Siivouspalveluhankinta Satakunnan ammattikorkeakoulu SAMK Oy Tarjouspyyntö 01.12.2016 1 (7) 1. Yleistä Satakunnan ammattikorkeakoulu Oy (SAMK) www.samk.fi (http://www.samk.fi/) on 6300 opiskelijan ja yli 400 asiantuntijan monialainen, kansainvälisesti suuntautunut korkeakoulu. Koulutustarjonnan ja tutkimustoiminnan moninaisuudesta johtuen korkeakoulussa on runsaasti toiminnaltaan erilaisia tiloja. SAMKille valmistuu uusi kampus Porin keskusta-alueelle Asema-aukion viereen osoitteeseen Satakunnankatu 25. SAMK muuttaa näihin uusiin tiloihin toukokuusta 2017 alkaen ja opiskelu uudella kampuksella alkaa täydellä teholla syyskuun alussa 2017. Uudelle kampukselle siirtyy n. 280 työntekijää ja n. 3500 opiskelijaa. Samassa kiinteistössä SAMKin kanssa tulee toimimaan myös K-kauppa ja apteekki. Näiden tilojen siivous ei kuulu hankinnan piiri 1.1. Hankintayksikkö Hankintayksikkönä on Satakunnan ammattikorkeakoulu Oy (Y-tunnus 2388924-4). Tässä kilpailutuksessa hankintayksikkö käyttää sähköistä Kilport -ohjelmistoa. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankintalain mukaiset tarjouspyynnöt julkaistaan myös HILMA -ilmoituskanavalla. Kilpailutukseen osallistuva yritys saa avoimesti ladata tarjouspyyntöasiakirjat itselleen Kilportissa. Tarjousten jättäminen Kilport ohjelmistoon opastetaan myöhemmin kohdassa "tarjousten jättäminen". 2. Hankinnan kuvaus Tarjouspyyntö käsittää siivouspalvelun hankinnan uuden SAMK Kampus Porin puhtaanapitoon. Hankinta käsittää sekä ylläpito- että perussiivouksen. 2.1. Kohteen perustiedot Uuden kampuksen laajuus on n. 19 300 m2. Siivottava pinta-ala on tätä hieman pienempi. Kampuksella on hyvin erityyppisiä tiloja, henkilöstön monitilaympäristöjä, neuvotteluhuoneita, ryhmätyötiloja, jaettavia monimuotoluokkia, tekniikan koulutuksessa tarvittavia laboratorioita, sosiaali- ja hoitotyön koulutuksessa tarvittavia terapia- ja hoitoluokkia, tasalattiainen monitoimisali, lounasravintola, tiedekirjasto ym. Kampus on avoinna yleensä kuutena päivänä viikossa, ma-pe klo 8-20 ja lauantaisin arviolta klo 9-15, jolloin opetustiloista on käytössä noin kolmannes. Kaikki tilat ovat uusia. Kampus on esteetön. Tämä on huomioitava siivousaineiden ja tapojen valinnassa. Kampus on savuton. Jos siivottavassa pinta-alassa tapahtuu olennaisia muutoksia sopimuskauden aikana, palvelumaksun muutoksesta sovitaan yhdessä. Tarjouspyyntö käsittää siivouspalvelun hankinnan uuden SAMK Kampus Porin puhtaanapitoon. Hankinta käsittää sekä ylläpito- että perussiivouksen.
Kohteen pohjapiirustukset ja julkisivukuvat löytyvät kappaleesta 9 Tarjouspyynnön liitteet, jossa on linkki SAMK:n sivuille. 2.2. Sopimusaika 2 (7) Siivouspalvelun hankintasopimus alkaa 1.5.2017 ja päättyy 30.4.2021. Mahdollinen optioaika sen jälkeen on kaksi vuotta. SAMK päättää option käyttämisestä viimeistään neljä kuukautta ennen sopimuskauden loppua. Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen entisin ehdoin. SAMK pidättää myös oikeuden jatkaa sopimusta aina siihen saakka, kunnes seuraavan tarjouskilpailun tulos on saanut lainvoiman. Tästä neuvotellaan palvelun tuottajan kanssa erikseen. 2.3. Hankintamenettely Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä EU-hankintana. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. 3. Hankinnan vaatimukset 3. Siivouspalvelua koskevat vaatimukset 3.1. Palvelutasovaatimus Tarjouspyynnön liitteenä on hankintayksikön laatima palvelutasovaatimus kohteiden tiloista, siivoustiheydestä sekä laadullisesta vaatimustasosta. Niiden mukainen toiminta on perusedellytys tarjouksen ottamiseen tarjousvertailuun. Vuodenvaihteessa 2017/ 2018 tarkastetaan palvelutasovaatimuksen sisältö, kun nähdään, miten hyvin se vastaa tarkoitusta. Samalla selviää viikonloppukäytön laajuus. Tarkennukset tehdään ja sovitaan yhdessä tilaajan ja palvelun tuottajan kanssa. Opetus ja henkilöstön työtilojen sekä monitoimisalin tulee olla siivottuna päivittäin klo 8.00 mennessä. Tilat siivotaan palvelutasovaatimusten mukaisesti, sisältäen kaikki tilaluettelon tilat. Kulkuluvat ja toiminta tiloissa sekä yleinen perehdytys sovitaan riittävän tarkasti ennen toiminnan aloittamista. 3.1.1. Opetuksellinen ja opetukseton aika Opetuksellinen aika on 1.1-15.6. ja 15.8.- 31.12. Ajankohtiin liittyvät lomat ajoittuvat viikoille 8 ja 43, jolloin kampuksella on opetustoimintaa vähemmän, arviolta 40 % normaalikuormituksesta. Vuodenvaiheen tienoilla opetuksessa on n. 2 viikon tauko. Opetuksettomana aikana 16.6.- 14.8. suurin osa opettajista on vapaajaksoilla. Muun henkilökunnan tavanomainen kesälomakuukausi on heinäkuu ja osin myös elokuu. Opetuksettomana aikana kampuksella voidaan järjestää satunnaisia kesäopintojaksoja ja tiloissa voi olla muuta toimintaa kuin opetusta. Kirjasto on kiinni vuodenvaihteessa viikon ja heinäkuussa n. kolme viikkoa. Ravintola on auki läpi vuoden. Perussiivous suoritetaan opetuksettomana aikana palvelutasovaatimuksen mukaisesti. Mahdollisista erillissiivouksista sovitaan valitun palveluntuottajan kanssa erikseen. 3.1.2. Siivouspalvelun seuranta, valvonta ja kehittäminen
Siivouksen laadullista ja toiminnallista tasoa seuraavat Porin kaupungin puhdistuspalvelupäällikkö sekä SAMKin kiinteistö- ja turvallisuuspäällikkö, joka samalla toimii myös kohteen vastuullisena yhteyshenkilönä. Kohteen käytännön seurantaa ja valvontaa suorittavat myös vahtimestarit. 3 (7) Kolme kertaa vuodessa pidetään tilaajan ja palvelun tuottajan yhteinen arviointipalaveri siivouspalvelun toimivuudesta. Palvelun tuottaja seuraa omaa laadunseurantaa ja raportoi vähintään kaksi kertaa vuodessa em. henkilöille. Palvelun tuottaja järjestää näiden lisäksi kaksi kertaa vuodessa laatukyselyn henkilökunnalle, kerran keväällä ja kerran syksyllä, jonka jälkeen pitää palaute- ja perehdytystilaisuuden SAMKin henkilökunnalle ja opiskelijoille siivoukseen liittyvistä asioista. Palvelun tuottaja ja tilaaja sitoutuvat yhdessä aktiivisesti etsimään keinoja, joilla henkilöstön ja opiskelijoiden tyytyväisyys siivouksen laatuun pysyy korkealla. SAMK voi rehtorin päätöksellä vuosittain hyvittää siivouspalvelun tuottajaa erikseen sopimusneuvottelujen yhteydessä sovittavalla tavalla. Hyvitys voi maksimissaan olla 2 % verottomasta vuosilaskutuksesta. Palvelun tuottaja ja tilaaja sitoutuvat edelleen yhdessä aktiivisesti etsimään keinoja, joilla siivouskustannusta saadaan pienennettyä laatua laskematta. Kun tällaisesta keinosta on yhdessä sovittu ja se otettu käyttöön, jaetaan saatu hyöty tasan palvelun tuottajan ja tilaajan kesken. Mikäli palvelun tuottaja ei ole toiminut palvelutasovaatimuksen mukaisesti eikä siivouspalvelusuoritus tästä syystä täytä sopimuksen mukaisia laatuvaatimuksia, SAMK reklamoi välittömästi kirjallisesti (sähköpostilla) palvelun tuottajaa havaituista puutteista. Palvelun tuottajalla on oikeus viimeistään seuraavan työpäivän aikana korjata puutteellinen suorituksensa. Reklamaatiotilanteessa jäljempänä luetellut kiireelliset työt on kuitenkin suoritettava välittömästi reklamoinnin jälkeen. Vasteaika on tällöin 1 tunti. Vasteaika tarkoittaa, että siivoustyö on suoritettu yhden tunnin aikana palvelupyynnöstä laskien. Näitä ovat saniteettitarvikkeiden täydennykset sosiaali- ja saniteettitilojen laatupoikkeamien korjaavat toimenpiteet pääsisäänkäynnin sekä aulojen, kokous- ja edustustilojen laatupoikkeamien korjaavat toimenpiteet ja eritetahrojen poistot. Mikäli palvelusuoritusta ei reklamaatiosta huolimatta ole tehty kohtuullisessa ajassa tai sen laatua ei reklamoinnista huolimatta ole kohtuullisessa ajassa saatu vastaamaan sopimuksessa sovittua palvelutasovaatimusta, on SAMKilla oikeus vähentää sopimushinnasta enintään 500 (alv 0 %) / reklamaatio. Sanktio vähennetään välittömästi kohdekuukauden tai seuraavan kuukauden palvelumaksusta. Erikseen tilattavat tai palvelukuvaukseen kuuluva perussiivous suoritetaan yhdessä sovittuun ajankohtaan mennessä. Mikäli perussiivouksia ei ole suoritettu sovittuun päivämäärään mennessä, maksaa palvelun tuottaja SAMKille viivästyssakkoa jokaiselta alkavalta viikolta 1000. 3.2. Siivouspalvelun sisältö Palveluntuottaja toimittaa tarvittavat siivousaineet, -välineet ja -koneet. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan kiinteistön lajitteluohjetta ja toimittamaan lajittelun mukaiset biojätepussit, roskapussit ja jätesäkit.
Palveluntuottajan on hyväksytettävä käyttämänsä siivouskoneet ja aineet tilaajalla hyvissä ajoin ennen niiden hankkimista tai käyttöönottoa. Palveluntuottaja hankkii tilaajan hankintasopimuksen mukaisesti ja nimiinsä hygieniatarvikkeet sekä huolehtii niiden täytön annostelijoihin. 4 (7) 3.3. Palveluntuottajalta edellytettävät vaatimukset 3.3.1. Yrityksen kelpoisuusehto Tarjoajalla tulee olla kokemusta vastaavanlaisista tai -kokoisista siivouspalvelutehtävistä ja tarjouksessa on esitettävä referenssit Suomessa sijaitsevista kohteista viimeisen kahden vuoden ajalta. Tarjoajan on kuuluttava ennakkoperintärekisteriin ja esitettävä pyydettäessä verojäämätodistus sekä todistus sosiaaliturva- ja eläkemaksujen täyttämisistä. Tarjoajalla tulee myös olla riittävä, (minimi 300.000 euron suuruinen) vastuuvakuutus, jossa on myös korvausvastuu kolmansille osapuolille ja omavastuu enintään 5.000 euroa. Ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista tarjoajan on esitettävä vakuutustodistus voimassaolevasta vastuuvakuutuksesta. Tarjoajan liikevaihdon tulee olla vähintään 500 000 viimeksi päättyneeltä tilikaudelta. 3.3.2. Toimipiste Tarjoajalla tulee olla toimipiste Porissa tai seutukunnalla, josta palvelu logistisesti ja kestävän kehityksen periaatteita noudattaen voi luotettavasti toimia. 3.4. Siivouspalvelulta edellytettävät vaatimukset Työntekijöilta edellytetään laitoshuoltajan tai palvelutuottajan antamaa vastaavaa koulutusta sekä siivousalan työkokemusta. Laitoshuoltajien edellytetään käyttävän yhtenäistä työasua, henkilökorttia ja heiltä odotetaan asiallista käyttäytymistä. Laitoshuoltajien tulee osata suomen kieltä sekä suullisesti että kirjallisesti. Laitoshuoltajilla tulee olla suoritettuna siivouskone ajokortti. Kohteesta vastaavalla työnjohtajalla tulee olla vähintään siivousteknikon tai alan restonomin tutkinto ja työkokemusta siivousalan esimiestyöstä. Työnjohtajan tulee olla tavoitettavissa kohteessa päivittäin klo 8-14 välisenä aikana. 3.5. Alihankinta Palveluntuottajalla on mahdollisuus käyttää alihankintaa osana palvelua. Alihankinta on hyväksytettävä tilaajalla etukäteen. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. 3.6. Palvelukuvaus Siivouspalvelun laadullinen toiminta tulee esittää erillisellä, tarjoukseen liitettävällä palvelukuvauksella. (max 3 A4 sivua). Palvelukuvauksessa tarjoaja määrittelee toimintatapansa tämän hankinnan siivouspalvelun toteuttamisessa tarjouspyynnön vaatimuksiin vastaten. Erityisesti tulee määritellä lattioidenhoito- ja konemenetelmät siivoustaajuuksin ja tilatyypeittäin. Palveluntuottajan tulee myös määritellä kohteissa käyttämänsä siivouskoneet. Palvelukuvauksessa tarjoaja varmentaa myös siivouspalvelun toimintavarmuuden toteutumisen. Palveluntuottajan tulee määritellä vuosisuunnittelun ohella päivittäiseen siivoukseen käytettävän työajan ja henkilömäärän. Henkilömäärän tulee olla riittävä
vaaditun puhtaustason saavuttamiseksi. Niin ikään henkilöstön kehittäminen ja koulutus tulee sisällyttää palvelukuvaukseen. Tarjoukseen ei sisällytetä yrityksen markkinointi- tai yleisesitteitä. 5 (7) Palvelukuvaus liitetään sopimukseen sopimusasiakirjaksi. 3.7. Tilaajavastuu Hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Hankintayksikkö varmistaa tilaajavastuulain toteutumisen viimeistään ennen hankintasopimuksen tekemistä. 3.8. Muut vaatimukset Hankinnassa noudatetaan tarjouspyynnön liitteenä olevaa vastuunjakoa. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 3 kk tarjousajan päättymisestä. 4. Tarjouksen hinnoittelu Tarjouksen hinnoittelun tulee sisältää kaikki siivouspalvelun kustannukset. Tarjousten hintavertailu toteutetaan siivouksen vuosikustannuksena. Vuosikustannus käsittää sekä ylläpitosiivoukset että perussiivouksen, alv 0 4.1. Hinnoitteluperuste Tarjouksessa on ilmoitettava seuraavat hinnat: ylläpitosiivous opetuksellisena aikana /vko että /vuosi, alv 0 %. ylläpitosiivous opetuksettomana aikana /vko että / vuosi, alv 0% perussiivous / vuosi, alv 0 %. 4.2. Tarjouslomake Tarjoushinta annetaan liitteenä olevalla tarjouslomakkeella. Tarjouksen on oltava voimassa kaksi kuukautta sen jättämisestä. 4.3. Hintamuutokset Tarjoushinnan tulee olla kiinteästi voimassa 30.4.2018 saakka.tämän jälkeen hinta sidotaan palkansaajien ansiotasoindeksiin sopimusneuvotteluissa sovittavalla tavalla. 5. Tarjouksen hyväksyminen Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Tämä tarkoittaa, että jos tarjoaja täyttää hankinnalle kohdassa 3. asetetut vaatimukset, niin valintaperusteena on halvin tarjoushinta. 6. Toimitus- ja maksuehdot 6.1. Maksuehto ja laskutusehto Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen. 6.2. Hankintasopimus Hankinnasta laaditaan kirjallinen hankintasopimus sen jälkeen, kun päätös hankinnasta on saanut lainvoiman. 6.3. Reklamointi ja sopimuksen mahdollinen purkaminen
Mikäli palvelussa on huomautettavaa, asiasta reklamoidaan palveluntuottajaa. Reklamointiprosessi toteutetaan kirjallisesti ja siihen palveluntuottajan tulee vastata myös kirjallisesti viiden päivän kuluessa reklamoinnin tekemisestä. Jos hankintayksikön näkemys palvelunlaadusta reklamoinnista huolimatta ei vastaa palvelutasovaatimusta, hankintayksikkö neuvottelee hinnanalennuksesta tai 3 kirjallisen reklamaation jälkeen purkaa palvelusopimuksen 2 kuukauden irtisanomisajalla. 6 (7) Hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä 6.4. Julkiset sopimusehdot Hankintaan sovelletaan muilta osin julkisia yleisiä sopimusehtoja, JYSE 2014 Palvelut. 7. Tarjouspyynnön lisätiedot 7.1.Hankinnan esittely Hankintayksikkö edellyttää tarjouksen tekemiseksi kohteeseen tutustumisen. Koska kohde on vielä rakenteilla ja kulkeminen siellä rajoitettua, kohteeseen voi tulla tutustumaan korkeintaan kaksi henkilöä tarjousta tekevästä yrityksestä. Kohteen esittely pidetään 12.12.2016 klo 12.00 alkaen työmaalla osoitteessa Satakunnankatu 25. Kokoontuminen parkkipaikalla. Esittelytilaisuuteen tulee ilmoittautua Harri Vihtilälle, harri.vihtila@samk.fi, (mailto:harri.vihtila@samk.fi) viimeistään 9.12.2016. Esittelytilaisuudessa ei vastata kysymyksiin, vaan esille nousevat kysymykset tehdään Kilport-ohjelmistossa, jossa niihin vastataan kirjallisesti. 7.2. Kysymykset ja niihin vastaaminen Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää Kilport- ohjelmistossa osoitteessa https://kilport.fi (https://juha.kilport.fi/ilmoitus%20viimeist%8a%8an%20%20xx.xx)viimeistään 29.12.2016 klo 12. Ennen kysymysten jättämistä tarjoajan tulee rekisteröityä Kilport- ohjelmiston käyttäjäksi. Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä kyseisen hankinnan kohdalla Näytä- toiminnon alla avoimesti ja anonyyminä. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman reaaliajassa ja viimeistään 03.01.2016 kello 12:00 mennessä. Vastaukset näkyvät edellä mainitussa paikassa. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. 8. Tarjouksen jättäminen 8.1. Kilport -tarjousten jättäminen Tarjoukset jätetään viimeistään 13.01.2016 klo 12.00. Tarjoukset jätetään Kilportpalveluun osoitteessa https://kilport.fi. Jättääkseen tarjouksen, yrityksen tulee ensimmäisellä kerralla rekisteröityä Kilportohjelmistoon osoitteessa https://kilport.fi/. Rekisteröinnistä yritys saa itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jolla pääsee kirjautumaan Kilport-ohjelmistoon. Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakioversioina, joita ovat pdf, word, ppt ja excel. 8.2. Asiakirjojen julkisuus
Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen. Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa erillisellä liitteellä. 7 (7) Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassa pidettäviä. 8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan. Satakunnan ammattikorkeakoulu Oy Jussi Koskinen kiinteistö- ja turvallisuuspäällikkö 9. Tarjouspyynnön liitetiedostot Tarjousta täydentävät liitetiedostot löytyvät SAMK:n sivuilta osoitteesta https://www.dropbox.com/sh/a0g6yi1ff56xhi3/aacbkejwj8xfs61t-wdkj6tra?dl=0 (https:/ /www.dropbox.com/sh/a0g6yi1ff56xhi3/aacbkejwj8xfs61t-wdkj6tra?dl=0) 10. Tarjouksen liitteet Tarjouksen liitteenä tulee toimittaa palvelukuvaus sekä tarjouslomake