KUNTAPRO OY TARJOUSPYYNTÖ 1 ( 8 ) 1. YLEISTÄ KuntaPro Oy on palvelukeskusyhteenliittymä, joka tarjoaa kunnalle kaikki taloushallinnon ja palkkahallinnon ratkaisut. Palveluihin kuuluvat kuntien ja kuntapäättäjien puolesta myös hankintapalvelut, kilpailutus- ja rekrytointipalvelut sekä ICT-palvelut. Kuntajohdolle suunniteltujen työkalujen avulla kuntapäättäjä voi seurata kuntansa talouden tilaa ja verrata kuntien suoritehintoja toisiinsa. KuntaPro on myös osa Sitran kuntaohjelman palvelukeskushanketta. KuntaPro-palvelut tuotetaan kahden yrityksen, Seutukeskus Oy Hämeen ja Taloustuki Kuntapalvelut Oy:n kautta. Molemmilla yrityksillä on erittäin vahva kunta-alan tuntemus. KuntaPro:n tärkein päämäärä ja olemassaolon tarkoitus on auttaa kuntaa tehostamaan toimintaansa. Tämän vuoksi KuntaPro pystyy tarjoamaan talous- ja palkkahallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja vastata alan tämänhetkiseen hintakilpailuun. Yhdessä yrityksellä on palveluksessaan yli 130 työntekijää. 1.1. Kilport Juha - kilpailutuspalvelu Hankintayksikkö käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport Juha - kilpailutuspalvelua. Kilport Juha mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Kilpailutukseen osallistuva yritys saa avoimesti ladata tarjouspyyntöasiakirjat itselleen Kilport Juha - palvelun kautta. Tarjousten jättäminen Kilport Juhassa -järjestelmään opastetaan myöhemmin kohdassa "tarjousten jättäminen". 2. HANKINNAN KUVAUS 2.1. Hankinnan perusta Hankinta koskee: talouden ohjauksen kuntavertikaalin (kuntamalli, eli kunta-asiakkaiden taloushallintojärjestelmä) toteutuksen vaatimusmäärittelyt täyttävää sovellusta (esimerkiksi Microsoft Dynamics AX tai vastaava). Vastaava muu sovellus sopii tarjontaan, mikäli Microsoft Dynamics AX ei kuulu tarjontaanne tai mielestänne joku muu yleisesti markkinoilla oleva ratkaisu sopii näkemyksenne mukaan tarkoitukseen paremmin. tarjotun sovelluksen määrittelyä, rakentamista ja käytön pilotointia sekä käyttöönottoa järjestelmän lisenssejä ja ylläpitoa sekä impelementointia eri suuruisten organisaatioiden käyttöön Tarjottavan taloushallinnon tietojärjestelmän mallinnuksen ja hankinnan laajuus on tehtävätasolla esitetty tarjouspyynnön liitteellä (Mallinnusliite.doc). Mallinnus käsittää sekä määrityksen että käytännön pilotoinnin kahdessa kohteessa vuoden 2011 aikana.
KUNTAPRO OY TARJOUSPYYNTÖ 2 ( 8 ) 2.2. Hankinnan tavoite Kilpailutuksen tavoitteena on valita yksi taloushallinnon ratkaisu KuntaPro Oy:n asiakkaiden taloushallintojärjestelmäksi. Asiakkuudet koostuvat kunnista, kuntayhtymistä ja kuntien tai kuntayhtymien omistamista yrityksistä. Ratkaisun tavoitteena on standardoida ja siten tehostaa taloushallinnon prosesseja etenkin raportointia ja toimintoja automatisoimalla. Tavoitteena on jakaa raportteja loppuasiakkaille sähköisessä muodossa portaalien tms. kautta. KuntaPro Oy:llä ei ole tällä hetkellä yhteisiä ohjelmistoja tai yhtenäisiä prosesseja palveluidensa tuottamiseen, vaan kokonaisuus koostuu erillisistä järjestelmistä kahdessa palvelukeskuksessa, järjestelmät ovat yhteydessä toisiinsa joko automaattisin tai manuaalisin liittymin. Hankittavalla järjestelmällä tuotetaan jatkossa KuntaPro Oy:n nykyisten ja tulevien asiakkaiden talouspalvelut. Järjestelmän tulee olla skaalautuva, siten että sillä voidaan tuottaa palvelut rajoittamattomalle määrälle alle 100 000 asukkaan kuntia. 2.3. Sopimusaika Mahdollinen ylläpitopalvelusopimus on voimassa 5 vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana kalenterivuosi kerrallaan. Toimitussopimus on tavoitteena allekirjoittaa alkusyksystä 2010. Solmittava sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. 2.4.Muuta Hankinta toteutetaan EU-kynnysarvot ylittävällä avoimella menettelyllä. Hankinnasta on ilmoitettu HILMA-palvelussa. 3. HANKINNAN VAATIMUKSET 3.1. Hankinnan perusvaatimukset Tarjuspyynnön kohteena olevan järjestelmän tulee toimia palvelukeskusympäristössä (moniyritysmalli) sisältää yhtenä kokonaisuutena ainakin kirjanpidon ja sisäisen laskennan, laskutuksen, materiaalihallinnon, käyttöomaisuuden sekä osto- ja myyntireskontrat. toimia skaalautuvasti esim. 50 eri kokoisen kunnallisen organisaation taloushallintoa hoitavassa palvelukeskuksessa olla monistettavissa niin, että kerran tehdyt ratkaisut saadaan siirrettyä uusiin yrityksiin helposti ja edullisesti kattaa konsernikäsittelyn ja olla liitettävissä tarvittaessa osaksi toiminnanohjausjärjestelmää 3.1.1. Järjestelmän omistus
KUNTAPRO OY TARJOUSPYYNTÖ 3 ( 8 ) Mallinnuksella hankittava järjestelmä hankitaan KuntaPro Oy:n omistukseen. Järjestelmää ovat oikeutettuja käyttämään ilman eri kilpailutusta myös kaikki KuntaPro Oy:n nykyiset ja tulevat omistajat. 3.1.2. Pilotointi KuntaPro Oy:n tarvitsema kokonaisuus on verrattain laaja johtuen mm. asiakkaiden kokoeroista. Ensi vaiheessa toteutuksen on tarkoitus olla riittävä pienten kuntien ja näiden yritysten prosessien kattamiseksi. Mahdollisina pilottiasiakkaina tavoitellaan kahta erityyppistä organisaatiota, jotka kuvaavat melko hyvin ratkaisun yleistarpeita. KuntaPro Oy:n nykyisistä asiakkaista pilottasiakkaina toimivat pienehkö kunta ja kuntaomisteinen osakeyhtiö. 3.2. Tarjoajan soveltuvuus 3.2.1. Tarjoajan taloudellinen suorituskyky Tarjoajalta edellytetään, että se on merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin suorittanut lainsäädännön mukaisten verojen ja sotu-maksujen maksamisen suorittanut työntekijän eläkelakien mukaiset maksut kahden edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta tehnyt liikevoittoa tai tarjoaja muulla hyväksyttävällä tavalla osoittaa hankintaan nähden riittävän vahvan taloudellisen aseman Tarjoajan on esitettävä viimeksi vahvistettu tuloslaskelma ja tase. 3.2.2. Tarjoajan tekninen suorituskyky Tarjoajalta edellytetään, että se sitoutuu jatkokehittämään tarjoamaansa tuotetta vähintään 5 vuoden ajan tuotteen käyttöönotosta lukien toteuttaa asiakaspalautteen perusteella versiopäivityksiinsä tuotekehitystä asiakkaiden maksamiin ylläpitopalvelumaksuihin sisältyen antaa palvelun suomen kielellä toteuttaa ohjelmiston käyttöliittymän ja ohje/ohjelmamateriaalit suomenkielisinä varmistaa lähdekoodin olevan toimittajan omistuksessa, hallinnassa tai vaihtoehtoisesti ohjelmisto perustuu avoimen lähdekoodin ohjelmistoon tarjoaa valmisohjelmistoa, jossa säännölliset päivitykset osana tukisopimusta varmistaa implementoinnin (uusiin asiakkaisiin monistamisen) toteuttamisen ainakin osittain KuntaPro Oy:n omana työnä. varmistaa tuotteen olevan pilottikäytössä 1.1.2011 alkaen ja tuotantokäytössä 1.1.2012 alkaen Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta
KUNTAPRO OY TARJOUSPYYNTÖ 4 ( 8 ) 3.3. Alihankinta Tarjoaja vastaa mahdollisten alihankkijoiden töistä kuin omistaan. Sopimuskumppanina tilaajalle toimii vain tarjouksen jättänyt taho. 3.4. Muut asiat Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Myyjällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoushintojen tulee olla voimassa 6 kk tarjousten jättöpäivästä lukien. Tuotettavien palveluiden osalta palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan henkilötietolakia (523/99) ja muita voimassa olevia lakeja, viranomaismääräyksiä sekä asetuksia. 4. TARJOUKSEN HINNOITTELU 4.1. Hinnoitteluperusta Tarjous hinnoitellaan hinnoittelulomakkeella (tarjouksen hintaliite.xls). Muussa muodossa hinnoiteltu tarjous on tarjouspyynnön vastainen. Tarjousliitteessä hinnat tulee määritellä tarjouspyyntöä täydentävän liitteen (Hintaliitteen_täyttöohje.doc) mukaisesti. Hankintapätöksessä tarjoushintana käytetään hankinnan kokonaishintaa tarjousliitteen mukaisesti määriteltynä. Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa. 4.2. Hinnoittelun kattavuus Hinnoitteluliitteen hintojen on sisällettävä kaikki pyydetyn palvelun tuottamisesta ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat kustannukset, jotka tarjoaja ostajalta sopimusaikana veloittaa. Yhteisesti sovituista lisäpalveluista sovitaan erikseen. Hinnoitteluliitteessä annetut hinnat sisältävät kaikki palvelusta aiheutuvat kustannukset, mm sopimusaikainen ylläpito/huolto-/viankorjauspalvelu, versiopäivitykset sekä muut toimitus- ja käyttöönottokustannukset. Hinnoitteluliitteeseen ei saa lisätä tai poistaa muita kustannuksia sisältäviä lisärivejä. 4.3. Hintojen muuttumismenettely Tarjoushintojen tulee olla sitovasti voimassa 31.12.2012 asti. Tämän jälkeen hinnat ovat kiinteästi voimassa kalenterivuoden kerrallaan. Mahdolliset hinnanmuutokset tulee esittää ja määritellä tarjouksessa. Esitys hintojen muuttumiselle on tehtävä viimeistään 4 kuukautta ennen edellisen kalenterivuoden päättymistä. HInnanmuutokset astuvat voimaan vasta molempien sopijapuolten hyväksyttyä muutoksen.
KUNTAPRO OY TARJOUSPYYNTÖ 5 ( 8 ) 5. TARJOUKSEN HYVÄKSYMINEN Tarjouksista hyväksytään hinnaltaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteereinä ovat tarjoushinnan lisäksi järjestelmän käyttöönotto ja järjestelmän käytön itseoperoitavuus. Valintaperusteet, niiden painoarvot ja tarkemmat perustelut: Järjestelmän käyttöönotto 30 % selvitys pilotoinnin ja käyttöönoton toteuttamisesta toteuttamisten realistisuus Järjestelmän käytön itseoperoitavuus 30 % mahdollisuus toimia huomioiden toiminnot ja kuntakoot toteuttamisen helppous Tarjoushinta 40 % tarjoushinnan edullisuus tarjousliitteen kokonaishinnan mukaisesti Arvioinnin toteutus Arviointikriteerien painoarvoprosentit muutetaan tarjousten arvioinnissa pisteiksi. Hankinnan arvioinnissa tuotteiden käyttöön soveltuvuuden ja toimintakuvauksen maksimipistemäärä on 60 ja hinnan 40 pistettä. Hinnan painoarvot pisteytetään siten, että halvin tarjoushinta saa 40 pistettä ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan tarjoushintaan kaavalla halvin tarjous/tarjous * 40. Laadullisten arviointikriteerien painoarvot arvioidaan tarjousten arviointityöryhmässä käyttäen asteikkoa 1-10. Painoarvot muuttuvat pisteiksi, kun arviointityöryhmän antama keskiarvo kokonaislukuina kerrotaan ilmoitetulla painoarvoprosentilla. Eniten pisteitä saanut tarjous valitaan toimittajaksi. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä. 6. TOIMITUS- JA SOPIMUSEHDOT 6.1. Toimitukselliset ehdot Takuuaika toimivalle järjestelmälle on 18 kuukautta hyväksytystä tuotantokäytön toimituksesta. Tänä aikana havaitut virheet toimittaja korjaa veloituksetta omalla kustannuksellaan. Muina aikoina havaitut virheet toimittaja korjaa veloituksetta ylläpitopalvelusopimuksen voimassaoloaikana. Tilaajan maksuvelvollisuus tuotteesta ja sen ylläpidosta syntyy vasta kun tuote on asetettujen vaatimusten mukainen. Hankinnan kertamaksut maksetaan toimituksen
KUNTAPRO OY TARJOUSPYYNTÖ 6 ( 8 ) hyväksymistarkastuksen hyväksymisen jälkeen. Koulutuspäivät maksetaan koulutuksien tapahduttua jälkikäteen. Ylläpitomaksut maksetaan kuukausittain. Maksuehto on 21 pv netto hyväksyttävän laskun saapumisesta. 6.1.1. Laskutus Toimittajan on kyettävä verkkolaskutukseen ilman erillistä veloitusta. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön ja siihen annettuun tarjoukseen. Laskutuslisiä tms. kustannuksia ei hyväksytä. 6.2. Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan JIT 2007 ehtoja. Sopimusneuvotteluissa voidaan lievältä osin sopia poikkeuksista JIT 2007 ehtoihin edellyttäen, että molemmat sopijapuolet hyväksyvät ko. poikkeukset. Mahdolliset järjestelmän käyttöoikeudet jäävät ylläpitosopimuksen päättyessä tilaajan omistukseen. Tilaaja pidättää kuitenkin oikeuden laajentaa tuotteen käyttöä koko nykyistä tai tulevaa omistajakuntaansa koskevaksi ilman erillistä kilpailutusta. 6.2.1. Hankintaan liittyvä sopimusperusta Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen vaan sopimus syntyy vasta sopimusasiakirjan allekirjoituksella. Sopimus, joka tulee voimaan sopimuksessa määritettynä ajankohtana, on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä tilaajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen. Hankintasopimus laaditaan ostajan sopimuspohjalle. Sopimusneuvottelut käydään tilaajan osoittamassa paikassa. Tilaaja pidättää oikeuden hankkia järjestelmän ylläpitopalvelun tämän tarjouskilpialun voittaneelta tarjoajalta, kilpailuttaa ylläpitopalvelun erikseen tai tuottaa ylläpitopalvelun itse. Tilaaja pidättää oikeuden hankkia järjestelmän käyttöön oikeuttavat lisenssit tämän tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta tai kilpailuttaa ne itse erikseen. Sopimustoimittajalla ei ole oikeutta siirtää tehtyä hankintasopimusta kolmannelle osapuolelle ilman ostajan kirjallista suostumusta. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon korvaamisesta toiselle sopijapuolelle. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti.
KUNTAPRO OY TARJOUSPYYNTÖ 7 ( 8 ) Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. JIT 2007 yleiset ehdot 5. JIT 2007 valmisohjelmistot 6. Tarjous liitteineen ja toimittajan omat lisenssiehdot (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) 6.2.2. Sanktiot Hankintayksikön nykyisen toiminnan ja uusasiakashankinnan merkittävyydestä johtuen valitun toimittajan tulee sitoutua jo tarjouksessaan pitäytymään tarjouspyynnön aikatauluihin. Mikäli hankinta ei kuitenkaan toteudu tarjouspyynnön mukaisessa aikataulussa hankintaan sovelletaan valitulle toimittajalle seuraavia sanktioita: pilottikäytön myöhästymisestä peritään kertakorvauksena 30.000 euroa ja tuotantokäytön myöhästymisestä peritään kertakorvauksena 100.000 euroa sekä lisäksi 10.000 euroa jokaiselta alkavalta viikolta 7. TARJOUSPYYNNÖN LISÄTIEDOT Mahdolliset hankintaa koskevat lisätiedot tulee pyytää Kilport Juhassa osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus. Ennen kysymysten jättämistä yrityksen tulee rekisteröityä Kilport Juhan käyttäjäksi. Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä kyseisen hankinnan kohdalla "Näytätoiminnon" alla avoimesti ja anonyymina. Hankintayksikkö vastaa kysymyksiin viimeistään hankinnan perustiedoissa määrittelemänä aikana. Vastaukset näkyvät samassa paikassa. Tarjoajien tasapuolisuuden turvaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. 8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN 8.1. Tarjouksen jättäminen Tarjoukset jätetään viimeistään 16.8.2010 klo 12.00. Tarjoukset jätetään Kilport Juha - palveluun osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus. Jättääkseen tarjouksen sähköisesti, yrityksen tulee ensimmäisellä kerralla rekisteröityä Kilport Juhaan osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus. Rekisteröinnistä yritys saa itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jolla pääsee kirjautumaan Kilport Juhaan. Rekisteröityminen ja tarjousten sähköinen jättäminen Kilport Juhaan on maksutonta.
KUNTAPRO OY TARJOUSPYYNTÖ 8 ( 8 ) Tarjous tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakioversioina. Tekstiasiakirjan yleisiä muotoja ovat word ja pdf. Vaadittu tarjousliite (excel-liite) tulee jättää xls-päätteisenä asiakirjana, jotta tarjousvertailu mahdollistuu. 8.2. Tarjouksen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. 8.3. Liike- ja ammattisalaisuudet Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassa pidettäviä. Kunta Pro Oy Olli Mäkelä toimitusjohtaja 9. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Tarjouspyyntöä täydentää oheinen mallinnusta koskeva asiakirja Taustaselvitys asiakastiedoista (Asiakaskokoselvitys.pdf) Tarjouksen hintaliitteen täyttöohje (Hintaliitteen_täyttöohje.doc) Hankinnan mallinnus (MallinnusLiite.doc) 10. TARJOUKSEN LIITTEET Tarjous ja alla olevat liitteet ovat hankinnan pakollisia liiteasiakirjoja. Tarjoajan on syytä huomioida, että tarjousasiakirjat tulee jättää vakiomuotoisina asiakirjoina (word, excel, ppt, pdf). Erityisesti tulee huomioida, että excel-liite tulee palauttaa xls-päätteisenä asiakirjana. tuloslaskelma ja tase (viimeisin) Tarjouksen hintaliite (Tarjouksen hintaliite.xls)