SOPIMUS SIUNTION KUNNAN SISÄ- JA ULKOKÄYTTÖÖN TARKOITETTUJEN LELUJEN, PELIEN, OPPIMISMATERIAALINEN JA TOIMINTAVÄLIDEIDEN TOIMITTAMISESTA (LUONNOS) Allekirjoittaneet Siuntion kunta tavaroiden ostajana (jäljempänä kunta) sekä toimittaja sopivat kunnan lelujen, pelien, oppimismateriaalien ja toimintavälineiden toimittamisesta seuraavaa: 1. Sopijaosapuolet Palvelun ostaja Siuntion kunta Puistopolku 1 02580 Siuntio y-tunnus: 0131156-4 yhteyshenkilö: Cilla Ojala Toimittaja 2. Sovellettavat yleiset sopimusehdot Nimi Osoite Postinumero y-tunnus Yhteyshenkilö sähköposti puhelin 3. Sopimuksen tarkoitus ja sisältö Siltä osin kuin tässä sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, sopimukseen sovelletaan JYSE 2014 Tavarat (jäljempänä JYSE - ehtoja). Tämä sopimus on hankintalain 5 :n 1 kohdan tarkoittama hankintasopimus, jolla vahvistetaan tarjouspyynnössä edellytetyt ja hankintapäätöksessä hyväksytyssä tarjouksessa tarjotut hankintaan liittyvät ehdot ja mahdolliset muut ehdot, joista on sovittu jäljempänä ilmenevällä tavalla. Hankintasopimus on luonteeltaan puitejärjestely. Hankinta koskee Siuntion kunnan, pääasiassa kouluissa ja varhaiskasvatusyksiköissä tarvittavien leikkivälineiden, pelien ja leikkien, opetusvälineiden yms. täydennys- ja lisähankintaa sopimuskauden aikana. Päiväkoti- ja koulukäyttöön tarkoitettuja musiikkisoittimia ja erilaisia toimintavälineitä kunnat voivat hankkia myös muilta kuin sopimustoimittajalta. Sopimuksen kohteena on 24.2.2015 päivätyn tarjouspyynnön ja toimittajan XX.XX.2015 päivätyn tarjouksen mukaisen tavaran hankinta.
4. Sopimuskausi ja optiot Kunnan ja toimittajan välisen sopimussuhteen sisältö määräytyy seuraavassa ensisijaisuusjärjestyksessä: 1. Hankintapäätös 2. Tämä sopimus ja sen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen ja täydennyksineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat) 5. Tarjousasiakirjat Siuntion kunta ja toimittaja sopivat tällä sopimuksella jäljempänä eriteltyjen tavaroiden toimittamisesta ajalla 1.5.2015 31.12.2017 + optiokausina 1.1.2018-31.12.2018 ja 1.1.2019-31.12.2019. Sopimuskausi voi siis olla kokonaisuudessaan 4 vuotta ja 8 kuukautta (2 v, 8 kk + 1 optiovuosi + 1 optiovuosi), päättyen 31.12.2019. Optiokausien käytöstä kunta päättää ja tiedottaa toimittajalle vähintään kolme kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 5. Toimitettavat tuotteet Hankinnan osakokonaisuudet ovat: Leikkivälineet ja pelit Toiminta- ja erityisvälineet Oppimis- ja esiopetusmateriaali. Tuotteiden on oltava ominaisuuksiltaan laadukkaita, tarjouspyynnössä esitettyjen vähimmäisvaatimusten mukaisia ja käyttötarkoitukseen soveltuvia. Tuotteiden on täytettävä voimassa olevien lakien, direktiivien ja viranomaismääräysten vaatimukset. 6. Tuotteiden tilaaminen Tilaaja tilaa tuotteita tarpeen mukaan sopimuskauden aikana. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tilaaja pyrkii keskittämään ensisijaisuusjärjestyksen mukaisesti tilauksensa. Tilaukset voidaan tehdä sähköpostitse tai toimittajan sähköisellä tilausjärjestelmällä, jos toimittajalla sellainen on. Tilaukset, reklamaatiot ja muu asiakaspalvelu ei saa ohjautua maksulliseen puhelin- tai muuhun palveluun. Toimittajalla on suomenkielinen nimetty yhteyshenkilö, jonka kautta tilaajan edustajat asioivat toimittajan kanssa. Perustellusta syystä tilaaja voi minikilpailuttaa puitetoimittajat puitejärjestelyn sisällä, jolloin tilaus tehdään minikilpailutuksen perusteella syntyvän järjestyksen mukaisesti. Syy voi olla esimerkiksi markkinatilanteen tai hintojen suuret muutokset, hankinnan merkittävä kokonaisarvo tilaajalle tai tuotteen toiminnalliset syyt (esim. vanhan varustuksen täydennys samanlaisilla tuotteilla) ja aikataulusyyt (toimittaja ei pysty toimittamaan tarvittavassa aikataulussa tai lainkaan tilattavia tuotteita).
7. Tuotetakuu Tuotteilla on tarjouksen mukainen tuotetakuu, jonka perusteella toimittaja huolehtii viallisten tuotteiden vaihtamisen tai korvaamisen. Takuu on vähintään 1 vuosi. Takuun tulee kattaa vähintään toiminnalliset, rakenteelliset, materiaali- ja tuotannon aiheuttamat virheet. 8. Toimitusaika ja toimitusehto Vakiotuotteiden toimitusaika on enintään 20 arkipäivää tilauksesta tai tarjouslomakkeella ilmoitettu nopeampi toimitusaika. Tuotteet toimitetaan tilaajan ilmoittamaan paikkaan. Toimitukset tapahtuvat arkipäivisin (maanantai-perjantai) tilaajan kanssa sovittuna aikana klo 8-16 välillä. Vastaanottajan on kuitattava tilaus vastaanotetuksi. Tilatut tuotteet on toimitettava tilaajan määrittämissä toimituserissä pakattuna esim. päiväkotikohteittain siten, että eri kohteisiin tilatut tuotteet ovat pakattuna erikseen. Toimituseriin on merkittävä selvästi tilaajan antama merkki tai tunnus sekä tilaajan ja tuotteiden nimi. Toimitusehto koskee koko sopimuskautta. Toimituksen mukana on toimitettava tarvittavat kirjalliset, suomenkieliset asennus- ja käyttöohjeet. Jos toimittaja ei pysty toimittamaan tilattua tuotetta sen vuoksi, että sen valmistus on lopetettu tai se on loppunut tilapäisesti toimittajalta eikä lisää saada toimitusajan puitteissa, on asiasta ilmoitettava välittömästi tilaajalle sähköpostilla. Jos tarjotut tuotteet vaihtuvat sopimuskaudella, tarjoajan on toimitettava vähintään vastaava tuote tilalle, ilman että tuotteen vaihtuminen aiheuttaa lisäkustannuksia tilaajalle. 9. Vakuutukset ja vaaranvastuun siirtyminen Toimittaja vakuuttaa kustannuksellaan tarvittaessa toimitettavan tavaran. Vaaranvastuu siirtyy tilaajalle sen jälkeen, kun tavara on toimitettu perille ja toimitus on vastaanotettu (kuitattu vastaanotetuksi). 10. Hinnat, hinnanmuutokset ja ensisijaisuusjärjestys Hinnat ovat arvonlisäverottomia hinnastohintoja. Ostohinta on hinnastohinta vähennettynä alennusprosentin mukaisella alennuksella. Alennusprosentit ovat kiinteitä koko sopimuskauden. Hinnat ovat kiinteät vähintään yhden vuoden sopimuksen allekirjoittamishetkestä. Sen jälkeen hinnastohintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta ja todellisesta syystä tarkistaa. Hinnan korotusaikeista käynnistetään hinnantarkistusneuvottelut. Mahdollisista hinnankorotusaikeista on ilmoitettava hankintapalvelukeskukselle viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sen hetkisen hintakauden päättymistä.
Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutosesityksessä. Hintoja voidaan tarkistaa valuuttakurssien ja tullitariffien olennaisten ja pitkäaikaisten muutosten perusteella ja arvolisäverokannan mahdollisesti muuttuessa ja mahdollisten uusien lainsäädäntöön ja viranomaismääräyksiin perustuvien verojen ja maksujen tullessa voi-maan, mikäli ne vaikuttavat ko. tuotteiden ja palveluiden hintoihin ja muiden todellisten, yksilöityjen ja perusteltujen syiden nojalla. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintojen muuttuessa myyjä toimittaa tilaajalle uuden hinnaston. Hinnantarkistusneuvotteluissa hyväksytty tarkistettu hinta on voimassa vähintään seuraavat 12 kuukautta. Hinnoissa on huomioitava myös kustannusten lasku. Tuotehintojen laskiessa riittää toimittajan ilmoitus. Hinnantarkistuksen jälkeen tarkistetaan myös puitejärjestelyyn valittujen toimittajien ensisijaisuusjärjestys samoilla vertailuperiaatteilla kuin varsinainen hankintaratkaisu on tehty. Tällöin ensisijaisuusjärjestys voi muuttua. Jos hinnanmuutoksista ei päästä yksimielisyyteen, tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Vakuutusmaksujen on sisällyttävä hintoihin, vaaranvastuu siirtyy tilaajalle vasta kun tavara on kuitattu vastaanotetuksi. 11. Maksuehto, laskutus, laskutuslisät, toimitus- ja käsittelymaksut yms. Maksuaika on 30 päivää netto. Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Laskut toimitetaan annettavien ohjeiden mukaisesti Siuntion kuntaan. Alv-erittelyn sisältävä paperilasku toimitetaan osoitteella Siuntion Kunta/ Taitoa / Länsi-Uudenmaan toimipiste / Laskut. PL 1000, 02401 KIRKKONUMM Verkkolaskut: Y-tunnus: 0131156-4 OVT-tunnus: 003701311564 Operaattori: CGI Suomi Oy Operaattoritunnus: 003703575029
Tilaaja antaa tilauksen yhteydessä yksikkökohtaisen viitteen, joka on mainittava laskussa. Laskutuslisiä, rahti-, toimitus- ja käsittelymaksuja yms. lisiä ei peritä. Tuotteiden hinnat tulee ilmoittaa laskussa eriteltyinä. Laskujen viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 12. Raportointi Tilaajat sopivat raportoinnista myyjän kanssa tarkemmin. Myyjä toimittaa sopimuskauden toimituksista vuosittain ja pyydettäessä yhteenvedon, josta käy ilmi ostetut tuotteet, nimet ja kappalemäärät sekä hinnat yksilöityinä sekä toimituskohteet. Lisäksi tilaajat saavat pyytäessään excel-muotoisia raportteja tilatuista tuotteista ja hinnoista toimituskohteittain ja kunnittain. Raportointi tapahtuu sähköisesti. 13. Toimituksen viivästyminen ja sanktiot Mikäli tilauksen mukainen toimitus viivästyy toimittajasta tai toimittajan vastuulla olevista syistä tarjouksen mukaisesta toimitusajasta tai erikseen sovitusta toimituspäivästä, toimittaja on velvollinen suorittamaan viivästyssakkoa 8 % viivästyneiden tuotteiden hinnasta kultakin alkavalta viivästysviikolta kuitenkin enintään 25 % tuotteiden hinnasta tai enintään 1500 euroa. 14. Sopimuksen valvonta, reklamaatiot, palautukset ja vaihdot Sopijaosapuolet valvovat omalta osaltaan sopimuksen noudattamista. Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Jos toimitettavaa tavaraa ei toimiteta tai toimitetaan virheellisiä tuotteita, tilaaja reklamoi myyjän nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheen havaittuaan. Reklamointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse tai sähköisen tilausjärjestelmän kautta, siten että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle rahtivapaasti siten kun toimittajan kanssa sovitaan. Toimittaja korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Toimittaja ei laskuta tilaajaa virheellisestä ja palautetusta tuotteesta tai hyvittää tilaajan jo maksaman laskun tai vaihtaa tuotteen oikeaan. Tilaaja ilmoittaa virheellisestä tilauksesta välittömästi virheen havaittuaan ja sopii menettelytavoista virheellisen tilauksen korjaamiseksi. Virheellisesti tilatut tuotteet voidaan palauttaa sopimuksen mukaan toimittajalle. Tällöin tilaaja maksaa rahdin. 15. Sopimuksen täydentäminen tai muuttaminen ja siirto kolmannelle osapuolelle Sopimusta koskevia vähäisiä yksityiskohtia, joista ei ole etukäteen erikseen sovittu tai tarjouspyynnössä tai tarjouksessa mitään todettu, voidaan sopia
erikseen sillä edellytyksellä, että se ei luo osapuolille uusia velvollisuuksia tai aiheuta lisäkustannuksia. Sopimus voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle, jos molemmat sopimusosapuolet sen hyväksyvät. 16. Alihankintatyön ja tilaajavastuulain mukaiset selvitykset Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Toimittajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos käyttää tai alkaa käyttämään sopimuskauden aikana tilaajavastuulain tarkoittamaa alihankintatyötä, vuokratyövoi-maa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa siten, että tilaajavastuulain tarkoittama selvitysvelvollisuus tilaajalle konkretisoituu. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset toimitetaan Seudulliseen hankintapalvelukeskukseen ennen alihankintatyön käyttöönottoa. Alihankintatyön jatkuessa pitempään, on toimittajan toimitettava uudet selvitykset aina 12 kuukauden välein Seudulliselle hankintapalvelukeskukselle. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat tarjouspyynnön liitteessä mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. 17. Salassapito, tietojen antaminen ja arkistointi Tähän sopimukseen liittyvien asiakirjojen julkisuuteen, niistä tietojen antamiseen kolmannelle osapuolelle ja arkistointiin sovelletaan hankintalakia, viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia sekä kuntalakia. 18. Erimielisyydet, sopimuksen irtisanominen ja sopimuksen purkaminen Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana. Sopimuksen purkuperusteeksi katsotaan mm. se, että toimittaja jättää toistuvasti toimittamatta tilattuja tuotteita. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi ollut tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta.
19. Allekirjoitukset ja päiväys Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Sopimus raukeaa irtisanomisajasta riippumatta, jos molemmat osapuolet niin yhteisesti päättävät Sopimukseen liittyvät mahdolliset oikeudelliset erimielisyydet ratkaistaan Länsi-Uudenmaan käräjäoikeudessa suomen kielellä. Sopimus on laadittu kahtena saman sisältöisenä kappaleena yksi kullekin osapuolelle. Siuntio xx.xx.2015 Siuntion kunta Jukka Pietinen Sivistystoimen johtaja Palvelun tuottaja LIITTEET: Julkisten hankintojen yleiset sopimushehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat)