LUONNOS SOPIMUS TILAPÄISEN HOITO- JA HOIVAPALVELUN HANKIN- NASTA LAUKAAN KUNTA TOIMITTAJAT
1. OSAPUOLET Tilaaja: Palveluntuottajat: Laukaan kunta xxxx Yksikkö Perusturvalautakunta xxxx Vanhusten palvelut Osoite PL 6 xxxx 41341 Laukaa xxxx Puhelin (014) 2675 000 (keskus) xxxx Sähköposti kirjaus@laukaa.fi xxxx Y-tunnus 0176478-2 xxxx Palveluntuottajat: Yksikkö Osoite XXX Puhelin Sähköposti Y-tunnus Yksikkö Osoite YYY Puhelin Sähköposti Y-tunnus Jäljempänä myös osapuoli tai osapuolet 2. SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT Siltä osin kuin tässä sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, sopimukseen sovelletaan JYSE 2014 Palvelut -ehtoja (jäljempänä JYSE ). 3. MÄÄRITELMÄT JYSE luvun 1 lisäksi sopimuksessa sovelletaan seuraavia määritelmiä:
Hintalomake tarkoittaa tarjouspyynnön liitettä 3. Sopimus tarkoittaa tätä palvelusopimusta. Palvelu tarkoittaa tässä sopimuksessa ja tarjouspyynnössä ja sen liitteissä yksilöityä palvelua. Kirjallinen tarkoittaa kirjallista postin toimittamaa viestiä tai sähköpostiviestiä. Sähköpostiviestiin sovelletaan mitä laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13 / 2003) on sanottu sähköisen viestin lähettämisestä viranomaiselle. Työntekijä tarkoittaa palvelun tekijäksi osoitettua työntekijää 4. SOPIMUKSEN KOHDE Tällä sopimuksella muodostetaan hankintalain (348 / 2007) 5 1 mom. 15 kohdassa tarkoitettu puitejärjestely. Sopimuksen kohteena on18.6.2015 päivätyn tarjouspyynnön ja palveluntuottajan XX.X.2015 päivätyn tarjouksen mukaisen tilapäisen hoito- ja hoivapalvelun (jäljempänä palvelun ) hankinta. Palvelu sisältää äkillisiin ja / tai lyhyisiin tilaajan työntekijöiden sairaus- vuosiloma- tai ruuhkahuipputilanteisiin tarvittavaa tilapäistä hoito- ja hoiva-apua (sijaisia), joka on saatavissa lyhyellä tilausajalla. Kyseessä on kunnan lakisääteisen järjestämisvastuun piiriin kuuluva palvelu. Palvelu tulee tuottaa suomen kielellä. Palveluntuottajan aloittaa palvelun tuottamisen 1.1.2016. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Hankittavan palvelun määrä voi vaihdella sopimuskaudella. Tilaaja ei ole korvausvelvollinen hankintamäärissä sopimuskaudella tapahtuvista muutoksista. 5. PUITEJÄRJESTELYYN PERUSTUVAT TILAUKSET Palveluntuottajiksi valitut asetetaan tarjouksen valintaperusteena käytettävän vertailuhinnan mukaiseen edullisuusjärjestykseen. Yksittäiset toimeksiannot tilataan palveluntuottajiksi valittujen kesken edullisuusjärjestyksessä seuraavasti: - tilaaja tarjoaa tietoonsa tulleet tarvittavat sijaisuudet puhelimitse edullisuusjärjestyksessä palveluntuottajille - mikäli edullisuusjärjestyksessä olevaa palveluntarjoajaa ei tavoiteta puhelimitse, tai palveluntuottaja ei pysty toimittamaan palvelua, tilaaja tarjoaa toimeksiantoa edullisuusjärjestyksessä seuraavalle, kunnes sijaistarve on saatu täytettyä - tilaaja pyrkii sisäisesti keräämään sijaistarpeensa ja ilmoittamaan palveluntuottajille tarpeensa yhdellä soitolla, jotta palveluntuottajille kohdistuvia puheluja saadaan minimoitua - tilaaja voi ohittaa edullisuusjärjestyksen erityisen vaativien asiakkaiden osalta, ja tarjota sijaisuutta ensisijaisesti sellaiselle yritykselle, jolla on tarjota erityisasiakkaiden vaatimaa osaamista 6. SOPIMUSKAUSI Tämä sopimuksen on tarkoitus tulla voimaan 1.1.2016. Sopimuksen kesto on neljä (4) vuotta ja se päättyy 31.12.2019. 7. VASTUU- JA YHTEYSHENKILÖT Sopijapuolet nimittävät omat yhteyshenkilönsä ja yhteyshenkilöiden sijaiset, jotka seuraavat ja valvovat sopimuksen toteutumista sekä tiedottavat siitä oman organisaationsa sisällä. Yhteyshenkilöiden tapaamisista laaditaan kirjallinen muistio, jonka laatimisesta vastaa palveluntuottaja
ja jonka tilaajan yhteyshenkilö hyväksyy. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on ilmoitettava viipymättä kirjallisesti toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle. Tilaaja Tilaajan yhteyshenkilö: Puh. sähköposti: Tilaajan yhteyshenkilön sijainen: Palveluntuottaja YYY Palveluntuottajan yhteyshenkilö: Puh. Sähköposti: Palveluntuottajan yhteyshenkilön sijainen: Palveluntuottaja XXX Palveluntuottajan yhteyshenkilö: Puh. Sähköposti: Palveluntuottajan yhteyshenkilön sijainen: JYSE luvun 22 tarkoitettuja kirjallisia sopimusmuutoksia voivat tehdä ainoastaan sopimuksen allekirjoittajat. 8. YHTEISTYÖ JA RAPORTOINTI Tilaaja ja palveluntuottaja tapaavat aina tilaajan tai palveluntuottajan sitä pyytäessä ja käsittelevät toimintaan, reklamaatioihin, asiakaspalautteisiin ja muutoin palveluun liittyviä asioita. Tilaaja ja palveluntuottaja tapaavat vähintään kerran kalenterivuodessa palvelunseurantakokouksissa. Kokouksista laaditaan muistio molemmille osapuolille. 9. ALIHANKINTA Palveluntuottaja voi käytä alihankkijoita tämän sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseen. Palveluntuottaja vastaa alihankkijoiden toiminnasta kuten omastaan. Alihankkijat on ilmoitettu palveluntuottajan tarjouksessa. Muutoin noudatetaan mitä JYSE luvussa 3 sanotaan. 10. PALVELUN LAATUTASO JA SEN SEURANTA JYSE 5 luvun lisäksi sovitaan seuraavaa: Tilaaja seuraa erilaisin laadunvalvontamenetelmin palveluntuottajan toimintaa niin palvelutoiminnan ja palvelun laadun kuin laskutuksen oikeellisuuden osalta. Palveluntuottajan on toimitettava tilaajan pyytämät selvitykset ja tiedot sovittuun määräaikaan mennessä. Tilaajan tekemät huomautukset palveluiden toimittamisessa havaituista puutteista ja virheistä osoitetaan palveluntuottajan yhteyshenkilölle, joka ryhtyy välittömästi tarvittaviin toimenpiteisiin niiden korjaamiseksi. Palveluntuottaja poistaa todennetun puutteen ja puutteeseen johtaneen syyn viipymättä. Puutteiden osalta palveluntuottaja toimittaa selvityksen tapahtuneesta tilaajalle.
11. REKLAMAATIOT JA ASIAKASPALAUTTEET JYSE 13 luvun lisäksi sovitaan seuraavaa: Jos palvelussa on virhe, tilaaja reklamoi siitä palveluntuottajalle. Reklamaatiot tehdään kirjallisesti palveluntuottajan ilmoittamalle yhteyshenkilölle. Reklamaatioita voivat tehdä tilaajan yhteyshenkilö ja hänen varahenkilönsä. Kirjallinen reklamaatio katsotaan tehdyksi, kun tilaaja on edellä mainituin tavoin antanut reklamaation sisältävän asiakirjan postin kuljetettavaksi ja sähköinen, kun tilaaja on lähettänyt sähköpostin annettuun osoitteeseen. Mikäli palvelun virheet ovat olennaisia tai toistuvia, tilaajalla on oikeus päättää sopimus JYSE luvun 13 mukaisesti. Palveluntuottaja on velvollinen kirjaamaan saapuneet reklamaatiot ja laatimaan niistä yhteenvedon, josta ilmenevät myös toimenpiteet, joihin reklamaatioiden johdosta on ryhdytty. Yhteenveto on toimitettava tilaajalle puolivuosittain. 12. PALVELUN VALVONTA JA LUVAT Palveluntuottaja on tehnyt yksityisistä sosiaalipalveluista annetun lain 11 :n mukaisen ilmoituksen toiminnastaan Laukaan kunnalle ja tarjoaja on merkitty yksityisten sosiaalipalvelujen tuottajien rekisteriin. Voimassa ei saa olla lupaviranomaisten antamaa määräystä toiminnan keskeyttämisestä tai käyttökiellosta. Tilaajalla on tällaisessa tapauksessa oikeus purkaa sopimus. Palveluntuottaja on hoitanut myös muut lainsäädännön vaatimat velvoitteensa. 13. PALVELUN TUOTTAMISEEN OSALLISTUVA HENKILÖSTÖ JYSE 7 luvun lisäksi sovitaan seuraavaa: Palvelu tuotetaan vähintään lähihoitajan tutkinnon suorittanutta henkilöstöä käyttäen. Palveluntuottajan henkilöstö käyttää työssään asianmukaista, normaalista vaatetuksesta erottuvaa työasua. Työasujen hankinta kuluu palveluntuottajalle. Palveluntuottajan työntekijä sitoutuu noudattamaan yhteyshenkilöiden keskenään sopimia ja tässä sopimuksessa määriteltyjä palvelun toteuttamiseen ja esim. tietosuojaan liittyviä toimintamalleja, työohjeita ja turvallisuusohjeita. Palveluntuottaja vastaa tilaajaan nähden viimekädessä siitä, että lakeja ja annettuja ohjeita noudatetaan. Mikäli yksittäinen palvelun tuottamiseen osallistuva henkilö saa toistuvaa negatiivista palautetta esimerkiksi palvelun osaamisen tai asiakaspalvelukykyjensä vuoksi, eikä henkilön toiminta palautteesta huolimatta korjaannu tilaajaa tyydyttäväksi, palveluntuottaja sitoutuu siihen, että henkilö korvataan toisella, vähimmäisvaatimukset täyttävällä työntekijällä. JYSE 7.3 kohdan lisäksi sovitaan, että tilaajalla on oikeus perustellusta syystä kieltäytyä yhteistyöstä osoitetun henkilön kanssa. Tällöin palveluntuottaja on velvollinen tarjoamaan tehtävään uuden henkilön, kunnes tilaaja hyväksyy osoitetun henkilön. 14. HENKILÖSTÖN PYSYVYYS Palveluntuottaja pyrkii siihen, että palvelun luonteen vuoksi palvelua tuottava henkilöstö on sama, eli henkilöstön vaihtuvuus on minimoitu. 15. TYÖNTEKIJÖIDEN PEREHDYTTÄMINEN Palveluntuottaja vastaa työntekijöidensä perehdyttämisestä työtehtäviin. Perehdyttämätöntä henkilöä ei ole sallittua käyttää palvelun tuottamiseen. Tämän lisäksi palveluntuottajan osoittamalla työntekijällä on velvollisuus osallistua tilaajan määrittelemiin ja järjestämiin koulutuksiin. Tilaaja järjestää ja kustantaa koulutukset, mutta koulutuk-
siin osallistumiseen käytettävä työaika ja muut palveluntuottajalle aiheutuvat kustannukset eivät muodosta palveluntuottajalle laskutusperustetta. Palveluntuottaja vastaa kustannuksellaan uusien työntekijöiden perehdyttämisestä. 16. PALVELUN TUOTTAMISEN SÄÄDÖSTAUSTA Palvelua tuotetaan sitä koskevan lainsäädännön ja alemman tasoisten määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Palvelua koskevat keskeiset säädökset ovat seuraavat: Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812 / 2000 17. TILAAJAN MYÖTÄVAIKUTUSVELVOLLISUUS JYSE 8 luvun lisäksi sovitaan seuraavaa: Palveluntuottajalla on velvollisuus myötävaikuttaa tilaajalta saataviin tietoihin siten, että palveluntoimittaja esittää tilaajalle esim. kysymyksiä ja toimittaa tilaajalle listan tarvittavista tiedoista. 18. HINNAT JA HINNANMUUTOKSET Palvelun hinnat ovat tarjouksen hintalomakkeen (tarjouspyynnön liite 3) mukaiset. Hinta on kiinteä kahden (2) vuoden ajan sopimuksen voimaantulosta. Muutoin hinnanmuutoksissa noudatetaan JYSE 9 lukua. Hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. 19. MAKSUEHDOT Noudatetaan JYSE 10 lukua. Verkkolaskutustiedot: Laukaan kunnan verkkolaskuosoite : 003701764782 Laukaan kunnan verkkolaskuoperaattori: CGI Suomi Oy Verkkolaskuoperaattorin välittäjätunnus: 003703575029 Laskua koskevat huomautukset on tehtävä 14 vrk:n kuluessa laskun vastaanotosta. 20. VAKUUTUKSET JYSE 15 luvun täydennykseksi sovitaan, että palveluntuottajalla on oltava toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin ja palvelusta maksettavaan korvaukseen. Vakuutuksen tulee kattaa kaikki palvelun tuottamisessa tilaajalle ja palvelun asiakkaille tai näiden omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Vakuutusten tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottaja on itsenäinen yrittäjä, joka vastaa itse vakuutuksistaan. 21. SALASSAPITO JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JYSE 21 luvun lisäksi sovitaan seuraavaa: Palvelun johdosta syntyviä kirjaus- ja henkilötietoja käsitellään ainoastaan tilaajan yksikössä, ellei muuta erityisesti sovita. Tilaaja on henkilötietolain tarkoittama rekisterinpitäjä. Tilaaja vastaa henkilörekisterin käyttötarkoituksen määrittelystä, sen muodostavien asiakasasiakirjojen laatimisohjeistuksesta sekä tietojen säilyttämisestä. Rekisteriä ylläpidetään tilaajan hallinnoimalla ja kustantamalla Effica tietojärjestelmällä. Myös tämän sopimuksen mukaisten palvelujen tuottamiseksi tarvittavista lisenssikustannuksista vastaa tilaaja palveluntuottajan henkilöstön osalta.
Palveluntuottaja huolehtii, että palvelua suorittavat työntekijät allekirjoittavat tämän sopimuksen liitteen mukaisen salassapitositoumuksen ennen työn aloittamista. 22. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN JYSE kohdassa 18 mainittujen tilanteiden lisäksi tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus, mikäli 1) tilaajan kyseinen palvelutoiminta päättyy kuntien yhdistymisen tai vastaavan painavan syyn vuoksi, tai 2) kunta päättää ulkoistaa kyseisen palvelutuotannon, tai 3) valtakunnallisten ratkaisujen myötä Laukaan kunnan peruspalvelut tullaan järjestämään uudelleen, tai 4) jonkun muun vastaavan painavan syyn vuoksi. Näissä tapauksissa irtisanomisaika on 3 kuukautta. Vaihtoehtoisesti näissä tapauksissa voidaan neuvotella sopimuksen siirtämisestä palvelua jatkavalle toimijalle JYSE kohdan 22.1 mukaisesti. Sopimus voidaan purkaa JYSE kohtien 13.6 13.9 mukaisesti. 23. SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä: Sopimus Tarjouspyyntö liitteineen Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 Palvelut Palveluntuottajan tarjous 24. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET Tätä sopimusta on tehty xxx samansisältöistä kappaletta, yksi kullekin osapuolelle. Laukaassa xx.x.2015 Laukaan kunta Tilaaja Varmennus Toimittaja YYY Toimittajan edustaja Toimittaja XXX Toimittajan edustaja