Energianhallinta o Aktiivinen sekä ennakoiva taloteknisten ja RAU-järjestelmien käyttö o Energiansäästötoimenpide- ja investointiehdotusten laadinta o Energian kulutuksen seuranta o Toimenpiteiden ja kulutusten raportointi o Suunnitelmallista energianohjausta Hälytyskeskuspalvelu (ei tarkoita vartiointipalvelujen hälytyskeskuspalvelua) sisältää seuraavat tehtävät: o LVIS-hälytysten (kiireelliset LVI-hälytykset, sähkökatko) vastaanottaminen ja edelleen välittäminen 24 tuntia vuorokaudessa seitsemänä (7) päivänä viikossa o Hälytyskeskuspalvelun tulee sisältyä kiinteään kuukausikorvaukseen Kiinteistönhoitopalveluun kuuluvat työt tehdään palveluntuottajan työvälineillä, koneilla ja laitteilla (edellä mainitut kuuluvat kokonaiskustannuksiin).
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 5 (61) Palveluntuottaja on velvollinen toimittamaan palvelusopimukseen kuuluvana tilaajalle huoltokirjajärjestelmän. Sopimuskauden neljän (4) ensimmäisen kuukauden aikana palveluntuottaja laatii huoltokirjan sopimuksen kohteena oleviin kiinteistöihin. Huoltokirjan vähimmäissisältöön kuuluu: ajoitettu huoltokalenteri, käyttöpäiväkirja ja töiden tilausmahdollisuus. Lisäksi huoltokirjan tulee optiona sisältää konekorttiosio. Huoltokirjaohjelmisto tulee hyväksyttää tilaajalla. Palveluntuottajan tilanhallintaohjelmistolta edellytetään seuraavia ominaisuuksia: Laadunhallinta Laadunarviointi Tyytyväisyyskyselyt käyttäjille Jatkuva parantaminen ja benchmarkkaus KPI/SLA -raportointi Operatiivinen raportointi Taloushallinto Taloudelliset raportit Hankintojen hallinta Kustannusten hallinta Työnkulun hallinta Tapahtumien, valitusten ja pyyntöjen hallinnointi Työmääräinten hallinnointi Resurssien hallinnointi Tiedon hallinta Kiinteistöjen hallinta Projektien hallinta Huoltokalenteri Käyttöpäiväkirja Omaisuudenhoito Tilahallinta Tilahallinta Muuttojen hallinta Vuokralaisten hallinnointi Sopimusten hallinnointi Avainten hallinnointi Kiinteistönhoitopalvelujen palvelukuvaus on liitteessä numero 6. Asemakaavakuvat ja kiinteistötiedot ovat liitteessä numero 7. 2. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 18.5.2011. Hankintapäätöksen jälkeen Hyria koulutus Oy tulee käymään valitun toimittajan/valittujen
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 6 (61) toimittajien kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). 3. SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN TAI SUPISTAMINEN Hankintakauden aikana tiloissa ja niiden toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä palveluntuottajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan palveluntuottaja sitoutuu tähän ehtoon. 4. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on Hyrialla oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen/valittuihin tarjouksiin Hyria koulutus Oy:n toimitiloissa.
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 7 (61) 5. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Hyria koulutus Oy:n ja valitun palveluntuottajan/valittujen palveluntuottajien kesken perustuen tähän tarjouspyyntöön. Keskeiset sopimusehdot ovat liitteessä numero 8. Sopimusehtoihin voidaan tehdä yhdessä sopien teknisluonteisia tarkistuksia. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja palveluntuottajan välille. Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan kiinteistöpalvelualan yleisiä sopimusehtoja (KP YSE 2007). Pidätetään oikeus hyväksyä osatarjoukset (*). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. (*) Osatarjoukset voidaan hyväksyä vain osakokonaisuuksiin kohdistuen (ks. HANKIN- NAN KOHDE -kohta). Osatarjouksia osakokonaisuuksien sisältä ei hyväksytä. Palveluntuottaja ei voi tehdä ehdollista tarjousta siten, että palveluntuottaja ilmoittaa tarjouksensa olevan voimassa vain, jos palveluntuottaja valitaan useamman eri osakokonaisuuden toimittajaksi. Palveluntuottaja ei voi tehdä tarjousta siten, että se estää tilaajaa vertailemasta tarjoukset osakokonaisuuksittain. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos tilaajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut palveluntuottajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaatia tilaajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Palveluntuottaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Lähtötilannekartoitus eli haltuunottotarkastus 5. Kiinteistöpalvelualan yleiset sopimusehdot (KP YSE 2007) 6. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Sopimus laaditaan tilaajan sopimuspohjalle.
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 8 (61) Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja palveluntuottajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus tilaajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Palveluntuottajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia ehtoja. Sopimus tulee voimaan 1.10.2011 (kuitenkin aikaisintaan silloin, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus) ja päättyy aikaisintaan 31.12.2014 ja viimeistään 31.12.2016. Hankintakausi on 1.10.2011 31.12.2014 + optio 2 vuotta (1.1.2015 31.12.2016). Jos optiovuodet halutaan käyttää, on siitä ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään 31.5.2014 mennessä. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän hankinnan seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kuuden (6) kuukauden ajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (14 päivää) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Osapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen osapuolen kannalta kohtuuttomana. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan ohjeiden noudattamatta jättäminen, toistuvat perustellut valitukset toimittajan toiminnasta tai toimittajan henkilökunnan tai alihankkijan suomen kielen taidon puute sellaisessa kohteessa, jossa se katsotaan turvallisuuden vuoksi tarpeelliseksi. Lisäksi olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan turvallisuus- ja salassapito-ohjeiden laiminlyönti. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos palveluntuottaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 9 (61) tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy palveluntuottajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tilaajalla oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Sopimuksen päättyessä tai purkautuessa palveluntuottajan järjestelmissä ja ohjelmistoissa yms. olevat Hyriaa koskevat tiedot ovat Hyrian omaisuutta. 6. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN JA ALIHANKINTA Ks. tämän tarjouspyynnön liite numero 8. 7. ULKOISTAMISEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET Hankinta voidaan keskeyttää, jos tarjoukset ylittävät Hyrian oman toiminnan kustannukset tarjouksessa pyydettyjen osa-alueiden osalta. Liikkeenluovutus ja henkilöstö Hyria edellyttää, että Hyrian ko. palvelujen nykyinen henkilökunta siirtyy liikkeenluovutuksella palveluntuottajan palvelukseen. Siirtyvällä henkilöstöllä tarkoitetaan siirtymähetkellä Hyrian palveluksessa olevaa tähän kilpailutukseen liittyvää liitteen 9 mukaista henkilöstöä. Palvelussuhteet jatkuvat työsuhteisina määritellystä siirtopäivästä alkaen ilman koeaikaa. Määräaikaisen henkilöstön palvelussuhteet jatkuvat ennen siirtymistä tehtyjen päätösten mukaisesti. Oppisopimusopiskelijoiden työsuhteet jatkuvat uudella työnantajalla oppisopimuksen mukaisesti. Siirtyville henkilöille taataan työsuhdeturva 31.12.2014 asti. Siirtyvän henkilöstön toimipaikkaalueeksi turvataan 31.12.2014 asti Hyvinkää, Riihimäki, Hausjärvi ja Loppi. Henkilöstön tulee tietää pääasiallinen tehtäväkuvansa sekä sijoittumispaikkansa viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen uudella työnantajalla työn aloittamista. Yli 60-vuotiaille (ennen 1.10.2011 60 vuotta täyttäneet) Hyriasta siirtyville työntekijöille taataan sijoittumispaikaksi Hyrian toimipiste/toimipisteet. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa laki yhteistoiminnasta yrityksessä (30.3.2007/334) 4. luku 16 mukainen henkilöstösuunnitelma tai vastaava dokumentti, mistä selviää miten yritys on kiinnittänyt huomiota ikääntyvien työntekijöiden erityistarpeisiin, samoin kuin keinoihin ja mahdollisuuksiin, joilla työntekijät voisivat tasapainottaa työtä ja perhe-elämää. Henkilöstö siirtyy uudelle työnantajalle siirtymäajankohdan mukaisella palkalla siten, että tehtäväkohtaisesta palkasta, henkilökohtaisista lisistä ja vanhasta määrävuosikorotuksesta yhteenlaskettu palkkasumma säilyy vähintään entisellään. Palkan rakenne määräytyy uuden
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 10 (61) työnantajan voimassaolevan työehtosopimuksen mukaisesti. Siirtymäsäädökset suojaavat henkilöstön kelpoisuudet. Kaikki siirtyvälle henkilöstölle myönnetyt palkalliset ja palkattomat työ- ja virkavapaat sekä perhevapaat ovat voimassa päätöksen mukaisesti myös uuden työnantajan palveluksessa. Lomanmääräytymisvuoden 1.4.2011 31.3.2012 Hyrian palveluksessa ansaitut, siirtymähetkellä vielä pitämättömät vuosilomat ja säästövapaat siirtyvät pidettäviksi uuden työnantajan palveluksessa. Uusi työnantaja laskuttaa ko. lomien kustannukset Hyrialta (nämä kustannukset eivät siis sisälly palveluiden kk-hintoihin ja laskelma kustannuksista tehdään yhdessä Hyrian ja uuden työnantajan kesken). Mikäli määriteltynä siirtopäivänä siirtyneellä henkilöstöllä on paremmat vuosilomaoikeudet kuin uuden työnantajan työehtosopimuksessa mainitut, sovitaan näiden henkilöiden osalta paikallisesti parempien vuosilomaetuuksien turvaamisesta. Tämä paikallinen sopimus on henkilöstösopimuksen yksi ehto, jota ei voi muuttaa tässä edelleen luovutuksessa. Ote henkilöstösopimuksesta on liitteessä numero 10. Palkkasuhteisiin liittyvät vastuut siirtyvät palveluntuottajalle. Siirtyvän henkilöstön eläkemenoperusteisista maksuosuuksista vastaa uusi työnantaja siirtymähetkestä alkaen. Ennen siirtymäajankohtaa syntyneistä henkilöstön varhaiseläkemenoperusteisista maksuista vastaa Hyria. Liikkeenluovutuksen yhteydessä laaditaan erillinen henkilöstön siirtosopimus, joka noudattaa yllä kuvattuja periaatteita. Liikkeenluovutus ei koske vartiointipalveluja. Siirtyvä henkilöstö: Liikkeenluovutuksella siirtyvä henkilöstö on yhteensä 38 henkilöä Liitteessä numero 9 on liikkeenluovutuksella siirtyvien henkilöiden lukumäärä sekä kokonaispalkkasumma eriteltynä osakokonaisuuksittain. 8. TILAT, KALUSTEET JA KALUSTO Tilaaja antaa palvelun tuottamiseen tarvittavat tilat laitteineen ja kalusteineen sekä sosiaalitiloineen palveluntuottajan käyttöön. Kiinteistöön liittyvät kaluston ja irtaimiston kustannukset on määritelty siivouspalvelujen ja kiinteistönhoitopalvelujen vastuunjakotaulukoissa (liitteet numerot 11 ja 12). Tilaaja ja palveluntuottaja sopivat erikseen, mitkä palvelutuotantoon liittyvät laitteet, kalusto ja irtaimisto palveluntuottaja lunastaa. 9. HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Ecel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 15). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä tilaajalle.
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 11 (61) Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä (tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen). Tilaajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Hintavaraumia ei hyväksytä. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Tarjottuihin siivouspalvelujen hintoihin sisältyvät kaikki siivouspalvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut, kuten siivousaineet, -välineet ja -koneet, työpalkat sivukuluineen, vakuutukset ja hallinnolliset kulut sekä muut siivouksesta aiheutuvat kulut. Jos siivottavassa pinta-alassa tai tilojen käyttötarkoituksessa tapahtuu olennaisia muutoksia sopimuskauden aikana, sopimusosapuolet sopivat yhdessä hintojen muutoksista. Tilaajalla on oikeus olla maksamatta laskua tai osaa siitä, mikäli palvelu on todettu tekemättömäksi tai se on tehty puutteellisesti, laiminlyönnistä on reklamoitu ajoissa, eikä palveluntuottaja ole reklamoinnista huolimatta korjannut tilannetta sovittuun päivämäärään mennessä. Tilaaja ja palveluntuottaja neuvottelevat hintojen muutoksista, jos yksittäisen siivouskohteen siivoustarve muuttuu tai loppuu kokonaan. Tarjottuihin aulapalvelujen hintoihin sisältyvät kaikki aulapalvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut, kuten työpalkat sivukuluineen, vakuutukset ja hallinnolliset kulut sekä muut aulapalvelusta aiheutuvat kulut. Jos aulapalvelun tarpeessa tapahtuu olennaisia muutoksia sopimuskauden aikana, sopimusosapuolet sopivat yhdessä hintojen muutoksista. Tilaajalla on oikeus olla maksamatta laskua tai osaa siitä, mikäli palvelu on todettu tekemättömäksi tai se on tehty puutteellisesti, laiminlyönnistä on reklamoitu ajoissa, eikä palveluntuottaja ole reklamoinnista huolimatta korjannut tilannetta sovittuun päivämäärään mennessä. Tilaaja ja palveluntuottaja neuvottelevat hintojen muutoksista, jos yksittäisen kohteen aulapalvelun tarve muuttuu tai loppuu kokonaan. Tarjottuihin vartiointipalvelujen hintoihin sisältyvät kaikki vartiointipalvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut, kuten työpalkat sivukuluineen, vakuutukset ja hallinnolliset kulut sekä muut vartiointipalvelusta aiheutuvat kulut. Jos vartiointipalvelun tarpeessa tapahtuu olennaisia muutoksia sopimuskauden aikana, sopimusosapuolet sopivat yhdessä hintojen muutoksista. Tilaajalla on oikeus olla maksamatta laskua tai osaa siitä, mikäli palvelu on todettu tekemättömäksi tai se on tehty puutteellisesti, laiminlyönnistä on reklamoitu ajoissa, eikä palveluntuottaja ole reklamoinnista huolimatta korjannut tilannetta sovittuun päivämäärään mennessä. Tilaaja ja palveluntuottaja neuvottelevat hintojen muutoksista, jos yksittäisen kohteen vartiointipalvelun tarve muuttuu tai loppuu kokonaan. Tarjottuihin kiinteistönhoitopalvelujen hintoihin sisältyvät kaikki kiinteistönhoitopalvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut, kuten koneet, työpalkat sivukuluineen, vakuutukset ja hallinnolliset kulut sekä muut kiinteistönhoidosta aiheutuvat kulut. Jos kohteen pinta-alassa tai tilojen käyttötarkoituksessa tapahtuu olennaisia muutoksia sopimuskauden aikana, sopimusosapuolet sopivat yhdessä hintojen muutoksista. Tilaajalla on oikeus olla maksamatta laskua tai osaa siitä, mikäli palvelu on todettu tekemättömäksi tai se on tehty puutteellisesti, laiminlyönnistä on reklamoitu ajoissa, eikä palveluntuottaja ole reklamoinnista huolimatta korjannut tilannetta sovittuun päivämäärään mennessä. Tilaaja ja palveluntuottaja
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 12 (61) neuvottelevat hintojen muutoksista, jos yksittäisen kohteen kiinteistönhoitotarve muuttuu tai loppuu kokonaan. Tarjottujen hintojen (myös tunti- ja muiden hintojen) on sisällettävä kaikki kustannukset, kuten palkat sivukuluineen, matkakulut ja päivärahat. Tuntihinnoissa tuntien laskeminen alkaa siitä, kun työntekijä saapuu kohteeseen, ja päättyy siihen, kun työntekijä lähtee pois kohteesta (toisin sanoen matkoihin käytettyjä aikoja ei ole oikeus laskuttaa). Ks. tämän tarjouspyynnön liite numero 8, jossa on määritetty esimerkiksi hinnanmuutokset. HUOM! Poikkeukset palveluhinnoitteluun kesäaikoina Palveluntuottajalla on oikeus laskuttaa palvelusta kesäajalta vain siltä osin kuin palvelua tarvitaan. Palvelun kesän aikainen tarve käydään vuosittain keväällä läpi yhdessä tilaajan ja palveluntuottajan kanssa. Siivouspalveluissa kesäajan laskutus tapahtuu kohdekohtaisesti siivottavien neliömetrien mukaan. Aulapalveluissa kesäajan laskutus tapahtuu kohdekohtaisesti aulapalvelupäivien mukaan. Kiinteistönhoitopalveluissa kesäajan laskutus tapahtuu kohdekohtaisesti kiinteistönhoitopäivien mukaan. 10. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Palveluntuottajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Palveluntuottaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. 11. SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA TIETOSUOJA Ks. tämän tarjouspyynnön liite numero 8. 12. MAKSUEHTO JA LASKUTUS Ks. tämän tarjouspyynnön liite numero 8. 13. SEURANTA JA REKLAMAATIOIDEN KÄSITTELY Ks. tämän tarjouspyynnön liite numero 8.
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 13 (61) 14. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 13. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 14. 15. HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUS Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekee Hyria koulutus Oy. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja palveluntuottajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. 16. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen aapo.korte@seutukeskus.fi. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 10.6.2011 klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset toimitilapalveluista. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Jos palveluntuottaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa palveluntuottajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että palveluntuottaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että palveluntuottajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. 17. TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 15). Palveluntuottajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. PALVELUNTUOTTAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty.
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 14 (61) Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Palveluntuottaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt (sähköisten lomakkeiden osalta lomakkeet on allekirjoitettava ja skannattava allekirjoituksella/-kirjoituksilla varustettuna sähköiseen muotoon). 18. VASTAUSAIKA JA -OSOITE Tarjoukset liitteineen on jätettävä 28.6.2011 klo 10.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. Palveluntuottaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Palveluntuottajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Palveluntuottaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Tarjous toimitilapalveluista ). sähköposti: aapo.korte@seutukeskus.fi 19. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hyvinkäällä 18.5.2011 Hyria koulutus Oy Jarno Tuimala toimitusjohtaja
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 15 (61) 20. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Liite 7 Liite 8 Liite 9 Liite 10 Liite 11 Liite 12 Liite 13 Liite 14 Liite 15 Toimipisteluettelo palveluittain Tiedot siivottavista pinta-aloista toimipisteittäin Siivouspalvelujen palvelukuvaus Aulapalvelujen palvelukuvaus Vartiointipalvelujen palvelukuvaus Kiinteistönhoitopalvelujen palvelukuvaus Asemakaavakuvat ja kiinteistötiedot Keskeiset sopimusehdot Liikkeenluovutuksella siirtyvien henkilöiden lukumäärät ja palkkasummat Ote henkilöstösopimuksesta Siivouspalvelujen vastuunjakotaulukko Kiinteistönhoitopalvelujen vastuunjakotaulukko Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 16 (61) Toimipisteluettelo palveluittain Liite 1 Kiinteistöluettelo Kiinteistön nimi Kiinteistön osoite Siivouspalvelut Kiinteistöhuolto Aula Vartiointi Hyria koulutus Hyvinkää Torikatu 18, 05800 HYVINKÄÄ Hyria koulutus Hyvinkää Karankatu 3-5, 05800 HYVINKÄÄ Hyria koulutus Hyvinkää Kauppalankatu 18,05800 HYVINKÄÄ Hyria koulutus Hyvinkää Uudenmaankatu 20, 05800 HYVINKÄÄ Hyria koulutus Hyvinkää Uudenmaankatu 249, 05800 HYVINKÄÄ Hyria koulutus Riihimäki Sakonkatu 1, 11100 RIIHIMÄKI Hyria koulutus Riihimäki Käräjäkatu 2, 11130 RIIHIMÄKI Hyria koulutus Riihimäki Teollisuuskatu 22A, 11100 RIIHIMÄKI Pidätetään oikeus hankkia valitulta palveluntuottajalta/valituilta palveluntuottajilta toimitilapalveluja Hyria koulutus Oy:n etäpisteisiin, joiden toimitilapalvelujen hinnoittelusta neuvotellaan sopimuskauden aikana erikseen. Kiinteistöt voivat muuttua sopimuskauden aikana ostojen, myyntien tms. takia, jolloin hinnoittelua muutetaan neliömetrimääriin pohjautuen (pois lukien etäpisteet).
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 17 (61) Tiedot siivottavista pinta-aloista toimipisteittäin Tiedot siivottavista pinta-aloista toimipisteittäin ovat erillisenä tiedostona, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Liite 2
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 18 (61) Siivouspalvelujen palvelukuvaus Liite 3 Ylläpitosiivoukset suoritetaan pääsääntöisesti arkipäivisin klo 06.00-18.00 välisenä aikana. Perussiivoukset suoritetaan pääsääntöisesti kesäaikaan tai muuhun sellaiseen aikaan, jolloin niistä on mahdollisimman vähän häiriötä tiloissa tapahtuvalle toiminnalle. Tilaajan omistamat (siivouspalveluiden käyttöön tarkoitetut) pyykinpesukoneet, jos kohteessa sellaisia on, luovutetaan toimittajan käyttöön. Toimittaja vastaa sopimusaikana koneiden kunnosta (toimittaja maksaa huoltolaskut). Koneiden rikkoonnuttua uusien hankinnasta neuvotellaan erikseen. Tilaaja ja palveluntuottaja sopivat erikseen, mitkä palvelutuotantoon liittyvät laitteet, kalusto ja irtaimisto palveluntuottaja lunastaa. Toimittajalla ei ole oikeutta käyttää siivottavassa tilassa olevia kodinkoneita, tavaroita tai henkilökunnan välineitä. Toimittajalla ei ole myöskään oikeutta käyttää tilaajan/henkilökunnan puhelimia tai tietokoneita. Siivoojien mahdollisen taukotilan ja sen välineistön käytöstä sovitaan siivouskohdekohtaisesti. Toimittaja vastaa jätteiden lajittelusta sen mukaan, miten sitä kussakin kiinteistössä kerätään. Toimittaja huolehtii jätteiden toimittamisesta asianmukaisiin jäteastioihin. Mahdollisesta lajittelusta ja erilliskeräilystä aiheutuvat kustannukset tulee ottaa huomioon tarjouksen hinnoittelussa, sillä ne eivät saa aiheuttaa muutoksia hintoihin sopimuskauden aikana. Mikäli toimittaja ei pysty hoitamaan siivousta tilaajan edellyttämänä aikana tai muusta perustellusta syystä, tilaaja pidättää itsellään oikeuden käyttää tällöin sopimuksen ulkopuolisia palveluntuottajia. Edellä mainittu ei rajoita tilaajan oikeuksia muun muassa päättää sopimus tai vaatia vahingonkorvausta. Lisäsiivousten tarkat valmistumis- ja tarkistusajankohdat sovitaan erikseen. Jos tilaaja ja toimittaja sopivat keskenään sopimuskauden aikana siitä, että työn suorittamiseen tarvitsee tilata materiaaleja (jotka eivät ole tavanomaisia siivouspalvelujen aineita tai tarvikkeita), tulee nämä materiaalit ensisijaisesti tilata Seutukeskus Oy Hämeen sopimustoimittajilta siten, että laskun vastaanottajana on Hyria. Jos Seutukeskus Oy Hämeen sopimustoimittajilta ei saada tarvittavia materiaaleja (toisin sanoen Seutukeskus Oy Hämeellä ei ole sopimusta kyseisistä materiaaleista), on toimittajalla oikeus laskuttaa kyseiset materiaalit tilaajalta siten, että toimittajan kate kyseisten materiaalien osalta on korkeintaan kahdeksan (8) prosenttia. Toimittaja suorittaa työntekijöidensä perehdyttämisen ja työn opastuksen sekä tehtävien vaatiman viranomaismääräysten vaatiman pätevyyskoulutuksen. Toimittaja vastaa seuraavista asioista (sisältyen tarjottuihin hintoihin): - toimittaja huolehtii kohteiden ylläpito- ja perussiivouspalveluista sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti - toimittaja suorittaa tilaajan yhteyshenkilön/-henkilöiden tilaamat lisäsiivouspalvelutyöt sovittuna ajankohtana ja sovitussa laajuudessa (muut kuin tilaajan toimesta nimetyt yhteyshenkilöt eivät voi tilata lisäsiivouspalvelutöitä) - toimittajan työnjohto johtaa ja valvoo työtä siivouskohteessa - yhteisille laadunarviointikäynneille osallistuu toimittajan kohteesta vastaava esimies
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 19 (61) - toimittaja tai sen edustaja on tavoitettavissa siivoustyön aikana - toimittaja hankkii siivousaineet ja käyttää vain mahdollisimman ympäristöystävällisiä ja siivottavan tilan ja pinnan puhdistukseen soveltuvia siivousaineita - toimittaja hankkii siivouskoneet, -laitteet ja -välineet sekä niiden huollon - siivouskoneet ovat asianmukaisia, nykyaikaisia ja niitä on riittävästi - siivouskohteissa on riittävästi henkilökuntaa - siivousvälineet ovat puhtaat ja niitä on riittävästi kohteen kokoon nähden - toimittaja ilmoittaa sekä vakinaisten että sijaistavien työntekijöiden nimet tilaajan yhteyshenkilölle/-henkilöille - mikäli nimetty esimies ei sopimusosapuolista riippumattomista syistä voi enää osallistua palvelutuotantoon, toimittaja pyrkii ensitilassa löytämään hänen tilalleen tarjouspyynnön liitteessä numero 13 mainitun riittävän ammattitaidon omaavan uuden henkilön - työntekijät pitävät esillä kuvallista henkilökorttia, josta käy ilmi henkilön nimi ja sopimustoimittajana toimivan yrityksen nimi (koskien myös mahdollisia alihankkijoita ja niiden työntekijöitä) - kaikista työntekijöistä (myös mahdollisten alihankkijoiden työntekijöistä) on toimitettava rikostaustaselvitys (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä, 504/2002) - ulkopuolisia henkilöitä ei liiku työntekijöiden mukana siivouskohteessa - kiinteistön ovet ja ikkunat suljetaan ja valot sammutetaan, mikäli toimittaja lähtee kiinteistöstä viimeisenä, eikä muuta ole sovittu - toimittaja perehdyttää työntekijänsä siivottaviin tiloihin, toimittaja vastaa työnjohtovelvollisuuksista ja toimittaja perehdyttää itse myös uudet työntekijänsä - toimittaja palauttaa avaimet välittömästi sopimuksen päätyttyä siivouskohteen yhteyshenkilölle - mikäli kaikki avaimet eivät ole palautuneet määräajassa tai avaimia katoaa sopimuskauden aikana, on toimittaja velvollinen korvaamaan lukkojen uudesta sarjoituksesta aiheutuneet kustannukset - toimittaja ilmoittaa sopimuksen piiriin kuuluvissa tiloissa, omaisuudessa tai rakennuksen kunnossa havaituista viallisuuksista tai huollon tarpeesta - toimittaja noudattaa työsuojelu- ja turvallisuusmääräyksiä, -asetuksia ja -ohjeita (tilaaja ja toimittaja tekevät yhteistyötä lain ja asetuksien mukaisissa työsuojelukysymyksissä) - toimittajan työntekijöillä on siivottavan kohteen turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen riittävä suullinen ja kirjallinen suomen kielen taito - toimittaja vastaa työntekijöiden työnantajana henkilöstönsä palvelussuhteen ehdoista, työehtosopimusten noudattamisesta, työntekijöiden palkoista, lakisääteisistä vakuutuksista ja kaikkien lakisääteisten työnantajamaksujen suorittamisesta - toimittaja sitoutuu Hyrian kestävän kehityksen ohjelmaan, jonka teemana jätteen synnyn ehkäisy ja kierrätys Tilaaja vastaa seuraavista asioista: - tilaaja luovuttaa korvauksetta toimittajan käyttöön kylmän ja lämpimän veden sekä sähkön - tilaaja luovuttaa toimittajalle tarpeellisen määrän avaimia kuittausta vastaan - tilaaja luovuttaa toimittajalle riittävän määrän säilytys-, sosiaali- ja huoltotilaa (tilat ovat toimittajan käytössä ja vastuulla) - tilaajan yhteyshenkilö ilmoittaa toimittajalle kohteen käytössä tapahtuvista poikkeustilanteista, kuten juhlat ja muu käyttö, joilla on vaikutusta kohteen siivottavuuteen
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 20 (61) YLLÄPITOSIIVOUS Kohde/tila ja tehtävät toimenpiteet Taajuus Huomioitavaa Tuulikaapit 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Tahrojen poisto - ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Tahrojen poisto välilaseista Mattojen imurointi Lattioiden moppaus tai pyyhintä Sisääntuloaula, eteiset, hissiaulat 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Tahrojen pyyhintä välilaseista Pöytien pyyhintä Istuimien harjaus/pyyhintä Ikkunalautojen pyyhintä Ilmoitustaulujen pyyhintä Irtomattojen imurointi Lattioiden moppaus tai pyyhintä Lattioiden pesu yhdistelmäkoneella Käytävät/portaat 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Tahrojen pyyhintä välilaseista Ikkunalaudat pyyhitään Lattioiden moppaus tai pyyhintä/ pesu yhdistelmäkoneella Toimistot/Opettajien huoneet 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Pöytien pyyhintä Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Puhelimien pyyhintä Ikkunalautojen pyyhintä ATK-laitteiden pyyhintä päältä Tuolien harjaus/pyyhintä Lattioiden moppaus tai pyyhintä Opettajainhuone 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Pöytien pyyhintä Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Ikkunalautojen pyyhintä Puhelimien pyyhintä Atk-laitteiden pyyhintä päältä Tuolien harjaus/pyyhintä Lattioiden moppaus tai pyyhintä Ylläpitosiivouksen ulottuvuuskorkeus 180cm Irtolian poisto vapailta pinnoilta ja tahrojen poisto pystypinnoilta Irtolian poisto ATK-laitteiden päältä,näyttö ja näppäimistö käyttäjän vastuulla tai lisäpalveluna ei ole pyyhittäviä ilmoitustauluja hlöstöllä kännykät, ei tarvetta
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 21 (61) Neuvotteluhuone, auditorio 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Tarkistussiivous Pöytien pyyhintä Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta Ikkunalautojen pyyhintä Tuolien harjaus/pyyhintä AV-laitteiden/valkotaulujen pyyhintä Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Lattioiden moppaus tai pyyhintä Luokat 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Käsienpesualtaiden puhdistus Tarvikkeet täydennetään ei koske opetustarvikkeita Liitu - tai valkotaulujen pyyhintä Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Lattioiden moppaus tai pyyhintä Pöytien pyyhintä (pulpetit) Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta Ikkunalautojen pyyhintä Tuolien harjaus/pyyhintä ei tehdä AV-laitteiden pyyhintä ei tehdä Ryhmätyötilat 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Pöytien pyyhintä Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Tuolien harjaus /pyyhintä Lattioiden moppaus tai pyyhintä ei tehdä Kirjasto, lukusali 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Pöytien pyyhintä Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Tuolien harjaus /pyyhintä ikkunalautojen pyyhintä Lattioiden moppaus tai pyyhintä ei tehdä Ylläpitosiivouksen ulottuvuuskorkeus 180cm Irtolian poisto vapailta pinnoilta ja tahrojen poisto pystypinnoilta Irtolian poisto ATK-laitteiden päältä,näyttö ja näppäimistö käyttäjän vastuulla tai lisäpalveluna
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 22 (61) Kopiohuoneet 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Pöydät pyyhitään Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta Lattioiden moppaus tai pyyhintä Terveydenhoitajan tilat 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Pöytien pyyhintä Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Puhelimien pyyhintä Ikkunalautojen pyyhintä ATK-laitteiden pyyhintä päältä 2kk Tuolien harjaus/pyyhintä Lattioiden moppaus tai pyyhintä Taukotilat, keittokomerot 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioden ja biojäteastioiden tyhjennys Astioiden laitto koneeseen / tyhjennys Pöytien pyyhintä Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta Tuolien harjaus/pyyhintä Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Lattioiden moppaus tai pyyhintä Ruokasali 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astiaden ja biojäteastioiden tyhjennys Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista ikkunalautojen pyyhintä Lattioiden moppaus tai pyyhintä Lattioiden ajo yhdistelmäkoneella Voimistelusali 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Puolapuiden pyyhintä 1kk Lattioiden moppaus tai pyyhintä Lattioiden ajo yhdistelmäkoneella Voimisteluvälinevarasto 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Lattioiden moppaus tai pyyhintä 1 ei tehdä ei tehdä ei tehdä ei tehdä ei tehdä ei tehdä Ylläpitosiivouksen ulottuvuuskorkeus 180cm Irtolian poisto vapailta pinnoilta ja tahrojen poisto pystypinnoilta Irtolian poisto ATK-laitteiden päältä,näyttö ja näppäimistö käyttäjän vastuulla tai lisäpalveluna
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 23 (61) Varastot 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Lattioiden moppaus tai pyyhintä WC:t 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Tarvikkeiden täydennys hankinta erikseen sovittava Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista WC-kalusteiden pesu Peilien ja peilihyllyjen pyyhintä Roiskekohtien pyyhintä seinistä Käsipyyhetelineiden pyyhintä Lattioiden moppaus tai pyyhintä Lattiakaivojen pesu Pukuhuoneet (Oppilaiden ) 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Pesualtaiden pesu Penkkien pyyhintä Peilien pyyhintä Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Ikkunalautojen pyyhintä Naulakoiden pyyhintä Lattioiden moppaus tai pyyhintä Lattioiden ajo yhdistelmäkoneella 2kk ei tehdä Pesuhuoneet, suihkut (oppilaiden) 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys Tarvikkeiden täydennys Pesualtaiden pesu, taustasenien pyyhintä Suihkulaitteiden puhdistus Suihkuseinät pestään Lattioiden moppaus tai pyyhintä Lattioiden pesu Lattiakaivojen pesu Lepohuoneet 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys ja puhdistus tarkistussiivous (huoneet Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta toimivat yleensä varastoina) Pöytien pyyhintä Tuolien harjaus/pyyhintä Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Lattioiden moppaus tai pyyhintä Ylläpitosiivouksen ulottuvuuskorkeus 180cm Irtolian poisto vapailta pinnoilta ja tahrojen poisto pystypinnoilta Irtolian poisto ATK-laitteiden päältä,näyttö ja näppäimistö käyttäjän vastuulla tai lisäpalveluna
HYRIA KOULUTUS OY TARJOUSPYYNTÖ 18.5.2011 24 (61) Portaat 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Kaiteiden pyyhintä Tahrojen pyyhintä välilaseista Seinistä tahrojen poisto Lattioiden moppaus tai pyyhintä Sivuportaat 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista tarkistussiivous Kaiteiden pyyhintä Tahrojen pyyhintä välilaseista Seinistä tahrojen poisto Lattioiden moppaus tai pyyhintä Hissit 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Likaantuneiden kohteiden pyyhintä seinistä Tahrojen poisto lasipinnoilta Lattioiden moppaus tai pyyhintä Oviurien imurointi 1kk Siivouskomerot 5 vk 3 vk 2 vk 1 vk 1 kk muu Roska-astioiden tyhjennys ja puhdistus Pesualtaden / kaatoaltaiden pesu Vapaiden tasopintojen pyyhintä ulottuvuuskorkeudelta Tahrojen pyyhintä ovista, ovenpielistä ja katkaisijoista Lattioiden pyyhintä Lattiakaivojen pesu Hiekanerottelijan puhdistus