PUITESOPIMUS MARKKINOINTIVIESTINNÄN PALVELUJEN HANKINNASTA

Transkriptio

1 LIITE 6A PUITESOPIMUS MARKKINOINTIVIESTINNÄN PALVELUJEN HANKINNASTA 1. OSAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT Tilaaja: House of Lapland / Lapin Elämystuotanto Oy (jäljempänä Tilaaja ) Y-tunnus: Osoite: Tilaajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Palveluntuottaja: (jäljempänä Palveluntuottaja ) Y-tunnus: Osoite: Palveluntuottajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Molemmat jäljempänä myös Osapuoli tai Osapuolet 2. SOPIMUKSEN TAUSTA Tämä sopimus perustuu Tilaajan markkinointi- ja viestintätoimistopalveluja koskevaan tarjouskilpailuun, joka järjestettiin hankintalain mukaisena avoimena menettelynä. 3. SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT Siltä osin kuin tässä Sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, Sopimukseen sovelletaan Jyse 2014 Palvelut (jäljempänä JYSE )-ehtoja. 4. MÄÄRITELMÄT JYSE kohdan 1 lisäksi Sopimuksessa sovelletaan seuraavia määritelmiä: Palvelukuvaus tarkoittaa tässä Sopimuksessa määriteltyä liitettä 1 Palvelukuvaus, jossa on kuvattu Palvelun sisältö tarkemmin. Hintaliite tarkoittaa tämän Sopimuksen mukaista liitettä 2 Hinnat. Sopimus tarkoittaa tätä puitesopimusta kaikkine liitteineen. Palvelu tarkoittaa tässä Sopimuksessa ja Palvelukuvauksessa yksilöityä Palvelua. 5. SOPIMUKSEN KOHDE Sopimuksen kohteena on päivätyn tarjouspyynnön ja Palveluntuottajan xx.xx.2016 päivätyn tarjouksen mukaisen markkinointiviestinnän palvelujen (jäljempänä Palvelun ) hankinta. Palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Palvelukuvaus.

2 6. PUITEJÄRJESTELY Tällä puitesopimuksella muodostetaan hankintalain /348/2007) 31 ja 32 mukainen puitejärjestely, jossa kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu ja johon tilaaja on valinnut kilpailutuksen perusteella vähintään yhden (1) palveluntuottajan, mikäli tarjoajien soveltuvuusvaatimukset täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia on riittävästi, ja tekee näiden kanssa sopimuksen puitejärjestelystä. Puitejärjestelyn toimintamalli on, että hankekohtainen toimittaja valitaan joko tarjouspyyntöneuvottelulla (alle euron, ALV=0 toimeksiannot) tai kevennetyllä kilpailutuksella. Puitesopimuksen perusteella teetettävän yksittäisen työn toimittaja valitaan alla olevan toimintamallin mukaisesti: Enintään euron (alv 0 %) arvoiset tilaukset: Tilaaja voi tehdä arvonlisäverottomalta arvoltaan enintään euron arvoisia tilauksia suoraan hankintatarpeen kannalta soveltuvimmalta Toimittajalta. Tilaaja tiedustelee vapaata kapasiteettia Toimittajalta. Hankekohtainen sopimus syntyy tilauksen allekirjoittamisella. Hankkeella ymmärretään esimerkiksi toimeksiannot, jotka käsittävät tietyn maakohtaisen palvelukokonaisuuden. Tilaaja voi halutessaan pyytää tarjouksia myös useammalta Toimittajalta, jolloin noudatetaan samoja sääntöjä kuin yli euron tilausten osalta. Yli euron (alv 0 %) arvoiset toimeksiannot: Yli euron (alv 0 %) suuruisiksi arvioiduissa toimeksiannoissa toimittaja valitaan minikilpailutuksella eli kevennetyllä kilpailutuksella puitejärjestelyyn valittujen toimittajien joukosta. Minikilpailutuksessa eli kevennetyssä kilpailutuksessa tilaaja määrittelee tarvitsemansa palvelujen tarkemman sisällön, laajuuden, aikataulun, toteutuspaikan ja muut tarkemmat ehdot esim. kohdekohtaisessa minikilpailutuksessa. Minikilpailutuksessa tilaaja pyytää puitejärjestelyyn valituilta palveluntuottajilta sähköiset tarjoukset tiettyyn määriteltyyn kohteeseen tarvittavista palveluista. Puitesopimustuottajat sitoutuvat tekemään tarjouksen minikilpailutuksen kohteesta viiden (5) arkipäivän kuluessa, ellei tilaaja aseta pidempää määräaikaa. Tarjoukset pyydetään tarjouspyynnön liitteen 7 kaltaisella tarjouskyselyllä. Palveluntuottajat sitoutuvat tarjoamaan minikilpailutuksessa markkinointiviestintäpalveluja hinnalla, joka ei ylitä tuottajan itsensä tarjouspyynnön liitteellä 5A ja/tai 5B (sopimuksen liite nro 2) ilmoittamaa asiantuntijakohtaista listahintaa edellyttäen, että toimittaja on antanut listahinnan kyseiselle palvelulle. Listahintoja ei siten ole mahdollista korottaa, mutta niitä on mahdollista alentaa sopimuskaudella minikilpailutuksen yhteydessä.

3 Tilaaja määrittelee minikilpailutuksen valintaperusteet tapauskohtaisesti erikseen kunkin minikilpailutuksen yhteydessä. Minikilpailutuksen valintakriteeri voi olla halvimman hinnan ohella ja/tai asemesta myös hinta-laatusuhde, jolloin kriteerit (esim. kohde- tai projektikohtaiset painotukset, nopein vasteaika) määritellään erikseen. Kutakin näin määriteltyä toimeksiantoa koskeva tilaus tehdään minikilpailutuksen voittajan kanssa. Kirjallista hankintapäätöstä ei tehdä, jos puitesopimusjärjestelyyn perustuvassa kevennetyssä kilpailutuksessa toimeksiannon arvo ei ylitä kulloinkin voimassa olevaa EU-kynnysarvoa. 7. ALIHANKKIJAT JYSE kohdan 3.2 ensimmäisen virkkeen sijasta todetaan, että Palveluntuottaja voi teettää Sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijoilla, jotka Tilaaja on hyväksynyt tarjouskilpailun yhteydessä tai sopimuskauden aikana alihankkijoiksi. Muilta osin Palveluntuottajalla ei ole oikeutta teettää Sopimukseen kuuluvia tehtäviä alihankkijalla ilman Tilaajan etukäteen antamaa nimenomaista kirjallista lupaa. Tilaajan hyväksymät alihankkijat on lueteltu liitteessä 1 Palvelukuvaus. 8. PALVELUN SISÄLTÖ JA LAATU Palvelun sisältö ja laatu on tarkemmin kuvattu liitteessä 1 Palvelukuvaus. Siinä on kuvattu Palvelun sisältö, palvelua tuottavat avainhenkilöt ja sijaisjärjestelyt, palvelun vasteajat, palvelun suorittamispaikka, palveludokumentaation ylläpito, materiaalien säilytys- ja palautuskäytännöt, raportointikäytännöt, palvelulle asetetut tavoitteet ja niiden seuranta, palvelun ohjausryhmän toiminta, palvelun hyväksymiskriteerit, laskutuskäytännöt, alihankkijat. Edellä mainitussa liitteessä kuvattujen tehtävien lisäksi palveluntuottaja osallistuu mahdollisuuksiensa mukaan sopimuskaudella mahdollisesti syntyvien uusien, ennalta arvaamattomien palvelutarpeiden täyttämiseen. Hankinnassa perustetaan puitejärjestely ja tilaaja tekee järjestämänsä kilpailutuksen perusteella tätä sopimusta vastaavan sopimuksen myös muiden puitejärjestelyyn valittujen palveluntuottajien kanssa. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota Palveluntuottajalle yksinoikeutta myydä Palvelua Tilaajalle. Palvelu tulee tuottaa suomen kielellä. Palveludokumentaation tulee olla suomenkielistä. JYSE 13.1 kohdassa tarkoitettu kohtuullinen aika virheilmoituksen tekemiselle on 14 päivää. JYSE kohdassa 13.8 mainittu kohtuullinen korjausaika on 14 päivää. Mikäli Palvelun virheet ovat olennaisia tai toistuvia, Tilaajalla on oikeus päättää Sopimus JYSE kohdan 17 mukaisesti. Osapuolet toteavat JYSE kohdan 6.4 lisäksi, että Palvelu ei saa aiheuttaa vahinkoa Tilaajalle tai kolmansille ja mikäli vahinkoa aiheutuu, Palvelussa on virhe, jolloin Tilaajalle syntyy oikeus vaatia korvauksia tai päättää Sopimus tämän Sopimuksen ehtojen mukaisesti erityisesti JYSE kohtien mukaan. Tilaajalla on oikeus saada haltuunsa kopiot JYSE kohdassa 6.3 tarkoitetusta dokumentaatiosta omistukseensa pyytäessään viikon toimitusajalla.

4 9. PALVELUN TUOTTAMISEEN OSALLISTUVA HENKILÖSTÖ Nimetyt avainhenkilöt Palveluntuottajan avainhenkilöt ja heidän varahenkilönsä on nimetty liitteessä 1 Palvelukuvaus. Palveluntuottajan tulee käyttää palvelun tuottamisessa tarjouksensa liitteessä 2.3 nimeämiään avainhenkilöitä. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa palvelujen tuottamiseen nimettyjä henkilöitä ennen sopimuksen tekemistä tai kesken sopimuskauden ilman tilaajan suostumusta. Mikäli palveluntuottaja vaihtaa avainhenkilöä ilman tilaajan suostumusta, on palveluntuottaja velvollinen maksamaan tilaajalle sopimussakkoa 5000 euroa. Edellä mainittu ei estä sairaudesta, perhevapaasta tai henkilön irtisanoutumisesta johtuvia palveluntuottajasta riippumattomia henkilövaihdoksia, mutta palveluntuottajan on todennettava tilaajalle em. itsestään riippumattomat syyt. Tällöin palveluntuottajan tulee esittää tilalle vastaavan pätevyyden ja kokemuksen omaavaa avainhenkilöä. Uuden avainhenkilön nimeäminen edellyttää tilaajan hyväksyntää. Jos uuden avainhenkilön pätevyys ja kokemus eivät ole vähintään yhtä hyvät kuin alkuperäisellä henkilöllä, tilaajalla on oikeus irtisanoa Sopimus päättymään välittömästi. 10. TILAAJAN MYÖTÄVAIKUTUSVELVOLLISUUS Palveluntuottajalla on velvollisuus myötävaikuttaa siihen, että Tilaaja toimittaa riittävät tiedot, mm. esittämällä kysymyksiä ja toimittamalla Tilaajalle listan tarvittavista tiedoista. 11. IMMATERIAALIOIKEUDET Tilaajalla on vapaa ja rajoitukseton käyttöoikeus kaikkeen Palveluntuottajan yksin aikaansaamaan materiaaliin tämän Sopimuksen käyttötarkoituksessa määrättömän ajan sisältäen oikeuden käyttää, kopioida ja tehdä tai teettää muutoksia sekä luovuttaa materiaalia kolmansille osapuolille. Tilaajalla on oikeus asettaa palveluntuottamisen yhteydessä syntyneitä tuloksia nähtäväksi julkisesti valitsemallaan tavalla, esimerkiksi Tilaajan internetsivuilla. Mikäli materiaali sisältää kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia, Palveluntuottaja ilmoittaa erikseen, missä laajuudessa Tilaajalla on oikeus käyttää kolmannen osapuolen tuottamaa materiaalia. Palveluntuottajan tulee kuitenkin huolehtia, että käyttöoikeus on tämän Sopimuksen tarkoitukseen nähden riittävä Tilaajalle, eikä se estä Sopimuksen mukaisten tavoitteiden toteutumista. Jyse-ehtojen kohdan ja lisäksi todetaan, että mikäli Osapuolet toteavat tai lainvoimaisella päätöksellä todetaan, että Sopimuksen mukainen Palvelun käyttö loukkaa kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia, Palveluntuottaja hankkii kustannuksellaan Tilaajalle oikeuden käyttää Palvelua jatkossakin Sopimuksen mukaisesti. Vaihtoehtoisesti Palveluntuottaja voi toimittaa veloituksetta korvaavan Palvelun tai muuttaa Palvelua niin, ettei sen käyttö enää loukkaa kolmannen oikeuksia.

5 12. HINNAT Palvelun hinnat on esitetty Sopimuksen liitteessä 2, Hinnat. Palvelun hinnat sisältävät kaikki palvelun tuottamisesta Palveluntuottajalle aiheutuvat kulut, kuten henkilötyö-, kopiointi-, tulostus-, ja laitekulut sekä muut mahdolliset toimistokulut. Tilaaja ei korvaa mitään lisiä sovittujen hintojen lisäksi eikä matka- tai majoituskustannuksia Lapin maakunnassa tapahtuvassa toiminnassa. Mikäli Tilaaja korvaa matkakuluja Lapin maakunnan ulkopuolella toteutettavissa palveluissa, noudatetaan valtion matkustussääntöä. Matkakulujen korvaamisesta on aina sovittava Tilaajan kanssa ennen matkaa kirjallisesti. Sopimuksen hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. 13. HINNANMUUTOKSET Syyskuussa 2017 Palveluntuottaja tai Tilaaja voi tehdä hinnanmuutosesityksen koskien vuotta 2018 ja sen jälkeen enintään kerran kalenterivuodessa. Seuraavaa vuotta koskevasta hinnanmuutosehdotuksesta tulee antaa kirjallinen, perusteltu selvitys viimeistään edellisen vuoden syyskuun viimeisenä arkipäivänä. Mikäli hinnanmuutoksista ei päästä yksimielisyyteen, on Osapuolilla oikeus irtisanoa sopimus kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Palveluntuottajan irtisanomisoikeus edellyttää, että hinnankorotusehdotus ei ole ylittänyt edellä kuvatulla kaavalla laskettua hinnanmuutosta. Irtisanomisaikana noudatetaan voimassa olevaa hinnoittelua. 14. MAKSUEHDOT Palvelut laskutetaan tehdyn työn mukaisesti kuukausittain jälkikäteen toteutuneen mukaan. Maksuehto on 21 pv netto. Palveluntuottaja on velvollinen toimittamaan selvityksen tehdyistä töistä laskutuksen perusteeksi (laskuerittely). JYSE kohtien 10.2, 10.3 ja 10.4 selvennykseksi todetaan, että maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun Palvelu on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Myös toistuvaismaksua koskevan suorituksen on oltava sopimuksenmukainen, ennen kuin siihen liittyvien laskujen maksuaika alkaa kulua. Yli kuukauden pituisissa projekteissa laskutus voidaan jakaa erikseen Tilaajan ja Palveluntuottajan kulloinkin sopimalla tavalla useampaan maksuerään työn eri välivaiheiden mukaisesti (esim. kuukausittainen laskutus). Tällaisesta laskutuskäytännöstä tulee sopia kirjallisesti, jotta Tilaaja on velvollinen noudattamaan poikkeavaa menettelyä. Palvelun hyväksymiskriteerit on määritelty liitteessä 1 Palvelukuvaus. Palvelua koskevat raportit, dokumentaatio ja laskuerittelyt tulee toimittaa Tilaajalle, siten kuin liitteessä 1 Palvelukuvaus on määritelty. Sopimuksenmukainen raportointi on edellytys laskujen maksamiselle.

6 Mikäli Palvelussa on sovittu jokin kokonaishinta, hintaa ei saa ylittää ilman Tilaajan kirjallista suostumusta. 15. VAKUUTUKSET Palveluntuottajan on hankittava toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa Palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin ja Palvelusta maksettavaan korvaukseen. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. 16. VAHINGONKORVAUS JYSE-ehtojen kohdan kohtaan 16 lisätään seuraavaa: Välitöntä vahinkoa ovat vahingosta aiheutuneet suorat kulut, kuten reklamaatio- ja korjauskustannukset sekä hinnanero eli kateoston korvaus. Välillistä vahinkoa on vahinko, joka johtuu tuotannon tai liikevaihdon vähentymisestä tai keskeytymisestä, muu vahinko, joka johtuu siitä, ettei tavaraa voida käyttää tarkoitetulla tavalla, voitto, joka on jäänyt saamatta sen vuoksi, että sopimus sivullisen kanssa on rauennut tai jäänyt täyttämättä oikein, vahinko, joka johtuu muun omaisuuden kuin myydyn tavaran vahingoittumisesta sekä muu samankaltainen, vaikeasti ennakoitava vahinko. 17. SOPIMUSKAUSI Tämä Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. Sopimuskausi on enintään neljä (4) vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien. 18. SALASSAPITO Sen lisäksi mitä JYSE 21 luvussa sovitaan, todetaan, että salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin. REFERENSSIKÄYTTÖ Palveluntuottajalla ei ole oikeutta esittää Sopimuksen puitteissa syntynyttä materiaalia työnäytteinään, referensseinä tai verkkosivuilla, ellei Tilaaja anna erikseen kirjallisesti tällaiseen käyttöön lupaa. Tällöin Palveluntuottaja saa oikeuden käyttää Sopimusta referenssinään Tilaajan määrittelemällä tavalla ja laajuudessa. 19. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN JYSE kohdassa 18 mainittujen tilanteiden lisäksi Tilaajalla on oikeus irtisanoa Sopimus, mikäli 1) Tilaajan toiminta päättyy, 2) Palvelu käy tarpeettomaksi. Mikäli Tilaaja ei enää tarvitse Palvelua, on Tilaajalla oikeus irtisanoa Sopimus päättymään yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla. 20. SOPIMUSMUUTOKSET

7 JYSE luvussa 22 tarkoitettuja sopimusmuutoksia voivat tehdä ainoastaan sellaiset henkilöt, joilla on Tilaajan ja Palveluntuottajan organisaatiossa allekirjoitusoikeus. Sopimuksen yhteyshenkilöillä ei ole oikeutta muuttaa Sopimusta. 21. SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä (pienempinumeroinen on ensisijainen): 1. Sopimus 2. Palvelukuvaus (sopimuksen liite 1) 3. Hinnat (sopimuksen liite 2) 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 Palvelut (sopimuksen liite 3) 22. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET Tätä Sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin Osapuolelle. Kaupungissa Kaupungissa..2016