TARJOUSPYYNTÖ 30.6.2016 Tarjouspyynnön tekijä Iholiitto ry Karjalankatu 2 B 3. krs 00520 HELSINKI MAJOITUS- JA RAVITSEMISPALVELUN HANKINTA IHOLIITTO RY:N SOPEUTUMISVALMENNUSKURSSEILLE Hankintayksikkö Iholiitto ry (jäljempänä tilaaja ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 30.6.2016 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti majoitus- ja ravitsemispalvelun järjestämisestä (jäljempänä palvelu ). HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Iholiitto ry on valtakunnallinen potilas- ja edunvalvontajärjestö, jonka perustehtävänä on edistää ihotautia sairastavien ja heidän läheistensä hyvinvointia. Iholiitto järjestää valtakunnallisia, suomenkielisiä sopeutumisvalmennuskursseja pitkäaikaisista ihotautia sairastaville ja heidän läheisilleen. Kurssit rahoitetaan Raha-automaattiyhdistyksen (RAY) harkinnanvaraisella avustuksella. Tarjouspyyntö koskee kolmea näistä Raha-automaattiyhdistyksen avustamista ja Iholiiton toteuttamista kursseista. Kurssit kohdennetaan eri vuosina eri alueille, huomioiden kurssien saavutettavuus sopeutumisvalmennustoimintaa tarvitseville, käytettävissä olevat resurssit sekä mahdollisten erityistyötekijöiden saatavuus kurssityöhön. Hankintasopimuksen tavoitteena on löytää palveluntuottaja tai palveluntuottajia vastaamaan tilaajan kokoamille kolmelle sopeutumisvalmennuskurssille osallistuvien ryhmien majoitus- ja ravitsemuspalveluiden järjestämisestä. Kurssit ovat kestoltaan viikonloppukursseja pe-su (kaksi kurssia vuonna 2016) ja neljä vuorokautta to-su tai ma-to (yksi kurssi vuonna 2017). Tarjousta pyydetään tilaajan päättämällä tavalla kohderyhmän todettujen tarpeiden mukaisesti seuraavasti: A. Aikuisten kurssi (2 vrk), alustava ajankohta loka-marraskuu 2016 B. Lapsiperhekurssi (2 vrk), alustava ajankohta marras-joulukuu 2016 C. Aikuisten kurssi (4 vrk), alustava ajankohta toukokuu-kesäkuu 2017 Kurssien (A,B ja C) toteutusalueena on Etelä-Suomi. Hankinnan kohteena olevat majoitus- ja ravitsemispalvelut, joista tarjousta pyydetään: Kurssit A ja C, 16 kurssilaista, 2 kurssityötekijää Majoitus: kurssilaiset 2 hh (terveyssyistä 1 hh), työntekijät 1 hh Kurssi B, 5 perhettä (10 aikuista, noin 10 lasta), 2 kurssityöntekijää Majoitus: kurssilaiset 5 perhehuonetta, työntekijät 1hh Ruokailut (aamupala, lounas, välipala+kahvi, päivällinen) Kurssit alkavat lounaalla ja päättyvät lounaaseen (tai sopimuksen mukaan) Kokoustila noin 20 hengelle koko kurssin ajaksi Kurssille B lisäksi lastenhoitohuone kurssin ajaksi
Kurssille B ja C lisäksi liikuntatila vähintään 2 tuntia/päivä Tarjouksen tulee sisältää seuraavia tietoja: majoitusvuorokausi sisältäen ruokailut kurssikuvauksen mukaisesti kursseittain tarjoukseen mahdollisesti sisältyvät ilmaiset kokoustilat mahdolliset kokoustilavuokrat (ja muut tilavuokrat, esim. saunatila) kustannusarvio ja erittely kustannusten jakautumisesta majoituksen, ruokailujen ja kokoustilojen suhteen hinnat ilman alv:a mahdollisuus asiantuntijapalveluihin ja niiden hinta (esim. liikunnanohjaaja) mahdollisuus tarvittaessa neuvotella lisäkursseista vuodelle 2017 hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä pyydettyjen kurssien lisäksi mahdollisuus optioihin seuraaville vuosille (vuosille 2017 2019) av-välineet (esim. dataprojektori) peruutusehdot Pakolliset vaatimukset: Kohteen sijainti/alue tarjouspyynnön mukaisesti Kurssilla käytettävien tilojen (majoitus-, kokous- ja ruokailutilat) esteettömyys liikuntarajoitteisille (esim. pääsy mahdollista pyörätuolilla) Majoitushuoneissa wc- ja suihkutilat Tiloissa on koneellinen ilmanvaihto Kurssin käytössä olevissa tiloissa ei ole havaittu sisäilmaongelmia eikä kosteus- tai homevaurioita (ja jos vaurioita on ollut, ne on korjattu asianmukaisesti) Erityisruokavaliot huomioidaan Kokoustilat noin 20 hengelle (ikkuna kokoustilassa) Erillinen liikuntatila B ja C kurssin osalta Liikuntatilojen tulee sijaita majoitus-, ravitsemus- ja kokoustilojen kanssa samassa pihapiirissä) C kurssin osalta Yhteydet kurssipaikkaan joukkoliikennevälineillä vähintään kerran tunnissa päiväsaikaan (9.00 17.00) Järjestävä taho: vakavarainen yritys HANKINNAN SOPIMUSKAUSI Hankinnan kohde on sopeutumisvalmennuskurssien palveluiden järjestäminen vuonna 2016 2017. Mahdollisuus sopimuskauden jatkamiseen yhteisellä sopimuksella (optio) vastaavien kurssien toteuttamisesta vuosina 2017 2019. HANKINNAN ENNAKOITU ARVO Hankittavien (koko vuonna Iholiiton hankkimien kaikkien) kurssien kokonaisarvio ylittää hankintalain 15 :n kynnysarvon. Yksittäisten kurssien kokonaisarvio ei ylitä kynnysarvoa. YHTEINEN HANKINTANIMIKKEISTÖ (CPV) Pääkohde Hotelli-, ravintola- ja vähittäiskauppapalvelut (55000000-0)
HANKINNAN PÄÄASIALLINEN TOTEUTUSPAIKKA Etelä-Suomi HANKINTAMENETTELY Hankintailmoitus on julkaistu sähköisesti työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä HILMA- palvelussa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava toissijainen palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Osatarjoukset hyväksytään. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen tuire.hastell@iholiitto.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan TARJOUSPYYNNÖN LISÄTIETOJA. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä välillä 1.-8.8.2016 kello 15.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset lähetään viimeistään 9.8.2016 mennessä samansisältöisenä kaikille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. TARJOUKSEN LAATIMINEN Pyydämme tarjousta vuonna 2016 ja 2017 toteutettaville kursseille ruokailuista ja tarvittavista tiloista sekä mahdollisista tarjottavista lisäpalveluista ja optioista vuosille 2017 2019.
Jokaisesta kurssista tulee tehdä oma erillinen tarjouksensa. Tarjouksessa tulee olla ehdotus kurssien toteutusten ajankohdista niin, että ne sijoittuvat hankintailmoituksessa pyydettyjen ajanjaksojen puitteisiin. Tarjouksesta tulee käydä ilmi hinta ilman alv:a erikseen jokaiselle tarjotulle kurssille tarjouslomakkeessa olevan erittelyn mukaisesti. Osatarjoukset ovat sallittuja siten, että tarjoaja voi tarjota majoitus- ja ravitsemispalvelua yhdelle tai useammalle kurssille. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjous tulee tehdä oheisella tarjouslomakkeella (LIITE 1) ja mahdollisilla lisäselvityksillä. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä mahdolliset lisäselvitykset annetaan suomen kielellä. Lisäpalvelut eivät vaikuta tarjouksen hyväksymiseen tai hylkäämiseen eikä niitä pisteytetä. Tarjouspyyntöön liittyy liiteasiakirjoja 1 kappaletta ( Tarjouslomake ). TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 12.8.2016 kello 16.00. Lisäksi toivotaan, että tarjous toimitetaan sähköisenä versiona USBmuistitikulla samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä SOPE: MAJOITUS- JA RAVITSEMISPALVELUN TARJOUS pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Posti- ja käyntiosoite: Iholiitto ry Karjalankatu 2 B 3. krs 00520 HELSINKI Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Antamalla tarjouksen tarjoaja samalla hyväksyy, että Iholiitto ry voi tarjouksen hyväksyttyään julkaista omilla www-sivuillaan palveluntuottajan yhteystiedot (käyntiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja internet-sivujen osoite). TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 15.8.2016 klo 10.00. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen Iholiiton kuntoutustyöryhmässä 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko 19.8.2016 ja päätöksestä ilmoittaminen kaikille tarjouksen jättäneille palveluntuottajille 6. Hankintasopimusten solmiminen valitusajan päätymisen jälkeen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Palveluntuottajat kilpailutetaan valtakunnallisesti. Hankinta ja tarjousvertailu tehdään kursseittain. Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: Vertailuperusteet ovat seuraavat: 1. Hinta 60 % Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouslomakkeen (LIITE 1) mukaisesti kunkin kurssin osalta erikseen. Hintavertailu suoritetaan tarjouslomakkeen mukaisesti kunkin kurssin osalta erikseen. Vertailussa halvin tarjous saa 100 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 100. 2. Soveltuvuus ja laatu max. 40 % Laatua vertaillaan ja pisteytetään tarjouslomakkeen (LIITE 1) mukaisesti ja seuraavin perustein: Soveltuvuus- ja laatutekijöitä ovat: kylpyläosasto (15 p.) ravitsemuspalvelun henkilöstöllä on kokemusta erityisruokavaliota vaativista ryhmistä (15 p.) mahdollisuus ostaa erillisiä ohjattuja liikuntapalveluita (5 p.) kurssitilojen muunneltavuus (esim. u-muoto) (5 p.) Tarjoukset ratkaistaan saatujen tietojen perusteella eikä lisäselvityksiä pääsääntöisesti pyydetä. Epäselvähinta tai muu olennainen puute on peruste tarjouksen hylkäämiseen. TARJOUKSEN KIELI Tarjous on jätettävä suomen kielellä. EDELLYTETYT SOPIMUSEHDOT Kurssien toteutumisen ja hankinnan ehtona on: että Raha-automaattiyhdistys (RAY) myöntää kurssitoiminnalle varat ja että kursseille saadaan riittävästi osallistujia (vähintään 10 henkeä/kurssi) SOPIMUKSET Saatujen tarjousten perusteella Iholiitto ry hyväksyy palvelun tarjoajat ja maksettavat hinnat. Iholiitolla on mahdollisuus olla hyväksymättä yhtään tarjousta. RAY:n avustusesitys vuodelle 2017 valmistuu viimeistään 31.12.2016 ja STM vahvistaa sen tammihelmikuun 2017 aikana, johon asti tarjoajan on pidettävä tarjouksensa voimassa. Aiesopimus pyritään tekemään mahdollisimman pian virallisen valitusajan umpeuduttua. Iholiittoa ei voi velvoittaa hankkimaan palveluita Suomen valtion ulkopuolelta, koska ulkomaille tehtyjen kurssimatkojen kustannukset jäävät asiakkaan maksettavaksi (KKRL, 16 5 momentti). Sopimus on voimassa 1.3 31.12.2017, jonka jälkeen se päättyy ilman irtisanomista. Iholiitto varaa mahdollisuuden jatkoneuvotteluun niiden tarjoajien kanssa, jotka ovat ilmoittaneet optiomahdollisuudesta.
Iholiitto varaa oikeuden toimitussopimuksen irtisanomiseen jos käy ilmi, etteivät toimitussopimuksessa sovitut asiat täyty. Tarjousasiakirjat ovat nähtävissä osoitteessa: http://iholiitto.fi/iholiitto/organisaatio/kilpailuasiakirjat/ LIITE 1 Tarjouslomake