Kieku-raportoinnin kehittämissuunnitelmat Kimmo Järvinen, Kieku-info 25.8.2015
Kieku-raportoinnin kehittämissuunnitelmat Valtion raportoinnin kehittämisen hankekokonaisuus - Viitekehys Kieku raportoinnin kehittämiselle Kiekun raportoinnin kehittäminen (Prapo projekti) Palkkakustannusten jaon muutokset vuodelle 2016 Muutokset julkaisussa 10.0 Muut kehittämiskohteet
Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri (JHKA) Valtion talous (- ja henkilöstö) hallinnon kokonaisarkkitehtuuri Valtion raportoinnin kokonaisarkkitehtuuri Raportoinnin kehittämisen hankekokonaisuus Valtion ohjausjärjestelmän kehittämisen toimeenpano (OHRA) Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon strategioiden 2020 toimeenpano Suunnittelun, seurannan ja raportoinnin kehittäminen Toiminnan ja talouden suunnittelu- ja seurantajärjestelmä Tulostietojärjestelmän kehittäminen esiselvitys (TOSI) Netra-palvelun kehittäminen esiselvitys (NESI) Kieku-raportoinnin kehittäminen (PRAPO) Valtion keskuskirjanpidon uudistaminen Tahtin kehittäminen Valtion konserniraportointijärjestelmät selvitys?
Kieku-raportointi ja julkinen raportointi Netra nyt Konsernitiedot Netra 2.0 Kieku 2016 Hallinnon sisäinen Julkinen? Kieku nyt Toimintayksikön / henkilön tiedot
Raportoinnin kehittäminen PRAPO Tavoitteet: Edistää Kiekun raportointityökalujen käyttöä vastaamaan entistä paremmin nykyhetken ja tulevaisuuden haasteisiin. Luodaan tietoperusta johon tukeutuen voidaan tehdä päätöksiä toiminnan kaikilla tasoilla, strategisesta ohjauksesta operatiivisiin toimenpiteisiin.
Raportoinnin kehittäminen PRAPO Tehtäväkokonaisuudet: 1. Ministeriöiden ja virastojen raportoinnin hyödyntäminen, täyttymättömät tarpeet selvitys - Yhteenveto/analyysi tikettien sisällöistä - Määrämuotoinen kysely - Vierailut asiakasorganisaatioissa, keskustelu 2. Tärkeimpien raportointikokonaisuuksien kehittäminen - Asiakokonaisuuksittain tavoitetilan määrittely - Suunnitelma toteutusten aikataulusta - Viestintä tehdystä priorisoinnista
Raportoinnin kehittäminen PRAPO 3. Raportoinnin dashboard- pilotti ja toteutus - Tekniset selvitykset / edellytykset - Tukimallin toteutus (Palkeet ja järjestelmätoimittaja) - Pilotti tuotannossa - Käyttöönottosuunnitelma koko Kieku laajuudessa 4. Konserniraportoinnin kehittäminen, sisällön määrittely - Tietotarpeiden kartoitus - Nykyisen arkkitehtuurin soveltuvuuden arviointi - Tarvittavien muutosten kuvaaminen 5. Raportoinnin kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen - Teknisen näkökulman kuvaaminen - Tavoitetilan kuvaaminen
Palkkakustannusten jaon muutokset vuodelle 2016 Uutinen Valtiokonttorin sivuilla 12.6. http://www.valtiokonttori.fi/fi- FI/Kiekun_palkkakustannusten_kohdistamisess(54669) Merkittävimmät muutokset: - Kokonaistyöaika - Palkallisten poissaolojen käsittely - Työaikapankkivapaiden käsittely
Kiekun palkkakustannusten jaon kehittäminen 2013-2016 - > 31.12.2013 2014 2015 - > 2016-> Jakopalkkalaskennan tulosten siirto kirjanpitoon. Jakopalkkalaskennan tulosten siirto vain BIraportointiin. Jakopalkkalaskenta tapahtuu BItietovarastossa. Jakopalkkalaskenta tapahtuu BItietovarastossa. Laskenta tapahtuu palkkajärjestelmässä. Tulokset siirrettiin kirjanpitoon. Laskenta tapahtui palkkajärjestelmässä. Tulokset siirrettiin BItietovarastoon. Sisäinen laskenta eriytetty ulkoisen kirjanpidon aikataulu- ja sisältövaatimuksista. Laskenta tapahtuu BItietovarastossa. Rajauksia takautuviin työaikakorjauksiin. Eriytetään sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta. Laskenta tapahtuu BItietovarastossa. Kustannuslaskentaan liittyvä jakopalkkalaskenta liikaa sidoksissa ulkoisen kirjanpidon aikataulu- ja sisältövaatimuksiin. Puutteita toteutuksessa (prosessi) ja muutoksen viestinnässä. Palkkajärjestelmässä toteutettu laskenta liian monimutkainen. Uuden toimintamallin käyttöönotto 1.1.2015. Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu ja aiheuttamisperiaate toteutuu ratkaisussa paremmin. Muutokset voimaan 1.1.2016.
Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu
Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu Nykyratkaisu: Kiekun nykyratkaisussa palkallisen poissaolon ja tehollisen työajan palkkakustannuksen laskennassa on käytetty kalenteripäiviä ja tunteja, mistä johtuen kokonaistyöaikaa ei ole ollut mahdollista raportoida. Palkanlaskennassa palkalliset poissaolot käsitellään VES:n mukaisesti kalenteripäiviä käyttäen. Jakopalkkalaskennassa palkanlaskennassa syntynyttä tietoa palkallisista poissaoloista on käsitelty suorakohdisteisena*, eli palkanlaskennan tuottamaan tietoa sellaisenaan. Jakopalkkalaskennasta on vähennetty palkanlaskennan tuottama palkallisen poissaolon kustannus ja loppuosa kuukausipalkasta on jaettu seurantakohteille tuntikirjauksissa tuotettujen tuntitietojen perusteella. * Suorakohdisteisuudella tarkoitetaan sellaista kustannuserää, jota ei jakopalkkalaskennassa käsitellä, vaan kyseinen erä saa lopullisen seurantakohdekombinaationsa jo lähdejärjestelmässä (tyypillisesti Ajanhallinnassa).
Laskettavat ja suorakohdisteiset erät 2015 M a k s u p a l k a t Jakopalkkalaskentaan sisällytettävät palkkaerät Tehdyn työajan palkat Palkattomat poissaolot (vähentävä) Edellisten henkilösivukulut Suorakohdistettavat erät Suorakohdistettava tuntityö (henkilöt, jotka eivät kohdenna tunteja) Ylityöt Tehdyn työajan lisät, muut palkan lisät Välilliset palkkakustannukset: Palkalliset lomat, lomarahat, sairauspoissaolot, muut palkalliset poissaolot Palkkiot Edellisten henkilösivukulut Ulkopuoliset palvelut, kustannusten korvaukset yms.
Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu Vuoden 2016 alusta palkallisten poissaolojen palkkakustannus lasketaan Palkkajärjestelmässä edelleen VES:n mukaisesti kalenteripäiviä käyttäen ja tieto on edelleen käytettävissä henkilöstöhallinnon raporteilla. - Ts. Palkkajärjestelmässä tehtävään palkan laskentaan tämä muutos ei vaikuta. Uudessa jakopalkkaratkaisussa palkallista poissaoloa ei enää käsitellä suorakohdisteisesti, vaan osana jakopalkkalaskentaa. Palkallisen poissaolon tieto muutetaan tunneiksi Ajanhallinnassa ja palkallisen poissaolon tunnit otetaan osaksi jakopalkkalaskennan jakotekijää. Ts. palkalliset poissaolot saavat tuntien suhteessa osuuden jaettavasta kuukausipalkasta. - Jakopalkkalaskennassa ei siis nykymallista poiketen vähennetä palkkajärjestelmässä laskettua kalenteripäiviin perustuvaa palkkakustannusta. Tämän johdosta henkilön kokonaistyöaika voidaan raportoida tunteina ja palkallisen poissaolon toteutunut tuntihinta / kustannus on identtinen kuukauden muiden työtuntien kanssa.
Laskettavat ja suorakohdisteiset erät 2016 M a k s u p a l k a t Jakopalkkalaskentaan sisällytettävät palkkaerät Tehdyn työajan palkat Palkattomat poissaolot (vähentävä) Edellisten henkilösivukulut Välilliset palkkakustannukset: Palkalliset lomat, sairauspoissaolot, muut palkalliset poissaolot Suorakohdistettavat erät Suorakohdistettava tuntityö (henkilöt, jotka eivät kohdenna tunteja) Ylityöt Tehdyn työajan lisät, muut palkan lisät Välilliset palkkakustannukset: Lomarahat Palkkiot Edellisten henkilösivukulut Ulkopuoliset palvelut, kustannusten korvaukset yms.
Suorakohdistettavat erät jakopalkkalaskennassa Suorakohdisteisten erien käsittelytapa ei muutu. - Suorakohdisteiset erät erotetaan BI-tietovaraston henkilötasoisesta maksupalkkatiedosta palkkalajiryhmittelyn avulla. - Suorakohdisteiset erät viedään jakopalkkalaskennan läpi sellaisenaan ja yhdistetään kustannuslaskennan raportointitiedoiksi BI-tietovarastossa.
Palkallisten poissaolojen käsittely jakopalkkalaskennassa muutetaan maksuperusteisesta suoriteperusteiseen
Palkallisten poissaolojen käsittely jakopalkkalaskennassa muutetaan maksuperusteisesta suoriteperusteiseen Nykyratkaisussa palkalliset poissaolot ovat ns. suorakohdisteisia ja palkkakustannus kohdentuu sille kuukaudelle, kun se maksetaan, vaikka poissaolo olisikin tapahtunut edellisenä kuukautena. Haasteena on ollut se, että kaikkia poissaoloja ei ole ollut tiedossa tai hyväksytty ennen kyseisen kuukauden maksupalkkojen maksamista, mistä johtuen poissaolon kustannus ei ole kohdistunut tapahtumakuukaudelle. Kun jakopalkkaratkaisua muutetaan edellä kuvatusti, eli palkallinen poissaolo otetaan osaksi jakopalkkalaskentaa, palkallinen poissaolo saa palkkakustannuksen sinä kuukautena, kun se toteutuu. - Edellytyksenä se, että poissaolo on ilmoitettu ja hyväksytty Kiekun Poissaolot / Vuosilomat -osiossa ennen jakopalkkalaskennan suorittamista (huomioitava kirjanpitoyksikön valitsema jakopalkkalaskennan aikataulu).
Työaikapankkivapaiden käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu
Työaikapankkivapaiden käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Nykyratkaisu: Pidettävä saldovapaa käsitellään eri tavalla kuin työajan lyhentäminen liukuman puitteissa, josta pidettävässä saldovapaassakin on kyse. Työaikapankkivapaat, kuten esimerkiksi saldovapaat ja ylityövapaat, ovat kertyneet tekemällä säännöllisestä työajasta poikkeavaa työtä. Nämä tehdyt tunnit kirjataan tuntikirjauksissa päiville, jolloin työ tehdään. Kun työaikapankkivapaita myöhemmin pidetään, vapaat käsitellään ns. suorakohdisteisina erinä, eli siten, että pidetylle työaikapankkivapaalle lasketaan kustannus Palkat järjestelmässä. - Pidetyn työaikapankkivapaan palkkakustannus kohdistuu toiminnolle 9999800310 Työaikapankkivapaa. Kuukausipalkkaa saavan virkamiehen toteutuneet työtunnit voivat vaihdella liukuman puitteissa kuukausittain eikä tätä liukumaa kuitenkaan eriytetä toiminnolle 9999800310 Työaikapankkivapaa.
Vapaana pidettävän työajan sekä työaikakorvausten käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Nykyratkaisu: Henkilön ns. normaalityöaika on esimerkissä 140 tuntia kuukaudessa. Liukumaa kertyy tammikuussa, liukuman puitteissa työaikaa lyhennetään helmikuussa ja kokonainen saldovapaapäivä pidetään maaliskuussa. Saldovapaa kohdistuu toiminnolle Työaikapankkivapaa. * Saldovapaa käsitellään 7 h 15 min mukaan ja se saa kustannuksen, mutta siitä ei synny tunteja kokonaistyöaikaan.
Vapaana pidettävän työajan sekä työaikakorvausten käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Vuoden 2016 alusta jakopalkkalaskentaa muutetaan siten, että työaikapankkivapaat, kuten esimerkiksi saldovapaa ja ylityövapaa, käsitellään liukuman kanssa yhtenäisellä tavalla. Tämä tarkoittaa sitä, että työaikapankkivapaille ei kohdisteta kustannusta jakopalkkalaskennassa silloin kun työaikapankkivapaa pidetään. - Työaikapankkivapaan tunnit on jo aikaisemmin huomioitu laskennassa niinä kuukausina kun tunnit ovat kertyneet. Huom. Muiden palkallisten poissaolojen, kuten lomien ja sairauspoissaolojen, käsittely jakopalkkalaskennassa on kuvattu kohdassa Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu (sivu 7)!
Vapaana pidettävän työajan sekä työaikakorvausten käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Henkilön ns. normaalityöaika on esimerkissä 140 tuntia kuukaudessa. Liukumaa kertyy tammikuussa, liukuman puitteissa työaikaa lyhennetään helmikuussa ja kokonainen saldovapaapäivä pidetään maaliskuussa Saldovapaa käsitellään muuten kuten ennenkin, mutta sille ei kohdisteta kustannusta jakopalkoissa (vastaavasti kuin esimerkin helmikuussakaan ei kohdisteta kustannusta liukuman puitteissa lyhennetylle työajalle).
Vapaana pidettävän työajan sekä työaikakorvausten käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Muutos vaikuttaa vain jakopalkkalaskennan toteutukseen, eli esimerkiksi tuntikirjausten tekemiseen ja työaikapankkivapaiden hakemiseen muutoksella ei ole vaikutusta.
Jakopalkkakoulutukset, syksy 2015 Vuoden 2015 laskentamallin soveltaminen - Painottuen erityisesti raporttien käyttöön ja lopputuloksen analysointiin. - Marraskuussa, kesto 3 tuntia. Toiveita ajankohdan suhteen saa esittää. - Lähtökohtaisesti Lync koulutus. Tarvittaessa myös lähikoulutusta. Vuoden 2016 alussa käyttöönotettavan mallin mukanaan tuomat muutokset. - Vaikutukset prosessiin/prosesseihin. - Vaikutukset laskentatulokseen ja sen analysointiin. - Marraskuun lopussa.
Muutokset julkaisussa 10.0 Merkittävimmät muutokset julkaisussa 10.0 - CATS raporttien muutokset Tuki hyväksymistoiminnallisuuden käyttöön. Projektinäkökulma vahvemmin osaksi tulosten analysointia - Kokonaistyöajan raportointi Henkilön ilmoittamien työajankirjausten, lisä- ja ylitöiden sekä poissaolojen ja lomien raportointi tunteina. Käytetään jakotekijänä palkkakustannusten jaossa 2016. Sekä Ajanhallintaa että CATS:ä työaikojen kohdennukseen käyttävien tarpeisiin. - Raportti sairauspoissaolojen yhdenjaksoisuuden seurantaan Tuodaan tiedoksi ne henkilöt joiden kahden poissaolon välisen työssäolojakson pituus ei täytä 30 päivän vaatimusta.
Muut kehittämiskohteet: Työaikapankkien raportointi Toteutetaan työaikapankkien raportointi BI tietovarastosta. Aikataulu tarkentuu määritysten edetessä. Määrittely alkaa syyskuussa. Etenemisestä ja aikataulusta viestitään erikseen tarkemmin. Kieku info 30.9. Projektipäällikkö Satu Laatinen Kustannuslaskentatietojen raportointi BI:ltä, pilotti. Tavoitteena Kiekun ulkopuolella (erillinen excel) laskettujen kustannuslaskennan tietojen raportointi yhteisin työvälinein. Edellyttää valtionhallinnon kustannusten kohdennusmallin käyttöönottoa. Pilottina STUK Projektipäällikkö Gabriella Adlercreutz-Laurin
Kiitos. Kimmo Järvinen Ratkaisupäällikkö Valtiokonttori Kieku-toimiala p. 0295 50 2405 kimmo.jarvinen@valtiokonttori.fi