1 (6) Front-running digital invoicing Verkkolasku sisältäää samat tiedot kuin paperilasku ja koostuu laskun tietokentistä sekä laskun kuvasta. Verkkolasku voidaan vastaanottaa suoraan sähköiseen ostolaskujenkäsittelyjärjestelmään, jossa se voidaan käsitellä ilman manuaalisia työvaiheita. Kuva alkuperäisestä laskusta helpottaa laskun tarkistusta, hyväksyntää ja muuta käsittelyä. Verkkolasku voidaann käsittelyn lisäksi arkistoida kuten paperilasku, mutta kustannustehokkaasti. Hyödyt molemmillee osapuolille Sähköisestä laskutuksesta hyötyvät molemmat osapuolet. Sekä laskuttaja että ä laskun vastaanottaja säästävät kustannuksissa. Lähettäjälle säästöjä syntyy tulostus- ja postituskustp tannuksissa. Sähköisen laskun automaattinenn arkistointi säästää tilaa ja työaikaa. Hyödyt verkkolaskujen lähettäjälle Nopea laskun välitys Sähköisten laskujen seuranta on helppoa Ei tulostus- tai postituskustannuksia Asiakaspalvelu paranee Manuaaliset työvaiheet vähenevät Sähköinen arkistointimahdollisuus Tuo kilpailuetua Verkkolaskutuksessa laskun käsittelykustannukset voivat olla paperilaskuun verrattuna jopa 80 prosenttia pienemmät. Verkkolaskuun voi sisällyttää myös enemmän tietoa, joka nopeuttaa hyväksymisprosessia. Verkkolasku vertautuu myös automaattisesti sähköiseen tilaukseen, mikäli tällainen toiminto on lisätty laskunkäsittelyjärjestelmään. Lisäksi verkkolaskuja lähettävätt yritykset voivat tarjota asiakkailleen parempaa asiakaspalvelua ja tehostaa omaa laskutusprosessiaan. Kykyy lähettää verkkolasku uja voi joissain tapauksissa olla tavaran- tai palvelutoimittajan valintakriteeri. UPM-Kymmene Corporation Eteläesplanadi 2 P.O. Box 380 FIN-00101 Helsinki Finland Tel. +358 204 15 111 Fax +358 204 15 110 www.upm.com Domicile Helsinki Business identity code 1041090-0 VAT No FI10410900
2 (6) Sähköinen allekirjoitus Sähköinenn allekirjoitus on lakisääteinen vaatimus joissain maissa. Esimerkiksi Itävallassa, Saksassa, Ranskassa ja Puolassaa allekirjoitus vaaditaan. Sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan teknistä toteutusta, jonka avulla varmistetaan sähköisten s dokumenttien, kuten verkkolaskujen tietosisällön koskemattomuus ja sen oikeellisuus pitkäaikaista säilytystä varten sen välityksenn aikana. Sekä lähettäjää että vastaanottaja voivat varmistua, että Laskun tietosisältö on säilynyt koskemattomana Lähettäjä on todentanut laatijan henkilöllisyyden Vastaanottaja voi jatkokäsitellä laskun sähköisesti ja varmistua, että se vastaa lakisääteisiä vaatimuksia ja että laskun voi todeta oikeaksi liiketoimintadokumentiksi. Vastaanottajan pitää pystyä arkistoimaa an sähköisellä allekirjoituksella varustetun laskun sekä verifiointiraportin, jotta hän täyttää lakisääteiset vaatimukset liiketoimintadokumenttien osalta. Kun verkkolasku on vastaanotettu ostolaskujen käsittelyjärjestelmään, valtuutetulla kolmannella osapuolella, kuten verotoimistolla tai tilintarkastajalla, pitää olla mahdollisuum us varmistaaa verkkolaskun oikeellisuus ja sen tietosisällön koskemattomuus. Verkkolaskuosoite Verkkolaskuosoite identifioi laskun lähettäjän ja laskun saajan. Heille molemmille on määritelty omat verkkolaskuosoitteet. Tavallisesti verkkolaskuosoite on esim. OVT*, DUNS** tai EAN*** koodi. Suomessa käytetään yleisesti OVT-tunnusta, joka on muotoa 0037 + 8 numeroinen Y- tunnus ilman väliviivaa, esim. 003711111111. Lisätietoja verkkolaskuosoitteista: *http://verkottaja.tieke.fi/content/view/120/269/ **http://www.dnb.com/us/duns_update/index.html, ***http://www.gs1.org/productssolutions/ecom/eancom/ Verkkolaskujen lähetysvaihtoehdot UPM vastaanottaa verkkolaskut Baswaren Business Transactions (BT) palvelun kautta. UPM:n toimittajana voit valita seuraavista lähetysvaihtoehdoista ja valitsemalla niistää teille sopivimman saavutamme molemminpuolisia säästöjä ja hyötyjä. 2
3 (6) Voitte lähettää verkkolaskut UPM:lle neljällä eri tavalla 1. Lähetätte jo verkkolaskuja muille asiakkaille jokin muun operaattorinn kautta Mikäli teillä on jo sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa, pyytäkää operaattorianne reitittämään UPM:lle tarkoitetut verkkolaskut Baswaren verkkolaskupalveluun. Voitte käyttää tätä dokumenttia apuna kommunikoidessanne operaattorinne kanssa. Baswarella on yhdysliikennesopimuksia usean verkkolaskuoperaattorin kanssa Pohjoismaissa, Euroopassa ja USA:ssa. Yhdysliikennekumppanit on lueteltu oheisen linkin takana: http://connectivity.basware.com/e-invoicing_network. 2. Verkkolaskujen lähetys Baswaren integroidun ratkaisun avulla Jos lähetätte UPM:lle yli 500 laskuaa vuodessa ja haluaisitte lähettää laskut suoraan laskutusjärjestelmästänne, Baswaren verkkolaskuratkaisun avulla see on mahdollista. Verkkolaskuja voi lähettää samalla ratkaisulla kaikille yrityksille, joilla on tekninen mahdollisuus vastaanottaa verkkolaskuja. Ylimääräisiä työvaiheita ei tarvita, kun verkkolaskut lähetetään suoraan laskutusjärjestelmästä. Kun laskutusjärjestelmänne tuottaa xmll tai vastaavaa tiedostomuotoa (esim. Finvoice, TEAPPS) ), on yhteyden rakentaminen nopeinta. Baswaren verkkolaskuratkaisun avulla voit seurata laskuliikennettä nettipohjaisen seurantatyökalun avulla ja tarvittaessa t muokata sisältöä. Jos lähetät verkkolaskuja UPM:lle Ranskassa, Saksassaa tai Itävallassa, verkkolaskuihin pitää liittää sähköinen allekirjoitus. Sähköinen allekirjoitus liitetään verkkolaskuunn ennen sen lähettämistä vastaanottajalle. Baswaren verkkolaskupalvelussa on mahdollisuus liittää sähköinen allekirjoitus verkkolaskuihin. Jos lähetätte verkkolaskuja UPM:lle Ranskassa, Saksassa tai Itävallassa, verkkolaskuihin pitää liittää sähköinen allekirjoitus. Sähköinen allekirjoitus liitetään verkkolaskuun ennen sen lähettämistä vastaanottajalle. Mikäli teillä ei ole käytössä sähköistä allekirjoitusta, Basware voi lisätä sen laskuille tarvittaessa. Basware auttaa mielellään verkkolaskujenn lähetyksen aloittamisessa. Ottakaa tässä tapauksessa yhteyttä Baswaren myyntiin. 3. Laskujen lähettäminen sähköpostilla tai tulostamalla ne virtuaaliprinterin avullaa Voitte lähettää laskunne sähköpostilla pdf-liitteenä tai tulostamalla a laskunkäsittelyohjelmallanne tekemä lasku virtuaaliprinterin avulla. Basware voi vastaanottaa tällä tavoin heille lähetetyt laskut ja muuttaa nämä laskut verkkolaskuiksi ennen laskun toimittamista vastaanottajalle. 3
4 (6) Molemmat ratkaisut soveltuvat laskujen l lähettämisiin kaikille organisaatiolle, jotka kykenevät vastaanottamaan verkkolaskuja. Mikäli lähetätte laskuja UPM:N Ranskan, Saksan, Itävallan tai Puolan yksiköille, laskuille tulee liittää sähköinen allekirjoitus. Sähköinen allekirjoitus on lisättävä laskulle ennen sen lähettämistä vastaanottajalle. Mikäli teillä ei ole käytössä sähköistä allekirjoitusta, voitte tilata palvelun Baswarelta. Yllä kuvatut palvelut voidaan tilata osoitteesta: http://e-invoice.basware.com 4. Verkkolaskujen lähetys UPM:lle toimittajaportaalin kautta Jos lähetätte UPM:lle alle 1000 laskua vuodessa, UPM tarjoaaa teille mahdollisuuden lähettää verkkolaskut toimittajaportaalin kautta ilmaiseksi. Kirjautumall a toimittajaportaalin käyttäjäksi, voit lähettää verkkolaskuja kaikille UPM:n yksiköille. Voit myös m selataa lähettämiäsi laskuja toimittajaportaalista. Aloita verkkolaskujen lähetys Baswaren toimittajaportaalistanäin: 1. Kirjaudu käyttäjäksi täällä: http://bsp.basware.com. Täytä yritystietosi, käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. 2. Odota sähköpostitse Baswaren palvelustaa saapuva hyväksyntä, jotta j voit aloittaa verkkolaskujen lähetyksen. 3. Syötä ensimmäinen lasku UPM:lle. Kun olet lähettänyt ensimmäisen laskun, lähetä vahvistusviesti sähköpostitse UPM:n globaaliin hankintatoimeen. Vahvistusviestin pitäisi sisältää seuraavat tiedot: Laskun lähetysaikaa ja päivämäärä Laskun loppusumma Laskun numero Lähettäjän virallinen nimi Vastaanottajan virallinen nimi Vastaanottajan verkkolaskuosoite Laskun kuva 4. UPM seuraa ensimmäisiä tuotantolaskujaa ja varmistaa, että ne sisältävät s tarvittavat tiedot laskun automaattista käsittelyä varten. Varmistus kestää noin 2 4 työpäivää. t Jos lähetät verkkolaskuja UPM:lle Ranskassa, Saksassa tai Itävallassa, sähköinen allekirjoitus liitetään automaattisesti laskulle Baswaren toimittajaportaalissa ennen sen lähetystä UPM:lle. 4
5 (6) Yhteystiedot UPM-Kymmene einvoice@upm.com +358 20 41 46470 Basware Suomi bc.helpdesk.fi@basware.com http://www.basware.fi/ota-yhteytta +358 (0)600 97373 +358 9 879 171 Ranska service.center.europe@basware.comm +31 20 850 8025 http://www.basware.fr/about-us/contact +33 1 40 08 18 20 Saksa ja Itävalta service.center.europe@basware.comm +31 20 850 8025 http://www.basware.de/ueber-uns/kontakt+49 211 415595-71 Iso-Britanniaa service.center.europe@basware.comm +31 20 850 8025 http://www.basware.co.uk/contact-us/contact+ + +1 0 203-487-7908 http://www.basware.com/about-us/contact info.us@basware.com + +1 0 203 487-7900 +44 845 67 11953 USA helpdesk.us@ @basware.com
6 (6) 5
7 (6) Lisätietoja Lisätietoja verkkolaskuun siirtymisestä saatte UPM:n internetsivu ilta (www.upm.com -> Contacts -> E-invoicing Internetsivuilta löytyvät seuraavat dokumentit: Tekninen kuvaus verkkolaskujen lähettämisestää UPM:n verkkolaskuosoitteet ja laskun sisältövaatimukset Toimittajaportaalin käyttöohjeet 6