1 (9) Henkilöarviointipalvelujen hankinta Sopijaosapuolet Sopimuksen yhteyshenkilöt: Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus ja Espoon kaupunki jäljempänä Asiakas Osoite Y 0101263-6 Asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot: Toimittajan yhteyshenkilön yhteystiedot: Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohde ja tavoitteet Tämä sopimus koskee Espoon kaupungin henkilövalintoihin liittyvien henkilöarviointien hoitamista. Henkilöarvioinnin kohderyhmänä ovat kaupungin ylimmän johdon tehtäviin sekä muihin vaativiin esimies- ja asiantuntijatehtäviin hakevat henkilöt. Palveluun voidaan sisällyttää myös muuta rekrytointiprosessissa avustamista. Hankinnan tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteessä 1. Asiakas ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Sopimusta käyttävät konserniyhteisöt Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä Asiakkaan konserniyhteisöt, sen jälkeen kun konserniyhteisö on siitä ensin sopinut Asiakkaan sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön kanssa. Asiakkaan sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa Toimittajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. Konserniyhteisö on oikeutettu käyttämään Asiakkaan ja Toimittajan välistä sopimusta välittömästi sen jälkeen, kun konserniyhteisö on ilmoittanut Toimittajalle laskutus-, ym. Toimittajan edellyttämät tiedot. Konserniyhteisöt ovat yhteisöjä, joissa Asiakkaalla on määräysvalta.
2 (9) Selvyyden vuoksi todetaan, että konserniyhteisö ei tule tämän sopimuksen sopijaosapuoleksi, eikä se voi siten esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen. Luettelo Asiakkaan konserniyhteisöistä on tämän sopimuksen lopussa. Sopimuksen käyttö Asiakas on solminut hankintaa koskevan sopimuksen kolmen puitesopimustoimittajan kanssa. Palvelun tilaaminen puitesopimustoimittajalta hoidetaan liitteen (kevennetty kilpailutus puitejärjestelyn sisällä) mukaisesti. Sopijaosapuolten vastuut Asiakas vastaa siitä, että työn suorittamiseen tarvittavat tiedot luovutetaan Toimittajan käyttöön sovitun aikataulun mukaisesti. Toimittaja vastaa siitä, että hänen suorittamansa arvioinnit ja muut sovitut tehtävät ovat sopimuksen mukaisia ja täyttävät voimassa olevien lakien, asetusten ja viranomaismääräysten vaatimukset. Jos Toimittajan suorittamissa arvioinneissa tai muissa sovituissa tehtävissä havaitaan virheitä tai puutteita, Toimittajalla on oikeus ja velvollisuus korjata virheet ja puutteet. Ellei Toimittaja Asiakkaan kirjallisesta kehotuksesta huolimatta korjaa edellä mainituissa arvioinneissa/tehtävissä esiintyviä virheitä tai puutteita kohtuullisessa ajassa, Asiakkaalla on oikeus korjauttaa ne Toimittajan kustannuksella. Toimittajan vastuu on voimassa, kunnes Asiakas on hyväksynyt työn. Toimittaja vastaa kuitenkin tämän jälkeenkin sellaisista vioista ja puutteista, joiden Asiakas näyttää aiheutuneen Toimittajan tahallisesta tai törkeästä laiminlyönnistä tai täyttämättä jääneestä suorituksesta, ja joita Asiakas ei ole kohtuuden mukaan voinut havaita ennen edellä mainitun vastuuajan päättymistä. Tästäkin vastuusta Toimittaja on vapaa, kun kymmenen vuotta on kulunut työn päättymisestä. Toimittajan Asiakkaalta saama hyväksyminen suunnitelmilleen ja toimenpiteilleen ei vapauta häntä vastuusta. Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimus on määräaikainen 1.6.2012-31.5.2015. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi yksi optiovuosi. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan noin 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiota ei välttämättä oteta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa.
3 (9) Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on hyväksytettävä asiakkaalla käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tilaaminen Asiakas voi tilata tuotteita/palveluita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilaus tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. Hinnat ja hintojen tarkistaminen ERP -järjestelmän kautta tehtäviä tilauksia varten toimittajan tulee ilmoittaa Asiakkaalle sähköpostiosoite, johon tilaukset lähetetään. Sähköpostiosoite ei saa olla henkilökohtainen. ERP -järjestelmästä tilaus lähtee PDF -muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Tilaustavasta sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään 31.5.2014 asti. Sopijaosapuolet voivat esittää tämän jälkeen hintoihin tarkistuksia, jotka on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Hinnantarkistuksia voidaan tehdä korkeintaan kerran vuodessa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Asiakkaalle osoitteeseen Hankintapalvelut, PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin hinnanmuutoksessa vedotaan. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään työvoimakustannusindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Toimittaja sitoutuu siihen, että tämän sopimuksen hinnat pysyvät kilpailukykyisinä koko sopimuskauden ajan. Varmistaakseen kilpailukykynsä Toimittaja pyrkii kehittämään jatkuvasti toimintansa tuottavuutta vähintään oman toimialansa tuottavuuskehityksen mukaisesti. Osapuolet seuraavat edellä mainittuja tuottavuus- ja hintakehitystietoja säännöllisesti. Asiakkaalla on oikeus käynnistää hinnantarkistusneuvottelut, mikäli edellä mainitut tuottavuus- ja hintakehitysseurannat antavat siihen aihetta. Hintojen alennuksista sovitaan kirjallisesti.
4 (9) Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Vakuutukset Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Asiakkaan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen. Asiakkaan sisäinen laskun kierrätys vaatii laskuun seuraavat tunnisteet/viitteet: ERP -järjestelmän kautta tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa tilausnumeroa. Paperisella tilauslomakkeella tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa reskontratunnusta, tilaajan koko nimeä ja tilaajan puhelinnumeroa. Laskut lähetetään osoitteella Espoon kaupunki Taloushallintokeskus PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Asiakas on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Asiakkaan OVT-tunnus on 003701012636 ja verkkolaskuoperaattori Enfo Oyj. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat.
5 (9) Reklamaatiot Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa Asiakkaan tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä. Sopimusseuranta Toimittajan tulee toimittaa rekrytointipalveluille vuosittain tammikuun 15. päivään mennessä raportti edellisenä vuonna suoritettujen palvelujen määrästä ja hinnasta tehtävittäin ja rekrytoinneittain ryhmiteltyinä (ylimmän johdon arvioinnit, esimiesten arvioinnit, asiantuntijoiden arvioinnit ja muu avustaminen). Sopimuksen siirtäminen Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Ylivoimainen este Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 3 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa.
6 (9) Sopimuksen muutokset Sopimuksen Irtisanominen Sopimuksen purkaminen Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (3 viikkoa) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut Tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista palveluista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet.
7 (9) Sopimuksen päättyminen Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Immateriaalioikeudet Asiakas saa omistusoikeuden laadittaviin arviointeihin ja muihin arviointien yhteydessä syntyviin asiakirjoihin. Tekijänoikeus syntyvään materiaaliin kuuluu Toimittajalle. Immateriaalioikeuksien loukkaukset Toimittaja vastaa siitä että hänen toimittamansa aineistot ja materiaalit eivät loukkaa Suomessa voimassaolevia kolmannen osapuolen patentti-, tekijän- tai muita immateriaalioikeuksia, ja että sopimuksessa määriteltyyn palveluun kohdistuvista immateriaalioikeudellisista vaatimuksista ja velvoitteista ei aiheudu tilaajalle oikeudenkäyntikuluja eikä vahingonkorvauskustannuksia. Asiakas vastaa siitä että hänen toimittamansa asiakirjat eivät loukkaa Suomessa voimassaolevia kolmannen osapuolen patentti-, tekijän- tai muita immateriaalioikeuksia ja että sopimuksessa määriteltyyn palveluun kohdistuvista immateriaalioikeudellisista vaatimuksista ja velvoitteista ei aiheudu Toimittajalle oikeudenkäyntikuluja eikä vahingonkorvauskustannuksia. Asiakirjojen arkistointi Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että tämän sopimuksen piiriin kuuluvien asiakirjojen säilyttämisessä, hävittämisessä ja arkistoinnissa noudatetaan voimassa olevia säädöksiä ja niiden nojalla annettuja kunnallisia ohjeita.
8 (9) Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Noudatettavat sopimusehdot Sopimuskappaleet Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Asiakas noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen, kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. Tämä sopimus Tarjouspyyntö
9 (9) Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (2009 PALVELUT). Espoossa ESPOON KAUPUNKI TOIMITTAJA LIITTEET: Ohjeellinen luettelo Espoon kaupungin konserniyhteisöistä: Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri, Kårkulla samkommun, Eteva, Uudenmaan päihdehuollon kuntayhtymä, EVTEK kuntayhtymä, Samkommunen för Västra Nylands folkhögskola, HSL-kuntayhtymä, Helsingin seudun ympäristöpalvelut - kuntayhtymä, Uudenmaan liitto, Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia, Espoonkruunu Oy, Espoon Toimistotalo Oy, Espoon Virastotalo Oy, Tapiolan Urheilutalo Oy, Kaupinkallion Paikoitustalo Oy, Espoon Keskuksen Pysäköintitalo Oy, Leppävaaran Pysäköinti Oy, Koy Sokinsuonkuja 4, WeeGee Oy, Espoon Matkailu Oy, Koy Koskelonteollisuus (1, 2 ja 3), Koy Olarinluoma 15, Koy Kielas, Koy Suviniityn pysäköinti, Koy Joutsenpuiston Pysäköinti, Koy Opinmäen Kampus, Koy Espoon Toimitilat, Länsimetro Oy, Koy WLC, Koy Otaniemen tiedeasunnot, Espoon Taide- ja Tietotekniikkasäätiö, Espoon Kaupunginteatterisäätiö, Helinä Rautavaaran etnografisen museon säätiö sekä Espoon taidemuseosäätiö - EMMA. Asunto Oy Raijalax, LAUREAammattikorkeakoulu Oy, Otahalli Oy, Papinniityn Paikoitus Oy, KOY Espoon Asematori, KOY Merenpauhu, KOY Merenselkä, KOY Soukan Liiketalo, KOY Soukan Pienteollisuustalo, Greater Helsinki Promotion Oy, Tapiolan Teollisuustalo Oy, Otaniemen kehitys Oy, Suurpellon markkinointi Oy, Metropolia Ammatti-korkeakoulu Oy, Active Life Village Oy, Suurpellon jätehuolto Oy, Seure Henkilöstöpalvelut Oy, Tapiolan Keskuspysäköinti Oy, Tapiolan Harjoitusareena Oy.