Erilaisia Osaava verkostoja - Lapin hankkeiden Learning café Aika 27.11.11.2013 klo 9.45 10.30 Kouluttaja: Koulutus- ja kehitysjohtaja Miten hankkeen toimintaa voidaan motivoida, keinoja viedä hanketta hallitusti eteenpäin? - Kehittämistoiminnan nykytila - Hanketoiminnan vaiheet ja sudenkuopat - Muutosten johtaminen
Kehittämistoiminnan nykytila ja haasteet Asiakasnäkökulma korostuminen ja yhteiskunnassa käynnissä olevat laajemmat muutokset Lasten / nuorten tuentarve muuttuu Monikulttuurillisuus Jne. Toimintaympäristön muutokset (mm. verkostotyön, moniammatillisuuden korostuminen) lisäävät osaltaan tarvetta kehittämistyölle henkilöstön vaikutusmahdollisuudet ja osallisuus suunnittelu- ja kehittämistehtävissä kasvaneet => uusi työelämän sukupolvi edellyttää vaikutusmahdollisuuksia työnkuvan muuttuessa ja osaamistarpeiden kasvaessa henkilöstön perustehtävän toteutukseen liittyvä osaaminen ei riitä => tarvitaan myös kehittämisosaamista kehittämis- ja suunnittelutehtäviin lisääntymisen myötä ongelmaksi on muodostunut kehittämistyön ja muutosten johtaminen (projektihallinta, ajanhallinta, resurssit, johtaminen)
Hanketoiminnan vaiheet ja sudenkuopat 8. Muutosten vakiinnuttaminen 7. Kehittämistoiminnan tulosten jatkuvuuden varmistavat toimenpiteet 6. Nopeat tulokset projektin välittömät tulokset 5. kehittämistoimenpiteet 3. Hankkeen tavoitteiden / toimenpiteiden suunnittelu 2. Avaintoimijoiden sitouttaminen suunnittelutyöryhmä (johdon tuki, resurssit,) 1. kehittämistarpeen tunnistaminen (esim. TVT, laatu, johtaminen) 4. Hankkeen tavoitteista ja toimenpiteistä tiedottaminen mahdollisimman laaja osallistaminen
1. kehittämistarpeen tunnistaminen (esim. TVT, laatu, johtaminen) Mistä kehittämistarve nousee esille? - oph, henkilöstö, johto, kehittäjäorganisaatiot jne. - ollaanko oikealla asialla? 2. Avaintoimijoiden sitouttaminen suunnittelutyöryhmä (johdon tuki, resurssit) Miten hankkeelle saadaan riittävä tuki, ketä ovat avaintoimijat? - Aito johdon tuki peruslähtökohta - Tarvittavat resurssit millä resursseilla koulun kehittämistyötä tehdään? - Ketä hanke koskettaa => mahdollisimman laaja, riittävän ajoissa tapahtuva sitouttaminen
3. Hankkeen tavoitteiden / toimenpiteiden suunnittelu Tavoitteiden ja toimenpiteiden määrittely - Ovatko tavoitteet ja toimenpiteet realistiset suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin ja organisaation muutosvalmiuteen? - Onko realismia, että saavutetut kehittämistoimenpiteet juurtuvat käytännöksi ja jäävät elämään myös hankkeen päättymisen jälkeen? 4. Hankkeen tavoitteista ja toimenpiteistä tiedottaminen mahdollisimman laaja osallistaminen Osallistaminen ja tiedottaminen - Oleellisten avaintoimijoiden löytäminen hankkeen luonteella (tavoitteet, toimenpiteet) suuri merkitys
5. kehittämistoimenpiteet Hankkeen toteutusvaihe kehittämistoimenpiteiden osalta - Usein ratkaisevaksi nousee avaintoimijoiden mahdollisuus osallistua - Muutoksen johtamisen hallinta (esim. reagointi muutosvastarintaan) 6. Nopeat tulokset projektin välittömät tulokset Projektin tavoitteiden ja tulosten saavuttaminen - tulosten / uusien toimintatapojen dokumentointi ja näkyväksi tekeminen - Suunnitelma tulosten juurruttamiseksi arjen toimintaan - Hankkeen arviointi
7. Kehittämistoiminnan tulosten jatkuvuuden varmistavat toimenpiteet Uusien toimintatapojen ja mallien virallistaminen - Uudet ohjeistukset (koulun oma ops-työ) - Vastuuttaminen ja tämän edellyttämä resursointi 8. Muutosten vakiinnuttaminen Uusien toimintatapojen ja mallien soveltaminen ja käyttöönotto - Uudet toimintatavat arkitoiminnaksi - Seuranta, arviointi ja edelleen kehittäminen
Muutostarve - milloin kehittämistoimenpiteitä ja muutosjohtajuutta tarvitaan? Vaaranmerkit : - yleinen mielikuva asiakkaiden, rahoittajien silmissä heikkenee - asiakkaiden tyytymättömyyden syitä ei selvitetä, eikä niihin puututa - toimintaympäristön muutosta ei seurata eikä niiden merkitystä pohdita - johtaminen, strategiat ja resurssien käyttö ovat rutiininomaisia ei kokeiluja, ei uudistuksia - vastaavien organisaatioiden) kokeiluihin tai uudistuksiin ei kiinnitetä huomiota tai niitä vähätellään - selkeisiin, näköpiirissä oleviin muutoksiin ei kiinnitetä huomiota (esim. lainsäädännön muutokset) - riskejä tai uhkia vähätellään
Muutosvastarinta vastarannan kiisket vai keskustelun herättäjät? (Vakkala) Muutoksen vastustus voi perustua: Muutoksen sisältöön (tavoitteet, keinot, toteutustapa), Osallisuuden ja tiedon määrään ja laatuun muutoksen suunnittelussa, Oman aseman muuttumiseen, Emotionaalisiin tunnetekijöihin.
- Muutosvastarinta kertoo muutosdynamiikasta ja kyseenalaistamisesta, mutta myös organisaation kyvystä sitoutua. -on luonnollista, että itselle tärkeästä halutaan pitää kiinni, -vastustuksen kautta voi myös nousta esiin asioita tai uhkia, jotka huomioimalla muutos voidaan toteuttaa paremmin. - Vastustuksen kautta nouseva kriittinen tarkastelu voi olla myös muutoksen onnistumisen edellytys.
Muutoksen alkuvaiheessa huomioitavia kysymyksiä kriittistä tarkastelua: (Pfeffer&Sutton; Stenvall) - ovatko suunnitellut uudet käytännöt parempia kuin organisaation nykyinen toiminta? - onko muutos vaivan arvoinen, kun otetaan huomioon sen edellyttämä aika, tuotetut häiriöt ja resurssien käyttö - onko muutos hyödyllinen yksittäisille henkilöille, mutta haitallinen koko organisaatiolle? - onko muutosta eteenpäin vievillä tahoilla riittävästi valtaa toteuttaa hanke? - onko henkilöstö kuormitettu liian suurella muutoshankkeiden määrällä?
Muutosjohtamisen malli (mukaellen Stenvall) 1. Sitoutumisen luominen muutokseen yhteisellä analyysilla, perustana ongelma ja yhteinen käsitys tilanteesta 2. Luo yhteinen tavoite/kuva siitä, minkälainen organisaatio tarvitaan muutoksen toteuttamiseen 3. Edistä yhteisen tavoitteen omaksumista, ja osaamista sen toteuttamiseen 4. Muutoksen levittäminen koko organisaatioon 5. Institutionalisoi muutos muodollisten järjestelmien ja rakenteiden avulla 6. Seuraa ja sovita strategioita vastauksena ongelmiin muutostilanteessa
Muutos esimiehen haasteena mitä piirteitä esimieheltä edellytetään muutostilanteessa? - Oman henkilöstön ja toiminnan tunteminen - realismi - selkeiden päämäärien ja prioriteettien valinta - toiminnasta palkitseminen - jatkuvan toteutuksen seuranta - henkilöstön kapasiteetin vahvistaminen - oman itsensä tunteminen ( Bossidy, Sharan, Stenvall)