Esimiehen pikaopas HRM Partners Oy Anitta Niemelä toimitusjohtaja 040 742 1110 anitta.niemela@hrmpartners.fi
Erotilanteiden johtaminen - irtisanomistilanteet tuotannollisista ja taloudellisista syistä Tavoite Antaa muutamia käytännön neuvoja hoitaa erotilanteita hyvin. A. Muutoksen johtaminen Henkilöstöön vaikuttavat muutosprosessit ovat aina herkkiä ja siksi vaikeita. Huolellisen suunnittelun ja valmistelun tarkoitus on minimoida kielteisten seurausten riskit. Riskejä ei kuitenkaan täysin voida poistaa. Prosessia suunniteltaessa on syytä ottaa huomioon eri henkilöstöryhmät ja heidän erityistarpeensa. Henkilöstöryhmien sisällä puolestaan yksilöiden, heidän kompetenssinsa, persoonallisuutensa ja elämäntilanteensa huomioon ottaminen parantaa lopputulosta. Muutokset toteutetaan niin, että ihmiset kokevat tulleensa oikeudenmukaisesti ja kunnioittavasti kohdelluiksi myös vaikeassa tilanteessa. Johdon ja esimiesten rooli on keskeinen prosessin onnistumisen kannalta. Siksi on tärkeää, että he hakevat varmuutta itselleen valmistautumalla ja valmentautumalla huolellisesti. Tällaisia muutoksia tarvitsee johtaa pienimpiä yksityiskohtia myöten. Suurpiirteisyys ja asioiden pitkittäminen kostautuu. Suunnittelu Sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Muutoksen toteuttamisessa se pitää paikkansa erittäin hyvin. Tilannetta analysoitaessa on syytä keskustella ja sopia myös mm. siitä, mitkä eri muutosvaihtoehtojen vaikutukset pidemmällä aikavälillä ovat, mitkä ovat liiketoiminnalliset, juridiset ja inhimilliset näkökulmat asiaan, ovatko ihmiset organisaatiossa kokeneet aiemmin samantapaisia muutoksia, millaisia kokemuksia yrityksellä ja sen johdolla ja esimiehillä on, mitä näistä voi oppia ja miten muutosprosessi halutaan toteuttaa yrityksen arvojen mukaisesti. Irtisanomisilla, varsinkin kun ne koskettavat useaa ihmistä, on kauaskantoiset vaikutukset, joita ei voi täysin hallita. Irtisanomiset vaikuttavat paitsi yritykseen, esimiehiin ja irtisanottaviin, myös jatkavaan organisaatioon, asiakkaisiin, muihin
Viestintä sidosryhmiin, useaan perheeseen ja vielä yrityksen työnantajakuvaan, maineeseen ja imagoon. Toinen tärkeä kokonaisuus on viestintä, sekä sisäinen että ulkoinen. On sitä parempi, mitä rehellisemmin ja avoimemmin asioiden etenemisestä voidaan viestittää. Oikea tieto leikkaa huhuilta ja spekulaatioilta siivet tehokkaimmin. Näissä tilanteissa tarvitaan paljon henkilökohtaisia tapaamisia johdon ja henkilöstön, esimiesten ja alaisten välillä. Sähköposti ja intranet eivät riitä. Myös käyttäytyminen ja kehonkieli ovat viestintää. Esimiesten valmennus Kolmas tärkeä asia on johdon ja esimiesten valmentaminen sekä se, että muutosprosessia johtavat ihmiset keskustelevat keskenään asioista, sopivat menettelytavoista, "kalibroivat" näkemyksiään samansuuntaisiksi ja viestittävät asioista organisaatiolle samalla tavalla. Tämä antaa varmuutta prosessin läpiviemiseksi johdonmukaisesti. Mikäli johto tai esimiehet ovat itse epävarmoja, he eivät uskalla kommunikoida avoimesti. Ympäristön reaktio esimiehen huonoon viestintään on helposti se, että esimies salaa jotakin. Tämä puolestaan on omiaan lisäämään huhuja. Harva meistä on erityisen kokenut tai rutinoitunut irtisanomisten toteuttamisessa ja oman joukkueen johtamisessa tällaisten muutosten läpi. Esimiehet ovat avainasemassa prosessin onnistumisen kannalta. Heidän tehtävänsä on toteuttaa tehdyt päätökset ja suojata yrityksen etuja ja samalla kuunnella ja ottaa huomioon omien alaisten reaktiot ja huolet. He ovat ikään kuin puun ja kuoren välissä. Irtisanottavien ihmisten päällimmäiset kysymykset esimiehille ovat, miksi tähän on jouduttu, miten lähtijät on valittu ja miksi minä. Tässä esimiehen on pysyttävä sovitussa linjassa. Ei pidä esimerkiksi lähteä puhumaan henkilökohtaisista työsuorituksista, kun irtisanomisten perusteet ovat tuotannollisia ja taloudellisia. Johtaminen Neljäs kokonaisuus on muutosprosessin johtaminen ja henkilöjohtaminen yrityksen arvojen mukaisesti. Etenkin tässä tilanteessa on tärkeää johtaa ihmisiä yksilöllisesti. Tämä tarkoittaa ihmisten kuuntelemista, aitoa läsnäoloa ja esimerkkinä olemista. On tärkeää, että johto ja esimieskunta ymmärtävät, mitä vaikutuksia irtisanomisilla on yksilöille: miten ihmiset reagoivat, mitkä ovat heidän huolensa ja millä tavalla surutyö
etenee. Samanaikaisesti pitää tasapainoilla koko prosessin johtamisen kanssa. Se vaatii määrätietoisuutta ja jämäkkyyttä. Ei ihme, että tätä osaa johtamisesta pidetään kaikkein hankalimpana. Henkilöstöön vaikuttava muutoksen johtaminen olisi helppoa, jos pelkkä rationaalinen ja looginen suunnittelu ja läpivienti riittäisi takaamaan hyvän lopputuloksen. Näissä tilanteissa kuitenkin tunteet saavat usein yliotteen. Seuraa tehtyjen suunnitelmien toteutumista koko ajan ja anna toteuttajille heidän tarvitsemansa tuki, oli se sitten yrityksen sisäistä tai asiantuntemusta ulkopuolelta. Ohjaa lähtijöitä, valmenna jatkavia ja ole kiinnostunut pienistäkin asioista, sillä ne saattavat olla toiselle isoja. Irtisanova esimies joutuu vastaamaan itselleen mm. seuraaviin kysymyksiin: Miksi tähän on tultu? Miksi minun pitää tämä tehdä? Miksi se on tehtävä juuri tälle alaiselle? Mitä tämä tarkoittaa oikeasti myös oman tulevaisuuteni kannalta? B. Irtisanomiskeskustelu Vastaus kysymyksiin Miten tähän tilanteeseen on tultu? Miten irtisanottavat on valittu? Miksi juuri minä? Irtisanomiskeskustelun vaiheet Perusteellinen valmistautuminen parantaa suoritusta oleellisesti. Mieti millainen henkilö tulee keskusteluun ja miten hän luultavimmin reagoi. Pohdi miten kutsut henkilöt tapaamiseen ja miten aloitat tämän haastavan tapaamisen. Aloituksen jälkeen on hyvä selkeästi kertoa työn loppumisesta ja siitä mitä se henkilön kannalta tarkoittaa. Hyvässä irtisanomiskeskustelussa lisäksi sovitaan jatkosta ja pohditaan miten muulle organisaatiolle asiasta kerrotaan. Hoida myös kaikki juridiset velvoitteet huolella.
Muistilista irtisanomiskeskusteluun valmistauduttaessa 1. Syy irtisanomiseen 2. Miten lähtijät on valittu 3. Vastaus kysymykseen miksi juuri minä 4. Mitä yt-neuvotteluissa on sovittu ja mitä sen jälkeen on päätetty 5. Ketkä ovat läsnä irtisanomiskeskustelussa 6. Miten hän tulee reagoimaan - osaako hän odottaa irtisanomista 7. Elämäntilanne 8. Milloin työvelvoite ja irtisanomisaika päättyvät 9. Mitä tukea hän yritykseltä saa: erokorvaus, uudelleensijoittumisohjaus 10. Minne hänet ohjataan heti keskustelun jälkeen 11. Mitä muille kerrotaan; kuka ja milloin 12. Onko juridisia ongelmia 13. Mahdolliset riskit yrityksen näkökulmasta (fyysinen vahinko, työyhteisö-vahinko, tietojärjestelmät, kulkuluvat )? Tyypillisiä reaktioita irtisanomiskeskustelussa Henkilöt voivat reagoida yllättävästi irtisanomiskeskustelussa. Reaktio voi olla esim. rakentava, aggressiivinen, psyykkinen sokki tai lamaannus. Esimiehen on tärkeää toimia kussakin tapauksessa henkilön reaktion edellyttämällä tavalla. Rauhallinen, provosoitumaton käytös edistää tilannetta parhaiten. Koska hyvät uutiset ovat irtisanomiskeskustelussa vähissä, muista korostaa esimerkiksi tarjottua uudelleensijoittumisvalmennusta henkilön tukena. Huolehdi, että henkilö ymmärtää yrityksen tarjoaman tuen muodot (esim. muutosturvan mukainen tuki, taloudellinen tukipaketti, uudelleensijoittumisvalmennus, työterveys) ja ottaa niistä käyttöön itselleen soveltuvat. C. Johda jatkavaa henkilöstöä Ohessa hyviä neuvoja johtaa jatkavaa henkilöstöä, jonka motivaatio loppujen lopuksi ratkaisee koko sopeutusprosessin onnistumisen yrityksen kannalta. Pystytäänkö luomaan positiivinen tekemisen meininki vai johtaako huono johtaminen sopeutuskierteeseen. 1. Viestitä tilanteesta rehellisesti, avoimesti, johdonmukaisesti ja säännöllisesti. 2. Tarkenna tavoitteet ja toimenkuvat, seuraa ja anna palautetta. 3. Suosi osallistavaa johtamista. 4. Anna työssä jatkavien ihmisten purkaa huoliaan ja tunteitaan. 5. Muista kertoa kaikki hyvät, pienetkin uutiset tulevaisuudenuskon ylläpitämiseksi.
6. Ole lojaali lähtijöitä kohtaan. 7. Johda aktiivisesti muutosprosessia. Ole kippari! D. Huolehdi itsestäsi Haastava muutosprosessi vie voimia. Jos esimies ei huolehdi omasta jaksamisestaan, hän ei kykene huolehtimaan muistakaan. Mistä siis itse saan voimia, tulisi olla esimiehen mielessä koko muutosprosessin ajan. Tämä pikaopas antaa Sinulle muutamia työkaluja. Konsultoimme yrityksiä ja valmennamme esimiehiä, jolloin voimme antaa syvällisempää tietoa ja taitoa erotilanteen hyvästä johtamisesta. Ota yhteyttä ajoissa! Ystävällisesti, HRM Partners Oy toimitusjohtaja 040 742 1110 anitta.niemela@hrmpartners.fi
HRM Partners Oy Helsinki Vattuniemenranta 2 00210 Helsinki puh. 010 832 0500 faksi 010 832 0550 Tampere Kuninkaankatu 19 B 19-20 33210 Tampere puh. 010 832 0570 faksi 010 832 0577 www.hrmpartners.fi hrm@hrmpartners.fi y-tunnus 1937510-1