Julkisen tutkimuksen projektit Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta

Transkriptio

1 Julkisen tutkimuksen projektit Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta Rahoitusehdot: Julkisen tutkimuksen rahoitus DM v.1 Copyright Tekes

2 Mitä asioita otettava huomioon heti projektin alussa Projektin kustannusten ja työajan seurantajärjestelmät käyttöön heti, kun projekti on käynnistynyt Lue rahoituspäätös ja rahoituksen yleiset ehdot Kokoa ohjausryhmä ja käy ryhmän kanssa läpi tehtävät Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Perusteltuja muutoksia mahdollista tehdä projektin aikana

3 Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Työajanseuranta on osa projektikirjanpitoa (katso seuraava dia) Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto (sisältää henkilökohtaisesti pidetyn työajanseurannan) on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä. EAKR-projekteissa säilytysaika on kuluvalla rakennerahastokaudella 10 vuotta projektin päättymisestä

4 Työajan kohdentaminen Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä työaikakirjanpitoa sekä projektille tehdystä työstä että muusta työstä Projektille tehdyt työtunnit on kohdistettava tuntitasolla niille päiville, joina työ on tehty Työntekijän esimiehen tai muun henkilön, jolle tehtävä työjärjestyksen mukaan kuuluu on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa Vahvistamisesta on jäätävä merkintä työaikakirjanpitoon Työajan kohdentamiseen liittyvä aineisto, tuntikohtaiset seurantaraportit sekä vahvistetut kuukausittaiset yhteenvedot on säilytettävä kymmenen vuoden ajan projektin viimeisen maksuerän maksamisesta Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajan kohdennusta ei ole järjestetty yleisten ehtojen mukaisesti

5 Tilitysten yleiset periaatteet Kustannukset ovat hyväksyttäviä, kun ne ovat aiheutuneet projektista sen kestoaikana projektin toteuttamisen kannalta välttämättömiä ja kohtuullisia rahoituksen saajan kirjanpidossa Kustannukset hyväksytään arvonlisäveroineen, kun maksettava arvolisävero jää rahoituksen saajan lopulliseksi kustannukseksi Projektin kustannusten jaottelussa välittömiin ja välillisiin kustannuksiin noudatetaan rahoituksen saajan yleisesti käytössä olevia kohdentamisperiaatteita Tositteita ei tarvitse toimittaa tilityksen liitteenä. Tekes pyytää tarvittaessa lisätietoja kustannuksiin liittyen Kustannukset hyväksytään enintään siltä osin kuin ne noudattavat laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa

6 Hankintamenettely Projektin kustannuksiin saa sisällyttää ainoastaan sellaisia hankintoja, joiden tulokset tulevat rahoituksen saajan omaan käyttöön; esim. testaus- ja analyysipalvelut sekä selvitykset, jotka edesauttavat rahoituksen saajan oman projektin toteuttamista Projektissa tehtyihin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettuja säännöksiä ja rahoituksen saajan hallinnon antamia ohjeita Hankinnoista on pyydettäessä toimitettava selvitys (kilpailutus tai suorahankinta) Jos hankinta on tehty vastoin hankintasäännöksiä, hankintahinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus. Epäselvässä tilanteessa hankintamenettelyn oikeellisuudesta on hyvä keskustella oman tilintarkastajan kanssa.

7 Rahapalkat Rahoituksen saaja tilittää henkilölle maksetusta rahapalkasta ainoastaan projektille tehtyä tehollista työaikaa vastaavan osuuden Työntekijä pitää itse työajanseurantaa tuntitasolla Teholliseen työaikaan ei lasketa palkallisia poissaoloja Tilitettäviin palkkoihin ei saa sisällyttää opetustyöhön käytettyjen tuntien palkkakustannuksia Palkkoja tilitettäessä liitteeksi toimitetaan palkkaerittely. Erittely voi olla organisaation omasta järjestelmästä tuotettu raportti tai Tekesin palkkaerittelylomake (T4). Erittelyn tulee kuitenkin sisältää samat tiedot kuin on lomakkeessa T4

8 Henkilösivukustannukset (hsk) Henkilösivukustannukset (mm. palkallisista poissaoloista kertyneet palkat, lomarahat, sosiaaliturvamaksut) kohdistetaan projektille hsk-kertoimen avulla, joka on prosenttiosuus projektille kohdistettujen välittömien palkkojen määrästä Henkilösivukustannukset raportoidaan päätöksenmukaisilla kertoimilla, ellei organisaatio ole Tekesin kanssa muuta sopinut Tarkista omasta hallinnosta oikea menettely

9 Välilliset kustannukset (yleiskustannukset, yk) Välillisillä kustannuksilla tarkoitetaan sellaisia projektille kuuluvia kustannuksia, joita ei kohdisteta projektille suoraan Projektin kustannusten jaottelussa välittömiin ja välillisiin kustannuksiin tulee noudattaa organisaatiossa yleisesti käytettäviä periaatteita Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus palkka- ja henkilösivukustannusten summasta Välilliset kustannukset raportoidaan päätöksenmukaisilla yk-kertoimilla, ellei organisaatio ole Tekesin kanssa muuta sopinut Tarkista omasta hallinnosta oikea menettely

10 Matkakustannukset Projektin toteuttamisesta aiheutuvat matkakustannukset Matkakustannukset korvataan organisaation hallinnon säännösten ja määräysten mukaisesti. Jos omia säännöksiä ei ole, kustannukset hyväksytään Verohallinnon määräysten mukaisesti Hyväksyttäviä enintään siltä osin kuin ne noudattavat laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa

11 Aineet ja tarvikkeet Projektin toteuttamisen kannalta välttämättömät, tutkimusorganisaation ulkopuolelta ostetut aineet ja tarvikkeet hyväksytään laskutuksen mukaisina; sisäiset tilitetään omakustannushintaisina Ei sellaisia kustannuseriä, jotka kuuluvat rahoituksen saajan kustannuslaskennassa välillisiin kustannuksiin ja korvataan yleiskustannuskertoimella

12 Laiteostot Laiteostoja hyväksytään vain poikkeustapauksissa Tutkimuslaitteen hankintameno voidaan hyväksyä projektille, kun laite on pääosin projektin käytössä. Jos laitetta käytetään muussa toiminnassa, hankintameno hyväksytään niiltä osin, kun laitetta käytetään projektissa. Jos laitteen taloudellinen vaikutusaika on projektin kestoaikaa pidempi, hankintamenosta hyväksytään projektin kestoajalta kertyvien poistojen osuutta vastaava määrä Tutkimuslaitteella tarkoitetaan sellaista laitetta tai tutkimuksessa käytettävää ohjelmistoa, joka on välttämätön projektin toteuttamisen kannalta Henkilökohtaisten tietokoneiden, matkapuhelinten ja muiden laajemmin käytössä olevien välineiden hankintamenoa ei voida sisällyttää laiteostoihin. Tällaiset kustannukset ovat luonteeltaan tutkimustoiminnan välillisiä kustannuksia Jos projektin kustannusarvioon on hyväksytty laitteita, joita käytetään taloudelliseen toimintaan, tästä on ilmoitettava Tekesiin

13 Ostetut palvelut Projektin toteuttamisen kannalta tarpeelliset ostetut palvelut hyväksytään projektin välittöminä kustannuksina Projektin kustannusten tilintarkastuskulut ovat projektille hyväksyttäviä kuluja Projektin tulosten kaupallistamisen valmisteluun liittyviä palveluiden ostoja ei saa tehdä mahdolliselta tulosten kaupallistajalta Ostopalveluista saatavan suoritteen tulosten on tultava rahoituksen saajan omaan käyttöön Ostettaviin palveluihin ei saa sisällyttää rahoituksen siirtoja kolmannelle osapuolelle

14 Muut kustannukset Kohtaan muut kustannukset voidaan sisällyttää sellaiset projektista aiheutuneet välittömät kustannukset, joita ei voida sijoittaa mihinkään muuhun kustannuserään Muut kustannukset on aina eriteltävä kustannustilityksen lisätiedoissa tai tarvittaessa erillisellä liitteellä Jo olemassa olevien erityislaitteiden tai -tilojen käytöstä aiheutuneet kustannukset kohdistetaan usein suoraan kullekin laitteen tai tilan käyttäjälle. Kohdistus tehdään tuntiveloituksena tai muun käyttöä vastaavan perusteen mukaisesti. Tällaiset kustannukset voidaan hyväksyä projektin välittömänä kustannuksena esimerkiksi rivillä muut kustannukset

15 Kustannukset joita ei hyväksytä Myönnettyä rahoitusta ei saa käyttää vastikkeettomiin menoihin kuten apurahoihin, lahjoituksiin, palkintoihin tai muihin vastaaviin rahasuorituksiin Myönnettyä rahoitusta ei saa käyttää taloudellisen toiminnan kustannuksiin, edustuskuluihin eikä mainos- tai markkinointikustannuksiin. Edustuskuluilla ei tarkoiteta projektin toteuttamisen kannalta tarpeellisia ja kohtuullisia neuvottelukuluja, kuten ohjausryhmän työpalavereissa tarjottavia kokoustarjoiluja. Tarjoiluissa on noudatettava rahoituksen saajan omia määräyksiä kokoustarjoilun tasosta Kustannuksia, joita ei hyväksytä, ei voida sisällyttää projektin välittömiin eikä välillisiin kustannuksiin

16 Projektimuutokset Kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille etukäteen Yleisimpiä projektimuutoksia sisällöllinen muutos kustannuslajimuutokset aikataulumuutokset raportointipäivän siirto vastuullisen johtajan vaihtaminen Projektin toteuttamisen kannalta keskeisistä henkilömuutoksista ja muista merkittävistä muutoksista on välittömästi ilmoitettava Tekesille Muutoshakemus löytyy Tekesin verkkosivuilta Lähetetään Tekesiin suojatulla sähköpostiyhteydellä

17 Projektin tilintarkastajan tarkastusraportti Lopputilitykseen liitetään riippumattoman tilintarkastajan määrämuotoinen tarkastusraportti löytyy Tekesin verkkosivuilta ei valtion virastot ja laitokset (paitsi EAKR-projekteissa) vuoden 2016 rahoituspäätökset ja sitä uudemmat -> vain jos projektin hyväksytyn kustannusarvion loppusumma on yli euroa Raportti koskee projektin koko kestoaikaa ja kaikkia tilitettyjä kustannuksia Tilintarkastaja kiinnittää erityistä huomiota siihen, että projektikirjanpito ja työajan kohdentaminen on toteutettu rahoituspäätöksen yleisten ehtojen mukaisesti ja että jäljitettävyysketju on aukoton Tarkastusraportin kustannus voidaan hyväksyä projektille Tekesiin toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksutosite